濟寧市廣播電視傳輸保障中心 檀瑩瑩

知識經(jīng)濟時代的到來，各行業(yè)更加關(guān)注人的主體力量，從而更加注重行業(yè)內(nèi)部人事檔案管理工作，以圖發(fā)揮人才的最大效用，助推經(jīng)濟發(fā)展。在市場經(jīng)濟背景下，包括廣電傳媒等在內(nèi)的行政事業(yè)單位也越來越關(guān)注人才資源管理工作，注重提升單位內(nèi)部人事檔案管理工作規(guī)范化水平，以增強單位人才管理能力，助推單位可持續(xù)發(fā)展。為此，新時期下探討廣電傳媒等行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略具有重大現(xiàn)實意義。

一、行政事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性

人事檔案管理工作是行政事業(yè)單位的重要組成部分，只有確保其規(guī)范化管理，才能更好發(fā)揮該項工作的作用，助推行政事業(yè)單位更好發(fā)展。行政事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理具體重要性如下：

（一）提高管理工作質(zhì)量

廣電傳媒等行政事業(yè)單位對人事檔案管理工作的規(guī)范化管理具體流程，首先是基于人事檔案資料內(nèi)容，分析人員構(gòu)成及數(shù)量，通過招聘和現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu)，結(jié)合單位高效優(yōu)質(zhì)等管理目標，確定職員從入職上崗、教育培訓(xùn)到實踐操作等工作階段的考核標準，在保證管理人員工作質(zhì)量的前提下，做好人員工作質(zhì)量的全面客觀性評價，為人事管理提供更加科學的決策依據(jù)。其次，建立相應(yīng)的人事檔案管理團隊。在團隊建置中，不僅要完善團隊議事標準規(guī)范，還要制定民主化議事流程，確保每個人都能高效參與管理工作決策。同時，加強團隊內(nèi)部管理工作培訓(xùn)，確保團隊的高水平、高素質(zhì)和高效率。最后，規(guī)范化管理要求建立完善的制度機制，為人事檔案管理人員提供工作基本標準，從而能規(guī)避工作的任意性和松散性，促進人事檔案管理工作朝著合理的規(guī)劃前進，從而嚴肅嚴謹完成相應(yīng)指標，系統(tǒng)化地高效完成諸如人事調(diào)動、崗位轉(zhuǎn)變以及薪資發(fā)放等人事管理工作。

（二）保障管理工作效率

經(jīng)濟的高速發(fā)展催生了龐大的效率需求，管理工作的有效性在于工作系統(tǒng)化，利用強大的規(guī)范性制度，將一切風險與不確定因素規(guī)制在穩(wěn)定的框架內(nèi)，防止風險四溢，促進工作的高效開展。行政事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理把控各方面工作程序，保證各項工作高效開展。首先，人事檔案資料的規(guī)范化管理，有利于單位相關(guān)人員在需要掌握內(nèi)部員工真實情況的同時快速查詢到具體檔案，準確高效地對接查詢信息，節(jié)約搜尋成本，提高工作效率。其次，順應(yīng)時代發(fā)展的用人制度制定，更加人性化地符合各崗位人員的晉升要求，為其職業(yè)生涯制定完善的進步通道與條件順序，從而在增強員工專業(yè)能力的同時，減少員工流失率，增強員工歸屬感。最后，人事檔案管理規(guī)范化管理有利于建立高效的工作機制，通過資料利用、資料分析和資料更新等工作的規(guī)范管理，提高人事檔案資料的利用率，為單位人事管理提供高效建議。

（三）反映單位整體情況

廣電傳媒等行政事業(yè)單位的發(fā)展變化和管理問題全在人員管理這塊凸顯，一個單位的有效發(fā)展離不開人的作用，其現(xiàn)狀風貌離不開人的展現(xiàn)。首先，對人事檔案規(guī)范化管理，可以有效測算人員流失率、員工流動性等指標，并通過詳細記錄人員流動原因、工作表現(xiàn)等信息，分析人員流失流動的具體影響因素，從而為下一步管理調(diào)整提供具體依據(jù)。其次，人事檔案規(guī)范化管理，可以有效反映人員崗位配置情況，并通過員工在不同工作階段的能力表現(xiàn)，測算每名員工的工作效率和業(yè)績，從而加強對員工的了解，為單位人事調(diào)動和任務(wù)安排提供轉(zhuǎn)變依據(jù)。此外，人事檔案規(guī)范化管理，有助于明確招聘人員的具體條件，能夠在分析單位運營情況和改革路徑的基礎(chǔ)上，對接更符合單位需求的招聘條件，反映單位發(fā)展方向和戰(zhàn)略目標。檔案規(guī)范化管理借助現(xiàn)代化信息技術(shù)提高規(guī)范化管理水平，在一定程度上反映了單位現(xiàn)代化工作模式和人才培養(yǎng)要求，反映單位與時俱進的管理品質(zhì)和能力。

