楊玉嫻

（廣州華南商貿(mào)職業(yè)學(xué)院 廣東廣州 510550）

辦公室是企業(yè)單位的重要組成部門，主要負(fù)責(zé)傳達(dá)和落實(shí)企業(yè)的各種命令和要求，同時(shí)對(duì)單位內(nèi)部與外部復(fù)雜的社會(huì)關(guān)系加以有效統(tǒng)籌，并輔助各項(xiàng)方針政策進(jìn)行決策，其工作任務(wù)繁多。因此，必須著力進(jìn)行辦公室的精細(xì)化、規(guī)范性、科學(xué)化管理，才能提升辦公室管理的工作效率，為促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供必要保證。

一、辦公室精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理，是一種以組織戰(zhàn)略為目標(biāo)，以內(nèi)部管理規(guī)范化和效益最大化為基礎(chǔ)，并根據(jù)各企業(yè)單位的實(shí)際狀況所提供的管理和服務(wù)手段。精細(xì)化管理更講究科學(xué)性和細(xì)節(jié)性。在具體的管理工作流程上，以辦實(shí)事及配合各部門的管理為工作職能，并以此提升整體的管理質(zhì)量和效率。在辦公室精細(xì)化管理工作中，需要把科學(xué)、效率、結(jié)果、價(jià)值作為管理最根本的立足點(diǎn)，不斷順應(yīng)時(shí)代要求，有效進(jìn)行管理改革創(chuàng)新，體現(xiàn)管理工作的細(xì)節(jié)與有效性。而辦公室精細(xì)化管理工作則是在傳統(tǒng)的行政管理工作的基礎(chǔ)上，發(fā)展起來(lái)的一個(gè)比較科學(xué)的管理模式，以達(dá)到對(duì)企業(yè)單位的有效管理。

辦公室實(shí)施精細(xì)化管理，對(duì)一個(gè)企業(yè)單位的發(fā)展而言，一是能夠?qū)⒐芾砉ぷ饕?guī)范化、制度化。采用精細(xì)化管理模式，能夠迅速找到在管理工作中存在的不合理現(xiàn)象，以便于對(duì)問(wèn)題和工作過(guò)程加以總結(jié)，從而理順工作關(guān)系，更加科學(xué)合理地進(jìn)行各種管理工作。二是能夠高效整合資源，降低對(duì)辦公管理人員時(shí)間和物質(zhì)上的耗費(fèi)，從而提升工作效率，節(jié)省辦公成本。三是精細(xì)化管理模式能夠高效緩解實(shí)際工作中的問(wèn)題，將許多工作提前考慮到位，并做好預(yù)防工作，減少后續(xù)出現(xiàn)更多的問(wèn)題，從而提高團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)。

二、辦公室精細(xì)化管理的必要性

（一）推進(jìn)精細(xì)化管理工作，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求

推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理工作需要站在更高的視角，大力改革當(dāng)前的辦公室工作方法，進(jìn)一步優(yōu)化管理理念，按照精準(zhǔn)、細(xì)微、深入的要求，抓細(xì)抓實(shí)企業(yè)各項(xiàng)管理工作，順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，促進(jìn)企業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（二）實(shí)行精細(xì)化管理，是管理創(chuàng)新的必然選擇

辦公室作為企業(yè)單位的綜合部門，其日常管理工作是企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分。推動(dòng)企業(yè)辦公日常工作的精細(xì)化監(jiān)督管理，進(jìn)一步創(chuàng)新辦公室工作管理理念、管理方法和技術(shù)手段，由被動(dòng)工作向積極主動(dòng)工作轉(zhuǎn)變，由忙碌繁瑣向嚴(yán)格秩序轉(zhuǎn)變，由“過(guò)得去”向“零偏差”轉(zhuǎn)變，是提高公共服務(wù)效率的必經(jīng)路徑。只有按照“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”的精細(xì)化管理工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行落實(shí)，企業(yè)辦公室各項(xiàng)監(jiān)督管理活動(dòng)才能穩(wěn)扎務(wù)實(shí)并富于實(shí)效地開展。

