邢 香
廣東醫(yī)科大學財務處
為了貫徹落實好中辦、國辦印發(fā)的《關于進一步深化稅收征管改革的意見》,加大推廣使用全面數(shù)字化的電子發(fā)票(以下簡稱“全電發(fā)票”),至2023 年3 月,國家稅務總局已分批相繼在上海、廣東(不含深圳市)、內蒙古、四川、廈門及陜西、青島、大連、重慶和天津等多省市開展可開具全電發(fā)票試點(具體進程見圖1),并逐步擴大受票范圍為全國,至此拉開了全面數(shù)字化票據(jù)時代的大幕。全電發(fā)票的推行,意味著稅收征管由“以票控稅”向著“以數(shù)治稅”分類精準監(jiān)管發(fā)展,由信息化向數(shù)字化、智能化提升跨步。從國家緊密的政策和國稅局對全電發(fā)票推廣進度的關注中可以預見的是,全電發(fā)票將很快向全國各地加速推進。但目前全電發(fā)票還處在推廣階段,大多數(shù)財會人員對于全面數(shù)字化電子發(fā)票的理解接受和應用程度有限,還只是停留在打印出來報銷發(fā)票樣式出現(xiàn)變化,改變了發(fā)票開票渠道等方面。對于全電發(fā)票的特性缺乏全面性的認識,對于它所帶來的影響未成形成深刻思考。高校作為非盈利事業(yè)單位,財務管理的滯后尤為明顯,在全電發(fā)票全面鋪開之際,探析全電發(fā)票對高校財務在人才結構、信息化建設水平、網(wǎng)絡技術安全等方面的影響并提出相應對策,對于全電發(fā)票在高校的落地具有指導和實踐性意義。
全電發(fā)票由全國統(tǒng)一的電子發(fā)票服務平臺24 小時在線免費為納稅人提供全面數(shù)字化的電子發(fā)票開具、交付、查驗等服務。他與傳統(tǒng)紙質發(fā)票具有同等法律效力,但卻無需以紙質為介質,無需再使用稅控專用設備、無需核定票種、也無需進行申領和申增等相關操作。同時具有票面信息全面數(shù)字化、全國統(tǒng)一賦碼、開具金額總額度管理、自動流轉交付等高信息化特點。這也就使得全電發(fā)票在財務管理的優(yōu)勢明顯。
全電發(fā)票的不斷推廣及縱向深度應用,將降低財務管理成本。全電發(fā)票以信息技術載體,采用電子發(fā)票服務平臺稅務數(shù)字賬戶的形式,實現(xiàn)從開具、交付、查驗及管理等的全路徑電子化,大大節(jié)約了時間成本及人力成本,也避免了傳統(tǒng)紙電發(fā)票需要打印交付導致的遺失損毀風險。全國統(tǒng)一的電子發(fā)票公共服務平臺的建成,使得中小型企業(yè)單位可以直接使用國家稅務總局開放的技術接口,不再產(chǎn)生額外的成本和其他負擔。對于大型企業(yè)集團及單位,也可以借助平臺的特定端口,開發(fā)配套的發(fā)票歸集管理類軟件,減少開發(fā)成本。
全電發(fā)票沒有特定版式,其實質是一串數(shù)字,從開具、傳輸、交付、抵扣、確認等各種狀態(tài)都是以數(shù)字化方式進行的。為了適應現(xiàn)行紙質發(fā)票、電子發(fā)票及全電發(fā)票并行的階段,設置了二維碼、XML、PDF、OFD 等四種下載方式,形成一個紙質版的樣式,滿足納稅人用票的便利度。并且根據(jù)特定業(yè)務場景,顯示特定的發(fā)票樣式,滿足個性化需求。紅字發(fā)票處理流程也更簡便,發(fā)票未入賬時可以直接紅字沖銷,發(fā)票已入賬時銷售方和購買方均可提出紅字申請。
