文｜中交第二公路工程局有限公司 韓佳麗

2020年9 月,國務(wù)院國資委印發(fā)《關(guān)于加快推進國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的通知》,這是新時期國企數(shù)字化改革重要的支撐,國企應(yīng)深刻認識到加快檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切性,認識到數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型是提升檔案管理水平、改善服務(wù)能力、促進高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在要求,更是新時期國企培育新增長點、打開嶄新局面的強大引擎。

1.檔案信息化工作開展背景

1.1 企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型與內(nèi)外部環(huán)境變化催生智慧檔案管理

隨著云計算、人工智能技術(shù)的廣泛深度應(yīng)用，數(shù)據(jù)驅(qū)動的企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型正在加快推進，企業(yè)管理模式、商業(yè)模式處于巨大變革之中，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢在必行。同時，依法治檔、多元共治、數(shù)字轉(zhuǎn)型、服務(wù)優(yōu)先等已成為企業(yè)檔案工作的發(fā)展趨勢，企業(yè)檔案的管理對象、業(yè)務(wù)流程、服務(wù)方式、管控模式等也隨之變化，迫切需要一種更加科學、規(guī)范、高效、安全的檔案管理模式。

1.2 現(xiàn)行檔案管理模式下的痛點和問題驅(qū)動智慧檔案管理

近年來，中交二公局檔案管理工作按照“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”原則，檔案館管理企業(yè)總部和局中標項目檔案，下屬單位檔案室管理公司和公司中標項目檔案。此模式下，檔案資源分散、歸檔工作質(zhì)效低、檔案利用效率低、檔案信息資源開發(fā)利用程度低等問題日益顯現(xiàn)。

1.3 企業(yè)智慧檔案館建設(shè)為智慧檔案管理研究奠定堅實基礎(chǔ)

為適應(yīng)檔案工作新形勢、新變化、新要求，切實提升檔案工作圍繞中心、服務(wù)大局的能力，2017年，中交二公局從智能檔案設(shè)施設(shè)備、智慧檔案綜合管理系統(tǒng)、室存檔案數(shù)字化等方面入手，啟動智慧檔案館建設(shè)工作。2020年6月，現(xiàn)代化檔案館正式投入使用，建設(shè)經(jīng)驗與行業(yè)領(lǐng)先的設(shè)施設(shè)備等優(yōu)勢為開展企業(yè)智慧檔案管理、檔案信息化建設(shè)研究打下堅實基礎(chǔ)。

2.企業(yè)檔案信息化工作現(xiàn)狀調(diào)研

中交二公局檔案工作團隊通過文獻檢索，以企業(yè)檔案管理模式、智慧檔案館、檔案信息化等為關(guān)鍵詞進行查閱發(fā)現(xiàn)，對于企業(yè)檔案信息化管理研究，現(xiàn)階段國內(nèi)外已有一些相對前沿的研究成果，如《湖南省綠色檔案館建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究》提出了從節(jié)能、監(jiān)督、信息化、智能化四方面加快綠色檔案館建設(shè)的基本策略[1]。《檔案智能管理的特點與智能服務(wù)模式分析》闡釋了檔案智能信息服務(wù)模式,為建立廣覆蓋、多樣化、多途徑的檔案智能信息服務(wù)體系,實現(xiàn)檔案信息化帶來的智慧服務(wù)和個性化服務(wù)提出了建設(shè)性意見[2]?！哆吘売嬎銓χ腔蹤n案館建設(shè)模式的影響研究》提出了智慧檔案館建設(shè)的“云邊模式”，并對智慧檔案館發(fā)展邊緣計算需要解決的邊緣計算部署、信息安全與用戶隱私、多源異構(gòu)平臺數(shù)據(jù)共享等問題進行研究[3]。

3.加快推進檔案信息化工作舉措

中交二公局始終將高效服務(wù)企業(yè)中心工作作為檔案信息化建設(shè)的出發(fā)點和落腳點，堅持集中部署、統(tǒng)一運維、同步推廣、全面應(yīng)用、持續(xù)優(yōu)化的工作思路，把檔案信息化作為檔案工作轉(zhuǎn)型升級的重要抓手，聚焦檔案資源體系、利用體系、安全體系、治理體系建設(shè)。

3.1 深入推進智慧檔案綜合管理系統(tǒng)建設(shè)

