文/陳庭芳（武漢旅聯(lián)東湖物業(yè)有限公司）

21 世紀(jì)，全球經(jīng)濟(jì)不斷融合發(fā)展，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)環(huán)境的變化，企業(yè)的管理模式進(jìn)一步調(diào)整。作為企業(yè)管理的重要組成部分，內(nèi)部控制隨著社會經(jīng)濟(jì)形勢的變化、企業(yè)管理模式的調(diào)整，轉(zhuǎn)變?yōu)楦哂幸?guī)范性、更能夠有效規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的管理模式。當(dāng)前復(fù)雜的形勢，對企業(yè)既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)需要施展IT 信息技術(shù)，創(chuàng)新內(nèi)部管理模式，形成多元化、多樣化且更符合企業(yè)經(jīng)營特性的內(nèi)部控制體系。同時，面對疫情之下互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展、國際國內(nèi)經(jīng)濟(jì)雙循環(huán)的特殊形式，企業(yè)也需要采取更加有效的風(fēng)險防范策略，降低企業(yè)犯錯概率。

一、新時期企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控及風(fēng)險管理的現(xiàn)狀及必要性

（一）物業(yè)公司的內(nèi)部控制與風(fēng)險管理的現(xiàn)狀

（1）物業(yè)公司董事會、各管理層級，以及各部門員工，對于內(nèi)部控制和風(fēng)險管理，并未理解與重視。平時的管理僅針對物業(yè)公司經(jīng)營效益，內(nèi)控機(jī)制只集中于幾個點(diǎn)，并未形成體系，沒有把企業(yè)全體員工當(dāng)作內(nèi)控的主體。

（2）企業(yè)缺乏完整的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)體系

物業(yè)公司內(nèi)部還未形成一套完整的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)體系，僅為了工作需要制定部分規(guī)章制度，如《人力資源體系文件》《績效考核與薪酬考核辦法》《采購服務(wù)全流程工作手冊》《財務(wù)報銷管理辦法》《工程招投標(biāo)管理辦法》等規(guī)章制度，把內(nèi)部控制和風(fēng)險管理當(dāng)作建立企業(yè)規(guī)章制度和管理規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的靜態(tài)行為，忽視了內(nèi)部控制及風(fēng)險管理本身就是一種過程控制。

（3）企業(yè)缺乏風(fēng)險評估體系

物業(yè)公司沒有設(shè)立單獨(dú)的風(fēng)險管理部門，也沒有內(nèi)部審計部門。目前所有的審計均來自外部審計單位和集團(tuán)[2]。這意味著公司在整體組織結(jié)構(gòu)設(shè)置方面并沒有考慮風(fēng)險的防控，同時風(fēng)險管理對應(yīng)的制度規(guī)定也并未系統(tǒng)化設(shè)計。

公司內(nèi)的風(fēng)險防范是依靠各項規(guī)章制度整合而成，難以通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)化地評判風(fēng)險。

（二）內(nèi)部控制及風(fēng)險防范管理的目的和必要性

1.提高企業(yè)健康程度

內(nèi)部控制，包含企業(yè)內(nèi)部多方面的管理。除針對財務(wù)方面的管理以外，資產(chǎn)管理、人力管理，以及經(jīng)營管理，都與內(nèi)控息息相關(guān)。因此，內(nèi)控為企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)、減少低效率行為，提供了必要的保障。有利于提高企業(yè)經(jīng)營健康程度，消除風(fēng)險隱患，搭建穩(wěn)定的經(jīng)營結(jié)構(gòu)及管理模式。

2.滿足外部監(jiān)管要求

企業(yè)的發(fā)展離不開對內(nèi)部各組織各業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，只有堅持內(nèi)部控制，才能在外部監(jiān)管的條件下，做好內(nèi)部的管理工作，力求達(dá)到一定檢測指標(biāo)，獲得外部滿意的評估，持續(xù)向前發(fā)展。

3.提高風(fēng)險防范意識，將風(fēng)險的產(chǎn)生遏制在安全的范圍內(nèi)