（四）提升信息挖掘意識

長期以來，廣電傳媒等行政事業(yè)單位人事檔案管理工作模式只是簡單使用人力對檔案資料進行收集存儲，沒有太多技巧性特征。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)時代的到來，越來越要求人事檔案管理工作朝著更加現(xiàn)代化、科技化的趨勢前進，越來越強調(diào)對數(shù)據(jù)信息的挖掘意識與能力。特別是對于廣電傳媒這種單位，擁有多媒體平臺、平面媒體及電視節(jié)目等多種業(yè)務(wù)，組織各種藝術(shù)節(jié)大型活動，其人事檔案規(guī)范化管理工作面對的是數(shù)量龐大的業(yè)務(wù)人員和復(fù)雜的人員構(gòu)成，這就需要管理人員擁有較強信息收集能力，從各個部門和活動中充分收集人員資料，以歸檔歸冊。同時，還需要人事檔案管理人員具有鑒定價值人員信息的能力，人事檔案管理工作不可能將所有員工的個人信息進行詳盡描述，而是根據(jù)人員學歷背景、生活環(huán)境以及工作能力等重要指標，對人員進行分類鑒選，并且結(jié)合傳媒單位的行業(yè)發(fā)展要求，在熟悉媒介業(yè)態(tài)前景的前提下，將重點人員信息予以標注，提供更具價值的人員信息。當然，人事檔案規(guī)范化管理還要求管理人員具有信息加工能力，通過對人員信息和工作績效進行分析處理，重點提煉單位先進個人能力指標重點，作為單位培養(yǎng)人才的重點依據(jù)，提高對人力資源的利用效率。

二、行政事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的問題

（一）人事檔案規(guī)范化管理觀念淡薄

廣電傳媒等行政事業(yè)單位缺乏對人事檔案管理工作意義的認識，因為該類事業(yè)單位不僅具有事業(yè)單位性質(zhì)，還兼具企業(yè)化市場特征，在實際工作中更加注重獲利性大的業(yè)務(wù)工作，從而忽視周期匯報較長的人事檔案管理，沒有充足的資金和人力資源加持，沒有先進的設(shè)備和新型技術(shù)的便利，人事檔案規(guī)范化管理工作一直處于邊緣狀態(tài)，缺乏統(tǒng)一的制度機制標準、完善的員工任用體系，進一步惡化了檔案規(guī)范化管理工作結(jié)果。作用效能的非有效發(fā)揮，又加重了廣電傳媒等事行政業(yè)單位對相關(guān)工作的忽視，導(dǎo)致惡性循環(huán)，嚴重阻礙人事檔案管理的進一步發(fā)展。

（二）人事檔案規(guī)范化管理模式落后

人事檔案規(guī)范化管理工作內(nèi)容繁雜又瑣碎，面對大量的工作資料，部分廣電傳媒等行政事業(yè)單位仍然采取單一陳舊的管理方式，主要依靠人工完成人員檔案錄入工作，潦草收入文件框，有些檔案采用的紙質(zhì)材料加速了檔案的磨損概率；部分廣電傳媒等行政事業(yè)單位利用現(xiàn)代化設(shè)備建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，但系統(tǒng)信息設(shè)置使用范圍過大，加上數(shù)據(jù)庫的形式獨立，嚴重影響了文件之間的互通性和檔案信息共享性。此外，廣電傳媒等行政事業(yè)單位信息化建設(shè)項目通常投入資金不足，軟硬件設(shè)備無法跟進時代發(fā)展，加上人事檔案信息數(shù)據(jù)又不斷增多，檔案資料錄入、收集的真實性和可靠性難以得到有效保證，使得人事檔案資料的利用效率低，對單位管理決策的參考性價值不高。

