文/南京醫(yī)科大學(xué)附屬南京醫(yī)院 宇泉錕 曹艷

公文是日常行政工作的重要工具，用于傳遞黨和政府的方針政策、發(fā)布企業(yè)規(guī)章制度、施行管理措施、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)部署和商洽工作、反映和報(bào)告情況、總結(jié)和交流經(jīng)驗(yàn)。醫(yī)院收文工作是醫(yī)院行政工作中必不可少的重要環(huán)節(jié)，不僅是執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)政策、指示和會(huì)議精神等的主要渠道，也是連接院領(lǐng)導(dǎo)意見與醫(yī)院各部門的紐帶，直接體現(xiàn)了醫(yī)院行政管理的工作效能。在我國(guó)推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的背景下，如何科學(xué)高效地開展收文工作、提高收文工作水平和文件流轉(zhuǎn)效率、加快優(yōu)化收文工作規(guī)范化管理，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理工作提質(zhì)增效，是值得深入思考的問(wèn)題。

一、醫(yī)院收文工作的現(xiàn)狀

針對(duì)南京市第一醫(yī)院近三年（2019、2020、2021）收文工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，該院年均呈轉(zhuǎn)院外各級(jí)單位來(lái)文1147件，包括通知、意見、報(bào)告和函等。目前，收文工作由院長(zhǎng)辦公室的2名工作人員負(fù)責(zé)，每份公文都需要至少4個(gè)以上的處理程序。隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的逐漸普及，該院公文流轉(zhuǎn)效率穩(wěn)步提升，文件歸檔及時(shí)規(guī)范，保密工作嚴(yán)謹(jǐn)安全。但在日常工作中仍存在一些不可忽視的問(wèn)題，這就要求院辦結(jié)合工作實(shí)際，優(yōu)化收文工作SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序），進(jìn)一步提升公文處理質(zhì)量和效率。

二、醫(yī)院收文工作的特點(diǎn)

（一）專業(yè)性較強(qiáng)。醫(yī)院業(yè)務(wù)涉及醫(yī)療、教學(xué)、科研、公共衛(wèi)生、保健、財(cái)務(wù)、設(shè)備等多種類型，因此所收文件可能涉及大量的醫(yī)學(xué)術(shù)語(yǔ)、專有名詞等，收文工作人員必須具備一定的醫(yī)學(xué)專業(yè)背景，并對(duì)醫(yī)院各部門負(fù)責(zé)工作熟悉，才能準(zhǔn)確把握文件精神，及時(shí)快速地傳達(dá)決策信息，保證醫(yī)院快速貫徹落實(shí)上級(jí)政策要求。

（二）時(shí)效性要求更高。由于行業(yè)的特殊性，醫(yī)院全年無(wú)休，收文工作也應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)響應(yīng)。尤其在面對(duì)重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，對(duì)收文處理的時(shí)效性要求更高。在抗擊新冠肺炎疫情期間，醫(yī)院需隨時(shí)響應(yīng)上級(jí)部門政策要求，以最快時(shí)間統(tǒng)籌部署，迅速行動(dòng)，全力做好新冠疫情防控工作。

（三）涉及范圍廣泛。醫(yī)院在日常工作中，會(huì)接收到國(guó)家、省、市、區(qū)各級(jí)衛(wèi)生主管部門的文件，同時(shí)還會(huì)與醫(yī)療保障、財(cái)政、發(fā)展改革等非衛(wèi)生主管部門進(jìn)行工作匯報(bào)和業(yè)務(wù)溝通。因此，醫(yī)院涉及的公文文種相當(dāng)繁雜，包括決議、決定、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等，覆蓋大部分文種。

（四）內(nèi)部控制嚴(yán)格。醫(yī)院作為事業(yè)單位，對(duì)內(nèi)部控制管理具有嚴(yán)格的要求。其收文辦理程序過(guò)程涵蓋簽收、登記、傳閱、承辦、催辦等多個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)對(duì)影響重大、特殊敏感的重要事項(xiàng)要求謹(jǐn)慎處理，工作程序繁雜，且對(duì)政治性要求較嚴(yán)格。

三、醫(yī)院收文工作存在的問(wèn)題

（一）政治意識(shí)不夠強(qiáng)。公立醫(yī)院是政府履行人民群眾健康保障和促進(jìn)職能的載體和實(shí)現(xiàn)健康平等目標(biāo)的重要力量，必須具有堅(jiān)定的政治性。在收文工作中，機(jī)要文件是非常重要的組成部分，是傳達(dá)黨和國(guó)家各項(xiàng)政策的主要渠道，醫(yī)院的重要戰(zhàn)略決策都離不開機(jī)要文件檔案保存和提供的準(zhǔn)確信息。然而，由于部分收文工作人員在實(shí)際工作中忙于事務(wù)性工作，只滿足于本職工作的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，忽視政治理論學(xué)習(xí)，導(dǎo)致政治敏銳性不強(qiáng)，缺乏政治鑒別力，在處理收文時(shí)忽略了相關(guān)文件的保密性和實(shí)效性，給黨和國(guó)家?guī)?lái)無(wú)法挽回的損失。

