肖秋會 李 鑫

（武漢大學(xué)信息管理學(xué)院，湖北武漢，430072）

舊檔的規(guī)范整理和利用是民國時期學(xué)界普遍關(guān)注的問題，程長源在《縣政府檔案管理法》一書中指出“舊檔案價值之大，并不亞于新案卷”［1］；何魯成在《檔案管理與整理》一書中指出“新舊檔案整理不能劃一，最感困難是調(diào)卷，同時在管理上效率低，費(fèi)力大”［2］。文華圖專檔案管理科第一屆畢業(yè)生趙繼生、第二屆畢業(yè)生胡佑身和楊金元分別在導(dǎo)師毛坤和汪應(yīng)文的指導(dǎo)下，撰寫了《我國檔案管理之回顧與前瞻》［3］《如何接管機(jī)關(guān)中舊法管理之檔卷》［4］《關(guān)于舊檔之管理問題》［5］，系統(tǒng)研究了舊檔管理的理論和方法，三篇論文的手稿現(xiàn)存于武漢大學(xué)信息管理學(xué)院文華特藏室。

1 三篇論文的主要內(nèi)容

《我國檔案管理之回顧與前瞻》（1941）共4章14節(jié)，約1.2萬字，全面總結(jié)了過去檔案管理存在的問題并從宏觀上對中國檔案工作和檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)行了展望。第二章“過去檔案管理之沿革及其一般缺點(diǎn)”論述了我國歷代檔案保存的概況，分析了舊檔管理方法存在的不足。

《關(guān)于舊檔之管理問題》（1942）共5章28節(jié)，約1.8萬字，系統(tǒng)提出了舊檔管理改革及利用主張。第一章“舊檔之范圍功用及管理必要”論述了舊檔的范圍、功用及其管理的必要性；第二章“過去檔案管理之情弊略述”系統(tǒng)分析了清代及清代以前和民國以來三類舊檔的管理情況；第三章“理想舊檔管理之行政方面”提出了建立國立、省立、縣立三級檔案館行政體系的改革思路；第四章“理想舊檔管理之技術(shù)方面”涉及整理、維護(hù)和典藏技術(shù)，詳細(xì)闡述了舊檔管理的流程；第五章“理想舊檔管理之致用方面”從閱覽、編輯、流通和展覽、制作副本四方面論述了舊檔的利用方式。該文不僅提出了建立全國檔案管理機(jī)構(gòu)體系管理舊檔的設(shè)想，還對舊檔的科學(xué)管理進(jìn)行了深入研究，并強(qiáng)調(diào)舊檔的“致用”功能。

《如何接管機(jī)關(guān)中舊法管理之檔卷》（1942）共5章8節(jié)，約1萬余字，重點(diǎn)對接收舊檔及整理已經(jīng)接收的舊檔進(jìn)行研究。第一章“緒論”論述了科學(xué)管理舊檔的重要性，強(qiáng)調(diào)要發(fā)揮檔案資政功能；第二章“舊法管理檔卷之一般情形及其病弊”歸納了舊法管理檔卷的三種弊端：公文遺失、調(diào)閱困難、把持檔案作不法的事；第三章“如何接收交來之檔卷”就如何保障舊檔真實(shí)性和完整性及接收檔卷的方法步驟進(jìn)行論述；第四章“如何處理已經(jīng)接收之檔卷”從分類、編目與編卷、裝訂與修補(bǔ)、典藏與出納四方面對已接收檔案的管理工作進(jìn)行研究；第五章“結(jié)論”針對舊檔管理者的專業(yè)培訓(xùn)、經(jīng)費(fèi)供給等問題提出個人意見。該文對改革政府機(jī)關(guān)的舊檔管理流程和方法具有較強(qiáng)的參考價值。

