沈 花 盧 琦

淺談加強(qiáng)高校零急修工程管理——以SJ大學(xué)為例

沈 花 盧 琦

[上海交通大學(xué)后勤保障中心]

高校零急修工程管理是后勤基建部門的主要任務(wù)之一，安全及時，保質(zhì)保量地完成零急修任務(wù)是實(shí)現(xiàn)學(xué)校高質(zhì)量辦學(xué)的有力支撐。本文直面零急修工作中存在的一些問題，從完善管理制度，把好招標(biāo)入口，細(xì)化合同約定，做好結(jié)算審計(jì)等方面提出了加強(qiáng)高校零急修工程管理的相關(guān)措施。

高校修繕；搶急修； 招標(biāo)； 施工管理； 審計(jì)

一、修繕及零急修的范疇及特點(diǎn)

修繕是指物業(yè)自建成移交至拆除報廢的整個過程中，業(yè)主或者使用單位對因自然或人為因素造成的損壞進(jìn)行維修[1]，還有基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)、管道管線維護(hù)以及環(huán)境、道路等項(xiàng)目[2]。修繕工作是高校一項(xiàng)日常性的、持續(xù)性的的工作，是基建后勤或資產(chǎn)管理部門的主要任務(wù)之一。修繕是為了消除安全隱患，延長房屋與設(shè)施的使用年限，保障教學(xué)、科研工作順利開展和師生的日常生活有序進(jìn)行。[3]從空間上劃分，主要分為樓宇修繕與外場設(shè)施修繕；從專業(yè)上劃分，涉及防水、幕墻、電氣、給排水、暖通、市政道路等；從修繕范圍及金額上劃分，可分為一般修繕及零星修繕。從緊急程度上劃分，可分為普通修繕及搶急修。不同高校承擔(dān)修繕職能的部門不同，對修繕工作的分工也不同，有些不管項(xiàng)目大小，均由同一個部門管轄，有些按照修繕范圍及金額，由不同的部分負(fù)責(zé)。SJ大學(xué)將修繕劃分為一般修繕（主要包含大修、中修），及零星修繕兩部分，分別由基建部門及后勤保障部門負(fù)責(zé)。后勤保障部門負(fù)責(zé)的零星修繕項(xiàng)目是指為修復(fù)校園內(nèi)局部損壞的房舍、基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境設(shè)施等而進(jìn)行的，且單項(xiàng)維修金額小于20萬元人民幣的各類零星與搶急修工作，不含物業(yè)職責(zé)范圍內(nèi)的維修工作。搶急修是指對學(xué)校正常工作、教學(xué)、生活等秩序造成較大影響的，必須在短時間內(nèi)予以落實(shí)維修的項(xiàng)目，如水管爆裂、斷電、裝飾面層塌落、大量或大面積漏水、外立面有墜落危險、結(jié)構(gòu)有危險等內(nèi)容。小額零星修繕與搶急修合并稱為零急修。

小額零急修工程與一般修繕工程相比 有相似性，如涉及專業(yè)多樣、原始圖紙資料不完整、維修難度大等。，也有不同之處。其一，項(xiàng)目多。截止2021年底，SJ大學(xué)M校區(qū)占地面積近26萬平方米（約3900畝），建筑面積117.6萬平方米，2021年全年零急修項(xiàng)目共計(jì)約2100項(xiàng)。其二，單個項(xiàng)目規(guī)模小，工期短，造價低。根據(jù)SJ大學(xué)對零星修繕的定義，一般單個項(xiàng)目涉及范圍很小，如一個房間局部漏水或一處路面有凹坑需修補(bǔ)，幾處井蓋破損等，據(jù)統(tǒng)計(jì)，SJ大學(xué)2021年度平均單個項(xiàng)目為6300元。但積少成多，一年下來總計(jì)有上千萬元。因此，做好零急修工作管理，對于提升校園面貌，發(fā)揮好有限的零急修資金的最大效益具有重要意義。其三，涉及面廣，零星又繁瑣。既有樓內(nèi)的又有樓外的，既有屋頂上的，也有地底下的，既有日常的，又有突發(fā)的。其四，搶急修項(xiàng)目較多。受到學(xué)校建成時間日久、，部分設(shè)施設(shè)備老化及人員活動量大、使用頻繁的因素影響，一些突發(fā)問題總是不可避免，一旦發(fā)生影響正常秩序，不管是節(jié)假日還是深更半夜，都需要及時處置。

