張 敏

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當(dāng)前，高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展促進(jìn)了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程，快捷而精確全面的檔案管理服務(wù)已經(jīng)成為了現(xiàn)代檔案信息化管理服務(wù)工作中的核心理念。科學(xué)便捷的檔案管理模式可以有效提高和調(diào)動(dòng)檔案信息傳遞的整體效率，降低檔案信息管理人員的實(shí)際工作量。因此，在檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理模式指導(dǎo)下，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理加以科學(xué)有效的融合可以實(shí)現(xiàn)更好地提高檔案信息管理相關(guān)工作高效順利地進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效利用與有效管理。

1 紙質(zhì)檔案和電子檔案概述

紙質(zhì)檔案和電子檔案在本質(zhì)屬性上是相同的，二者同屬于信息內(nèi)容收錄的形式，作為信息的原載體，具有較強(qiáng)的憑證作用與參考作用，為社會(huì)需求提供現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，但二者在特點(diǎn)上存在差異。

1.1 紙質(zhì)檔案的概念及特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)：一是呈現(xiàn)方式直觀可靠。紙質(zhì)檔案管理是指以紙筆等實(shí)物載體為主要工具，來(lái)進(jìn)行記載檔案信息的一種管理模式，可單獨(dú)作為一種平面化管理的材料載體形式而單獨(dú)存在，分門(mén)別類(lèi)地再加以分類(lèi)綜合地整理歸類(lèi)并統(tǒng)一存放。紙質(zhì)檔案的載體形式有很多，例如各種公文、電報(bào)、手記、信函資料和設(shè)計(jì)圖紙資料等。紙質(zhì)記錄作為保存珍貴的歷史信息資料的重要方式，通常具備某特定時(shí)期的歷史時(shí)代價(jià)值與文化收藏的價(jià)值，包括中國(guó)古代重要的官方公文檔案和古代竹簡(jiǎn)、手稿等這些寶貴豐富的文字記錄，其較強(qiáng)的歷史沉浸感體驗(yàn)與歷史畫(huà)面感是電子檔案不可比擬的。二是紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案一般所承載著的信息都是一些較為原始真實(shí)的信息，檔案信息輕易不會(huì)發(fā)生被人為篡改的危險(xiǎn)情形。三是紙質(zhì)檔案安全性高。盡管目前數(shù)字化辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)在許多單位獲得了普遍的運(yùn)用，保密程度不高的文檔，大多會(huì)經(jīng)由OA管理系統(tǒng)起草下發(fā)，然后送達(dá)有關(guān)機(jī)關(guān)建立歸檔，但是一些機(jī)密級(jí)別高的文檔，則主要是通過(guò)紙質(zhì)文書(shū)保管，以確保檔案信息不會(huì)發(fā)生外泄。

紙質(zhì)檔案的弊端：一是自身具有脆弱性，生命周期相對(duì)較短，檔案保管困難。紙張作為紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存載體，容易因環(huán)境因素或頻繁翻閱瀏覽等不可抗力因素造成不可逆的損壞，產(chǎn)生頁(yè)面缺失或信息丟失的情況。二是紙質(zhì)檔案的另外一個(gè)缺點(diǎn)就是數(shù)量多、體積大，歸檔過(guò)程復(fù)雜，需要耗費(fèi)較多的人力，同時(shí)需要較大的存儲(chǔ)空間進(jìn)行存放。三是信息檢索和查詢(xún)難，且在查詢(xún)前需要提交申請(qǐng)，并且在規(guī)定的時(shí)間到規(guī)定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱和使用，受到時(shí)間、空間限制較大。四是紙質(zhì)檔案的共享性較低，同一份檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)同一時(shí)空的多人共享。

1.2 電子檔案的概念及特點(diǎn)

