□文/毛瑜鴻

（西安石油大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 陜西·西安）

［提要］中國(guó)石油天然氣股份有限公司（簡(jiǎn)稱“中國(guó)石油”）是一家跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨國(guó)經(jīng)營(yíng)的綜合性石油公司，建設(shè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)是企業(yè)現(xiàn)行發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文對(duì)中國(guó)石油財(cái)務(wù)共享采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程優(yōu)化展開(kāi)研究，分析現(xiàn)存流程現(xiàn)狀及問(wèn)題，并提出優(yōu)化方案，以推動(dòng)中國(guó)石油共享運(yùn)營(yíng)有限公司更好地開(kāi)創(chuàng)高質(zhì)量共享服務(wù)建設(shè)新局面。

一、引言

中國(guó)石油開(kāi)展共享服務(wù)中心建設(shè)，為旗下各分公司提供財(cái)務(wù)服務(wù)、人事服務(wù)。這一舉措是為了加強(qiáng)集團(tuán)集中管控能力，進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)核算的整體質(zhì)量和效率，并在很大程度上節(jié)約人力成本。2017年11月15日，中國(guó)石油共享運(yùn)營(yíng)有限公司西安中心正式上線，涵蓋采購(gòu)至付款、銷(xiāo)售至收款、總賬至報(bào)表等職能，通過(guò)重塑流程框架，將由地區(qū)公司分散處理的交易活動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)榧薪y(tǒng)一處理，并對(duì)其進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化，逐步消除板塊間、地區(qū)公司間的賬務(wù)處理差異。在實(shí)際運(yùn)營(yíng)中，采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)在整體業(yè)務(wù)量中占據(jù)大量比重，因此采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程優(yōu)化在共享運(yùn)營(yíng)體系發(fā)展中至關(guān)重要。

“十四五”期間，中國(guó)石油集團(tuán)共享運(yùn)營(yíng)有限公司的共享服務(wù)將進(jìn)入“優(yōu)化提升”階段，為進(jìn)一步貫徹“做好服務(wù)、提高效率、創(chuàng)造價(jià)值、推動(dòng)共享高質(zhì)量發(fā)展”的要求，采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作迫在眉睫。以某中心采購(gòu)部1月份應(yīng)付數(shù)據(jù)為例，當(dāng)月部門(mén)累計(jì)接單5.91萬(wàn)筆（其中：報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)4.44萬(wàn)筆、應(yīng)付業(yè)務(wù)1.47萬(wàn)筆），接單量較上年同期增加2.47萬(wàn)筆，增幅71.94%；退單率較上年同期下降了0.79個(gè)百分點(diǎn)；差錯(cuò)率較上年同期降低0.07個(gè)百分點(diǎn)；業(yè)務(wù)處理及時(shí)率較上年同期提高2.66個(gè)百分點(diǎn)。目前，中國(guó)石油集團(tuán)共享運(yùn)營(yíng)有限公司三大中心的采購(gòu)應(yīng)付部是以業(yè)務(wù)流程為驅(qū)動(dòng)，地區(qū)公司業(yè)務(wù)人員填單困難、審批流程繁雜、上傳電子影像工作量大等問(wèn)題都是影響客戶體驗(yàn)感的主要因素。改變共享服務(wù)平臺(tái)，由一張表單承載所有業(yè)務(wù)類(lèi)型和業(yè)務(wù)信息的報(bào)銷(xiāo)流程，精簡(jiǎn)報(bào)銷(xiāo)單承載內(nèi)容，降低填單難度，剝離財(cái)務(wù)信息，以各類(lèi)表單反映業(yè)務(wù)本質(zhì)，數(shù)據(jù)維度可靈活擴(kuò)展，滿足各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)復(fù)雜需求，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)端到財(cái)務(wù)端流程的全流程數(shù)據(jù)貫通是我們優(yōu)化的主要方向。

二、采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀。中國(guó)石油集團(tuán)共享運(yùn)營(yíng)有限公司（以下簡(jiǎn)稱共享運(yùn)營(yíng)公司）是為促進(jìn)中國(guó)石油管理轉(zhuǎn)型發(fā)展，提升管理水平和運(yùn)行效率，參與國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的專業(yè)運(yùn)營(yíng)服務(wù)提供方，是集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理、人力資源管理及其他職能管理的有機(jī)組成部分。共享運(yùn)營(yíng)公司的采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)依托于FMIS平臺(tái)、共享服務(wù)平臺(tái)和共享運(yùn)營(yíng)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)，主要包括采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)。