2 三篇論文的主要特色

2.1 明確闡述了舊檔的定義及其價值

2.1.1 舊檔的定義

胡佑身認(rèn)為舊檔是“公文早已辦理完畢，可以移存別處，很少再作行政上參考的案卷”，他將舊檔以形成時間為線索分為三類：清代以前的檔案、清代檔案和民國以來的檔案。趙繼生將舊檔稱作“老檔”，其舊檔的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)與胡佑身類似。二人與民國時期多數(shù)學(xué)者關(guān)于舊檔的定義相同或接近，即以檔案的形成時間和非現(xiàn)行利用價值為主要判斷標(biāo)準(zhǔn)，而楊金元則指出舊檔是指機(jī)關(guān)中按照舊法管理的檔案。他對舊檔的定義明顯不同于前兩者，僅包含了民國機(jī)關(guān)中按照舊法管理的歷史檔案，針對性較強(qiáng)但范圍較小。三位作者研究的邏輯起點(diǎn)均源于機(jī)關(guān)檔案工作，這從一定程度上反映了民國時期檔案學(xué)在研究對象上的局限性。

2.1.2 舊檔的價值

（1）提高行政效率之日常參考

楊金元指出，提升公務(wù)機(jī)關(guān)的行政效能需要正確的參考與證按，而“機(jī)關(guān)中可供處理事件之參考與證按者，唯有檔案”。如果機(jī)關(guān)對舊檔管理不善，會致使參考不齊全，那么事務(wù)處理時間上會延誤，處理方法上也會出現(xiàn)矛盾和遺漏，將會極大降低行政效率。

（2）提供學(xué)術(shù)研究之資料依據(jù)

趙繼生認(rèn)為舊檔最大的功用是“足以供政教學(xué)術(shù)研究上資料的取給”。舊檔大規(guī)模的整理始于民國八年（1919），北京大學(xué)研究院國學(xué)門整理清內(nèi)閣大庫的部分舊檔，其后清華大學(xué)、故宮博物院及歷史語言研究所均相繼進(jìn)行舊檔整理工作，這些工作引起了部分國學(xué)家和歷史學(xué)家的注意，把檔案視為最原始的史料，認(rèn)為有“全力整理研究之必要”。

（3）增強(qiáng)民族自信之歷史根本

胡佑身認(rèn)為舊檔可起到“民族歷史的鼓吹”作用，“一個民族或一個國家的文化程度及興衰成敗，都可以通過歷史遺產(chǎn)的多少來反映，歷史遺產(chǎn)中的主要成分就是檔案”。夏商以前，因沒有留下書目文獻(xiàn)，所以無從考察，更不能得到參考和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，因此我們很少提及這段歷史。

三位作者對舊檔的歷史、學(xué)術(shù)研究和社會價值都有準(zhǔn)確深刻的認(rèn)識。尤其胡佑身對舊檔作為“歷史遺產(chǎn)的主要成分”的認(rèn)識及舊檔是增強(qiáng)民族自信之歷史根本的評價，在當(dāng)下具有重要的借鑒意義。

2.2 系統(tǒng)分析了舊檔管理中存在的沉疴痼疾及原因

（1）政府統(tǒng)籌缺位

截至20世紀(jì)40年代初，政府尚未頒布一部正式保管檔案的法令，也沒有設(shè)立專門保管檔案的機(jī)關(guān)。每次發(fā)生兵亂，政府部門都沒有對檔案采取專門的保護(hù)措施，最終結(jié)果往往是“玉石俱焚，片紙無存”。

（2）管理方法紊亂

各地自創(chuàng)檔案管理辦法，家族式壟斷，秘不示人，導(dǎo)致檔案工作有極強(qiáng)的封閉性與禁錮性，難以形成統(tǒng)一的管理方法。加之鮮有歸檔程序的規(guī)定，利用者在調(diào)卷時需尋求管理者的幫助，而管理者也僅憑記憶以及依據(jù)簡單的記錄簿冊進(jìn)行調(diào)卷，調(diào)卷難度大。

（3）管理人員專業(yè)素質(zhì)欠佳

檔案管理人員多是世襲，未經(jīng)專業(yè)訓(xùn)練，難以對檔案管理方法進(jìn)行改革，更有部分檔案管理人員把持檔案行不法之事。經(jīng)常出現(xiàn)“有卷無文”的情況，無從查考遺失時間，官吏對于檔案遺失也不加深究，導(dǎo)致遺失的檔案增多。