二、零急修工程管理的現(xiàn)存問題

（一）修繕管理制度不健全

大部分單位重視新項(xiàng)目建設(shè)，輕視老項(xiàng)目維修，因此，對于新建項(xiàng)目，從概算申報、立項(xiàng)審批、招標(biāo)管理、合同簽訂、施工管理、工程量變更確認(rèn)、組織竣工驗(yàn)收、審計(jì)、工程資料歸檔等方面都作了詳細(xì)規(guī)定。而現(xiàn)有物業(yè)的維修則按照約定俗成的規(guī)則來，沒有相關(guān)的制度可循，這樣可能會造成多部門之間扯皮，維修責(zé)任難落實(shí)、維修不及時、質(zhì)量難以保證、施工方高估冒算等問題，影響樓宇正常使用及校園環(huán)境面貌，還影響師生對基建后勤部門的滿意度?；蛘呤侨鄙賹W(xué)校層面的制度設(shè)計(jì)，造成參與修繕工作的經(jīng)費(fèi)管理部門、資產(chǎn)管理部門、修繕管理部門、實(shí)施部門、使用單位的職責(zé)和權(quán)限不明確，難以形成有效規(guī)范的工作程序，修繕工作的最大效益很難發(fā)揮出來。[3]

（二）施工方水平參差不齊

高校后勤社會化改革以來，各種施工隊(duì)伍進(jìn)入高校服務(wù)，在不同的施工隊(duì)伍之間，存在著施工組織能力和工人技術(shù)素質(zhì)等方面較大的差異，導(dǎo)致工程施工水平參差不齊。[4]由于單個修繕項(xiàng)目金額較低，有些維修內(nèi)容復(fù)雜，部分具備實(shí)力的大型企業(yè)不屑參與，又由于大企業(yè)很難與小微企業(yè)去比拼價格，有些小微企業(yè)憑借著低價進(jìn)入高校，施工中壓低勞務(wù)成本，偷工減料，工人技術(shù)不過關(guān)，導(dǎo)致維修工程質(zhì)量難以保證。[5]

（三）項(xiàng)目現(xiàn)場管理不到位

一些高校并沒有區(qū)分零星修理與中修、大修，相對于后兩者來說，零星修理數(shù)量眾多、分布零散、發(fā)生頻繁、單個項(xiàng)目造價低，因而沒引起管理人員的重視?；蛘咭?yàn)楹罴倨陂g，維修、改造項(xiàng)目眾多，無暇管理。另外，存在管理單位委托使用單位進(jìn)行管理、驗(yàn)收的情況，使用單位一般派學(xué)院綜合辦的老師負(fù)責(zé)或者派物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)，他們由于缺乏專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，容易被施工單位蒙混過關(guān)，或者被施工單位忽悠，同意擴(kuò)大不必要的維修面積。由此，容易造成維修質(zhì)量不過關(guān)，維修資金浪費(fèi)的問題。

（四）費(fèi)用控制不嚴(yán)格

零急修對于使用方來說是無償性的，即學(xué)校將零急修資金撥給后勤基建部門管理，維修時使用方不支付費(fèi)用。[1]有些使用方不管大事小事，都遞交報修單，比如僅僅是墻上出現(xiàn)一道裂縫 就申請維修。其次，由于零急修項(xiàng)目工程量小，施工前一般沒有圖紙，不做精確預(yù)算，如果現(xiàn)場管理不嚴(yán)格，即給施工方擴(kuò)大工程量的可趁之機(jī)。另外，一些搶急修工程，需要連夜搶修，管理人員無法到場確認(rèn)，看到的時候已經(jīng)是完工狀態(tài)，簽證單是后補(bǔ)的，如無過程的影 像資料，容易 對工程量的認(rèn)定產(chǎn)生分歧。再者，一般高校很少聘請監(jiān)理單位對后勤基建負(fù)責(zé)的零星修繕項(xiàng)目作全過程監(jiān)理，更不用說對單項(xiàng)金額幾百元至幾萬元的項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)理了。