1、權(quán)限管理。中國(guó)石油財(cái)務(wù)相關(guān)系統(tǒng)在建設(shè)初期，按照系統(tǒng)部署方式及業(yè)務(wù)處理模式，將財(cái)務(wù)權(quán)限管理分為三種模式：總部統(tǒng)一授權(quán)、分級(jí)授權(quán)和地區(qū)公司授權(quán)。FMIS系統(tǒng)采用的是由地區(qū)公司授權(quán)，各地區(qū)公司權(quán)限相互分離，各自管理各自權(quán)限，對(duì)本單位權(quán)限內(nèi)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)信息負(fù)責(zé)。司庫(kù)系統(tǒng)采用的是分級(jí)授權(quán)，總部司庫(kù)系統(tǒng)權(quán)限管理人員授權(quán)地區(qū)公司司庫(kù)系統(tǒng)管理員相應(yīng)權(quán)限，再由地區(qū)公司管理員賦予各單位相關(guān)財(cái)務(wù)人員權(quán)限。交易平臺(tái)、標(biāo)準(zhǔn)平臺(tái)、會(huì)計(jì)檔案采用的是總部統(tǒng)一授權(quán)方式，總部管理員通過(guò)統(tǒng)一建立功能權(quán)限組與數(shù)據(jù)權(quán)限組，由地區(qū)公司相對(duì)應(yīng)用戶申請(qǐng)相應(yīng)用戶組的功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限，即擁有相應(yīng)平臺(tái)的使用權(quán)和查詢權(quán)。

2、采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程

（1）由各地區(qū)公司物資供應(yīng)處通過(guò)物采系統(tǒng)創(chuàng)建每筆業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單，將采購(gòu)訂單推送至ERP系統(tǒng)做物資入庫(kù)、物資出庫(kù)，同時(shí)將相應(yīng)數(shù)據(jù)自動(dòng)傳輸?shù)紽MIS系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證。

（2）地區(qū)公司業(yè)務(wù)人員在共享服務(wù)平臺(tái)填寫(xiě)“ERP發(fā)票預(yù)制”表單，掛接合同1.0或2.0，上傳發(fā)票、審批表等支持性附件，并在共享服務(wù)平臺(tái)影像中心完成發(fā)票檢驗(yàn)，表單附件審核無(wú)誤后由財(cái)務(wù)簽收推送至共享運(yùn)營(yíng)平臺(tái)。

（3）共享運(yùn)營(yíng)有限公司各中心采購(gòu)應(yīng)付部核算崗人員接到單據(jù)對(duì)表單填寫(xiě)、影像中心發(fā)票、影像中心支持性附件、表單推送至共享中心流程審核無(wú)誤后，生成會(huì)計(jì)憑證。再由采購(gòu)應(yīng)付部復(fù)核崗人員對(duì)表單、影像和憑證進(jìn)行再次復(fù)核，確認(rèn)無(wú)誤后審核通過(guò)，將流程節(jié)點(diǎn)轉(zhuǎn)移至OTC、GTR。

3、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程主要按照是否需要事前申請(qǐng)進(jìn)行分類(lèi)，通過(guò)業(yè)務(wù)人員填單、地區(qū)公司領(lǐng)導(dǎo)審批、共享制證復(fù)核、資金支付四個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（1）業(yè)務(wù)人員填單。在這一流程中，業(yè)務(wù)人員對(duì)于需要事前申請(qǐng)的會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)等相關(guān)業(yè)務(wù)填寫(xiě)主辦會(huì)議申請(qǐng)、主辦培訓(xùn)申請(qǐng)和通用申請(qǐng)，申請(qǐng)表單主要包含申請(qǐng)事由、預(yù)算項(xiàng)目、預(yù)估費(fèi)用等關(guān)鍵信息。提交單據(jù)后，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)完成審批流程。待業(yè)務(wù)發(fā)生完成后，再根據(jù)實(shí)際情況在共享服務(wù)平臺(tái)填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，主要包括票據(jù)信息、基本信息、結(jié)算信息三大部分，保存提交單據(jù)后，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)完成審批流程。