（4）舊檔載體易損

部分舊檔用紙與普通書籍用紙相同，加之檔案數(shù)量甚多，無法一一顧及，如遇潮濕、失火、蟲蛀等情形，則損毀慘重，甚至出現(xiàn)散佚情形。

三位作者從立法規(guī)制、技術(shù)方法、人員專業(yè)素質(zhì)和檔案存儲載體等方面全面分析了民國時期舊檔損毀遺失較為嚴(yán)重的原因。

2.3 全面論述了舊檔管理的改革方案

2.3.1 舊檔管理改革之行政組織

趙繼生認(rèn)為應(yīng)建立中國檔案管理行政組織，分為全國、全省與全縣三級檔案管理處，檔案管理處直隸于政府，可分為總務(wù)、采編、特藏、研究輔導(dǎo)與典藏五個部門，全國各機(jī)關(guān)老檔皆送歸管理。上一級檔案管理處有權(quán)輔導(dǎo)并監(jiān)督下一級檔案管理處，各級檔案管理處采用同一管理制度，這一設(shè)想與現(xiàn)今《檔案法》中的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”原則不謀而合。

為喚起全民族重視檔案的意識，趙繼生呼吁成立全國檔案學(xué)會，并引進(jìn)國外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。政府設(shè)立國家檔案學(xué)校，設(shè)立“文書制作科”“行政管理科”和“整理研究科”，培養(yǎng)制作、管理和解釋編譯檔案的人才，這與其論文指導(dǎo)老師毛坤在《檔案處理中的重要問題》［6］一文中所持的觀點(diǎn)基本一致。

2.3.2 舊檔管理改革之流程規(guī)范

楊金元等人對舊檔的接收、分類、編目、裝訂等基本管理流程進(jìn)行系統(tǒng)分析和梳理，提出了改進(jìn)方案。

（1）舊檔的接收

舊檔移交前，可能會出現(xiàn)前任檔案管理人員故意偷寫檔案的情形，“是故對于檔案之接收，不可不審慎為之”。就如何清查眾多舊管檔案有無損傷以及了解過去檔案管理的情形，楊金元提出了三種方法：一是“請求長官指示前任管理檔案之情形”；二是“以謙遜的態(tài)度詢問前任并參觀其管理方法”；三是“詢問該機(jī)關(guān)之職員”。充分了解后開始辦理接收，接收時須有移交人、接收人及監(jiān)督人三方在場，同時接收移交清冊、全部檔案、檔案室索引及簿冊目錄。接收全部檔案時有“依件”和“依案”兩種點(diǎn)收方法。依件點(diǎn)收是最謹(jǐn)慎且妥善的，但接收檔案眾多，時間人力均不許可。而依案點(diǎn)收是較為合理且易辦的，可根據(jù)分類目錄、排架目錄、卷號總錄逐案點(diǎn)收，但此法不易查出案中件數(shù)是否有破壞增減，故可采取抽查法，即“任意抽出若干文件之號數(shù)檢查各案內(nèi)有無缺漏”。楊金元提出對離職者的檔案安全責(zé)任制：“管理檔案者在離職后一年內(nèi)，雖不再管理該檔案，但對于舊檔仍應(yīng)負(fù)有其安全之責(zé)任”，以針對無法及時查出不法行為的情形。

（2）舊檔的分類

舊檔接收后可開始分類工作。首先應(yīng)查明檔案是否已分類，若完全未分類，則暫時僅依機(jī)關(guān)組織分作若干大類，待新分類表完成后，再依分類詳表處理；若檔案已分類，則須考慮分類是否得當(dāng)，不過舊法管理的檔案分類，往往是不妥善的，因此均須重新分類。如果決定重新分類，則不應(yīng)毀棄此檔案原有的任何卷目表等件。重新分類時，對某文件的文義或某系屬檔案的種別常常會有誤解，如若毀滅，除文件本身內(nèi)涵的證據(jù)外，則無其他歸檔憑籍。楊金元還特別提出：“檔案分類須尊重檔案群之意者，蓋檔案之分類，不可離開其行政組織。”