電子檔案管理的內(nèi)容存儲(chǔ)介質(zhì)形式和存儲(chǔ)載體都出現(xiàn)了一些技術(shù)改變，即利用計(jì)算機(jī)電腦硬盤(pán)等其他各種信息傳輸?shù)慕橘|(zhì)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息內(nèi)容的集中保存處理與信息整合利用，信息內(nèi)容通過(guò)各種文本、圖形數(shù)據(jù)或聲音數(shù)據(jù)等表現(xiàn)形式來(lái)集中地存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上，讀取時(shí)通過(guò)時(shí)間、關(guān)鍵詞等信息進(jìn)行精確檢索，達(dá)到大存儲(chǔ)和使用方便的目的。其特點(diǎn)：一是電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)具有多樣性，能夠同時(shí)利用硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)、云存儲(chǔ)軟件等各種存儲(chǔ)介質(zhì)來(lái)保存。二是集中靈活，通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)海量存儲(chǔ)，在管理員允許的情況下，可以靈活便捷地進(jìn)行信息的復(fù)制、傳輸和異地調(diào)閱，檔案信息內(nèi)容與介質(zhì)載體間能夠?qū)崿F(xiàn)分離，可以通過(guò)在上述各種載體之間相互傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案信息更高效的傳輸效果。三是占用的空間也很小，只需要有一部計(jì)算機(jī)就已經(jīng)能夠輕松完成海量信息資料的儲(chǔ)存，信息儲(chǔ)存密度更高，有效節(jié)約了檔案存儲(chǔ)空間。四是傳輸過(guò)程便捷，信息可高度共享。在檔案管理員的授權(quán)下，電子檔案可以輕松復(fù)制，且具備遠(yuǎn)程傳輸能力，提高了檔案的利用率與共享率，且不會(huì)對(duì)檔案信息造成損害。五是信息處理能力強(qiáng)。電子檔案管理系統(tǒng)依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，擁有了強(qiáng)大、高效的檔案數(shù)據(jù)處理能力，使電子檔案數(shù)據(jù)信息記錄、管理、檢索效率等方面都能得以提高。六是具有較高程度的安全機(jī)密性，通過(guò)管理人員設(shè)置的安全密保，對(duì)用戶(hù)個(gè)人信息進(jìn)行安全驗(yàn)證，保障檔案信息的完整安全性。

電子檔案存在的主要缺點(diǎn)：一是檔案信息容易被黑客入侵隨意修改，作為重要的原始憑證可能存在信息被人為泄露偽造或被篡改等安全問(wèn)題。二是對(duì)于使用電腦等軟硬件以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境產(chǎn)生了較大程度的依賴(lài)性，安全程度和系統(tǒng)穩(wěn)定性較低，如果是電腦自身感染的病毒或是電腦檔案管理員自身的失誤操作，均有可能造成電子檔案信息安全遭到了很大程度的破壞或損害。三是電子檔案信息的這種共享性本身就是一把雙刃劍，一方面可以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息高密度資源共享，另一方面卻又非常容易導(dǎo)致電子檔案信息資源的大量泄漏。

2 紙質(zhì)檔案和電子檔案融合的必要性

紙質(zhì)檔案在我國(guó)發(fā)展的過(guò)程中已經(jīng)有較長(zhǎng)的歷史，其最明顯的功能就是原始性，大多適用于記載相關(guān)的歷史信息，許多重要的電子憑證也需要留存紙質(zhì)形式的檔案，形成了非常重要的信息資源。但檔案管理難度高，由于紙質(zhì)檔案的形成和收集時(shí)間較長(zhǎng)，需要占據(jù)極大的人力和物力，經(jīng)歷多個(gè)繁瑣的程序才能完成，具有一定的局限性，歸檔效率較底，不利于新時(shí)代信息的有效管理。另外，紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)的查找檢索過(guò)程也相當(dāng)?shù)膹?fù)雜，檔案管理員們必須要從眾多的資源數(shù)據(jù)庫(kù)中查找檢索到相關(guān)的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)，查找檢索時(shí)間長(zhǎng)，消耗的人力也多，直接降低了對(duì)紙質(zhì)檔案的使用率和共享率。

而電子檔案比較符合信息化時(shí)代的發(fā)展需求，占用的空間較小，查閱的流程相對(duì)簡(jiǎn)單和便捷，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)集中、高效有序的歸檔管理和檢索查詢(xún)功能，創(chuàng)新性地解決了信息檢索難的實(shí)際問(wèn)題，幫助解決了紙質(zhì)檔案查閱繁瑣復(fù)雜的操作流程，為檔案工作的管理與應(yīng)用提供了實(shí)際的便利，但相對(duì)于紙質(zhì)檔案，其信息內(nèi)容在完整性、穩(wěn)定性、真實(shí)性上稍顯遜色，無(wú)法完全取代紙質(zhì)檔案。