（2）地區(qū)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。各地區(qū)公司在“十三五”共享運(yùn)營(yíng)有限公司推廣期間，依據(jù)地區(qū)公司的相關(guān)管理制度、組織機(jī)構(gòu)指定和個(gè)性化需求制定各費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的審批流程。業(yè)務(wù)人員填單提交后，按照相應(yīng)審批流由各部門(mén)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批后，方可由地區(qū)公司財(cái)務(wù)簽收提交共享運(yùn)營(yíng)平臺(tái)制證。領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)是地區(qū)公司對(duì)所發(fā)生財(cái)務(wù)行為合法性、合規(guī)性的初步核定，領(lǐng)導(dǎo)審批過(guò)程中，若有相關(guān)單據(jù)不符合地區(qū)公司審批要求，領(lǐng)導(dǎo)可選擇退回至提單人，修改完成后重走審批流。

（3）共享制證復(fù)核。地區(qū)公司領(lǐng)導(dǎo)審批完成后，單據(jù)推送至地區(qū)公司財(cái)務(wù)簽收節(jié)點(diǎn)，財(cái)務(wù)簽收人員對(duì)地區(qū)公司業(yè)務(wù)人員的填單、影像上傳資料是否規(guī)范進(jìn)行審核，若填單不符合地區(qū)公司和共享運(yùn)營(yíng)公司的填單要求，由財(cái)務(wù)簽收節(jié)點(diǎn)退回至提單人節(jié)點(diǎn)，修改完成后重新走審批流程，同時(shí)財(cái)務(wù)簽收人員需要對(duì)審核無(wú)誤的單據(jù)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行補(bǔ)充填寫(xiě)，完成上述流程后單據(jù)推送至共享運(yùn)營(yíng)公司負(fù)責(zé)該板塊業(yè)務(wù)部門(mén)的任務(wù)池，由系統(tǒng)自動(dòng)派單至各制證人員，制證人員需審核報(bào)銷(xiāo)金額、費(fèi)用類(lèi)別、稅額抵扣、支持性附件等單據(jù)信息無(wú)誤后生成預(yù)制憑證或正式憑證。若填單有誤，制證人員需及時(shí)與地區(qū)公司財(cái)務(wù)簽收節(jié)點(diǎn)溝通，將單據(jù)退至財(cái)務(wù)簽收節(jié)點(diǎn)或首節(jié)點(diǎn)；若填單無(wú)誤，制證人員將憑證保存，推送至審核節(jié)點(diǎn)。共享復(fù)核崗再次審核單據(jù)信息無(wú)誤、符合財(cái)務(wù)合規(guī)性要求后審核憑證，審核完成后系統(tǒng)自動(dòng)生成對(duì)外付款單，將憑證自動(dòng)推送至OTC部門(mén)。共享復(fù)核崗在審核過(guò)程中，若遇到單據(jù)制證有誤，需將單據(jù)退至制證人節(jié)點(diǎn)進(jìn)行修改。

（4）資金支付。憑證由共享復(fù)核崗復(fù)核后，共享運(yùn)營(yíng)平臺(tái)自動(dòng)生成付款單，將付款單推送至司庫(kù)平臺(tái)完成付款。目前，部分地區(qū)公司上線了對(duì)私集中支付方案，未上線上述方案的單位若采取過(guò)渡科目方案，對(duì)本月未成功支付的金額下月需填寫(xiě)手工對(duì)外付款單進(jìn)行付款。

（二）采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程存在的問(wèn)題。共享運(yùn)營(yíng)有限公司在“十四五”期間處于優(yōu)化提升階段，根據(jù)推廣任務(wù)完成后上線單位的反饋情況，采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程在運(yùn)行中還存在多處需要與地區(qū)公司相互配合改進(jìn)的問(wèn)題。

1、系統(tǒng)權(quán)限、主數(shù)據(jù)管理尚未完善。目前，共享運(yùn)營(yíng)有限公司處于業(yè)務(wù)保質(zhì)運(yùn)行、共享深度遷移、系統(tǒng)迭代更新、優(yōu)化持續(xù)推進(jìn)、專項(xiàng)同步拓展的五重疊加期，現(xiàn)有系統(tǒng)權(quán)限、主數(shù)據(jù)維護(hù)復(fù)雜，僅統(tǒng)一界面、服務(wù)平臺(tái)等財(cái)務(wù)直管系統(tǒng)主數(shù)據(jù)功能項(xiàng)多達(dá)2，000余項(xiàng)，且技術(shù)人員短時(shí)間內(nèi)不具備多個(gè)系統(tǒng)運(yùn)維能力，一次性承接服務(wù)企業(yè)信息系統(tǒng)財(cái)務(wù)操作節(jié)點(diǎn)相關(guān)權(quán)限及主數(shù)據(jù)維護(hù)，極大影響原有工作質(zhì)量和效率，導(dǎo)致客戶體驗(yàn)不佳。

