孫銥珩 遼寧經(jīng)濟管理干部學院

一、引言

互聯(lián)網(wǎng)+、云計算、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)正在廣泛而深刻地影響社會生產(chǎn)的方方面面，被譽為“互聯(lián)網(wǎng)之父”的羅伯特·卡恩認為，到2025年全球可能會進入全數(shù)字時代。數(shù)字經(jīng)濟在我國得到了極大的重視，已經(jīng)被提到了國家戰(zhàn)略的高度。《關(guān)于加快推進國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的通知》提出，要加強國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性，并采取相應(yīng)的措施，推動國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型；茍坪在接受媒體采訪時說，數(shù)字轉(zhuǎn)型是國企改革發(fā)展的重要任務(wù)，今年將組織開展國企數(shù)字化轉(zhuǎn)型專項行動。在這種情況下，各大公司都在積極尋求數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路，以期能夠適應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，避免被時代所淘汰。經(jīng)過調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型率在25%左右，遠遠少于歐洲的46%，美國的54%。為了在激烈的市場競爭中取得優(yōu)勢，企業(yè)要抓住機遇，實施數(shù)字化轉(zhuǎn)型[1]。

二、新形勢下國有企業(yè)檔案管理的重要意義

（一）企業(yè)檔案是國企生存和發(fā)展的重要資源

當前，信息技術(shù)已經(jīng)成為一個企業(yè)的生存與發(fā)展所必需的資源，而檔案又是一個重要的資源。企業(yè)檔案是企業(yè)管理、管理、管理、管理、管理、科研開發(fā)、工程等方面的基本資料，是企業(yè)發(fā)展的主要內(nèi)容。

（二）企業(yè)檔案是國企深化改革不可或缺的重要證明

在國企深化改革過程中，“三供一業(yè)”移交、“處僵治困”等問題都與企業(yè)檔案有關(guān)。檔案的處理，既是對企業(yè)，也是對國家企業(yè)的重要影響。同時，國有企業(yè)的檔案，如生產(chǎn)、經(jīng)營活動檔案、財務(wù)會計檔案、人事檔案、基建檔案等，都充分說明了檔案是國企深化改革的必要憑證。

（三）企業(yè)檔案是提升國企管理水平的重要手段

企業(yè)檔案既能記錄企業(yè)經(jīng)營狀況、經(jīng)營過程，又能體現(xiàn)經(jīng)營管理的水準。全面提升企業(yè)檔案管理水平，對提高國有企業(yè)的工作效率、工作質(zhì)量具有重要意義。另外，隨著市場競爭的加劇，企業(yè)檔案也是企業(yè)發(fā)展的一段歷史，并作為一種重要的記錄資源，如企業(yè)的文化、價值觀等。所以，加強對檔案的價值意識，并結(jié)合時代發(fā)展與企業(yè)文化，制訂檔案管理策略，是提升公司的軟實力的關(guān)鍵[2]。

三、新形勢下國有企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案資源的收集不夠全、快，質(zhì)量不高

完整的檔案信息資源是做好檔案工作的基礎(chǔ)，我國指導(dǎo)檔案收集工作的方針一直都是“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。企業(yè)檔案不僅記載了企業(yè)自成立以來奮斗拼搏的光輝歷史，還記錄了企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營、科研創(chuàng)新、管理決策的重要數(shù)據(jù)，對新時期支持企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新具有十分重要的作用。對于企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件的收集，即原生性電子文件的收集工作，很多企業(yè)的檔案工作人員還是延續(xù)紙質(zhì)文件的收集指導(dǎo)思想，注重對紙質(zhì)公文、辦公自動化系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件本身的收集，從而忽視了對電子文件產(chǎn)生過程中的元數(shù)據(jù)、背景信息、結(jié)構(gòu)信息以及流程運轉(zhuǎn)過程信息等重要信息的收集，這樣就會造成企業(yè)擁有的數(shù)字檔案資源的類型不齊全、內(nèi)容不完整，不僅影響電子文件本身價值的發(fā)揮，還會影響對檔案資源后續(xù)的開發(fā)利用。