建設(shè)初期，印發(fā)了《關(guān)于征集檔案信息化建設(shè)需求的通知》文件，組織征集各單位檔案信息化建設(shè)需求。通過搭建智慧檔案綜合管理系統(tǒng)，有效集成庫房環(huán)境管理系統(tǒng)（包括智能密集柜、恒溫、恒濕、防水、防火監(jiān)控等子系統(tǒng)）、電子檔案管理系統(tǒng)等，最終實現(xiàn)電子檔案實時移交、在線查閱、異地異質(zhì)備份和庫房全方位管理。通過虛擬庫房、條形碼等技術(shù)手段將實體檔案與電子檔案雙向聯(lián)動，真正實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案與檔案庫房的智慧化管理。2020年12月，智慧檔案綜合管理系統(tǒng)正式上線運行。

在建設(shè)過程中，堅持軟件硬件“兩手抓”，無縫對接企業(yè)PM 系統(tǒng)、BASE 系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、光盤刻錄檢測一體機系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，全面集成智能密集架、智能監(jiān)控及恒溫、恒濕、防水、防火監(jiān)控等環(huán)境子系統(tǒng)，規(guī)劃部署總部和下屬單位等23 個全宗500 余個檔案庫，實現(xiàn)了電子檔案的在線移交歸檔、查閱利用和異質(zhì)異地備份。

3.2 全面推進各級單位室存檔案數(shù)字化工作

2019-2021 年，大力推進檔案資源體系建設(shè)，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，簡化檔案移交接收工作流程，加快檔案信息資源整合進度，從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)、室存檔案數(shù)字化、增量檔案電子化、發(fā)布館藏檔案目錄等方面發(fā)力，促使全局數(shù)字檔案收、存、管、用工作常態(tài)化、規(guī)范化、智能化開展。

（1）全面開展室存檔案數(shù)字化工作

2019年，啟動局總部室存檔案數(shù)字化工作，分九批組織局屬各單位檔案業(yè)務(wù)部門負責人觀摩和檔案管理人員助勤學習，累計完成70 萬頁數(shù)字化掃描、8 萬余條目錄著錄和數(shù)據(jù)掛接工作。

2020年初，印發(fā)《室存檔案數(shù)字化工作指導意見》《檔案數(shù)字化工作規(guī)范》文件，統(tǒng)一工作要求，明確驗收標準，有序指導下屬各單位開展檔案數(shù)字化工作，累計完成6975.8 萬頁檔案數(shù)字化和329.07 萬條著錄工作，通過智慧檔案綜合管理系統(tǒng)實現(xiàn)順利移交，為整合企業(yè)檔案資源奠定堅實基礎(chǔ)。

（2）有序推進增量檔案電子化工作

2021年3 月，印發(fā)《關(guān)于深入推進檔案信息化工作的通知》，結(jié)合上級單位電子檔案管理要求，進一步明確了電子檔案管理工作思路，并指導局屬單位做好新增電子檔案的管理工作。上半年，智慧檔案綜合管理系統(tǒng)與OA、浪潮系統(tǒng)建立了數(shù)據(jù)歸檔接口，實現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)的線上整理、移交和歸檔。

（3）發(fā)布館藏檔案目錄信息

檔案館在全面接收企業(yè)總部各部門、局屬單位電子檔案的基礎(chǔ)上，重點審核各類檔案電子目錄和檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性、安全性，分類整理電子目錄，完善著錄項，形成電子目錄數(shù)據(jù)庫，并通過智慧檔案綜合管理系統(tǒng)向全局職工開放，實現(xiàn)企業(yè)室存檔案目錄資源數(shù)據(jù)信息的集成、共享與利用。

3.3 持續(xù)推進系統(tǒng)功能和流程優(yōu)化工作

常態(tài)化溝通機制，堅持檔案系統(tǒng)在使用中優(yōu)化、在優(yōu)化中使用，定期聽取系統(tǒng)用戶對于系統(tǒng)的使用意見和建議，研究分析優(yōu)化升級的具體項目，組織實施系統(tǒng)的優(yōu)化升級工作。系統(tǒng)上線至今，已優(yōu)化實時統(tǒng)計、線上移交、檢索、借閱等功能及流程200 余項，系統(tǒng)的便捷程度和使用質(zhì)效顯著提高。