（二）管理意識(shí)有待提高。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入和現(xiàn)代醫(yī)學(xué)模式的轉(zhuǎn)變，對(duì)于公立醫(yī)院來(lái)說(shuō)，注重醫(yī)院管理模式和管理理念的革新，顯得尤為重要。收文工作在醫(yī)院管理過(guò)程中具有承上啟下、上傳下達(dá)的作用，其運(yùn)行狀況的好壞直接影響到醫(yī)院的管理質(zhì)量和工作效率。然而，部分醫(yī)院收文工作人員的管理意識(shí)薄弱，對(duì)在當(dāng)前形勢(shì)下文件處理工作的重要性和保密性缺少必要認(rèn)知。同時(shí)，部分醫(yī)院的收文工作僅停留于傳統(tǒng)的簽收、登記、批閱、閱辦等，缺乏創(chuàng)新性，加之沒(méi)有相應(yīng)的考核制度，收文工作人員積極性欠缺，嚴(yán)重影響收文管理的效率及水平。

（三）文件來(lái)源多元分散。隨著辦公自動(dòng)化和即時(shí)通信工具的普及，存在線上電子文件和線下紙質(zhì)文件共同運(yùn)行的情況。上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門一般通過(guò)政務(wù)協(xié)同平臺(tái)、機(jī)要交通向隸屬醫(yī)院傳達(dá)文件，但由于一些醫(yī)療任務(wù)緊急，上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門須在最短時(shí)間內(nèi)將相關(guān)文件下達(dá)至相關(guān)醫(yī)院，存在繞過(guò)院辦，通過(guò)微信群甚至個(gè)人微信下發(fā)文件的情況；還存在醫(yī)保、財(cái)政、稅務(wù)等非衛(wèi)生主管部門需要與醫(yī)院進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通，但政務(wù)協(xié)同辦公平臺(tái)未聯(lián)通，存在通過(guò)醫(yī)院郵箱傳達(dá)工作文件的現(xiàn)象。文件來(lái)源多元分散，給文件流轉(zhuǎn)、落實(shí)帶來(lái)阻礙的同時(shí)，也給文件去向帶來(lái)了不確定因素。

（四）保密工作不嚴(yán)密。部分醫(yī)院對(duì)保密工作的重要性和緊迫性認(rèn)識(shí)不足，在文件傳遞時(shí)，未切實(shí)履行公文的收發(fā)、傳遞、借閱、清退、歸檔和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的登記、簽字手續(xù)，公文隨處丟放；存在涉密信息設(shè)備和非涉密信息設(shè)備之間交叉使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的情況；沒(méi)有嚴(yán)格限制文件知悉和傳遞范圍，出現(xiàn)無(wú)關(guān)人員隨意查看、復(fù)印領(lǐng)導(dǎo)批示文件現(xiàn)象；文件保存不符合要求，甚至擅自攜帶秘密文件外出，對(duì)文件歸檔、保密、保存造成了不可逆轉(zhuǎn)的損失。

（五）缺乏監(jiān)管機(jī)制。收文工作是院長(zhǎng)辦公室的重要工作內(nèi)容，合理且行之有效的監(jiān)督管理機(jī)制有助于提高文件處理的管理質(zhì)量和工作效率。目前，醫(yī)院的收文工作統(tǒng)一由專人負(fù)責(zé)，在缺乏監(jiān)督機(jī)制的情況下，存在監(jiān)管上的漏洞，無(wú)法有效地監(jiān)督收文工作人員的工作行為，導(dǎo)致出現(xiàn)臺(tái)賬不完善，沒(méi)有嚴(yán)格的簽收、流轉(zhuǎn)和追蹤記錄等情況；在分管領(lǐng)導(dǎo)批示后將文件傳遞給相關(guān)部門后就不再督辦，對(duì)于落實(shí)情況一無(wú)所知，給收文工作的嚴(yán)謹(jǐn)性與保密性帶來(lái)了挑戰(zhàn)，文件的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和工作落實(shí)質(zhì)量大打折扣。