既然風(fēng)險客觀存在于企業(yè)經(jīng)營活動中，且無法避免，那么為了企業(yè)朝著有序合法合理方向進(jìn)展，就要早日做好風(fēng)險規(guī)避措施，以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)達(dá)成，防止企業(yè)因風(fēng)險產(chǎn)生波動和虧損，保護(hù)企業(yè)經(jīng)營的安全性[3]。

二、完善企業(yè)內(nèi)部控制與風(fēng)險管理的措施

（一）加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制和風(fēng)險管理意識

意識是管理的基礎(chǔ)，也是強(qiáng)化管理的前提。因此，企業(yè)要從三個方面樹立先進(jìn)的管理意識：第一，將管理層的先進(jìn)意識作為引導(dǎo)，在管理層面奠定良好的文化基礎(chǔ)。一方面，由管理層入手，與各級員工形成連接，帶動公司整體氛圍的聯(lián)動，形成貫穿式的管理理念；另一方面，由管理層作為示范，帶動各部門員工參與內(nèi)控建設(shè)，強(qiáng)化內(nèi)控與風(fēng)險管理的執(zhí)行；第二，利用針對性的培訓(xùn)，構(gòu)建和諧穩(wěn)定的內(nèi)控環(huán)境與內(nèi)控文化。利用培訓(xùn)的力量，宣導(dǎo)正確的管理理論；第三，整合內(nèi)部控制風(fēng)險管理以及各項內(nèi)部管理制度、管理策略，使整個公司的管理體系更加完整、管理決策銜接性更強(qiáng)。

（二）制定健全的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)

建立健全的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)體系，為企業(yè)管理制定了可參照的行為準(zhǔn)繩及管理依據(jù)。

因此，企業(yè)要在符合自身實(shí)際的基礎(chǔ)上，完善內(nèi)控制度、制定內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)。第一，內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)必須滿足企業(yè)管理所需，除財務(wù)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)以外，日常辦公、人資管理，以及采購、資產(chǎn)等多個方面，均需逐一設(shè)定對應(yīng)的內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；第二，內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)不僅要具有科學(xué)性，同時要把握企業(yè)運(yùn)營狀態(tài)、管理特性，必須要具備可參照的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。除指明具體的工作重點(diǎn)及設(shè)定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)程序以外，還需按照企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的動態(tài)流程，設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒虡?biāo)準(zhǔn)；第三，內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)要與風(fēng)險防范相一致。風(fēng)險管理策略要體現(xiàn)在內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)中，以便企業(yè)采取最佳策略處理風(fēng)險隱患、降低風(fēng)險影響。

（三）財務(wù)共享模式下內(nèi)部控制與財務(wù)轉(zhuǎn)型

隨著大數(shù)據(jù)、智能化技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營模式也在發(fā)生不斷變化，財務(wù)核算趨于復(fù)雜，在這種情況下，集團(tuán)推行財務(wù)共享模式，將財務(wù)人員從傳統(tǒng)業(yè)務(wù)中脫離出來，財務(wù)人員開始轉(zhuǎn)型；傳統(tǒng)內(nèi)控模式在大數(shù)據(jù)時代因內(nèi)部控制思維、模式等方面的局限性，也需跟著轉(zhuǎn)型，企業(yè)需要通過引進(jìn)或培養(yǎng)財務(wù)管理會計人才，更好地提升企業(yè)內(nèi)部控制工作的效率；需要通過構(gòu)建大數(shù)據(jù)財務(wù)管理內(nèi)控平臺，基于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，完成信息收集，創(chuàng)造更大價值。

（四）提高內(nèi)控及風(fēng)險管理人員的素質(zhì)

人員素質(zhì)對于內(nèi)控與風(fēng)險管理的執(zhí)行，起到了決定性的作用。因此，企業(yè)要從培訓(xùn)與交流兩個方面，關(guān)注人員的綜合素質(zhì)的提高，提升人員能力與管理體系的匹配度。