因此二者各具優(yōu)劣，缺一不可。在現(xiàn)階段管理下有必要將兩者相結(jié)合共同發(fā)展，取長(zhǎng)補(bǔ)短，集中各自?xún)?yōu)勢(shì)，科學(xué)管理檔案，既可以實(shí)現(xiàn)電子檔案便捷管理與高效檢索，又可以發(fā)揮紙質(zhì)檔案的直觀憑證作用，相輔相成。

3 紙質(zhì)檔案與電子檔案相融合的策略

根據(jù)檔案工作中的具體實(shí)踐和狀況，紙質(zhì)檔案規(guī)范化與數(shù)字電子檔案規(guī)范化的有機(jī)融合發(fā)展已然逐漸成為了時(shí)下發(fā)展的一個(gè)必然結(jié)果，怎樣更加科學(xué)有效地去實(shí)現(xiàn)這二者的有機(jī)融合發(fā)展成為當(dāng)前研究工作的一個(gè)重點(diǎn)。

3.1 完善檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)

由于檔案管理工作一直以來(lái)是以紙質(zhì)檔案為主，且已建立起一套機(jī)制較為成熟完備的現(xiàn)代紙質(zhì)檔案的管理運(yùn)作模式，而當(dāng)電子檔案管理系統(tǒng)問(wèn)世之后，舊有的理論思想與運(yùn)作機(jī)制會(huì)出現(xiàn)一定程度的發(fā)展滯后性，這也就要求必須要盡快建立一套完善的檔案管理保存運(yùn)作機(jī)制與制度規(guī)范，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理好紙質(zhì)文檔和電子檔案，防止檔案管理工作重心偏移。設(shè)置規(guī)范統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案分類(lèi)的依據(jù)，確定檔案的整理、保存、歸檔鑒定和保管使用管理等檔案各個(gè)工作環(huán)節(jié)具體的工作流程，梳理好二者之間存在的某種特定聯(lián)結(jié)，一方面要保持對(duì)紙質(zhì)檔案信息的關(guān)注度，定期認(rèn)真梳理和歸檔紙質(zhì)檔案，避免信息流失。另一方面，對(duì)電子檔案的真實(shí)性、可存取性、可用性和數(shù)據(jù)可讀性等日常維護(hù)工作提供技術(shù)保證，減少對(duì)電子檔案存儲(chǔ)和分散等問(wèn)題出現(xiàn)的幾率，維護(hù)電子檔案的收集完整性。做到各自的有效管理。另外，健全電子檔案信息的統(tǒng)一創(chuàng)建、保管、銷(xiāo)毀處置等規(guī)范化管理的模式，逐步形成一套規(guī)范、合理有效的動(dòng)態(tài)監(jiān)控機(jī)制和動(dòng)態(tài)跟蹤、登記信息的方法，例如數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)遷移等等，做到電子檔案的形成、保管、銷(xiāo)毀都有記載、有痕跡。落實(shí)對(duì)電子檔案信息系統(tǒng)安全、全程、高效的監(jiān)管，也是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息系統(tǒng)和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息系統(tǒng)高效地融合發(fā)展的關(guān)鍵。

3.2 合理全面的進(jìn)行信息歸檔

進(jìn)一步梳理明晰電子檔案歸檔材料的性質(zhì)范圍與特點(diǎn)，以便于保證能較為合理全面的接收整理歸檔的材料信息，將非涉密材料歸檔信息與涉密材料歸檔信息加以區(qū)分，給后期的電子檔案信息查閱、檢索、應(yīng)用等帶來(lái)方便。在具體的實(shí)踐中，需要考慮與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中形成的一系列有關(guān)的管理技術(shù)規(guī)范進(jìn)行全面整合。其中，充分重視發(fā)揮信息安全管理相關(guān)制度，在電子檔案安全管理工作過(guò)程中起到的重要指導(dǎo)監(jiān)督作用，有效地鑒別各類(lèi)電子檔案信息的真實(shí)性與安全性，做到對(duì)各類(lèi)電子檔案信息進(jìn)行安全有效、科學(xué)合理的保護(hù)。