全電發(fā)票顯示出來的格式簡約而不簡單,原“發(fā)票代碼”和“發(fā)票號碼”被20 位發(fā)票號碼取代,并且取消了收款人、校驗碼、復核人、銷售方(章)及發(fā)票密碼區(qū)。數(shù)字化的票面信息有利于稅務管理部門對納稅人及其上下游交易數(shù)據(jù)的聯(lián)動,實現(xiàn)全鏈條發(fā)票風險實時監(jiān)管。而對于發(fā)票接收方而言,通過全國統(tǒng)一的發(fā)票服務平臺稅務數(shù)字賬戶,直接接收并核驗發(fā)票,避免了發(fā)票驗證不到位帶來的稅費風險。之前通過發(fā)票進行的各種不規(guī)范操作行為,在未來將逐漸終結。
全電發(fā)票作為財務信息化的橋梁,對高校財務管理的影響將是一場深遠的變革。全電發(fā)票在高校的推進及使用,能夠更好地推動高校財務管理的信息化,實現(xiàn)財務共享,對智慧校園的建設也有深遠意義。但目前高校的信息化發(fā)展狀態(tài)略顯滯后,全電發(fā)票的使用會給高校財務管理帶來挑戰(zhàn)和機遇。
全電發(fā)票的應用有利于帶動高校向全方位的信息化智能化發(fā)展?!靶@信息化建設”、“智慧校園的建設”在落實時更多的強調教學前沿的信息化,對作為教輔的財務管理的信息化投入不夠,全電發(fā)票的使用,給高校財務管理的信息化帶來了更多的關注和推動力。全電發(fā)票要求填制、核準、數(shù)據(jù)傳輸?shù)纫幌盗械沫h(huán)節(jié)均需在線上完成。而后續(xù)的報銷、記賬和核驗也需要實現(xiàn)電子發(fā)票服務平臺稅務數(shù)字賬戶與高校的財務軟件系統(tǒng)對接。而發(fā)票完全電子化也有利于帶動高校的會計憑證及會計檔案的電子化。屆時,高校業(yè)務數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)電子化,一鍵進入高校財務系統(tǒng)進行處理,財務系統(tǒng)成為高校管理的中心。高校的各項業(yè)務單據(jù)、財務單據(jù)均可以在系統(tǒng)內查詢和追蹤,從而加快高校信息流通,實現(xiàn)高校全面實現(xiàn)信息化和數(shù)字化。
全電發(fā)票在財務管理中的作用和優(yōu)勢得到有效發(fā)揮,要求高校財務人員既要具備扎實的財務專業(yè)知識和過硬的業(yè)務能力,還需具備良好的信息化管理能力及數(shù)字化思維。而目前高校財務人員的現(xiàn)狀是:懂會計不懂管理,懂財務不懂信息技術,懂信息技術沒有數(shù)字化思維。全電發(fā)票的使用需要對接開票系統(tǒng)和財務系統(tǒng),實現(xiàn)開票接收與財務報賬的無縫銜接,而且還需要實現(xiàn)入賬和歸檔的一體化,這些對財務人員的綜合能力都提出了挑戰(zhàn)。且目前紙質發(fā)票、電子發(fā)票和全電發(fā)票并行,對高校財務管理人員的適應能力,應變能力都提出了更高的要求?!耙云笨囟悺钡健耙詳?shù)控稅”的稅務管理方式的轉變,也要求財務人員轉變納稅思維方式。
目前高校財務業(yè)務報銷仍然是以紙質發(fā)票為主,財務管理制度也以此為基礎。全電發(fā)票全流程的電子化,與原制度產(chǎn)生沖突,這就要求高校改變制度制定基礎,修訂成與全電發(fā)票使用全流程相匹配的管理制度。而制度實施不到位,也會阻礙全電發(fā)票的適用。2015 年我國就以頒布《會計檔案管理辦法》等制度的方式明確了電子檔案具有單獨入檔的合法性和必要性,但是從紙電發(fā)票以電子檔案形式保存的實際情況來看,并沒有達到預期效果。高校依然以傳統(tǒng)紙質檔案的形式整理會計檔案,采用統(tǒng)一的檔案管理辦法?,F(xiàn)隨著全電發(fā)票試點的深入,實現(xiàn)電子化發(fā)票報銷、入賬、歸檔的管理方式轉變已迫在眉睫。