在培訓(xùn)方面，技能培訓(xùn)是需要放在首位的。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)要配合職業(yè)道德培訓(xùn)、公司文化培訓(xùn)以及各項制度、上級下達(dá)的規(guī)章制度培訓(xùn)。通過完整的培訓(xùn)體系，使內(nèi)控及風(fēng)險管理流程化、制度化，融入公司內(nèi)部人員的日常工作中；在交流方面，企業(yè)要注重流暢的信息交流銜接。除建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢攧?wù)信息交流標(biāo)準(zhǔn)以外，還要針對企業(yè)內(nèi)部信息制定通暢的傳播渠道、統(tǒng)一的傳播標(biāo)準(zhǔn)，提高企業(yè)總體運(yùn)營效率。

（五）建立風(fēng)險評估體系

企業(yè)的風(fēng)險評估體系，包含三個方面，分別是預(yù)警機(jī)制、評估機(jī)制以及跟蹤處理機(jī)制。預(yù)警機(jī)制的作用在于，基于企業(yè)的運(yùn)營環(huán)境，設(shè)立明確的風(fēng)險預(yù)判標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)風(fēng)險隱患指標(biāo)達(dá)到預(yù)判標(biāo)準(zhǔn)時，即確定這一風(fēng)險對應(yīng)的影響，警示企業(yè)管理者，采用合理的防范機(jī)制、保障企業(yè)效益。評估機(jī)制的作用在于，對風(fēng)險隱患進(jìn)行系統(tǒng)化的分類，設(shè)定對應(yīng)的識別點(diǎn)，判定風(fēng)險對企業(yè)造成的影響，并針對性地設(shè)定防范策略、處理措施。跟蹤處理機(jī)制的作用在于，對預(yù)警機(jī)制識別出的風(fēng)險進(jìn)行跟蹤觀察，明確對應(yīng)的防范措施，并在處理過程中，持續(xù)性地監(jiān)控風(fēng)險影響，直到風(fēng)險影響可以忽略不計，同時總結(jié)經(jīng)驗，消除同類風(fēng)險影響[4]。

三、內(nèi)控情況和風(fēng)險防范在企業(yè)中的具體解決辦法

（一）做好人力資源業(yè)務(wù)方面的風(fēng)險與內(nèi)部控制

物業(yè)公司從事物業(yè)管理服務(wù)，除管理崗位外，大部分是從事物業(yè)服務(wù)的保潔、保安人員，物業(yè)公司屬于勞動密集型企業(yè)，工資普遍不高，通過介紹、招聘的管理基礎(chǔ)崗普遍知識水平不高。加上物業(yè)行業(yè)的部分業(yè)務(wù)存在臨時性、季節(jié)性變化的特點(diǎn)，員工流動性較大。高管人員崗位數(shù)量較少，缺乏符合企業(yè)發(fā)展的市場用人機(jī)制，根本留不住人。

針對這種情況，物業(yè)公司在員工入職時，不管是熟人介紹還是外部招聘時，都應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)評估。為企業(yè)招聘符合企業(yè)發(fā)展的人才，不能任人為上，任人為吹，做到任人唯賢，唯才是舉。

要想做好人員管理，首先，要建立評估標(biāo)準(zhǔn)。在招聘環(huán)節(jié)，除根據(jù)員工入職簡歷、學(xué)歷文憑等做好盡職調(diào)查外，還要設(shè)置試用期，通過簽訂勞動合同，完善入職手續(xù)；其次，對入職后無法勝任崗位的情況的處理方法也要在合同中注明，對于學(xué)歷造假、隱瞞重要違法信息的人員以及工作中存在的勞資糾紛，也要做到有制度、有辦法。

（二）做好勞務(wù)外包風(fēng)險管理及內(nèi)部控制

建立健全勞務(wù)外包管理制度，制定外包實(shí)施方案，在實(shí)施方案中，包括外包方式、外包范圍、合同期限，外包員工培訓(xùn)計劃、社保福利等都要做詳細(xì)說明。在選擇承包方時，要充分調(diào)查承包方的合法性、專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)實(shí)力及人員的履歷和專業(yè)技能。要引入競爭機(jī)制，通過公平公開的原則來選擇承包方，避免在承包商選擇時產(chǎn)生商業(yè)賄賂。在簽訂業(yè)務(wù)合同時，要充分考慮勞務(wù)外包方案的風(fēng)險，并注明外包業(yè)務(wù)的性質(zhì)。外包崗位工作流程，是內(nèi)控管理的重點(diǎn)。要依照工作流程標(biāo)準(zhǔn)以及外包制度要求，向外包人員宣導(dǎo)崗位職責(zé)。同時要設(shè)定對應(yīng)的管理機(jī)制，用于人員監(jiān)督，并完成外包過程中的信息收集及反饋。嚴(yán)查崗位人員缺失情況，杜絕外包公司虛造考勤表，出現(xiàn)造假吃空餉、冒領(lǐng)工資的行為。