（三）人事檔案規(guī)范化管理標準欠缺

市場經(jīng)濟面臨很多的不確定性，反促各行各業(yè)通過健全完善規(guī)章制度以統(tǒng)一標準，提高管理和應(yīng)對風險的能力，廣電傳媒等事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理工作在當下更應(yīng)當注重規(guī)章制度的建立。目前，廣電傳媒行政事業(yè)單位開展業(yè)務(wù)繁多，其精力主要集中在應(yīng)對功利性目標業(yè)務(wù)的制度制定上，忽略建立人事檔案資料規(guī)范化管理管控標準。加上市面上人事檔案規(guī)范化管理應(yīng)用系統(tǒng)和軟件的多樣性，考慮到購買及建設(shè)成本，導(dǎo)致單位人事檔案資料格式一直未能統(tǒng)一，影響了資料調(diào)閱和流動性。此外，人事檔案規(guī)范化管理人員培訓(xùn)體系、考核標準及激勵機制等方面的制度不夠完善，嚴重影響了員工專業(yè)能力提升和工作質(zhì)量效果。

（四）人事檔案規(guī)范化管理人員素質(zhì)低

廣電傳媒等行政事業(yè)單位因為兼具企業(yè)化特征，既存在事業(yè)編制的體制人員，又存在臨時雇傭的合同工、勞動工，人員構(gòu)成比較復(fù)雜，人事檔案規(guī)范化管理工作難度較高，亟需素質(zhì)過硬的管理人員開展相關(guān)工作。但是，當前人事檔案規(guī)范化管理不僅制度欠缺，其人員配置大多來自其他崗位抽調(diào)，缺乏必要的檔案規(guī)范管理專業(yè)技能，加上很多管理人員缺乏對檔案資料規(guī)范化管理重要性認識和相應(yīng)責任心，導(dǎo)致人事檔案規(guī)范化管理工作隨意性較大，崗位流動率高，嚴重影響了單位資料調(diào)閱與分析工作，影響了人事檔案管理水平。

三、行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

（一）提高人事檔案規(guī)范化管理思想認識

思想是行動的先導(dǎo)，只有充分轉(zhuǎn)變思想觀念，加強對人事檔案規(guī)范化管理的重要性認識，才能從根本上帶動行為轉(zhuǎn)變。首先，廣電傳媒等行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當充分認識到人事檔案規(guī)范化管理工作的重要意義，從而真正重視對該工作的整體布局，將其提到重要業(yè)務(wù)事項范圍里，做好人事檔案管理規(guī)范化重要性的宣傳工作，將其放置在整個單位工作開展的最高體系發(fā)揮其重要功能。其次，要通過軟性宣傳，從不同角度對人事檔案規(guī)范化管理工作重要性進行基層普及，通過教育培訓(xùn)、日常交流及人本管理專業(yè)知識講座等方式，提高各部門各管理人員對該工作的重視，從而積極主動配合檔案資料管理部門工作，促使該工作的順利進行。最后，要通過硬性建設(shè)，不能光從口頭上支持人事檔案規(guī)范化管理工作，要為人事檔案資料規(guī)范化管理提供強大的資金支持和人力支持。通過購進先進的檔案管理設(shè)備，建立實時有效的信息管理系統(tǒng)和開辦互動交流式的互聯(lián)網(wǎng)平臺，為人事檔案資料管理工作提供堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)和條件環(huán)境，促進相關(guān)工作順利開展。

（二）健全人事檔案規(guī)范化管理制度機制

人事檔案規(guī)范化管理制度機制的有效建立和完善，直接關(guān)乎單位工作開展的有效性，關(guān)系單位應(yīng)控風險的能力。首先，廣電傳媒等行政事業(yè)單位應(yīng)當以現(xiàn)有人事檔案和崗位建置為基礎(chǔ)，結(jié)合單位發(fā)展的戰(zhàn)略方向，從工作內(nèi)容、目的、方法和考核指標等各個方面入手，明確劃分崗位職責，具體工作流程，為人事檔案管理人員提供工作的規(guī)范化標準。其次，要注重建立人事檔案規(guī)范化管理評價監(jiān)控制度，定期組織代表評價監(jiān)控會議，制定會議章程、議事程序和監(jiān)督原則等詳細事項，保證規(guī)范化管理制度在單位內(nèi)部得到切實貫徹，其制度效率和問題得到有效評價。并通過會議方式集思廣益，實時提出解決方案，保證制度的靈活性和實效性。最后，建立完善信息化管理制度，通過對人事檔案合理分類歸檔方法、信息建設(shè)系統(tǒng)原則要求以及數(shù)據(jù)安全管控等方面事項的全面規(guī)定，利用信息化技術(shù)優(yōu)勢落實個人檔案管理職責，并結(jié)合相應(yīng)的考核機制和激勵機制，提升員工工作熱情，提高人事檔案管理規(guī)范化水平。

