王雅華
(漳州靖圓發(fā)展有限公司,福建 漳州 363600)
工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)緊密關(guān)聯(lián)于工程項(xiàng)目的日常運(yùn)作,為此國家出臺(tái)了《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DAT28-2018)、《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《檔案行業(yè)網(wǎng)絡(luò)與信息安全信息通報(bào)工作規(guī)范》《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》等相關(guān)文件。在大規(guī)模工程項(xiàng)目中,涉及眾多參與方和龐大的信息流,如何高效地管理和利用這些信息成為一項(xiàng)迫切的問題。通過可視化手段,可以使各方更直觀地了解工程進(jìn)展、問題和需求,提高溝通效率,減少誤解和錯(cuò)誤。同時(shí),標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)則能夠規(guī)范信息的采集、存儲(chǔ)和傳遞流程,確保信息的一致性和可靠性,為工程項(xiàng)目實(shí)施提供依據(jù)。
《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DAT28-2018)明確指出,堅(jiān)持歸檔要求與項(xiàng)目檔案管理的原則。工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為一門前沿領(lǐng)域的研究,立足于解決傳統(tǒng)工程檔案管理面臨的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化難題,是工程管理與信息科學(xué)交叉融合的產(chǎn)物。傳統(tǒng)檔案管理已難以滿足信息化和高效管理的需求,需要在制度層面和技術(shù)層面進(jìn)行創(chuàng)新。為提升工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)質(zhì)量,需明確其基本原則。
在工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中,科學(xué)分類管理原則是確保檔案信息有序、高效管理的基本原則之一。科學(xué)分類管理的實(shí)施不僅有助于提高檔案檢索效率,還能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目的可視化管理提供有力支持。首先,基于工程項(xiàng)目特點(diǎn)的科學(xué)分類。在實(shí)施科學(xué)分類管理時(shí),需要充分考慮工程項(xiàng)目的特殊性質(zhì),采用合適的分類標(biāo)準(zhǔn)。《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DAT28-2018)明確指出要確??辈臁⒃O(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、總承包、檢測(cè)、供貨等多個(gè)環(huán)節(jié)檔案管理的規(guī)范性??梢愿鶕?jù)項(xiàng)目的不同階段、性質(zhì)、規(guī)模等因素進(jìn)行分類。例如,可以將檔案分為設(shè)計(jì)階段、施工階段、驗(yàn)收階段等,或者按照不同專業(yè)、工程類型進(jìn)行分類,以滿足不同管理需求。其次,遵循標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)分類體系。建立和遵循標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)分類體系是科學(xué)分類管理的重要保障。通過采用國家或行業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn),確保檔案的分類方法與其他工程項(xiàng)目保持一致,提高信息共享和協(xié)同工作的效率。標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)分類體系有助于形成通用性的管理模式,降低管理成本,提高檔案的可比性和可視化管理水平。最后,結(jié)合信息技術(shù)的科學(xué)分類管理。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,可以采用先進(jìn)的信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段,對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理,實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和可視化呈現(xiàn)。這樣可以更方便、快捷地進(jìn)行檢索和利用,也有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面、長(zhǎng)期保存。通過科學(xué)的分類方式,結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)化體系和信息技術(shù)手段,可以更好地實(shí)現(xiàn)工程檔案的有序管理,為工程項(xiàng)目的高效運(yùn)作和決策提供強(qiáng)有力的支持。
2018 年,國家檔案局的《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DA/T28-2018)中,對(duì)新時(shí)期工程檔案管理提出了新的要求,在工程檔案管理過程中,要以項(xiàng)目文件和檔案全生命周期作為管理指導(dǎo)思想,在檔案管理過程中進(jìn)一步明確標(biāo)準(zhǔn)化具體要求,各參建單位和相關(guān)工作人員在文件檔案管理過程中要履職盡責(zé),這既是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)實(shí)訴求,也是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的基本原則。首先,強(qiáng)調(diào)全生命周期信息的一體化管理。全生命周期管理原則要求在檔案接收工作中,不僅要關(guān)注工程建設(shè)的設(shè)計(jì)和施工階段,更要注重項(xiàng)目的運(yùn)維和維護(hù)。這需要工程檔案工作人員在接收檔案時(shí),充分考慮項(xiàng)目的整個(gè)生命周期,確保檔案中包含設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)營等各個(gè)階段的信息,以實(shí)現(xiàn)全面管理和長(zhǎng)期保存。其次,傳統(tǒng)建筑工程檔案與BIM檔案并存的原則。在當(dāng)前建筑工程中,BIM(Building Information Modeling)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用,生成的BIM 檔案包含了豐富的工程信息。工程檔案工作人員在接收檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)將傳統(tǒng)建筑工程檔案與BIM檔案有機(jī)結(jié)合,使其在同一管理平臺(tái)上并存。有助于更全面地記錄和展現(xiàn)工程信息。最后,強(qiáng)調(diào)傳統(tǒng)建筑工程檔案與BIM 檔案內(nèi)容互補(bǔ)的原則。傳統(tǒng)建筑工程檔案和BIM 檔案各有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì),工程檔案工作人員應(yīng)當(dāng)在接收檔案時(shí),充分挖掘兩者之間的互補(bǔ)性。傳統(tǒng)檔案可能包含更為詳實(shí)的手工記錄和紙質(zhì)文件,而BIM 檔案則提供了數(shù)字化的、精準(zhǔn)的建筑模型和工程數(shù)據(jù)。通過使兩者內(nèi)容互相補(bǔ)充,可以實(shí)現(xiàn)更為全面、立體的工程信息管理。工程檔案工作人員應(yīng)當(dāng)靈活運(yùn)用這一原則,將傳統(tǒng)建筑工程檔案與BIM檔案合理整合,既保留傳統(tǒng)的管理方式,又借助現(xiàn)代技術(shù)手段,以期實(shí)現(xiàn)工程檔案的全面、高效管理。