（三）促進(jìn)辦公精細(xì)化管理是提升辦公管理工作有效性的主要渠道

近年來(lái)，辦公室在組織行政、管理事務(wù)、做好業(yè)務(wù)工作，以及辦文、辦會(huì)、辦公的服務(wù)質(zhì)量與管理水平等均有了明顯改善，全方位促進(jìn)了辦公室精細(xì)化管理工作的順利進(jìn)行，有效解決了目前在辦公管理工作中出現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程不優(yōu)、崗責(zé)不細(xì)、職責(zé)不順、責(zé)任落實(shí)不到位等問(wèn)題，進(jìn)一步提升了辦公管理工作的總體效率，實(shí)現(xiàn)了各項(xiàng)工作效率優(yōu)質(zhì)、運(yùn)行靈活、管理有序，從而更好地為企業(yè)單位服務(wù)。

三、辦公室精細(xì)化管理工作的注意要點(diǎn)

（一）確保權(quán)責(zé)一致是辦公室精細(xì)化管理的關(guān)鍵

要依據(jù)“定崗、確責(zé)、定規(guī)范”的規(guī)定，完善企業(yè)辦公室管理工作的權(quán)責(zé)管理體系。定崗就是要嚴(yán)格對(duì)照企業(yè)辦公室的管理工作職能和工作流程，科學(xué)合理地設(shè)定職位。確責(zé)就是要明晰劃分崗位工作職能，規(guī)定各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)銜接的節(jié)點(diǎn)和程序，努力做到職責(zé)分工明晰、各司其職、協(xié)同配套。定規(guī)范就是要依據(jù)企業(yè)局部功效最大化、總體功效最大化的需要，把各種管理規(guī)范具體分解到每一職位，形成企業(yè)崗位管理工作規(guī)范管理體系。在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的前提下建立健全管理制度，在制度上確保權(quán)責(zé)一致和細(xì)致，是全面推進(jìn)辦公管理工作科學(xué)化、精細(xì)化管理水平建設(shè)的重要關(guān)鍵點(diǎn)。

（二）規(guī)范業(yè)務(wù)流程，確保有序運(yùn)轉(zhuǎn)

形成科學(xué)簡(jiǎn)潔、清晰明確的工作業(yè)務(wù)流程，是促進(jìn)辦公室及其工作人員科學(xué)化、精細(xì)化管理工作的重要前提條件。要借助現(xiàn)代企業(yè)管理理論，進(jìn)一步完善和優(yōu)化各種辦公工作流程設(shè)計(jì)。要按照企業(yè)辦公室職能，認(rèn)真組織信息調(diào)研，使所有工作都依照業(yè)務(wù)流程運(yùn)作。在業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)中要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)明晰，環(huán)節(jié)清晰，努力實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的無(wú)縫銜接，目標(biāo)有機(jī)協(xié)調(diào)，信息資源共享，既互補(bǔ)又彼此約束，既提高工作效率又降低出錯(cuò)率。

（三）積極推進(jìn)工作績(jī)效評(píng)價(jià)，提升業(yè)績(jī)

合理設(shè)定工作考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)一些程序性較刻板、客觀因素較強(qiáng)的工作，盡可能設(shè)計(jì)定量指標(biāo)體系，對(duì)一些非程式化、主觀因素較強(qiáng)的工作，設(shè)定必要的定性評(píng)估的指標(biāo)體系。要采用科學(xué)合理的綜合考評(píng)方式，運(yùn)用行政信息系統(tǒng)，自主篩選和形成有關(guān)工作指標(biāo)。對(duì)部分無(wú)法定量的工作指標(biāo)，輔之以必要的人工方法，人機(jī)結(jié)合，提升評(píng)估效能。堅(jiān)持將綜合考評(píng)與分類考核結(jié)合，通過(guò)綜合考評(píng)對(duì)辦公室總體職責(zé)的實(shí)現(xiàn)狀況做出全面評(píng)估，通過(guò)類別評(píng)估對(duì)辦公室的重要職責(zé)狀況做出單項(xiàng)評(píng)估。