四、醫(yī)院收文工作規(guī)范化管理的實(shí)施策略

（一）堅(jiān)定政治立場(chǎng)，忠于黨和國(guó)家。收文工作是醫(yī)院各類信息傳遞的樞紐，隨著國(guó)際形勢(shì)日漸充滿不確定性，加上信息技術(shù)的更新迭代，收文工作人員肩負(fù)各類機(jī)要信息和秘密文件的管理任務(wù)。收文工作隨時(shí)會(huì)出現(xiàn)新情況、新問(wèn)題，既要參照文件處理慣例，又不能犯經(jīng)驗(yàn)主義的錯(cuò)誤。因此，收文工作人員必須堅(jiān)定政治立場(chǎng)，增強(qiáng)政治敏銳性，時(shí)刻保持清醒的政治意識(shí)。涉及重大問(wèn)題的文件批辦要嚴(yán)格請(qǐng)示報(bào)告、涉及敏感問(wèn)題或保密文件嚴(yán)控知悉范圍、涉及突發(fā)事件的文件應(yīng)第一時(shí)間按程序處理。南京市第一醫(yī)院始終緊繃政治這根弦，在思想和行動(dòng)上始終自覺與黨和政府保持一致，在關(guān)鍵時(shí)刻，堅(jiān)決擁護(hù)黨的政治方向，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，保證收文工作的順利完成。通過(guò)支部學(xué)習(xí)、“學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)”學(xué)習(xí)等方式，組織學(xué)習(xí)《習(xí)近平法治思想綱要》《論中國(guó)共產(chǎn)黨歷史》等教育讀本，系統(tǒng)學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想的精神，時(shí)刻保持與黨中央精神的對(duì)標(biāo)對(duì)表，著力建設(shè)信念堅(jiān)定、對(duì)黨忠誠(chéng)、風(fēng)清氣正的收文管理隊(duì)伍。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，完善組織架構(gòu)。南京市第一醫(yī)院根據(jù)建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度這一政策背景，多措并舉，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任擔(dān)當(dāng)，完善收集工作組織架構(gòu)。一是全面落實(shí)黨委領(lǐng)導(dǎo)下的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，確保院黨委發(fā)揮把方向、管大局、作決策、促改革、保落實(shí)的領(lǐng)導(dǎo)作用，建立健全領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制和工作機(jī)制，實(shí)行分級(jí)管理、逐級(jí)負(fù)責(zé)，各職能保障部門負(fù)責(zé)人對(duì)需承辦的工作任務(wù)負(fù)責(zé)，并保證按期辦結(jié)。二是選拔、培養(yǎng)政治過(guò)硬、有責(zé)任心和扎實(shí)文字功底的同志充實(shí)收文工作隊(duì)伍，提升收文工作人員的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，激發(fā)其全身心投入收文工作的積極性和創(chuàng)新性。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子的重視和支持下，通過(guò)完善組織結(jié)構(gòu)、逐項(xiàng)分解任務(wù)、貫徹落實(shí)責(zé)任，醫(yī)院的收文工作克服了在運(yùn)行機(jī)制和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)方面的困難，保證了各項(xiàng)文件政策精神和工作任務(wù)的快速高效落實(shí)。

（三）深化建章立制，實(shí)行規(guī)范管理。健全的管理機(jī)制是高效管理的基礎(chǔ)，而管理機(jī)制的匱乏，會(huì)降低對(duì)文件管理者的約束力，在管理工作的開展過(guò)程中，諸多不確定因素會(huì)對(duì)文件管理工作造成影響。南京市第一醫(yī)院結(jié)合工作實(shí)際，優(yōu)化完善收文工作等相關(guān)規(guī)章制度。一方面，修訂了《南京市第一醫(yī)院公文處理工作規(guī)范》，根據(jù)辦文的時(shí)效性，將收文分為緊急公文、重要公文和普通公文，并明確與之相對(duì)應(yīng)的收文辦理程序；另一方面，根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施條例》等有關(guān)規(guī)定和要求，修訂了《南京市第一醫(yī)院保密工作制度》，明確組織領(lǐng)導(dǎo)和保密責(zé)任、保密范圍和要害部門（部位）管理、保密監(jiān)督檢查等內(nèi)容。從管理機(jī)制上規(guī)范了醫(yī)院收文辦理程序，為實(shí)現(xiàn)收文工作的規(guī)范化、科學(xué)化、合理化提供了重要基礎(chǔ)，更重要的是維護(hù)了醫(yī)院文件的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