3.4 大力推廣智慧檔案綜合管理系統(tǒng)應(yīng)用

根據(jù)實際工作需要，中交二公局構(gòu)建覆蓋總部、各公司、項目的三級管理體系，統(tǒng)一為每個全宗單位配置了相應(yīng)的全宗管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶等系統(tǒng)角色和權(quán)限，確保在冊職工均可正常登錄使用系統(tǒng)。同時，組織下屬單位和項目開展了多次系統(tǒng)推廣使用培訓、現(xiàn)場宣貫活動，印發(fā)了檔案系統(tǒng)操作手冊和操作視頻，有效提升全員檔案系統(tǒng)意識和操作技能。

4.檔案信息化建設(shè)成效

新時期，中交二公局深刻認識到管理企業(yè)數(shù)據(jù)資源和知識資源的重要性，積極帶動各級檔案管理人員主動改進傳統(tǒng)管理觀念，將檔案的收、管、存、用工作由手工環(huán)境逐步遷移到信息化環(huán)境，將檔案工作重心由管理紙質(zhì)檔案資源逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾黼娮訖n案資源，將檔案粗放式管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫毣芾?，加快探索挖掘檔案信息資源價值，推動檔案工作走向法治，走向開放，走向現(xiàn)代化。

4.1 真實、完整記錄企業(yè)發(fā)展偉大歷程

近年來，中交二公局創(chuàng)新利用信息化手段，嚴把歸檔質(zhì)量關(guān)、檔案安全關(guān)和利用關(guān)，不斷強化管控，有效夯實了檔案業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)。目前，企業(yè)檔案館館藏紙質(zhì)檔案共10.3 萬余卷，5.5 萬余件，電子檔案及數(shù)字化成果約21TB，涵蓋了管理類檔案、合同檔案、會計檔案、建設(shè)項目檔案、設(shè)備儀器檔案、業(yè)績檔案、實物檔案、聲像檔案、重大活動檔案等多個門類，完整珍藏著建局以來取得的一系列豐碩成果。

4.2 傳承企業(yè)文化基因，賡續(xù)紅色血脈

中交二公局檔案館珍藏的“兩路精神”等紅色檔案時刻訴說著革命先輩“特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能奉獻”的艱苦創(chuàng)業(yè)英勇事跡，已經(jīng)成為企業(yè)紅色教育的重要教材。在上級單位建黨一百周年主題展覽及黨史學習教育活動籌備中，檔案管理人員主動溝通、積極配合，為活動提供各類珍品檔案數(shù)十件。

4.3 構(gòu)建了完善的檔案信息化工作體系

現(xiàn)代化檔案工作體系的核心在于利用信息化手段做好日常檔案收集、歸檔、保管和利用工作：加強企業(yè)總部、下屬各單位檔案集中統(tǒng)一管理，規(guī)范檔案全宗，提高歸檔文件質(zhì)量，提升檔案內(nèi)容管理水平；牢固樹立“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”思想，堅持結(jié)構(gòu)優(yōu)化與質(zhì)量管控兩手抓，加強企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和中心工作等重點領(lǐng)域檔案收集工作；定期組織到期檔案鑒定處置工作，暢通檔案資源出、入口，實現(xiàn)檔案資源結(jié)構(gòu)調(diào)整與優(yōu)化；加快檔案數(shù)字化載體和利用方式的轉(zhuǎn)型，加大信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，電子檔案的安全保管、異質(zhì)異地備份等，完善、優(yōu)化檔案利用功能，進一步提升檔案服務(wù)主業(yè)的質(zhì)效，為企業(yè)各項職能活動提供有力的信息支撐。

4.4 助力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、市場開發(fā)等中心工作

方便快捷的檔案利用平臺、豐富全面的檔案資源體系極大提升了檔案服務(wù)主業(yè)的質(zhì)效，為企業(yè)各項職能活動提供有力的信息支撐。中交二公局檔案館2021年借出業(yè)績檔案1315 卷，助力市場開發(fā)部門投標290 余次，檔案工作圍繞中心、服務(wù)大局作用愈發(fā)明顯。

5.結(jié)束語

為適應(yīng)新形勢新要求,更好地滿足企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展和員工用檔需求,應(yīng)著重從提升全員檔案意識、深入推進檔案信息化建設(shè)、搭建檔案信息化平臺等方面持續(xù)創(chuàng)新探究企業(yè)檔案信息化建設(shè)方案,為新時代企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。