四、當(dāng)前辦公室管理存在的主要問(wèn)題

（一）管理目標(biāo)不明確

當(dāng)前，就整體狀況分析，許多企業(yè)單位的辦公室行政管理工作，由于涵蓋了多個(gè)領(lǐng)域的各個(gè)環(huán)節(jié)，許多任務(wù)常常無(wú)法采用定量方法來(lái)加以確定，所以，有關(guān)企業(yè)常常不能制定系統(tǒng)而完備的管理工作計(jì)劃，相關(guān)工作沒(méi)有精準(zhǔn)性與可執(zhí)行性，在這樣的狀況下，各項(xiàng)管理工作都無(wú)法達(dá)到理想的效果。另外，由于企業(yè)辦公室管理工作人員沒(méi)有量化指標(biāo)規(guī)定和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各項(xiàng)管理項(xiàng)目缺乏明確性的標(biāo)準(zhǔn)，也就不能形成比較系統(tǒng)完備的管理體系，權(quán)責(zé)沒(méi)有完全一致，因此在企業(yè)行政管理中，許多管理工作項(xiàng)目往往和現(xiàn)實(shí)的工作需要并不適應(yīng)，而且缺乏相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，從而使企業(yè)經(jīng)常在辦公室等管理環(huán)節(jié)中出現(xiàn)許多問(wèn)題，影響企業(yè)的整體發(fā)展。

（二）缺乏科學(xué)的量化手段

由于各個(gè)企業(yè)辦公室管理都較為繁瑣，包括許多繁瑣的管理細(xì)節(jié)，所以企業(yè)針對(duì)各種管理常常沒(méi)有系統(tǒng)完備的量化手段，而這樣的狀況又使整個(gè)企業(yè)辦公管理服務(wù)質(zhì)量和工作效率都相對(duì)落后。首先，在企業(yè)管理流程中，常常無(wú)法具體量化和細(xì)分“品德、能力、績(jī)效”等相關(guān)方面的內(nèi)容，對(duì)于具體因素難以進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的區(qū)分，同時(shí)在實(shí)際管理過(guò)程中，往往存在“重績(jī)效，輕品德”的問(wèn)題，從而使企業(yè)管理制度缺失，量化手段也得不到充分展現(xiàn)。其次，崗位評(píng)估流程中相應(yīng)的考核指標(biāo)常常與人員的具體崗位實(shí)踐出現(xiàn)嚴(yán)重脫節(jié)，甚至根據(jù)各個(gè)職位情況而應(yīng)用了統(tǒng)一的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，從而對(duì)人員實(shí)際崗位目標(biāo)產(chǎn)生了極大誤導(dǎo)。最后，管理人員在針對(duì)各量化評(píng)估指數(shù)實(shí)施設(shè)計(jì)工作的流程中，并不能充分考慮到可實(shí)施性和時(shí)效性，從而造成了有些部門常常敷衍了事，或者只是在形式上完成每月的考評(píng)工作，對(duì)人員實(shí)際的評(píng)估質(zhì)量和管理效益都會(huì)產(chǎn)生極大負(fù)面影響。

（三）辦公室管理人員管理水平有待提高

在辦公室管理工作中，已經(jīng)越來(lái)越普遍地實(shí)施了精細(xì)化管理制度，不過(guò)從具體情況分析，一些辦公室管理者往往并不具有高度的精細(xì)化管理意識(shí)，對(duì)精細(xì)化管理工作的基本內(nèi)容、實(shí)施策略和創(chuàng)新舉措等也沒(méi)有深刻的理解，從而使相關(guān)精細(xì)化管理措施無(wú)法切實(shí)落實(shí)。此外，由于管理者沒(méi)有精細(xì)化管理意識(shí)，從而使每個(gè)細(xì)節(jié)管理的工作都無(wú)法得到切實(shí)落實(shí)和完善，也導(dǎo)致各項(xiàng)管理中出現(xiàn)了不少疏漏，管理工作質(zhì)量與效果均無(wú)法提高。

五、辦公室精細(xì)化管理工作效率的提升途徑

（一）培養(yǎng)精細(xì)化管理工作習(xí)慣，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)與精細(xì)化意識(shí)