（四）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)保密意識(shí)。收文工作的特殊性決定了收文工作人員會(huì)接觸到黨和國(guó)家重要政策和秘密信息，這就要求收文工作人員樹立保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，時(shí)刻緊繃“保密”這根弦，具備責(zé)任心和周到細(xì)致的工作作風(fēng)，認(rèn)真、細(xì)心地做好收文工作的每一個(gè)步驟，確保萬(wàn)無(wú)一失。一份文件的流轉(zhuǎn)涉及收文工作人員、院領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門等多個(gè)環(huán)節(jié)，要做好收文相關(guān)保密工作，僅依靠收文工作人員具有保密意識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此，為適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院保密工作發(fā)展的需要，南京市第一醫(yī)院調(diào)整保密委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)小組成員，對(duì)照上級(jí)文件精神，不斷加強(qiáng)保密教育，定期召開保密工作培訓(xùn)會(huì)，與相關(guān)科室負(fù)責(zé)人簽訂保密工作承諾書，切實(shí)增強(qiáng)醫(yī)院人員的保密意識(shí)，進(jìn)一步提升醫(yī)院保密工作水平。同時(shí)，該院還注重加強(qiáng)對(duì)收文工作人員的培訓(xùn)力度，開展相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動(dòng)，提供更多的院內(nèi)外學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，強(qiáng)化與兄弟醫(yī)院的溝通交流，增加橫向交流機(jī)會(huì)，對(duì)標(biāo)找差，借鑒兄弟醫(yī)院辦公室的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，切實(shí)提高收文工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)化水平，從而實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的文件管理。

（五）強(qiáng)化監(jiān)督考核，壓緊壓實(shí)責(zé)任。收文督辦是推動(dòng)和保障公文效用盡快實(shí)現(xiàn)的控制活動(dòng)，主要作用是維護(hù)公文的實(shí)效性。在收文時(shí)，南京市第一醫(yī)院收文工作人員就對(duì)文件中需要辦理、落實(shí)工作的時(shí)限要求進(jìn)行了詳細(xì)記載，做到心中有數(shù)。在落實(shí)上級(jí)文件精神和任務(wù)的過(guò)程中，收文工作人員實(shí)時(shí)關(guān)注文件落實(shí)動(dòng)態(tài)，對(duì)工作辦結(jié)情況進(jìn)行跟蹤督查，按照文件截止時(shí)間督促相關(guān)責(zé)任部門辦結(jié)，保證醫(yī)院各項(xiàng)重要決策、工作落到實(shí)處。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)收文工作的監(jiān)督管理和考核工作，增加對(duì)收文工作人員的監(jiān)督手段，將常規(guī)檢查與專項(xiàng)檢查相結(jié)合，加強(qiáng)對(duì)收文工作中的重點(diǎn)領(lǐng)域、重點(diǎn)人群、重點(diǎn)場(chǎng)所的督查力度，將監(jiān)督工作細(xì)化至收文管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)時(shí)監(jiān)督收文工作人員的行為舉止、文件傳遞和借閱等流程，確保責(zé)任和權(quán)利的細(xì)化，為醫(yī)院收文工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（六）善用文件資源，發(fā)揮資政功能。院長(zhǎng)辦公室對(duì)院領(lǐng)導(dǎo)制定決策、落實(shí)政策等具有輔助參謀的職能，是協(xié)助、落實(shí)和服務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手。在謀劃部署、指導(dǎo)推進(jìn)各項(xiàng)工作時(shí)，院辦要主動(dòng)作為，不可消極等待領(lǐng)導(dǎo)安排任務(wù)，被領(lǐng)導(dǎo)“推著走”，應(yīng)當(dāng)兵位帥謀、服務(wù)靠前。院辦要緊跟時(shí)局，密切關(guān)注國(guó)家各項(xiàng)政策法規(guī)，對(duì)黨中央關(guān)于衛(wèi)生健康事業(yè)的決策部署、習(xí)近平總書記的重要指示批示精神深入學(xué)習(xí)研究，全面掌握上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的最新舉措、重點(diǎn)工作和最新政策動(dòng)態(tài)，真正做到“想領(lǐng)導(dǎo)之所想、想領(lǐng)導(dǎo)之未想”，做領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)統(tǒng)籌、謀篇布局的“高參”。在醫(yī)院戰(zhàn)略性、全局性的工作和重大活動(dòng)中，掌握最新和全面的第一手資料，及時(shí)準(zhǔn)確地向院領(lǐng)導(dǎo)反映情況?；诖?，南京市第一醫(yī)院院長(zhǎng)辦公室緊緊圍繞公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展大局，創(chuàng)新工作方法，拓展收文工作內(nèi)容，利用工作優(yōu)勢(shì)，對(duì)來(lái)自各方面的文件資料進(jìn)行收集、加工和綜合分析，每周形成重要文件政策要點(diǎn)工作報(bào)告，并在院長(zhǎng)辦公會(huì)上匯報(bào)，充分發(fā)揮資政服務(wù)功能，協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)制定醫(yī)院發(fā)展決策，從容應(yīng)對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展事業(yè)不斷前進(jìn)。