（三）智能人事檔案規(guī)范化管理方式方法

廣電傳媒等行政事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理模式單一，管理方式落后，信息管理系統(tǒng)建設(shè)不完善、信息數(shù)據(jù)更新速度不實時、信息數(shù)據(jù)格式互通性能差等特點，亟需智能化轉(zhuǎn)型升級。首先，要利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將過往的紙質(zhì)檔案材料信息登錄進電子系統(tǒng)加以保存歸檔。同時要借助信息技術(shù)仔細篩別過期數(shù)據(jù)和價值數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行二次分析處理，保留精華部分歸檔。并統(tǒng)一格式，提高數(shù)據(jù)之間的互動性和傳遞性，方便數(shù)據(jù)的實時更新和快速查閱。其次，要建立人事檔案資料規(guī)范化管理系統(tǒng)，篩選合適的軟件、硬件，認真布設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)主題內(nèi)容，科學設(shè)定系統(tǒng)數(shù)據(jù)容量，完善系統(tǒng)算法，從而統(tǒng)一操作模式和提高管理效率；最后，要探索建立網(wǎng)格化人事檔案資料規(guī)范化管理體系，將單位各部門人事信息連接在此系統(tǒng)中。各部門通過實時更新人事數(shù)據(jù)信息，減輕人事檔案管理人員的檔案收集負擔。同時，各部門也可以通過該系統(tǒng)數(shù)據(jù)了解整個單位人事分布格局和基本情況，為本部門決策提供科學依據(jù)，從而提高各部門工作的配合度，增強單位工作的整體黏性和團體感。此外還要加大對計算機系統(tǒng)和相關(guān)平臺的軟件殺毒更新工作、硬件擴充維護工作的投入力度，確保整個人事檔案資料規(guī)范化管理的智能化平臺的安全性、保密性。

（四）提升人事檔案規(guī)范化管理人員素質(zhì)

廣電傳媒等行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平的提升離不開管理人員的作用，可以說，沒有高素質(zhì)和高水平的管理人員，就不會有人事檔案管理規(guī)范化水平的提升。首先，要加強管理人員對人事檔案管理工作重要性的認識，通過積極宣傳、教育講座以及考核機制等多樣方式，提高管理人員意識，增強管理人員工作責任感和職責感。其次，通過嚴格的制度和具體的工作方法，提高人事檔案管理人員專業(yè)能力，比如在收集信息工作方面，利用相應(yīng)管理制度要求管理人員嚴格審核人事檔案材料，認真詳實地做好各項記錄。同時對于其中信息不全或有殘缺的資料予以標注，及時收集信息完善檔案資料。通過擴展信息收集渠道，將員工學歷、家庭背景、獲獎經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等各種收集在冊，并通過管理人員自身工作經(jīng)驗和基本常識，將有價值的信息指標予以補充標注，以求收集資料的完整性和全面性。最后，建立全面的考核評價體系，全方位評價管理人員的工作表現(xiàn)和工作態(tài)度。通過建立員工個人成長檔案，實時更新員工能力變化，以發(fā)展眼光促進員工自我能力的增長，并將前兩者的綜合評比結(jié)果對接員工當月或當年薪資福利、晉升條件，提高管理人員對工作的緊迫感和重視度。

四、結(jié)束語

隨著科技時代不斷發(fā)展與進步，對人才的需求也在逐步擴大，人力資源管理工作不再局限于簡單的信息錄入，更強調(diào)現(xiàn)代化的規(guī)范性管理。行政事業(yè)單位正處于改革的關(guān)鍵期，其人事檔案管理工作也亟待變型，通過提升規(guī)范化水平，進一步提高行政事業(yè)單位的管理質(zhì)量，助推其可持續(xù)發(fā)展。為此，廣電傳媒等相關(guān)行政事業(yè)單位要始終重視人事檔案管理工作，在不斷提升規(guī)范化水平的同時促進自身改革發(fā)展。