在我國,全電發(fā)票的應用尚處在幾個省市試點階段,相關的法律法規(guī)尚不健全,沒有形成統(tǒng)一的行業(yè)標準,沒有可參考的國內可操作性的成功案例,這對高校內部控制來說是新的挑戰(zhàn)。一方面,全電發(fā)票是以全新的操作方式在網(wǎng)絡平臺上開具,這就要求高校在后期的平臺升級搭建過程中要考慮到發(fā)票開具的智能化以實現(xiàn)風險的規(guī)避。另一方面,全電發(fā)票上面承載了高校的多項基礎數(shù)據(jù),與科研、教學、經(jīng)費來源等都息息相關。而全電發(fā)票是通過互聯(lián)網(wǎng)進行數(shù)據(jù)交換的,在開具和傳輸過程中有其便捷性,但是也存在被泄露的風險。雖然電子發(fā)票平臺采取了信封技術,但如果受到惡意網(wǎng)絡攻擊,高校的數(shù)據(jù)會有被盜取和篡改的風險。而為了實現(xiàn)發(fā)票全流程的電子化操作,需要建立財務系統(tǒng)與開票系統(tǒng)的鏈接,這更增加了財務數(shù)據(jù)風險。全電發(fā)票的過渡和全面推廣使用時期,如何保證財務數(shù)據(jù)安全,對高校內部控制建設提出了更高的要求。
全電發(fā)票全國性推廣使用,發(fā)票實現(xiàn)全面電子化是大勢所趨。高校應順應這一趨勢,積極面對其帶來的影響和挑戰(zhàn),盡早布局,制定出應對和管理的方案。
完善的信息化系統(tǒng)建設是實現(xiàn)全電發(fā)票全流程應用的基礎。運用信息化、智能化技術手段,著手布局業(yè)財稅融合的一體化信息系統(tǒng)。實現(xiàn)在具體教學科研決策時能利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)考慮創(chuàng)造價值、控制和規(guī)避風險;在財務管理時能利用整合的集成化信息實現(xiàn)決出所需數(shù)據(jù)的實時預測和分析;在稅務規(guī)劃時能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)聚合和多維分析。這對于全電發(fā)票的價值最大化、財務管理的信息化乃至之整個校園的智慧化建設,都具有實質性的意義。在具體實施時,全面升級財務系統(tǒng),實現(xiàn)線上財務資料的審批、報銷和流轉,提高工作效率,推進高校的財務數(shù)字化轉型;利用全國電子發(fā)票服務平臺進行升級搭建,建立與財務系統(tǒng)的鏈接,實現(xiàn)票據(jù)管理與財務核算管理的無縫銜接,提高財務業(yè)務的流轉速度;梳理教學科研業(yè)務流程及財務、稅務工作流程,重構線上、線下流程的融合審批與流轉,實現(xiàn)全管理流程的協(xié)同和運轉的集成高效。借助全電發(fā)票試點的機會,倒逼業(yè)財稅一體化財務系統(tǒng)信息化建設,不斷優(yōu)化升級,提高高校應對數(shù)字化智能化趨勢大潮的能力。