（二）檔案服務(wù)智能化水平仍不足

現(xiàn)階段，不少企業(yè)都主動適應(yīng)信息社會的發(fā)展需求，購入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫，開發(fā)功能盡可能齊全的檔案檢索工具，積極探索應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)提供檔案利用服務(wù)的新方式。具體表現(xiàn)為，檔案部門積極嘗試建立企業(yè)檔案門戶網(wǎng)站、企業(yè)數(shù)字檔案館，開通企業(yè)檔案社交媒體官方賬號，為利用者提供更加豐富多樣的檔案信息，使利用者能夠通過計算機方便地獲取自己所需的檔案信息，檔案服務(wù)的信息化水平顯著提高。

但是，企業(yè)檔案服務(wù)的智能化水平卻仍有很大的提升空間。很多時候檔案系統(tǒng)返回的查詢結(jié)果都不是十分符合用戶的需求，檢索系統(tǒng)在語義理解、機器學習方面仍需進一步改善。如今，人們在利用檔案時，除了注重信息的時效性，希望及時獲取自己所需的檔案信息外，還希望得到的檔案信息是經(jīng)過綜合加工的，而不僅僅是眾多信息碎片的堆砌。在這一方面，目前很少有企業(yè)檔案部門能夠做到為用戶提供價值高、知識化程度高的檔案信息，更別說像其他搜索引擎一樣為不能明確表達自己信息需求的用戶推薦相關(guān)用戶的查詢結(jié)果，企業(yè)檔案服務(wù)也不能通過大數(shù)據(jù)學習、用戶行為分析主動向用戶推薦可能感興趣的檔案信息。總體來說，檔案信息服務(wù)仍然是被動的，是等待響應(yīng)用戶需求的，而不是主動向用戶提供智能化服務(wù)。

（三）檔案工作管控模式未實現(xiàn)數(shù)字化

好的管控模式是提高檔案管理水平的重要手段，在企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，檔案工作的管控模式也應(yīng)該隨之做出改變，由原來的單向行政管控轉(zhuǎn)為利用信息技術(shù)進行技術(shù)管控和協(xié)同管控。要實現(xiàn)檔案工作管控模式的數(shù)字化，首先要構(gòu)建起配套的檔案管控指標體系，檔案管控工作顧名思義就是對檔案工作的全程進行管理控制，需要對每一項工作都按照標準嚴格把關(guān)，涉及的具體工作會比較復(fù)雜，標準也不完全一致，所以要以指標體系的方式將各項要求固定下來，只有這樣才能保證管控工作可控、透明；其次要依托檔案管理系統(tǒng)搭建起各種管控平臺，如檔案資源體系整合管控平臺、歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量管控平臺、檔案安全管控平臺、企業(yè)檔案工作綜合管控平臺等，依托各個平臺實現(xiàn)對檔案工作全程的管控；最后，要切實發(fā)揮檔案管控工作的重要作用，就要及時對管控過程中收集到的數(shù)據(jù)進行分析總結(jié)，發(fā)現(xiàn)檔案工作中存在的問題并作出調(diào)整。目前，企業(yè)檔案管控工作仍然以行政管控為主，只有部分環(huán)節(jié)實現(xiàn)了技術(shù)管控，檔案工作管控模式的數(shù)字化還有很長的路要走。

（四）企業(yè)內(nèi)部人員的思想觀念仍需進一步轉(zhuǎn)變

進入信息社會后，企業(yè)之間的競爭更多的是信息、技術(shù)的競爭，檔案工作因掌握豐富浩瀚的檔案信息資源逐漸被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視，企業(yè)開始向檔案部門投入資金、人力，希望檔案工作能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)獨特而具有價值的信息資源開發(fā)出來供企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策參考，使本企業(yè)在與對手的競爭中因掌握更多信息而獲得優(yōu)勢。但是，大多數(shù)企業(yè)管理者并沒有意識到，檔案工作并不像其他工作一樣有投資后迅速能看到直接收益，檔案工作的價值創(chuàng)造具有一定的滯后性和間接性。而且，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個系統(tǒng)、復(fù)雜的過程，需要時間來完成，企業(yè)管理者不能因檔案工作短期內(nèi)效益不明顯就放棄對檔案工作各方面的投入，就認為對檔案工作的投資是入不敷出、沒有價值的。