2、審核流程冗余。共享服務(wù)平臺(tái)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批流程還有待進(jìn)一步改善，地區(qū)公司的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)支持性附件中部門(mén)紙質(zhì)版附件需領(lǐng)導(dǎo)簽字，有時(shí)一筆費(fèi)用需要多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，審批戰(zhàn)線過(guò)長(zhǎng)，導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)流程復(fù)雜，報(bào)銷(xiāo)人取得報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，無(wú)法凸顯共享中心處理業(yè)務(wù)的及時(shí)性，以及讓客戶更好地體驗(yàn)共享所帶來(lái)的智能化。目前，共享運(yùn)營(yíng)公司對(duì)部分單位上線會(huì)計(jì)檔案集中化管理，地區(qū)公司需將業(yè)務(wù)支持性附件郵寄至共享運(yùn)營(yíng)公司大慶中心，大慶中心對(duì)紙質(zhì)版附件審核通過(guò)后將表單流轉(zhuǎn)至各中心的采購(gòu)應(yīng)付部，再由制證人員進(jìn)行制證。大慶中心對(duì)紙質(zhì)版附件審核時(shí)間的不確定性也延長(zhǎng)了報(bào)銷(xiāo)人員取得報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用的時(shí)間，因此這一審核流程也需要后期逐步優(yōu)化提升。

3、業(yè)務(wù)真實(shí)性難以保障。采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)的審核一般是依據(jù)地區(qū)公司業(yè)務(wù)人員填單、上傳影像，由領(lǐng)導(dǎo)審批，地區(qū)公司財(cái)務(wù)簽收人員審核，再由共享制證人員和復(fù)核人員制證審核。在上述過(guò)程中，共享運(yùn)營(yíng)有限公司僅對(duì)地區(qū)公司采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)的支持性附件和填單是否合規(guī)進(jìn)行審核，對(duì)于業(yè)務(wù)的發(fā)生是否真實(shí)存在無(wú)法判斷，業(yè)務(wù)真實(shí)性的判斷只能依賴于地區(qū)公司，使得共享運(yùn)營(yíng)公司的業(yè)務(wù)真實(shí)性判斷處于被動(dòng)狀態(tài)，只能更多從合法性、合規(guī)性對(duì)相應(yīng)業(yè)務(wù)進(jìn)行判斷。

三、采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方案

（一）優(yōu)化地區(qū)公司填單方式，減輕客戶工作量。共享運(yùn)營(yíng)有限公司成立至今，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)表單經(jīng)歷了1.0與2.0兩個(gè)階段，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)2.0表單較于1.0表單已經(jīng)有了明顯的優(yōu)化提升，但仍是憑證式表單，是業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息綜合表單。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)2.0表單分?jǐn)傂畔⒉糠种С址肿侄卧O(shè)置業(yè)務(wù)可見(jiàn)和財(cái)務(wù)簽收可見(jiàn)，部分地區(qū)公司初始化配置時(shí)要求將所有信息擴(kuò)展字段全部對(duì)業(yè)務(wù)人員可見(jiàn)，由業(yè)務(wù)人員填寫(xiě)，業(yè)務(wù)人員由于不清楚財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的相關(guān)法規(guī)政策導(dǎo)致填單難度過(guò)大，并且地區(qū)公司線下填寫(xiě)的部分必要附件包含分?jǐn)傂畔⒑涂梢岳猛茖?dǎo)憑證的信息，填報(bào)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單會(huì)存在表單信息重復(fù)填寫(xiě)。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)3.0表單作為費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的優(yōu)化方案，從還原業(yè)務(wù)表單角度出發(fā)，切實(shí)考慮客戶需求，由費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單和業(yè)務(wù)信息附表組合完成報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單作為付款、掛賬審批單據(jù)，承載發(fā)票信息和支付信息，業(yè)務(wù)信息表單純承載業(yè)務(wù)信息，避免線上線下重復(fù)填寫(xiě)，從而減輕地區(qū)公司工作量，提升客戶滿意度。

