文/費(fèi) 丹

檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)管理工作的重要組成部分。在學(xué)校管理中，檔案的優(yōu)質(zhì)化管理，對于掌握學(xué)校的整體發(fā)展?fàn)顩r、教學(xué)開展情況以及教研成果展現(xiàn)等都有著十分重要的作用。隨著信息化多維度地滲透到社會生活當(dāng)中，學(xué)校的檔案管理工作，同樣要改變方法和策略，對現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行積極的探索

學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化程度，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志,是學(xué)校各種評估工作的重要內(nèi)容。隨著我國教育事業(yè)的改革和發(fā)展，學(xué)校檔案工作也呈現(xiàn)出內(nèi)容龐大、收集困難、形式多樣等時(shí)代特點(diǎn)[1]。在新形勢下，學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)至關(guān)重要，只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，才能保證學(xué)校檔案管理工作的有效性。本文以現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，對學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施進(jìn)行簡單的探討和闡述。

一、現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.缺乏專業(yè)檔案管理人才?，F(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作已經(jīng)普遍實(shí)行了專人專崗，但是大多數(shù)是由“二線”的教師，或者因各種原因已經(jīng)不適應(yīng)教學(xué)工作的教師擔(dān)任。簡而言之，就是在表面上看做到了政教分家，實(shí)則是檔案管理工作的從業(yè)人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)處于“保管員”的工作狀態(tài)。

2.并未開發(fā)檔案的教學(xué)價(jià)值。學(xué)校的檔案中，不僅有人事檔案、黨政類資料，在上級管理部門對學(xué)校的檢查工作中，此類檔案的管理工作時(shí)常被列為重點(diǎn)檢查內(nèi)容，因此是檔案管理人員的工作重點(diǎn)。而筆者認(rèn)為，在學(xué)校的檔案管理中，大量的教案及其他教學(xué)資料，能夠有效科學(xué)地管理，能夠在教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)資源優(yōu)化上起到更加關(guān)鍵的作用。

3.管理模式老化嚴(yán)重制約工作效率。由于學(xué)校檔案管理人員、管理設(shè)備以及管理理念的滯后，直接導(dǎo)致學(xué)校檔案管理整體模式的老化狀態(tài)。所謂的老化體現(xiàn)在紙質(zhì)檔案管理、手工查找、分類不詳?shù)确矫?。這樣的狀態(tài)下，會導(dǎo)致學(xué)校的管理工作處于緩慢狀態(tài)，與現(xiàn)今社會高效率的節(jié)奏不符。同時(shí)，陳舊的管理辦法也會導(dǎo)致大量的教學(xué)資源無法得到利用，而產(chǎn)生教學(xué)資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，導(dǎo)致學(xué)校教育的優(yōu)化過程受到制約。

二、學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的有效措施

1.開展學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)

如今社會和經(jīng)濟(jì)生活快速發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷發(fā)展形成，學(xué)校教育和管理也在不斷地進(jìn)行全面改革，對學(xué)校檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)[2]。針對現(xiàn)在學(xué)校檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊的問題，筆者認(rèn)為是有必要開展專業(yè)技能培訓(xùn)的。通過專業(yè)的培訓(xùn)，能夠讓檔案管理人員意識到管理工作的重要性，在思想意識上產(chǎn)生足夠的重視，從而提高檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)。所謂的檔案管理技能，不能局限于檔案的管理認(rèn)識和分類邏輯，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能運(yùn)用信息技術(shù)靈活地開展檔案管理工作。

2.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理分類細(xì)化工作

學(xué)校檔案基本可以分為九大類，分別是：文書檔案、教學(xué)檔案、教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案以及會計(jì)檔案。在現(xiàn)階段的學(xué)校檔案管理中心，筆者認(rèn)為一些基礎(chǔ)檔案管理工作已經(jīng)能夠做到及時(shí)歸檔、分類管理。但是在教學(xué)檔案和教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的建立上，還需要學(xué)校和相關(guān)人員引起足夠的重視。追本溯源，學(xué)校的本職工作應(yīng)該以教學(xué)工作為重點(diǎn)，在檔案管理工作中的加強(qiáng)，才能為教學(xué)任務(wù)的順利開展提供有力的保障。學(xué)校檔案基礎(chǔ)的九種類別基礎(chǔ)上，每一項(xiàng)是需要細(xì)分的，以教學(xué)檔案為例，可以細(xì)化為教學(xué)業(yè)務(wù)管理檔案、考試核查檔案、學(xué)習(xí)管理檔案、學(xué)生活動檔案、教學(xué)計(jì)劃、教科研究計(jì)劃，以及教學(xué)總結(jié)檔案等。檔案管理的細(xì)化，是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)保障和必要前提。

3.加速學(xué)校檔案管理信息化進(jìn)程

前文在學(xué)校檔案管理人員的要求中，筆者曾提到要熟練掌握電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這項(xiàng)技能是為了能夠?qū)崿F(xiàn)利用計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等先進(jìn)的科學(xué)手段進(jìn)行學(xué)校檔案管理。信息化處理檔案管理工作，能夠避免人為操作中個(gè)體意識不同而導(dǎo)致分類不同的問題，同時(shí)也能大大提高檔案查找的效率，縮短檔案轉(zhuǎn)化為實(shí)際工作效能的時(shí)長。計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢，主要集中在便捷性、高效性和安全性三個(gè)方面，能夠最大限度地減少人為因素給檔案管理工作帶來的干擾和制約，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作的信息化、數(shù)字化，是加快學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的重要依托。

毋庸置疑，學(xué)校檔案管理工作隨著社會的發(fā)展面臨著新的發(fā)展契機(jī)和挑戰(zhàn)，學(xué)校作為我國教育事業(yè)的主要載體，要首先具備科學(xué)的思想意識接受和認(rèn)可新的事物和發(fā)展規(guī)律，在思想意識上提高對檔案管理的重視程度。發(fā)現(xiàn)并及時(shí)處理檔案管理中客觀存在的問題，并主動進(jìn)行分析，尋求解決辦法，將學(xué)校檔案管理工作向現(xiàn)代化管理推進(jìn)。在加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，應(yīng)該從提高檔案管理科學(xué)意識、提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、細(xì)分學(xué)校檔案類別，并運(yùn)用科學(xué)的信息技術(shù)和數(shù)字化管理模式，進(jìn)行細(xì)化，提高學(xué)校檔案管理效能，方能使檔案更好地服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。