（3）舊檔的編目與編卷

編目是最重要也是最繁難的工作。楊金元認(rèn)為舊檔的編目需遵循三個原則，即“無用的不編，重復(fù)的不編，重要的詳編”，可先編制分類目錄，再輔以良好的索引。他在論文中對檔名、具名者、分類、標(biāo)題目錄及重要事項(xiàng)索引等配圖進(jìn)行了清晰說明。

（4）舊檔的裝訂與修補(bǔ)

裝訂的目的是延長檔案壽命和便于取放檢查、閱讀。大小不一或有破損的檔案，需采用適當(dāng)?shù)霓k法進(jìn)行修補(bǔ)。胡佑身也提出了三個修補(bǔ)規(guī)則——“大者切之使小，小者接之使大，錯者理之使齊”。

2.3.3 舊檔管理改革之保管利用

舊檔需妥當(dāng)?shù)洳?，胡佑身認(rèn)為首先需建造合適的檔案館，其選址應(yīng)為寬敞清靜之地，與別的房屋有一定間距，防止火災(zāi)蔓延；同時為防止洪水侵襲，須將檔案館建于高地，隨時查看房屋是否有漏雨等情形發(fā)生。胡佑身還對檔案館設(shè)備及擺放方式進(jìn)行了詳細(xì)描述。

為避免檔案遺失，胡佑身認(rèn)為“定期清查舊檔是必不可少的一項(xiàng)工作”。清理時還需注意檔案是否損壞、是否錯放等，如發(fā)現(xiàn)有誤需更正登記。他還強(qiáng)調(diào)檔案存放時需防霉?fàn)€、防盜竊、防火災(zāi)、防蟲害、防鼠咬等，這已包括了現(xiàn)代檔案庫房“八防”中的“五防”，尚未關(guān)注到防光、防塵、防高溫。

在促進(jìn)檔案的社會利用方面，胡佑身提出了頗具特色的“檔案推廣運(yùn)動”，認(rèn)為可采取流通和展覽兩種方式向社會大眾推廣。檔案與圖書不同，不可直接流通到館外，可將“檔案本身或研究所得拿去印刷”，也可采用照相、謄抄等方式進(jìn)行重制，再利用副本進(jìn)行流通，胡佑身強(qiáng)調(diào)“雖用的不是檔案本身，但因其精華已經(jīng)抽提于印刷品之上，也是一樣”。一些舊檔在內(nèi)容上無法引起利用者的興趣，但在形式上有珍貴的歷史價值，可舉辦展覽吸引大眾關(guān)注。

趙繼生關(guān)于建立各級檔案管理處、成立全國檔案學(xué)會和由政府組織創(chuàng)辦檔案學(xué)校的建議體現(xiàn)了20世紀(jì)30—40年代中國檔案事業(yè)和檔案學(xué)發(fā)展的迫切需求，是對集中管理舊檔、探索檔案管理科學(xué)理論和方法及培養(yǎng)檔案專業(yè)人才的全面訴求，具有時代意義。楊金元針對舊檔完整性和真實(shí)性的審查體現(xiàn)了對舊檔質(zhì)量的關(guān)注。胡佑身提出的檔案推廣運(yùn)動在當(dāng)時頗具開創(chuàng)性，舊檔的社會利用問題鮮有人關(guān)注，實(shí)行檔案推廣運(yùn)動能向普通民眾宣傳舊檔的價值并提高社會檔案意識，有利于打破長期以來中國檔案工作的封閉性。

3 與同期其他學(xué)者的舊檔管理思想比較

民國時期的很多學(xué)者都關(guān)注舊檔管理問題。如傅振倫在《公文檔案管理法》（1946）一書中特設(shè)“舊檔管理”一章，詳細(xì)論述了歷代檔案的整理辦法。此外，歷史學(xué)家陳垣和語言學(xué)家沈兼士也都在明清檔案整理工作中作出了突出貢獻(xiàn)。毛坤《略論關(guān)于舊檔的問題》一文，一定程度上對趙繼生等三位學(xué)子的研究產(chǎn)生了影響。