（二）實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)全承接，保障業(yè)務(wù)真實(shí)性。共享服務(wù)建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，構(gòu)建以數(shù)據(jù)為核心的數(shù)字共享新體系，將助力地區(qū)公司低成本、高質(zhì)量、高要求發(fā)展。業(yè)界領(lǐng)先的共享中心已進(jìn)入“數(shù)字化共享”，共享中心承接的業(yè)務(wù)與地區(qū)公司的實(shí)際業(yè)務(wù)要深度融合，從而有效支撐采購(gòu)、銷(xiāo)售、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)。全業(yè)務(wù)承接要做到統(tǒng)籌設(shè)計(jì)、分步推進(jìn)。由共享運(yùn)營(yíng)公司本部統(tǒng)籌設(shè)計(jì)形成全業(yè)務(wù)承接總體方案，各區(qū)域中心按照總體方案開(kāi)展國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)全承接工作，并結(jié)合工作實(shí)際，“一企一策”，細(xì)化形成各地區(qū)公司業(yè)務(wù)全承接工作方案，進(jìn)一步明確共享運(yùn)營(yíng)公司與地區(qū)公司管理界面和權(quán)責(zé)事項(xiàng)。全業(yè)務(wù)承接要做到先易后難、試點(diǎn)先行。各區(qū)域中心要按照“先易后難”原則，以成品油銷(xiāo)售和科研事業(yè)等業(yè)務(wù)相對(duì)單一完整的地區(qū)公司為切入點(diǎn)率先承接，后續(xù)再逐步實(shí)現(xiàn)勘探板塊、煉油化工板塊等其他業(yè)務(wù)板塊全面承接。同時(shí)在各板塊內(nèi)部按照“試點(diǎn)先行”原則，優(yōu)先選取管理基礎(chǔ)好、共享業(yè)務(wù)覆蓋范圍廣、對(duì)共享認(rèn)知度高的地區(qū)公司開(kāi)展全業(yè)務(wù)承接試點(diǎn)工作。全業(yè)務(wù)承接要做到業(yè)務(wù)遷移、同步優(yōu)化?；诠蚕磉\(yùn)營(yíng)公司目前所處多系統(tǒng)并存的現(xiàn)狀，結(jié)合地區(qū)公司業(yè)務(wù)實(shí)際，在流程、系統(tǒng)等方面尚不具備優(yōu)化條件的業(yè)務(wù)，采用先遷移后優(yōu)化的遷移策略，通過(guò)取得ERP、資產(chǎn)、加管、交易平臺(tái)等系統(tǒng)操作權(quán)限進(jìn)行承接；在流程、系統(tǒng)等方面具備優(yōu)化條件的業(yè)務(wù)，采用邊遷移邊優(yōu)化的遷移策略，按照優(yōu)化后的方案進(jìn)行承接，同時(shí)對(duì)于具備上線條件的優(yōu)化功能及表單要及時(shí)進(jìn)行替換，舊表單要進(jìn)行停用。全業(yè)務(wù)承接作為重點(diǎn)優(yōu)化方案是要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)100%、資金結(jié)算業(yè)務(wù)100%以及報(bào)表編制業(yè)務(wù)100%，全面掌握地區(qū)公司業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際情況。在做好全業(yè)務(wù)承接的同時(shí)，共享運(yùn)營(yíng)有限公司也需做好會(huì)計(jì)檔案集中管理、系統(tǒng)權(quán)限集中授權(quán)，切實(shí)保障業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性。

（三）完善系統(tǒng)配置，凸顯共享大數(shù)據(jù)價(jià)值。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的使用是大勢(shì)所趨。信息技術(shù)無(wú)疑給所有的公司都提供了管理便利的條件，也節(jié)省了一些重復(fù)勞動(dòng)的人工成本。系統(tǒng)配置依托于信息技術(shù)，在優(yōu)化階段我們可以將單據(jù)審批的權(quán)限劃分至共享中心，通過(guò)電子單據(jù)和影像自動(dòng)審批，并且對(duì)共享系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步開(kāi)發(fā)，連接共享系統(tǒng)與Erp系統(tǒng)接口，將物采工作納入共享日常工作。同時(shí)，共享運(yùn)營(yíng)有限公司現(xiàn)有發(fā)票大數(shù)據(jù)分析產(chǎn)品、石油商旅等增值服務(wù)，我們需將增值服務(wù)中大數(shù)據(jù)分析結(jié)果的優(yōu)勢(shì)融入采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)，提升采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的水平。