（三）做好物資采購的風(fēng)險管理及內(nèi)部控制

物業(yè)公司從事市政道路保潔服務(wù)、零星工程、體育場館服務(wù)、園區(qū)物業(yè)管理、高端樓宇、小區(qū)物業(yè)管理等業(yè)務(wù)，不可避免地需要購買保潔物資、工程物資、醫(yī)療物資、運(yùn)維車輛配件等物資，這些物資占到全年預(yù)算支出金額的5%左右，金額較大。由此可見，做好采購物資的管理，對于減少資金浪費(fèi)、強(qiáng)化企業(yè)成本控制具有重要的意義。因此，無論是與供應(yīng)商合作方面，還是在規(guī)范采購流程方面，企業(yè)都需要強(qiáng)化內(nèi)控與風(fēng)險管理，借此最大化地提升采購效率，并減少采購過程中出現(xiàn)的資金流失。

物業(yè)公司做好內(nèi)部控制的措施如下：首先，在供應(yīng)商的選擇上，利用大數(shù)據(jù)，建立包含供應(yīng)商信用體系在內(nèi)的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。其中最為重要的是要判斷供應(yīng)商過往的交易行為。如交貨準(zhǔn)確率、及時性等。在選擇合作供應(yīng)商時，除對供應(yīng)商過往信用進(jìn)行綜合評估以外，還要確定供應(yīng)價格、分析交貨模式及交貨周期；其次，在采購價格方面，同樣要利用網(wǎng)絡(luò)平臺采用詢價、協(xié)議、招標(biāo)、競價等多樣化的方式，采取最優(yōu)的采購方案，從而在采購方面壓縮成本。此外，采購合同也是物業(yè)公司采購流程中的內(nèi)控重點(diǎn)。采購合同內(nèi)容要擬定清晰的雙方責(zé)任及義務(wù)，尤其是要注明違約責(zé)任。必要時要聘請外部專家及法律、技術(shù)等相關(guān)人員參與。

在日常采購管理中，嚴(yán)格按照預(yù)算的名目、數(shù)量及金額采購，加強(qiáng)采購審批流程的管理，未經(jīng)審批的采購物資，嚴(yán)格控制不予購買。入庫方面，需在單據(jù)上加蓋物資收取章，登記實(shí)物入庫并辦理財務(wù)入賬手續(xù)。采購環(huán)節(jié)中的關(guān)鍵指標(biāo)要納入績效考核，不斷地防范風(fēng)險，全面提升高采購效率。

（四）做好合同的風(fēng)險管理及內(nèi)部控制

合同風(fēng)險管理及內(nèi)部控制，就是在合同訂立之前，通過大數(shù)據(jù)，對調(diào)查對象的生產(chǎn)經(jīng)營、商業(yè)信譽(yù)、履約能力做好調(diào)查，評估調(diào)查對象的財務(wù)風(fēng)險和信用狀況，做好商業(yè)信用檔案。

對于物業(yè)公司的書面合同，必須內(nèi)容完整、條款清晰，符合國家法律法規(guī)及企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)，不存在重大疏漏和欺詐行為。對合同要實(shí)行統(tǒng)一的歸口管理和授權(quán)，履行相應(yīng)的程序。同時要完成合同會審，慎重對待審核意見。在合同簽訂環(huán)節(jié)，做好授權(quán)代理人的授權(quán)委托管理，嚴(yán)格保管合同專用章，做好合同專用章的使用臺賬，為防止合同篡改，應(yīng)加蓋騎縫章或使用防偽印記等。

