俞劍飛

蘇州市獨墅湖醫(yī)院 江蘇 蘇州 215000

引言

醫(yī)院人事檔案伴隨著信息時代云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)手段的發(fā)展，其信息化管理方式因利用便捷、功能眾多、安全保障的優(yōu)勢，逐漸取代了過去紙質(zhì)檔案管理方式。隨著近年來醫(yī)務(wù)工作者的流動性增大，人事檔案管理工作量不斷增大，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化醫(yī)院管理模式和需求。強化醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，提高信息化管理水平是未來管理的趨勢。

1 醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 有利于提高醫(yī)院人事檔案管理效率

信息化的醫(yī)院人事檔案管理流程與傳統(tǒng)手工管理相比，檔案信息的收集、錄入、整理、分析、利用的方式發(fā)生了深刻的變革。通過數(shù)字化、文字識別、圖像掃描識別等技術(shù)的使用，檔案信息的錄入、整理工作效率得到大幅提高，將醫(yī)院人事檔案工作者的雙手從繁復(fù)的手工勞動中解放出來，使其充分發(fā)揮主觀能動性，更多地開展醫(yī)院人事檔案利用工作[1]。大數(shù)據(jù)、智能化的出現(xiàn)使得檔案信息的分析和利用更加便捷。

1.2 有利于提高醫(yī)院人事檔案利用率

由于傳統(tǒng)人事檔案管理觀念的影響，部分檔案管理人員認(rèn)為人事檔案的機密性和信息化利用是矛盾的，不愿意使用信息化的手段管理醫(yī)院人事檔案，導(dǎo)致檔案利用效率較低。事實上，醫(yī)院使用專業(yè)的人事檔案管理系統(tǒng)，相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的查詢工作，信息化檢索效率可以得到大幅提升，有效提高人事檔案的利用率。

1.3 有利于提高醫(yī)院人事工作服務(wù)水平

醫(yī)院人事檔案管理的信息化管理可以進一步提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平，它可以和醫(yī)院其他行政、醫(yī)療系統(tǒng)進行有效對接，為醫(yī)院量化考評工作人員提供依據(jù)，不斷提高醫(yī)院的服務(wù)能力。還可以借助檔案管理系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)手段，將醫(yī)院人事檔案從年齡段、學(xué)歷、職稱、醫(yī)療技術(shù)水平等多個維度進行智能化分析，更為便捷、快速地為醫(yī)院其他部門提供人事管理相關(guān)信息，拓寬人事檔案的利用范圍，為醫(yī)院人才引進、人才培養(yǎng)的決策提供依據(jù)，有效提升人事管理工作服務(wù)水平[2]。

2 醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)方向

2.1 明確醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。紙質(zhì)人事檔案在收集、整理、鑒定、審核、歸檔、查閱時所使用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不能夠直接應(yīng)用在信息化管理模式上，這一系列業(yè)務(wù)都需要根據(jù)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)管理的要求重新制定，對所有使用人事檔案的人員加以限制。同時在管理方法上不斷更新，醫(yī)院人事檔案管理制度也要隨著信息化的建設(shè)、新業(yè)務(wù)的增加逐步完善，在信息化建設(shè)日常業(yè)務(wù)辦理過程中遇到的問題都需要提出解決方案，形成管理制度，保證人事檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步進行。

2.2 強化硬件設(shè)施建設(shè)

目前大多數(shù)硬件設(shè)施落后的問題都需要科室加大資金投入來改善硬件條件，推動人事檔案信息化建設(shè)。信息化建設(shè)離不開計算機設(shè)備及其他數(shù)字化設(shè)備，例如服務(wù)器、計算機、高速掃描儀、打印機、磁盤陣列等，沒有足夠的資金支持，沒有先進的硬件設(shè)備和完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)只會成為空談[3]。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，醫(yī)院和相關(guān)部門一定要保持對新技術(shù)的敏感性，關(guān)注相關(guān)領(lǐng)域科技的發(fā)展情況，整合現(xiàn)有資源，著力引進先進的信息化硬件設(shè)備，為醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)提供強有力的支撐。與此同時，醫(yī)院人事檔案管理還需要專門的信息數(shù)據(jù)庫。依托于醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)通信服務(wù)的建設(shè)，人事檔案數(shù)據(jù)庫可以和醫(yī)院其他系統(tǒng)互聯(lián)互通，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤的錄入數(shù)據(jù)庫后，數(shù)據(jù)更新可以通過抓取其他系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)數(shù)據(jù)進行更新，因此，醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)通信建設(shè)的質(zhì)量也是醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。