（四）改善權(quán)限授權(quán)方式，促進(jìn)共享優(yōu)化工作。針對(duì)目前在FMIS已實(shí)現(xiàn)集中部署的情況下，F(xiàn)MIS系統(tǒng)的權(quán)限管理模式無(wú)法滿足現(xiàn)有共享模式下的管理需求，按照共享現(xiàn)階段全業(yè)務(wù)承接權(quán)限控制要求，F(xiàn)MIS系統(tǒng)急需將權(quán)限管理模式由之前的地區(qū)公司授權(quán)調(diào)整為“分級(jí)授權(quán)”模式。FMIS權(quán)限授權(quán)管理通過(guò)總部系統(tǒng)超級(jí)管理員對(duì)共享中心管理員、地區(qū)公司管理員、地區(qū)公司普通用戶進(jìn)行權(quán)限分配，共享中心管理員針對(duì)共享中心用戶的功能、數(shù)據(jù)權(quán)限進(jìn)行分配，從而滿足共享中心業(yè)務(wù)全承接的權(quán)限管理需求。在方案實(shí)施過(guò)程中，首先要啟用分級(jí)授權(quán)模式；其次進(jìn)行共享中心賦權(quán)；最后取消地區(qū)公司相應(yīng)權(quán)限。

目前，司庫(kù)權(quán)限使用“分級(jí)授權(quán)”模式，由總部管理員授權(quán)各地區(qū)公司管理員相應(yīng)權(quán)限，地區(qū)公司在總部授權(quán)范圍內(nèi)、在內(nèi)控規(guī)范要求下管理各單位權(quán)限分配。針對(duì)共享全業(yè)務(wù)承接后賦權(quán)承接業(yè)務(wù)的權(quán)限，仍采取目前司庫(kù)賦權(quán)方式，在此方案實(shí)施過(guò)程中，首先按照全業(yè)務(wù)承接方案司庫(kù)賦權(quán)操作節(jié)點(diǎn)，總部管理員將相應(yīng)功能權(quán)限與數(shù)據(jù)權(quán)限授予共享中心管理員；其次共享中心管理員按照內(nèi)控權(quán)限管理要求建立本單位用戶權(quán)限組；再次在共享中心現(xiàn)用組織機(jī)構(gòu)中配置各系統(tǒng)審批流程；最后共享中心用戶按照業(yè)務(wù)承接及內(nèi)控權(quán)限控制要求申請(qǐng)相應(yīng)功能權(quán)限。

交易平臺(tái)、標(biāo)準(zhǔn)平臺(tái)、電子會(huì)計(jì)檔案等系統(tǒng)權(quán)限目前采取總部授權(quán)模式，能夠滿足共享模式下賦權(quán)承接對(duì)權(quán)限管理的要求。針對(duì)此類(lèi)財(cái)務(wù)系統(tǒng)共享中心采取與地區(qū)公司相同權(quán)限管理流程，總部統(tǒng)一維護(hù)相應(yīng)功能權(quán)限組與數(shù)據(jù)權(quán)限組，共享中心按照實(shí)際業(yè)務(wù)需求申請(qǐng)相應(yīng)功能權(quán)限與數(shù)據(jù)權(quán)限。

四、采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程優(yōu)化建議

（一）還原業(yè)務(wù)語(yǔ)言，降低填單難度。將原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)引入共享系統(tǒng)，填單時(shí)還原業(yè)務(wù)語(yǔ)言，將業(yè)務(wù)類(lèi)型貫穿于整個(gè)填單流程，不需要地區(qū)公司填單人轉(zhuǎn)換填單思路，僅需描述自己所要處理的業(yè)務(wù)，共享中心制證人員可以依據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型做出合規(guī)性的職業(yè)判斷。

（二）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)附件，提高電子附件比例。2020年支持性附件在共享系統(tǒng)落地后，使用效果并不明顯，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)3.0表單可以在支持附件的基礎(chǔ)上再次推進(jìn)附件電子化，與電子發(fā)票相結(jié)合，有效減少紙質(zhì)附件數(shù)量。同時(shí)，將報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)、審批流程等固化在系統(tǒng)中，減少人為干預(yù)，強(qiáng)化制度執(zhí)行有效性，提高業(yè)務(wù)處理的合規(guī)性，與地區(qū)公司共同梳理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)附件，為會(huì)計(jì)檔案集中管理助力。