工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的研究既扎根于學(xué)術(shù)理論的深厚土壤,又深深植根于實(shí)際工程管理的需求。通過對(duì)信息技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)體系的深入研究,該領(lǐng)域不僅有望推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型,也為工程項(xiàng)目管理提供了創(chuàng)新的解決方案。
嚴(yán)格控制工程檔案質(zhì)量是實(shí)現(xiàn)可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的前提?!峨娮訖n案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》(GB/T 39784-2021)指出,要確保電子檔案真實(shí)、完整、可用與安全。只有在信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上,結(jié)合相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn),采用先進(jìn)的技術(shù)手段,才能真正實(shí)現(xiàn)工程檔案的高質(zhì)量管理,為工程建設(shè)和運(yùn)營提供可視化決策支持。首先,確保信息的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。在信息化背景下,檔案可視化管理的核心在于數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。為此,工程檔案管理者應(yīng)對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)密的審核,確保每個(gè)階段的數(shù)據(jù)都得到真實(shí)記錄,信息不受篡改,以滿足可視化管理的需要。此外,引入?yún)^(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)手段,加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全性和可追溯性的管理,進(jìn)一步提升信息的可信度。其次,符合相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。工程檔案的規(guī)范性管理需要與時(shí)俱進(jìn),緊跟國家和地方相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的更新和升級(jí)。檔案管理者應(yīng)深入研究最新的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn),調(diào)整檔案管理體系,確保檔案的組織結(jié)構(gòu)、命名規(guī)范、格式規(guī)范等方面能夠適應(yīng)信息化背景下的要求。此外,還要建立工程檔案管理的評(píng)估機(jī)制,定期進(jìn)行內(nèi)外審查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正不符合法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的地方。最后,采用先進(jìn)的技術(shù)手段確保可視化質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,引入更為先進(jìn)的技術(shù)手段成為提升檔案管理質(zhì)量的必然選擇。工程檔案可視化管理可以通過引入人工智能、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的智能化處理和全面分析,從而確保信息的質(zhì)量和可讀性。逐步實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和虛擬化,為信息的全生命周期管理提供更多可能性。
在當(dāng)前信息化背景下,提高工程檔案的開發(fā)和利用水平顯得尤為重要。首先,建立科學(xué)的檔案分類體系。在政府層面,相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定需要集思廣益,特別是檔案管理部門更是要組織制定相關(guān)制度,規(guī)范檔案的分類標(biāo)準(zhǔn),以確保檔案信息的有序存儲(chǔ)和高效檢索?!峨娮訖n案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》(GB/T 39784-2021)指出,各類檔案部門應(yīng)重視開發(fā)和應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)。工程檔案管理者應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上建立內(nèi)部的科學(xué)分類體系,將工程檔案劃分為不同的類別和層級(jí),使之更符合實(shí)際管理需求??茖W(xué)的分類體系建設(shè)有助于信息的組織和整理,也為后續(xù)的檔案開發(fā)和利用奠定了基礎(chǔ)。其次,借助先進(jìn)技術(shù)手段提高檔案的可視化水平。政府的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)和引導(dǎo)檔案管理者采用先進(jìn)的可視化技術(shù),如虛擬現(xiàn)實(shí)(VR)和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)(AR),將工程檔案呈現(xiàn)在更直觀、生動(dòng)的視覺形式。這不僅能夠提高檔案利用的效率,還能夠推動(dòng)檔案管理向著更為智能化和人性化的方向發(fā)展。最后,注重人才培養(yǎng),提高檔案管理團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的推動(dòng)離不開專業(yè)人才的支持。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出,要重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。因此,企業(yè)應(yīng)該在檔案管理領(lǐng)域培養(yǎng)具備信息化背景的專業(yè)人才,使他們掌握最新的技術(shù)和理論,能夠靈活運(yùn)用在實(shí)際的檔案管理工作中。此外,注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作和溝通,提高整體素質(zhì),以適應(yīng)不斷變化的信息環(huán)境和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,需要根據(jù)國家相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工程檔案收集管理進(jìn)行細(xì)化,確保工程檔案信息收集的真實(shí)性和全面性。同時(shí)在管理過程中要按照高質(zhì)量原則,落實(shí)好相關(guān)制度機(jī)制。此外,以工程檔案可視化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)推動(dòng)檔案可視化進(jìn)程,主動(dòng)的引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù),提升工程檔案的利用開發(fā)效果。