三、加強(qiáng)零急修工程管理的措施

（一）建立健全零急修管理制度

SJ大學(xué)出臺了《零星修繕及搶急修業(yè)務(wù)管理規(guī)定》，規(guī)定包括了后勤部門零急修工作的職責(zé)、零急修范圍、工作原則、業(yè)務(wù)發(fā)包與職能分工、維修程序及監(jiān)督考核等?！读慵毙捱^程管理流程圖》則規(guī)定接到報修單至審計(jì)結(jié)束的全流程，為各類人員規(guī)定了職責(zé)，明確了行動指南?！读慵毙薹?wù)遴選供應(yīng)商名錄使用及管理辦法》明確規(guī)定了名錄的確定與分類、供應(yīng)商及發(fā)包人應(yīng)履行的義務(wù)、入選供應(yīng)商的資質(zhì)條件、及取消其入選服務(wù)商資格的情形等。還制定了全校統(tǒng)一格式的《報修單》。規(guī)定了施工隊(duì)伍的退出機(jī)制，工期、質(zhì)量管理要求，施工隊(duì)伍考評的頻率，考評內(nèi)容、評分人員的組成等，其中考評內(nèi)容包括了進(jìn)場響應(yīng)時間、施工時限、現(xiàn)場管理、工程質(zhì)量、協(xié)調(diào)合作、資料遞交等。考評辦法制定以來，一直遵照執(zhí)行，每年年終考評時，施工單位作年終總結(jié)，考評組打分。最終按月度考核占70%，年終考評占30%，匯總出各施工單位的年度綜合評分。綜合考評得分連續(xù)三年最低者，至少1年內(nèi)不得承接校內(nèi)零急修施工業(yè)務(wù)。招標(biāo)辦法及審計(jì)辦法分別遵照SJ大學(xué)負(fù)責(zé)招投標(biāo)管理的部門及負(fù)責(zé)審計(jì)的部門發(fā)布的校級規(guī)定。

（二）通過招標(biāo)流程，遴選高質(zhì)量零急修服務(wù)商，并細(xì)化合同內(nèi)容

SJ大學(xué)將全校零急修工程劃分為房屋樓宇與外場兩部分，由于樓宇校舍面積廣大，又將其劃分為5個片區(qū)，另外還有專門負(fù)責(zé)防水修繕及專門負(fù)責(zé)玻璃幕墻修繕的單位。一般每個片區(qū)的年度修繕任務(wù)均達(dá)百萬元以上，達(dá)到政府及學(xué)校規(guī)定的公開招標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)，因此由后勤管理部門提出招標(biāo)申請，招采部門審核招標(biāo)需求與內(nèi)容，發(fā)布招標(biāo)公告，完成招標(biāo)流程，擇優(yōu)選定零急修工程入圍單位。確定入圍單位后，后勤保障單位代表學(xué)校與其簽署框架協(xié)議，服務(wù)期為二年，框架協(xié)議一年一簽，每年根據(jù)考評結(jié)果決定是否續(xù)簽下一年協(xié)議。

在招標(biāo)文件中，SJ大學(xué)明確不同類型零急修供應(yīng)商的資質(zhì)條件：房屋樓宇修繕供應(yīng)商須-具有建筑工程施工總承包三級及以上資質(zhì)或 建筑裝修裝飾工程專業(yè)承包二級及以上資質(zhì)；屋面及墻體防水專項(xiàng)維修服務(wù)供應(yīng)商 須具有防水防腐保溫工程專業(yè)承包二級及以上資質(zhì)；玻璃幕墻維護(hù)與維修服務(wù)供應(yīng)商須具有建筑幕墻工 程專業(yè)承包二級及以上資質(zhì)；道路及道路設(shè)施日常養(yǎng)護(hù)供應(yīng)商須具有上海市道路養(yǎng)護(hù)從業(yè)條件登記證（綜合三級）及以上資質(zhì)。并明確描述了各類零急修服務(wù)的范圍及金額區(qū)間，還規(guī)定了供應(yīng)商的退出機(jī)制、結(jié)算原則等。如此要求明確又細(xì)化的招標(biāo) 文件有利于學(xué)校遴選出高質(zhì)量的供應(yīng)商。在簽署框架協(xié)議時，細(xì)化描述供應(yīng)商的工作內(nèi)容與要求，約定工期、工程質(zhì)量要求、驗(yàn)收規(guī)定、結(jié)算原則、送審要求、工程款支付方式及周期、資料歸檔要求等[3]，并簽署安全管理協(xié)議，質(zhì)量保修書及廉潔協(xié)議。SJ大學(xué)通過采用這種方式，將零急修工作方方面面納入合同約束下，減少溝通成本，提高效率，提高供應(yīng)商服務(wù)水平。