（三）提供數(shù)據(jù)支持，逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。豐富的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)入共享系統(tǒng)，提供更加多元的可分析數(shù)據(jù)，與實(shí)際管理需求結(jié)合，建立大數(shù)據(jù)分析模型，提高共享增值服務(wù)能力。同時(shí)，將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)界面做更加明顯的分區(qū)處理，業(yè)務(wù)人員僅填寫(xiě)與報(bào)銷(xiāo)結(jié)算業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)信息附表，表單上與財(cái)務(wù)信息相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容僅在財(cái)務(wù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行展示（財(cái)務(wù)簽收、共享中心），避免要求業(yè)務(wù)人員填寫(xiě)具有財(cái)務(wù)性質(zhì)的擴(kuò)展字段。分?jǐn)倲?shù)據(jù)依據(jù)推導(dǎo)規(guī)則自動(dòng)帶出，同時(shí)執(zhí)行二次分?jǐn)?。?cái)務(wù)界面所展示的是完全的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，共享人員掌握從業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)的判斷規(guī)則，獨(dú)立完成會(huì)計(jì)核算工作，在后續(xù)共享運(yùn)營(yíng)中逐步實(shí)現(xiàn)共享人員“只審單不制證”，憑證通過(guò)RPA自動(dòng)完成。

（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)處理水平。針對(duì)當(dāng)前共享表單或系統(tǒng)無(wú)法滿足的業(yè)務(wù)，通過(guò)賦權(quán)承接（如ERP、FMIS、內(nèi)部交易等）方式可能帶來(lái)一定的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，要進(jìn)一步加強(qiáng)部門(mén)業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，提高部門(mén)業(yè)務(wù)承接能力和運(yùn)營(yíng)處理能力。一是加強(qiáng)推廣人員培訓(xùn)，充分了解地區(qū)公司業(yè)務(wù)流程、處理重點(diǎn)，提高業(yè)務(wù)承接能力。二是加強(qiáng)運(yùn)營(yíng)人員培訓(xùn)，充分學(xué)習(xí)地區(qū)公司業(yè)務(wù)，掌握業(yè)務(wù)核算規(guī)則、附件要求，提高運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)處理水平。部分共享單位對(duì)于單據(jù)處理及時(shí)性要求較高，建議相關(guān)業(yè)務(wù)人員提前介入地區(qū)公司進(jìn)行學(xué)習(xí)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在財(cái)務(wù)共享模式迅速優(yōu)化升級(jí)與高質(zhì)量、高速度發(fā)展的今天，企業(yè)為更好地優(yōu)化運(yùn)營(yíng)過(guò)程、提升運(yùn)營(yíng)水平，需要積極引入契合主流的財(cái)務(wù)共享模式。隨著智能化時(shí)代的到來(lái)、數(shù)字化共享的實(shí)施，傳統(tǒng)的采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不能滿足集團(tuán)發(fā)展的需要，優(yōu)化提升已經(jīng)成為順應(yīng)時(shí)代的主流。我們需聚焦發(fā)展基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)深度廣度持續(xù)拓展；聚焦客戶滿意度，服務(wù)水平不斷提升；聚焦價(jià)值創(chuàng)造，實(shí)現(xiàn)多方互利共贏；堅(jiān)持創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，動(dòng)力活力有效激發(fā)。本文基于財(cái)務(wù)共享采購(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化進(jìn)行分析，為流程優(yōu)化提供新的思路。同時(shí)，通過(guò)優(yōu)化地區(qū)公司填單方式、實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)全承接、完善系統(tǒng)配置、改善權(quán)限賦予模式，有效地解決共享中心與地區(qū)公司處理程序繁雜的問(wèn)題，從而達(dá)到提升工作效率、降低人力成本的目的。道阻且長(zhǎng)，行則將至；行而不輟，未來(lái)可期。牢記初心使命、勇于擔(dān)當(dāng)作為，全力以赴推進(jìn)高質(zhì)量共享服務(wù)建設(shè)，早日實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建世界一流智能型全球共享服務(wù)體系。