《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DA/T28-2018)明確指出,要做好相關(guān)部門及參建單位項(xiàng)目文件的形成、收集、整理和歸檔工作。在工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中,依照工程檔案標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施分階段收集和規(guī)范化管理非常重要。首先,從工程項(xiàng)目的不同階段出發(fā),有針對(duì)性地進(jìn)行檔案收集。在項(xiàng)目啟動(dòng)階段,重點(diǎn)收集與項(xiàng)目背景、立項(xiàng)和預(yù)算等相關(guān)的檔案信息;在設(shè)計(jì)階段,則應(yīng)當(dāng)聚焦于收集設(shè)計(jì)文檔、技術(shù)規(guī)范和方案等;而在施工階段,需強(qiáng)化對(duì)施工圖紙、工藝流程和材料驗(yàn)收等檔案的系統(tǒng)搜集。這種分階段、有針對(duì)性的檔案信息收集,可以更好地滿足各個(gè)階段的檔案管理要求,為后續(xù)的規(guī)范管理提供充分的數(shù)據(jù)支持。其次,對(duì)于不同階段的檔案,需要進(jìn)行規(guī)范化管理,確保信息的一致性和標(biāo)準(zhǔn)化。例如,可以制定符合工程檔案標(biāo)準(zhǔn)的文件命名規(guī)范,規(guī)定文件的存儲(chǔ)格式和結(jié)構(gòu),以及明確各類檔案的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。最后,強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)在分階段收集和規(guī)范化管理中的應(yīng)用。當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅猛,采用信息化手段能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、可視化管理。通過建立信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案的全面監(jiān)控、檢索和開發(fā)利用,提高檔案管理的效能。同時(shí),還應(yīng)充分考慮信息安全和隱私保護(hù)等方面因素,確保信息的完整性和可靠性。依照工程檔案標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施分階段收集和規(guī)范化管理是一項(xiàng)全方位的工作,涉及項(xiàng)目階段的精準(zhǔn)收集、規(guī)范管理以及信息化技術(shù)的應(yīng)用等多個(gè)層面。通過細(xì)致而全面的工作,可以為工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),提升工程檔案管理水平。
《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》明確指出,建立兼容性好、開放性強(qiáng)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。在工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中,工程檔案館對(duì)信息可視化模型檔案的管理主要包括歸檔前和歸檔后兩個(gè)階段。首先,對(duì)于歸檔前的管理工作,工程檔案館需要在紙質(zhì)檔案、電子檔案和BIM 模型的收集整理與移交過程中提供業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)?!督ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DA/T28-2018)明確指出,電子文件歸檔在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述上與紙質(zhì)項(xiàng)目檔案保持一致,且二者應(yīng)建立關(guān)聯(lián)。這就需要在各類檔案歸檔過程中要明確收集要求和標(biāo)準(zhǔn),推動(dòng)紙質(zhì)檔案和電子檔案向數(shù)字化過渡,并規(guī)范BIM 模型的整理和移交流程。通過建立規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程,提高信息的準(zhǔn)確性和完整性。其次,在歸檔后的管理工作中,工程檔案館需要對(duì)檔案實(shí)施全流程管理,完善檔案檢索系統(tǒng),以便用戶能夠迅速、準(zhǔn)確地獲取需要的信息。最后,工程檔案館應(yīng)將現(xiàn)有的BIM 標(biāo)準(zhǔn)與建設(shè)工程檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)接,編制一套可行的標(biāo)準(zhǔn)體系。這涉及BIM 模型與檔案的數(shù)據(jù)格式、命名規(guī)范、元數(shù)據(jù)等方面的一致性。通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),可以實(shí)現(xiàn)BIM 模型與建設(shè)工程檔案的有機(jī)結(jié)合,確保信息的可視化管理更具科學(xué)性和規(guī)范性。在整個(gè)過程中,工程檔案館需要結(jié)合信息可視化的最新技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn),不斷地對(duì)標(biāo)準(zhǔn)體系和相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行更新。
隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展,項(xiàng)目建設(shè)越來越多,對(duì)工程檔案管理工作也提出了新的要求。特別是在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定和技術(shù)融入方面更是要與時(shí)俱進(jìn),工程檔案可視化管理與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)符合工程檔案事業(yè)未來發(fā)展預(yù)期。在具體實(shí)施過程中工程檔案管理者應(yīng)當(dāng)注重協(xié)同合作,形成完整的檔案管理體系。只有在信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上,結(jié)合相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn),采用先進(jìn)的技術(shù)手段,才能真正實(shí)現(xiàn)工程檔案的高質(zhì)量管理,為工程建設(shè)和運(yùn)營提供可視化決策支持,推動(dòng)整個(gè)行業(yè)朝著更加規(guī)范、高效的方向發(fā)展。