3.1 保障舊檔的完整性和真實(shí)性，定期清查舊檔

楊金元提出通過“制作移交清冊”“依案點(diǎn)收”“隨機(jī)抽查法”等方法確保檔案的完整性，同時規(guī)定前任管理人員在移交舊檔一年之內(nèi)仍對檔案的“破壞增減盜竊”等負(fù)有責(zé)任，這種做法可在一定程度上保障舊檔的真實(shí)性。傅振倫也認(rèn)為應(yīng)該在編目時“審查舊有案由，是否確實(shí)？能否包括全案？”。［7］胡佑身也強(qiáng)調(diào)要定期對檔案進(jìn)行清理審查，核查是否出現(xiàn)遺失、錯放、破壞等情形，但未深入討論檔案價值鑒定及其保存年限問題。審查案卷實(shí)質(zhì)上應(yīng)包含檔案價值鑒定，傅振倫就特別指出應(yīng)定期審查案卷，并進(jìn)一步提出將案卷分為可銷卷、應(yīng)留卷和永存卷。

3.2 尊重檔案的來源、原始整理順序及職能屬性，普遍整理舊檔

楊金元所述“蓋檔案分類最重要者，須能尊重檔案群也”，與陳垣提出的不宜將檔案輕易分散及移動的“秤不離砣”思想［8］及毛坤提出的“范檔原則”［9］有異曲同工之妙。沈兼士提出了普遍整理觀點(diǎn)，對當(dāng)時“過于注重搜求珍奇之史料”［10］的做法進(jìn)行了批判，認(rèn)為這種做法“僅知其形式而不知內(nèi)容，僅知其區(qū)別而不知貫通，僅知有若干不相連屬之珍異史料，而不知統(tǒng)計(jì)多量平凡之材料，令人得一種整個的概念，以建化腐朽為神奇之功”［11］。楊金元提倡對舊檔全部接收整理，并提出在接收過程中采用依案點(diǎn)收法和抽查法兩種方法，以杜絕舊檔的缺漏，與沈兼士觀點(diǎn)一致。

3.3 開發(fā)利用舊檔，發(fā)揮舊檔的價值

胡佑身在畢業(yè)論文中專設(shè)一章論述舊檔致用問題，針對舊檔內(nèi)容和形式分別提出了流通和展覽兩種不同的利用方式，摒棄了長期以來的檔案封閉思想。毛坤在《略論關(guān)于舊檔的問題》中提出“老檔宜‘過存’”［12］，鼓勵將舊檔轉(zhuǎn)錄、攝照復(fù)制、編輯成刊以供保存、參考、研究和流通。而沈兼士在所編著的《故宮博物院的整理檔案報告》中指出應(yīng)為一般參觀者設(shè)立普通陳列室以引起人們對舊檔的興趣；為專家學(xué)者設(shè)立專門陳列室，以便利其研究。

民國時期的學(xué)者雖來自不同領(lǐng)域，但都高度重視舊檔的價值，對舊檔的整理、鑒定、保管和利用等基本問題達(dá)成了一定共識?？傮w上來看，不約而同地體現(xiàn)了對檔案來源及原有整理順序的尊重，以及對檔案的職能屬性、全宗完整性和系統(tǒng)性的準(zhǔn)確認(rèn)知。

4 結(jié) 語

綜上所述，20世紀(jì)40年代文華圖專檔案管理科的三位畢業(yè)生針對舊檔管理改革問題進(jìn)行了深入研究，他們充分吸收了名家論點(diǎn)精華，針對舊檔管理實(shí)際問題，提出了在當(dāng)時具有科學(xué)性和實(shí)用性的管理制度、流程和方法。但由于主客觀條件的限制，他們的研究具有鮮明的歷史局限性。首先，缺乏對舊檔價值的科學(xué)鑒定，未能深入研究舊檔的鑒定依據(jù)和銷毀標(biāo)準(zhǔn)。趙繼生和胡佑身提出成立銷毀委員會，但對舊檔銷毀的范圍、依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)未進(jìn)行深入研究。其次，在檔案保管中未體現(xiàn)分級保管思想。最后，所提出的個別檔案保護(hù)措施缺乏科學(xué)性。如胡佑身提出的曝曬法，雖然可以防止檔案受潮發(fā)霉，但也會使紙張變黃發(fā)脆，字跡褪色甚至消失，不利于檔案的長期保存。