（三）加強(qiáng)施工管理

SJ大學(xué)通過一系列流程保證管理 人員能去每一個現(xiàn)場查看，每一個項(xiàng)目簽字確定維修方式與工程量，維修過程中進(jìn)行抽查，每一個項(xiàng)目維修結(jié)束后與使用單位一起簽字驗(yàn)收?，F(xiàn)場檢查著重查看是否安全施工、文明施工、材料是否以次充好，工序是否錯漏。安全施工主要包含施工人員對自身的保護(hù)及對場地周邊活動人員的保護(hù)。文明施工體現(xiàn)在工人言行是否文明，是否在規(guī)定的時段內(nèi)作業(yè)，避免“噪音擾民”問題的出現(xiàn)，是否穿著統(tǒng)一工作服，施工結(jié)束后能否及時清理現(xiàn)場。一些時效性要求高的項(xiàng)目要抓好進(jìn)度管理，不耽誤使用單位的正常使用。

（四）嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)揮修繕資金最大效益

一是明確修繕范圍。召集各樓宇的使用單位及其聘請的物業(yè)管理單位召開會議，明確說明SJ大學(xué)定義的零急修工程范圍，這樣能減少無效報修單數(shù)量，減少溝通成本，節(jié)省人力。二是借助外部力量，嚴(yán)控工作量。除搶急修項(xiàng)目之外，接到每一個報修單后，現(xiàn)場管理人員與維保單位一起前往現(xiàn)場勘查，確定維修方式、預(yù)估工作量，如預(yù)估金額在1萬元以下，維保單位直接落實(shí)維修。如預(yù)估金額超過1萬元，維保單位遞交預(yù)算書，投資監(jiān)理（由SJ大學(xué)后勤部門聘請，代表后勤部門行使權(quán)力）勘查現(xiàn)場復(fù)核工作量后，施工單位再開工。金額在2萬元至10萬元之間，還需上報零急修分管領(lǐng)導(dǎo)審批，然后實(shí)施維修。如金額在10萬元至20萬元之間，零急修業(yè)務(wù)主管部門組織施工單位進(jìn)行方案與價格比選，經(jīng)內(nèi)部評審并落實(shí)經(jīng)費(fèi)后上報中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批。預(yù)算確認(rèn)后，因特殊原因造成費(fèi)用增加，施工方須第一時間上報，經(jīng)同意后方可實(shí)施，若未經(jīng)同意或事后上報，則超出部分不予結(jié)算。如有搶急修項(xiàng)目，涉及到確認(rèn)工作量的關(guān)鍵部分，施工單位須留下影像資料，以便于監(jiān)督檢查與審計(jì)核實(shí)。三是內(nèi)審、外審兩道把關(guān)。SJ大學(xué)要求每家服務(wù)單位每個月匯總整理上個月的項(xiàng)目送審，如金額達(dá)到5萬元以上即送學(xué)校審計(jì)處審計(jì)，簡稱為外審，在此之前，先由后勤部門聘請的投資監(jiān)理進(jìn)行審核，簡稱為內(nèi)審，此舉能杜絕套錯定額、取費(fèi)錯誤等弄虛作假現(xiàn)象。

[1]藺頗，李亞茹.高校零星維修工程存在的問題及對策研究[J].高校后勤研究,2021（08）: 33-34，41.

[2]徐維臣.淺談高校零星修繕工程預(yù)結(jié)算審核的制度規(guī)范[J].建筑·建材·裝飾，2019（04）: 125，215.

[3]閆勇.高校修繕工作的分析與研究[J].高校后勤研究,2019（08）: 61-62，65.

[4]趙界歡.高校修繕工程管理存在的問題與對策[J].高校后勤研究,2009（04）: 52-54.

[5]程彥智.高校后勤修繕工程管理存在的問題探討及對策建議[J].河北農(nóng)機(jī),2021（12）: 167-168.

（責(zé)任編輯：楊書元）