要想讓辦公室精細(xì)化管理達(dá)到更大的效果，從而提高效率，一方面，必須養(yǎng)成良好的精細(xì)化管理工作習(xí)慣，在精細(xì)化管理工作環(huán)境中高效實(shí)施管理，并從所有具體細(xì)節(jié)方面予以有效強(qiáng)化，從而建立一個(gè)管理思想共識(shí)和實(shí)踐活動(dòng)，在潛移默化中逐漸內(nèi)化管理素養(yǎng)和工作模式，這才能真正從根源上提高管理者的效率，以良好的精細(xì)化管理工作習(xí)慣為切入點(diǎn)，有效地推動(dòng)企業(yè)管理水平的提高。另一方面，在現(xiàn)代辦公室管理中，包括了許多的繁重任務(wù)和工作內(nèi)容，都需要內(nèi)部交流和外部服務(wù)，對(duì)于企業(yè)管理層和基層人員具有相互協(xié)作與交流的重要意義和效果，所以現(xiàn)代辦公室管理者必須充分考慮到自己的實(shí)際工作職能和任務(wù)特點(diǎn)，在現(xiàn)實(shí)管理工作中要具備應(yīng)有的社會(huì)責(zé)任心和使命感，具有敏感的洞察力，以保證管理工作可以達(dá)到較好的成效。同時(shí)，要嚴(yán)格貫徹并落實(shí)單位的各種規(guī)定和細(xì)則，在做好本職工作的同時(shí)，樹立精細(xì)化意識(shí)，注重進(jìn)行細(xì)節(jié)的管理工作，從細(xì)節(jié)之處表現(xiàn)工作品位，把創(chuàng)新意識(shí)和精細(xì)化意識(shí)滲透到工作中，以便于在精益求精的工作流程中，使辦公室管理人員的自身價(jià)值和效率得以更進(jìn)一步提高。

（二）健全規(guī)章制度，切實(shí)有效推進(jìn)規(guī)范化工作管理

在辦公室的精細(xì)化管理工作流程中，以具體的規(guī)章制度為準(zhǔn)繩實(shí)施高質(zhì)量的管理工作，能夠保障各項(xiàng)任務(wù)都有章可循，有據(jù)可依，從而促進(jìn)行政管理工作更加順利，有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度為保障，能夠在很大程度上調(diào)動(dòng)管理者的工作積極性與主動(dòng)性。在企業(yè)實(shí)際的工作流程中貫徹規(guī)范化的管理制度，能夠進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)精細(xì)化管理的工作效果，使各類管理越來(lái)越標(biāo)準(zhǔn)化，為企業(yè)單位的健康有序發(fā)展作出極大貢獻(xiàn)。

規(guī)章制度建設(shè)是企業(yè)單位精細(xì)化管理工作的重點(diǎn)。規(guī)章制度是精細(xì)化管理工作的基礎(chǔ)，有著強(qiáng)制性的約束力。必須進(jìn)一步健全辦公室行政部門的管理機(jī)制，從而保證精細(xì)化管理工作的目標(biāo)落到實(shí)處。健全規(guī)章制度，必須按照精細(xì)化管理工作的需要，構(gòu)建嚴(yán)格的內(nèi)部制度，明晰辦公室管理人員職能，進(jìn)一步嚴(yán)格和優(yōu)化辦公管理各項(xiàng)日常工作，促進(jìn)所有管理工作精細(xì)化、量化和標(biāo)準(zhǔn)化，避免管理工作真空狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)以健全的規(guī)章對(duì)日常管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范。此外，必須完善督促檢查規(guī)章制度，進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行性，保證所有規(guī)章制度認(rèn)真執(zhí)行。最后，要做到管理制度與時(shí)俱進(jìn)，按照發(fā)展需要對(duì)現(xiàn)行制度加以修改補(bǔ)充、創(chuàng)新、完善，建立健全合理的規(guī)章系統(tǒng)，以高效、精確地貫徹于企業(yè)辦公管理中，提高辦公管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。

（三）加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，進(jìn)一步形成高效的精細(xì)化管理文化

當(dāng)前的企業(yè)文化建設(shè)起步相對(duì)較晚，同時(shí)總體發(fā)展目標(biāo)并沒(méi)有完成，這使很多企業(yè)管理層對(duì)精細(xì)化管理工作形成了錯(cuò)誤的認(rèn)知，使得企業(yè)辦公室的精細(xì)化管理工作一直無(wú)法在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)。這就要求企業(yè)管理者必須逐步地轉(zhuǎn)變工作思想，以長(zhǎng)期發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展的視角，對(duì)企業(yè)未來(lái)的工作方針及發(fā)展走向做出更加科學(xué)、合理的計(jì)劃。同時(shí)，需要更加注重企業(yè)單位管理層的人文建設(shè)，對(duì)員工工作予以適當(dāng)指導(dǎo)，在提高企業(yè)辦公室工作人員積極性的同時(shí)，促進(jìn)各項(xiàng)工作高效運(yùn)作。通過(guò)積極構(gòu)建企業(yè)文化建設(shè)的方法，逐步明確工作發(fā)展目標(biāo)，促進(jìn)辦公室管理人員明確精細(xì)化管理工作的必要性和重要性，并意識(shí)到自己的工作態(tài)度及工作作風(fēng)對(duì)單位精細(xì)化管理工作產(chǎn)生的影響，嚴(yán)格按照具體的工作流程，以嚴(yán)肅、認(rèn)真的態(tài)度進(jìn)行每一個(gè)工作環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，從根本上推動(dòng)企業(yè)的綜合管理實(shí)力穩(wěn)步提高。