2.3 建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)庫是依托數(shù)據(jù)庫技術(shù)，結(jié)合醫(yī)院自身情況，將各類工作人員信息存儲在數(shù)字介質(zhì)上，全面反映醫(yī)院人員信息及人才儲備情況的數(shù)據(jù)存儲模式。因其存儲效率較高，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案十類材料的基本信息外，人事檔案信息數(shù)據(jù)庫還可以添加其他特征信息，能夠全面記錄醫(yī)院每一個工作人員的詳細信息。例如醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評檔案、服務(wù)滿意度情況、病歷合格率情況等，全面評價醫(yī)務(wù)人員的綜合素質(zhì)。

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫可以建立專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)庫，使醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平得到體現(xiàn)，如開展的新業(yè)務(wù)，重要的創(chuàng)新技術(shù)、發(fā)表論文、涉及的科研項目、外出進修等情況，均可以通過數(shù)據(jù)庫進行記錄，從而分析其發(fā)展?jié)摿?，為科室建設(shè)合理的人才梯隊，選拔學(xué)科帶頭人等工作提供參考作用。

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不僅需要考慮到信息存儲的安全問題，采用可靠的存儲設(shè)備進行信息存儲，做好數(shù)據(jù)本地、異地備份工作，確保發(fā)現(xiàn)問題是可以及時恢復(fù)備份。還需要按照長期使用的情況設(shè)計數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)模，以便于檢索、結(jié)構(gòu)清晰的原則設(shè)計適用于醫(yī)院使用的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，為后面的信息檢索、數(shù)據(jù)更新提供技術(shù)支撐。

2.4 開發(fā)醫(yī)院人事檔案檢索平臺

通常醫(yī)院人事檔案檢索平臺的開發(fā)會根據(jù)不同醫(yī)院的情況個性化定制，以滿足不同的需求。這需要平臺開發(fā)者和醫(yī)院相關(guān)部門進行深入溝通，充分了解醫(yī)院具體情況，依托信息、軟件技術(shù)開發(fā)出響應(yīng)時間短、使用時間長、檢索效率高的信息檢索平臺[4]。檢索平臺能夠有效篩選出存儲在醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫中有價值的信息，根據(jù)使用者的需求進行分類整合，讓使用者獲得想要的數(shù)據(jù)結(jié)果或報表。

醫(yī)院人事檔案檢索平臺的建設(shè)也要注意使用過程中的擴展性，應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)中留出足夠的接口，以滿足后期新增加系統(tǒng)或軟件的交互，從而延長整個系統(tǒng)的使用壽命，滿足醫(yī)院人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理要求。

2.5 做好醫(yī)院人事檔案安全防護

醫(yī)院在通過人事檔案信息管理系統(tǒng)時應(yīng)充分認(rèn)識信息技術(shù)的安全漏洞，在獲得信息化帶來的高效便利的同時，也面臨著信息容易被篡改、泄露的風(fēng)險，尤其是使用網(wǎng)絡(luò)將系統(tǒng)和醫(yī)院其他系統(tǒng)互聯(lián)后，數(shù)據(jù)的安全問題更應(yīng)該重視。醫(yī)院人事檔案的數(shù)據(jù)信息一旦被篡改將會很難被發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)重影響到檔案的真實性，這會對醫(yī)院人事檔案的利用產(chǎn)生消極影響。

對于醫(yī)院人事檔案管理專用的計算機來說，需要根據(jù)人事檔案的密級嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)訪問的權(quán)限，盡量減少對外連接的計算機數(shù)量，有效減少信息外泄的風(fēng)險[5]。同時對于醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)來說，要做好內(nèi)外網(wǎng)隔離、防火墻監(jiān)控等手段控制外部風(fēng)險。對于存儲設(shè)備來說要做到定期維護備份，盡可能的保障醫(yī)院人事檔案的數(shù)據(jù)安全。

3 醫(yī)院人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

3.1 醫(yī)院人事檔案管理人員信息化意識薄弱

醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)是醫(yī)院整體信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)。作為現(xiàn)代化醫(yī)院，病歷檔案管理借助現(xiàn)代信息技術(shù)基本實現(xiàn)了信息化，尤其是患者就醫(yī)預(yù)約、掛號、繳費、查詢等方面，信息化已經(jīng)是醫(yī)院業(yè)務(wù)開展的基本要求，極大地促進了醫(yī)療服務(wù)效率，節(jié)省了醫(yī)院和患者的時間成本。但是作為管理部門，人事部門對于人事檔案信息化管理的需要通常不受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員的重視，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理在軟硬件方面較為滯后。同時，部分人事檔案管理人員對于檔案信息化建設(shè)的理解不夠深刻，對信息化的新技術(shù)、新手段缺少深入的認(rèn)知，導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理工作存在隱患，如人事檔案管理不嚴(yán)謹(jǐn)、檔案信息管理不規(guī)范、人事檔案信息泄露等問題。