檔案工作人員是企業(yè)檔案工作的主力軍，他們的思想觀念也需要進一步轉(zhuǎn)變。受到傳統(tǒng)檔案工作管理對象、管理模式的影響，長期以來檔案工作者對自己的職能定位就是檔案保管員。進入信息社會后，檔案工作人員的思想觀念雖然有了一定的轉(zhuǎn)變，具體表現(xiàn)在檔案工作人員開始主動向利用者提供檔案信息服務(wù)，主動開發(fā)檔案中蘊含的有價值的信息，但是，檔案工作者的思想還是保守的，很多人都覺得做好檔案工作就是管理好、開發(fā)好檔案資源，提供好的檔案信息服務(wù)，比起主動去學習信息技術(shù)、主動去和業(yè)務(wù)部門溝通聯(lián)系，檔案工作者更局限于提升自己的專業(yè)素養(yǎng)。這在一定程度上造成了檔案工作人員只熟悉檔案管理特點卻不熟悉檔案管理系統(tǒng)的運用，容易出現(xiàn)檔案丟失、隨意篡改的現(xiàn)象，也會造成企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型雖然已經(jīng)產(chǎn)生一些成果，卻和企業(yè)內(nèi)部的需求不匹配的局面，檔案工作人員只是局限在自己的工位上、按照自己的想法進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型[3]。

四、新形勢下國有企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

（一）轉(zhuǎn)變觀念，明確檔案管理制度

一是樹立檔案價值意識，把檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的一部分；二是樹立檔案法制意識，依法管理企業(yè)檔案；三是提高企業(yè)安全管理意識，加強安全檔案管理，提高應(yīng)急響應(yīng)能力。以新《檔案法》為契機，通過各種形式的法律研究和推廣，國有企業(yè)檔案工作要貫徹落實新檔案法自上而下的規(guī)定，切實做好企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理工作。

根據(jù)《中華人民共和國檔案管理法》，建立新的國有企業(yè)檔案管理制度。建立檔案管理制度是國有企業(yè)的普遍要求。建立檔案責任制和檔案管理制度是加強檔案管理的關(guān)鍵。我們應(yīng)該采取新的檔案法律和檔案法律的一般原則，結(jié)合自己的行業(yè)特點和管理結(jié)構(gòu)，將檔案管理集成到企業(yè)的方方面面，并建立內(nèi)部工作責任制和管理檔案，滿足企業(yè)的特點。明確企業(yè)檔案管理工作原則、管理制度、組織機構(gòu)、職責分工、基本要求和評價標準。根據(jù)企業(yè)需要，編制企業(yè)內(nèi)部文件目錄，嚴格執(zhí)行各項管理制度和程序。

（二）促進檔案利用服務(wù)智能化

檔案利用服務(wù)的智能化是指利用信息技術(shù)對檔案內(nèi)容和用戶行為習慣進行分析，像目前的搜索引擎、購物軟件一樣，能主動為利用者推送可能感興趣的檔案信息，實現(xiàn)更加精細化的服務(wù)；檢索結(jié)果的排序也是基于用戶學習，將用戶更加偏好的結(jié)果條目排在前面。同時，系統(tǒng)還能為那些不能明確表達自己信息需求的用戶推薦相關(guān)用戶的搜索結(jié)果列表。這個階段的檔案利用服務(wù)才真正由被動服務(wù)變?yōu)榱酥鲃臃?wù)。如北重集團利用檔案管理系統(tǒng)中的編研模塊，按照不同的專題對企業(yè)內(nèi)部檔案資源進行開發(fā)、組織，實現(xiàn)對企業(yè)檔案的知識管理，主動為利用者提供相似資源，有效地提高了檔案利用服務(wù)的智能化水平。當前，企業(yè)檔案利用服務(wù)水平大多停留在第二階段，企業(yè)要積極推進檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，努力提高檔案利用服務(wù)的智能化水平，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)資產(chǎn)價值，為企業(yè)服務(wù)[4]。