3.3 構(gòu)建紙質(zhì)檔案和電子檔案一體化

標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式下，紙質(zhì)檔案和電子檔案都是必要存在的檔案管理模式。通過(guò)整合，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案的一體化系統(tǒng)，使電子檔案系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案系統(tǒng)之間既相互獨(dú)立又存在較強(qiáng)的聯(lián)系，在這兩種信息體系中間構(gòu)建一條銜接的信息通道，并能夠在檔案管理工作系統(tǒng)中同時(shí)進(jìn)行信息同步和歸檔工作。例如，把各類(lèi)紙質(zhì)檔案按照其不同時(shí)期、不同內(nèi)容類(lèi)別加以整理編號(hào)，再利用現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)及時(shí)收集整理歸檔的信息，對(duì)有保存價(jià)值的相關(guān)檔案信息可以實(shí)行統(tǒng)一的電子歸檔管理，后期可以直接利用這些電子檔案來(lái)查詢(xún)到對(duì)應(yīng)的詳細(xì)檔案的原始文件名、冊(cè)號(hào)、年代、書(shū)架序號(hào)、歸檔的頁(yè)碼數(shù)等相關(guān)信息，以便于迅速而準(zhǔn)確地找到所需要信息，并且這些電子檔案之間還可以進(jìn)行相互關(guān)聯(lián)，第一時(shí)間查找其他相關(guān)信息，使用戶(hù)能在較短時(shí)間范圍內(nèi)更好地找到所需信息的信息庫(kù)，進(jìn)一步完善了用戶(hù)自身對(duì)所需信息資源的需求量。

3.4 培養(yǎng)檔案管理人員對(duì)檔案綜合管理的業(yè)務(wù)能力

因?yàn)橐恢币詠?lái)檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理念、方式流程等已熟悉了解，對(duì)檔案管理工作形成了“思維定式”式的工作模式，兩種管理模式如何結(jié)合對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理人員來(lái)說(shuō)也存在著很大程度的挑戰(zhàn)。最為關(guān)鍵的是：

首先要注重培養(yǎng)現(xiàn)代檔案管理人員的管理理念。眾所周知，系統(tǒng)是很需要專(zhuān)業(yè)人員來(lái)運(yùn)行管理維護(hù)的，一旦管理人員缺乏較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，檔案系統(tǒng)也就像是一團(tuán)散沙，很難去進(jìn)行一個(gè)條理清晰、完整準(zhǔn)確的檔案管理。首先，要積極指導(dǎo)檔案管理工作人員要建立起正確科學(xué)的檔案系統(tǒng)使用管理理念，在實(shí)際工作過(guò)程中一定要注意結(jié)合實(shí)際工作，充分地認(rèn)識(shí)到電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的功能互補(bǔ)性，揚(yáng)長(zhǎng)避短，有效整合紙質(zhì)檔案與電子檔案，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)剡M(jìn)行檔案管理。

其次，有必要針對(duì)性加強(qiáng)檔案管理工作人員的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，敦促其更新完善自身檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)，越來(lái)越多的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)科技應(yīng)用等檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的知識(shí)，熟悉檔案系統(tǒng)運(yùn)用管理的操作流程要求和相關(guān)注意事項(xiàng)，不斷反思紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題與改進(jìn)方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案結(jié)構(gòu)變化的有效合理的控制。充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，將自己實(shí)際工作的豐富經(jīng)歷與檔案理論知識(shí)相結(jié)合，對(duì)今后檔案管理服務(wù)工作模式的進(jìn)一步發(fā)展探索與優(yōu)化設(shè)計(jì)，提供一些合理化建設(shè)性的意見(jiàn)。

最后，定期差專(zhuān)人進(jìn)行檔案管理審核，確保檔案工作穩(wěn)步進(jìn)行。促進(jìn)紙質(zhì)檔案工作和電子檔案工作的共同繁榮發(fā)展，使當(dāng)前檔案管理模式更好地適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展和要求。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在檔案規(guī)范化的管理前提下，正視當(dāng)前紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)，提高二者在管理上的相互交叉與融合，提升檔案管理的整體水平，以便于更好更快的推動(dòng)檔案規(guī)范化管理這項(xiàng)工作取得更進(jìn)一步的發(fā)展。