打造精細(xì)化的企業(yè)文化，營(yíng)建更和諧的企業(yè)精細(xì)化管理環(huán)境氛圍。在具體實(shí)施工作過(guò)程中，采用規(guī)范的內(nèi)容和量化的管理手段，以反映實(shí)際的工作成效。建立精細(xì)化的企業(yè)文化，要全面適應(yīng)企業(yè)管理方式“制度化、流程化、規(guī)范性”的需要，提高細(xì)致管理方式的質(zhì)量和效率，促使辦公室管理人員形成精細(xì)化管理工作思維和理念，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理方式由制度約束向文化制約進(jìn)行過(guò)渡，以推動(dòng)管理質(zhì)量的提高。

（四）提升管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力

加大對(duì)辦公室工作精細(xì)化管理力度，還必須提高內(nèi)部人員的專業(yè)知識(shí)水準(zhǔn)和專業(yè)能力。辦公室的管理團(tuán)隊(duì)是實(shí)施精細(xì)化管理的關(guān)鍵，只有將管理團(tuán)隊(duì)的所有活動(dòng)及操作做到精細(xì)化管理，才可以確保及時(shí)獲取工作精細(xì)化的重要數(shù)據(jù)信息。因此，企業(yè)需要建立一個(gè)專業(yè)知識(shí)水準(zhǔn)相對(duì)較高的管理團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，需要形成與之相應(yīng)的輔助團(tuán)隊(duì)，在為內(nèi)部人員提供基本需要的同時(shí)，還要利用這些輔助工作方法提高管理團(tuán)隊(duì)的工作規(guī)范化水平及專業(yè)能力。企業(yè)還應(yīng)定期對(duì)管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行專業(yè)知識(shí)訓(xùn)練，為崗位業(yè)績(jī)較突出的管理人員提供出外交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓其接觸到更多的先進(jìn)企業(yè)管理制度及運(yùn)作管理模式，為企業(yè)辦公室管理提供創(chuàng)新性的企業(yè)制度內(nèi)容和管理制度建議，從而全面提高企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)管理能力和專業(yè)技術(shù)水平。

（五）進(jìn)一步完善量化考核評(píng)估機(jī)制

在精細(xì)化管理中，必須重視管理工作成效的反映與考核制度等管理工作，并根據(jù)情況加以不斷改進(jìn)與充實(shí)，因此，需要建立比較系統(tǒng)完備的量化考核評(píng)價(jià)體系，從而使精細(xì)化管理工作的所有內(nèi)容都融入這樣的機(jī)制當(dāng)中，進(jìn)行周期評(píng)價(jià)，并設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)方式與方法等，以實(shí)現(xiàn)對(duì)精細(xì)化管理評(píng)價(jià)與考核的常抓不懈，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理工作內(nèi)容。績(jī)效評(píng)價(jià)制度還可以有效融入人員培訓(xùn)和考評(píng)激勵(lì)機(jī)制中，即以充分調(diào)動(dòng)人員的積極性、主動(dòng)性為基本準(zhǔn)則，制定相應(yīng)的執(zhí)行制度，并著重強(qiáng)調(diào)對(duì)評(píng)估成果的有效運(yùn)用，以考促管，從而提高企業(yè)的整體管理水平。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，精細(xì)化管理促進(jìn)了辦公室管理效率的提升，因此，企業(yè)有必要科學(xué)合理地實(shí)施精細(xì)化管理，從培養(yǎng)辦公室管理人員的精細(xì)化管理工作習(xí)慣入手，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)與精細(xì)化意識(shí)，并從健全規(guī)章制度、企業(yè)文化建設(shè)、團(tuán)隊(duì)管理能力及考核評(píng)估機(jī)制方面不斷完善，以提高辦公室精細(xì)化管理的服務(wù)質(zhì)量和水平。