合同管理除了強(qiáng)化合同內(nèi)容及合同的簽訂、審核以外，更重要的是強(qiáng)化對履約情況的監(jiān)控。消除違約情況，是保障企業(yè)利益的關(guān)鍵，也是控制合同風(fēng)險的重要管理手段。因此，合同簽訂后，企業(yè)就要建立長效的監(jiān)控策略，對各類與合同約定不符的事項進(jìn)行識別，采取對應(yīng)的管理策略，減少損失。其一，要建立合同變更機(jī)制。合同簽訂后，所有與合同條件不符的特殊事項，都要及時根據(jù)變更機(jī)制，對合同內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和變更。如出現(xiàn)特殊情況需要解除合同時，要明確雙方責(zé)任，盡可能降低公司損失。如由于對方原因造成合同終止，應(yīng)考慮向?qū)Ψ剿髻r；其二，要做好合同建檔及管理。在大數(shù)據(jù)背景下，合同內(nèi)容的統(tǒng)計、條款的分析，以及數(shù)據(jù)的歸檔，均可通過信息化手段完成。合同的分類及監(jiān)管，要由專人完成，并強(qiáng)化保管責(zé)任，避免合同泄露；其三，要重點(diǎn)關(guān)注合同審批工作。一方面要關(guān)注審批權(quán)限，由項目參與者和高層管理者參與合同審批，避免合同泄露；另一方面，審批人員也要強(qiáng)化對合同的梳理，對其中條款進(jìn)行針對性的分析，并評估合同簽訂后實(shí)際情況與企業(yè)預(yù)期目標(biāo)之間的差異，然后對合同履約中存在的不足及時改進(jìn)。

（五）將財務(wù)內(nèi)控重心落實(shí)到預(yù)算控制

預(yù)算具有強(qiáng)大的管理和控制功能，因此，公司的內(nèi)部控制與風(fēng)險防范，不可脫離預(yù)算的管控。

具體包括：高質(zhì)量的預(yù)算編制，結(jié)合往年預(yù)算情況以及市場環(huán)境變化，公司經(jīng)營需求，收集充分的預(yù)算數(shù)據(jù)，制定預(yù)算計劃，完成預(yù)算編制草案，并通過上報與審核，確定最終方案，完成指標(biāo)的下達(dá)與分解；嚴(yán)格的預(yù)算執(zhí)行，通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)念A(yù)算控制制度，科學(xué)的監(jiān)控方案，對公司經(jīng)營過程中的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，約束支出行為、對比預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)、完善信息反饋；科學(xué)的預(yù)算分析，關(guān)注執(zhí)行過程中的差異，找準(zhǔn)痛點(diǎn)，提出優(yōu)化管控措施；預(yù)算控制需要持續(xù)進(jìn)行，運(yùn)用科學(xué)的管控策略，持續(xù)對預(yù)算行為進(jìn)行約束，合理分配公司資源，保證公司運(yùn)營，同時控制成本支出、協(xié)調(diào)利潤增長；完善的預(yù)算控制，還需配合績效考評進(jìn)行，在考評同時配合激勵機(jī)制，充分發(fā)揮員工的積極性，控制成本，更好地為企業(yè)創(chuàng)造價值；對預(yù)算進(jìn)行總體的跟進(jìn)與總結(jié)，積累管理經(jīng)驗，形成良好的內(nèi)控循環(huán)。

四、結(jié)語

新經(jīng)濟(jì)時期大數(shù)據(jù)背景下，國家政策、國際環(huán)境、市場競爭都會對企業(yè)內(nèi)控和風(fēng)險管理工作產(chǎn)生不同程度的影響，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需要認(rèn)識到內(nèi)部控制和風(fēng)險管理工作的關(guān)鍵作用和現(xiàn)實(shí)意義，借助信息化技術(shù)，優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，建立風(fēng)險分析及評價機(jī)制，完善企業(yè)規(guī)范和規(guī)章，加強(qiáng)對人才的管理，強(qiáng)化內(nèi)控重點(diǎn)，提升風(fēng)險管理的工作積極性，從而保障公司持續(xù)發(fā)展。