3.2 醫(yī)院人事檔案信息更新不及時

隨著醫(yī)療改革的不斷深入，頻繁的醫(yī)務(wù)人員流動對醫(yī)院人事檔案的收集、整理、歸檔提出了更高的要求。依據(jù)《干部人事檔案工作條例》，醫(yī)院人事檔案材料應(yīng)當(dāng)在形成之日起1個月內(nèi)移交人事檔案管理部門。但是從實際情況來看，重要的人事檔案材料整理、更新不及時仍然是普遍現(xiàn)象。

3.3 醫(yī)院人事檔案利用受限制

醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)使得人事檔案資源的收集、整理、利用更加便捷。但是由于人事檔案信息涉及個人隱私的內(nèi)容較多，在實際管理工作中，重管理輕利用的現(xiàn)象仍然很多。醫(yī)院人事檔案信息記錄的不完整也會影響到人事檔案資源的利用效率。

4 醫(yī)院人事檔案信息化優(yōu)化思路

4.1 提升醫(yī)院人事檔案信息化管理意識

醫(yī)院不僅要重視信息化建設(shè)，也要重視培養(yǎng)工作人員的信息化管理意識。同時，醫(yī)院人事檔案在管理工作中涉及機密性文件，對安全性的要求較高，需要不斷加強工作人員信息安全意識。醫(yī)院可以組織開展針對人事檔案管理人員的教育培訓(xùn)，根據(jù)管理人員的知識結(jié)構(gòu)安排合理的培訓(xùn)計劃，提高專業(yè)知識水平，提升業(yè)務(wù)能力。醫(yī)院內(nèi)部可以做好宣傳教育，鼓勵所有職工參與到人事檔案信息管理中，重視醫(yī)院人事檔案的更新與完善，保證信息的真實性。

4.2 強化醫(yī)院人事檔案資源動態(tài)管理

醫(yī)院人事檔案信息的來源復(fù)雜，類型多樣，保證人事檔案資源的完整性、準(zhǔn)確性、及時性是醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)依據(jù)人事檔案資料生成部門的分布情況、形成特點，指定醫(yī)院人事檔案材料移交、歸檔制度，確保資料及時歸檔。加強人事檔案資料收集人員鑒定、審核知識培訓(xùn)，保證人事檔案真實性。

利用信息化技術(shù)，將醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)與其他辦公、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口對接，第一時間采集到的人事檔案變動信息，化被動為主動，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的動態(tài)管理。

4.3 加強醫(yī)院人事檔案信息開發(fā)利用

醫(yī)院人事檔案信息化管理的目的是為了開發(fā)利用人事檔案內(nèi)的信息資源[6-8]，為醫(yī)院的人才引進和發(fā)展提供支持和決策基礎(chǔ)，以優(yōu)化醫(yī)院人力資源配置。醫(yī)院要完善人事檔案利用制度，使用信息技術(shù)更加高效精準(zhǔn)的收集、分析人事檔案資源，使用專業(yè)的分析軟件對信息資源進行深度挖掘和利用。提高醫(yī)院人事檔案利用的主動性，從醫(yī)療醫(yī)務(wù)的一線需求出發(fā)，根據(jù)醫(yī)務(wù)人員的年齡、學(xué)歷、職稱、業(yè)務(wù)水平等維度，積極為其他部門提供人才決策參考，發(fā)揮醫(yī)院人才資源優(yōu)勢。

5 結(jié)束語

在信息時代飛速發(fā)展的背景下，國家關(guān)于數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的政策要求加快了醫(yī)院人事檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院人事檔案管理開始了信息化的進程。從醫(yī)院人事管理的角度來說，充分發(fā)揮人事檔案作用的關(guān)鍵在于合理高效地利用人才信息來管理人才資源。利用計算機、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)建立起醫(yī)院人事檔案信息化管理系統(tǒng)，建設(shè)準(zhǔn)確、動態(tài)、高效的醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫，搭建醫(yī)院人事檔案檢索平臺，提高人力資源管理效率，為醫(yī)院人事部門工作提供了平臺支撐。

通過加強醫(yī)院工作人員人事檔案信息化管理意識，樹立信息化管理思維，在人事檔案管理工作中保持檔案資源的動態(tài)更新，不斷提高醫(yī)院人事檔案的及時性和有效性，從而為醫(yī)院人事檔案的利用提供了堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為醫(yī)院合理配置人才梯隊、強化人才隊伍提供決策支持。