（三）完善檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)管控模式的數(shù)字化

信息時代的企業(yè)檔案工作如果繼續(xù)延續(xù)傳統(tǒng)的手工管理模式，就會存在許多困難和不足，影響檔案工作效用地發(fā)揮，如檔案原件多而雜，在調(diào)用查詢過程中易被損毀；檔案查詢利用的速度慢、效率低；多個人無法同時查閱一份檔案原件，檔案信息無法及時共享等，這顯然不利于企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理和企業(yè)檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。因此，在企業(yè)檔案工作中引入電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案工作對信息社會的適應(yīng)性十分必要。

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建立需要根據(jù)企業(yè)自身的實際情況來選擇。一般來說，檔案管理系統(tǒng)主要包括兩大模塊，一個是檔案管理模塊，一個是系統(tǒng)管理模塊。檔案管理模塊主要是對檔案進行管理，如創(chuàng)建檔案信息、對檔案進行著錄統(tǒng)計、長期保存檔案信息、提供檔案借閱利用服務(wù)等；系統(tǒng)管理模塊主要是對檔案管理系統(tǒng)的各項業(yè)務(wù)參數(shù)進行設(shè)置。功能完善的檔案管理系統(tǒng)可以提高檔案管理的水平，檔案工作人員可以依托檔案管理系統(tǒng)建立起安全管控平臺、質(zhì)量管控平臺、檔案工作管控平臺等平臺，并根據(jù)需要制定完善的管控指標體系，促進檔案管控數(shù)字化的實現(xiàn)。

檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)根據(jù)需要逐步完善，在系統(tǒng)中依據(jù)檔案管控指標體系對具體環(huán)節(jié)的管控要求進行設(shè)置，同時還要根據(jù)管控過程中的數(shù)據(jù)匯集及分析結(jié)果及時改進相關(guān)工作，真正實現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化管控。

（四）組建企業(yè)檔案工作高素質(zhì)人才團隊

企業(yè)檔案工作者應(yīng)該具備專業(yè)的檔案知識和檔案素養(yǎng)。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、價值鑒定、長期保存、編研開發(fā)、提供利用，是一項對檔案工作者專業(yè)要求很高的工作，而目前在很多企業(yè)檔案部門卻成為員工家屬、離退休人員的安排處，這就造成了檔案工作者專業(yè)不對口、工作開展隨心所欲缺乏專業(yè)性和系統(tǒng)性的狀況。俗話說“專業(yè)的人做專業(yè)的事”，如今很多高校都開設(shè)了檔案學專業(yè)，致力于為檔案工作培養(yǎng)專業(yè)人才，企業(yè)在招聘工作中應(yīng)該重點關(guān)注這類人員。很多企業(yè)都會出現(xiàn)留不住檔案專業(yè)人才的現(xiàn)象，這不僅僅是因為企業(yè)管理者對檔案工作重要性的忽視，還因為檔案工作人員沒有競爭性的薪酬福利待遇，企業(yè)在把人員招聘進企業(yè)后還要注意員工的后續(xù)發(fā)展，只有擁有專業(yè)的檔案工作人員，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的后續(xù)順利展開才有保障。除此之外，企業(yè)還要定期對檔案工作人員進行檔案知識和技能培訓(xùn)。

企業(yè)檔案工作者應(yīng)具備與時俱進的檔案工作理念。人們對檔案的認識經(jīng)歷了記錄、信息、知識、數(shù)據(jù)資產(chǎn)幾個不同的階段，目前，檔案的數(shù)據(jù)資產(chǎn)屬性已經(jīng)被逐步接受和認可。企業(yè)檔案作為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，蘊含著豐富的知識，具有很高的價值。檔案工作者應(yīng)承認檔案的資產(chǎn)價值，通過科學管理檔案資源，為企業(yè)生產(chǎn)決策服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟利益。

五、結(jié)語

新形勢下國有企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新必須加強檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，這是檔案工作在國有企業(yè)整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下繼續(xù)為企業(yè)各項工作服務(wù)的必然要求，同時也是檔案事業(yè)長久發(fā)展的必由之路。企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個系統(tǒng)、復(fù)雜的工程，涉及檔案工作的方方面面，內(nèi)容多、耗費時間長，需要企業(yè)投入人力、物力、財力支持。目前，很多企業(yè)都在嘗試進行檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，不同企業(yè)需根據(jù)自身的實際情況，評估企業(yè)當前處于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的哪個階段，有針對性地采取數(shù)字化轉(zhuǎn)型措施。