在全電發(fā)票“撲面而來”及數(shù)字化建設如火如荼的大環(huán)境下,高校必須積極培育一支綜合素質不斷提升的財務會計人才隊伍,來確保全電發(fā)票在財務管理中的優(yōu)勢得到有效發(fā)揮,切實提高財務管理工作效率與質量,以及實現(xiàn)財務數(shù)字化智能化建設。高校具體可從以下幾點來培育財務管理人員的綜合素質:1.加強財務人員的業(yè)務培訓,提升其信息化建設水平。財務人員應當適應數(shù)字化建設的進程,不斷深化學習與財務及信息化相關的新政策、與時俱進。全電發(fā)票與之前的紙電發(fā)票從開具到管理都有很大的區(qū)別。需要對財務人員進行系統(tǒng)的培訓學習,更新其自身的知識儲備。同時提供場合、時間讓財務人員加強內部交流和與其他單位交流學習的機會,提高業(yè)務水平。另外,加強財務人員的信息化使用和建設能力,也是推動全電發(fā)票普及的基本需求。2.提高財務人員的風險意識、創(chuàng)新意識、安全意識和宣傳意識,實現(xiàn)財務人員向財稅分析和管理轉型。全電發(fā)票的運用要求財務人員要時時有風險意識,才能在萬變的財務信息制度的變化里“寵辱不驚”。面對當前“紙票+全電”雙軌制處理方式,需發(fā)揮高校財務人員的創(chuàng)新意識,進行適合本校的制度方式改變,實現(xiàn)票據(jù)改革平穩(wěn)過渡。全電發(fā)票的應用需要通過互聯(lián)網(wǎng)與稅局的電子發(fā)票進行數(shù)據(jù)交換,而且也通過平臺鏈接各單位財務系統(tǒng),數(shù)據(jù)安全就顯得尤為重要,提高財務人員使用開票平臺及財務系統(tǒng)的安全防范意識,確保財務人員離職或調崗時,避免高校電子財務數(shù)據(jù)丟失。財務人員要采取多種渠道和方式對全電發(fā)票進行宣傳,如在財務處公眾號及校園官網(wǎng)上發(fā)文、定期開展培訓講座等方式講解全電發(fā)票的使用和報銷,實現(xiàn)全電發(fā)票的順利落地。注重財務人員四個意識的培養(yǎng),數(shù)字化思維的培育,不斷推進財務人員向復合型人才轉變,發(fā)揮財務在高校的管理職能。
2025 年前,基本實現(xiàn)發(fā)票全領域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化,這是《關于進一步深化稅收征管改革的意見》的要求。而目前相關配套制度和細化方案還沒有出臺,全電發(fā)票的實施細節(jié)既缺乏行業(yè)化的制度依據(jù),又與相關舊有制度不適宜。那么逐步建立全電發(fā)票生命周期管理的配套制度,為全發(fā)票切實落地的提供保障。高校要做好試點期間過渡改造方案,對現(xiàn)行票據(jù)管理辦法及增值稅、企業(yè)所得稅等與發(fā)票最為密切的法規(guī)制度,予以同步修訂,以適應全電推行后的稅制征管方式。同時,提前梳理并布局發(fā)票從開具到歸檔整個生命周期管理的配套制度,以迎接全電時代的到來。如高?,F(xiàn)有的財務檔案管理方式不能再適用統(tǒng)一的檔案管理辦法,而要制定單獨的專業(yè)性的財務檔案管理文件,發(fā)揮財務檔案電子數(shù)據(jù)化在高校財務管理中的低成高效優(yōu)勢。
面對全電發(fā)票推廣使用對高校內部控制的影響,除從全流程梳理再造、票據(jù)制度更新和人員結構調整等方面來監(jiān)控前置外,在系統(tǒng)改造升級上的提前監(jiān)管,會起到事半功倍的效果。構建高校的計算機信息安全體系,并且定期維護升級,這是保證學校所有數(shù)據(jù)安全的基礎;在進行電子發(fā)票服務平臺的升級搭建時考慮建立稅率自動提示提醒,開票風險自動提示以及開具風險發(fā)票自動熔斷的機制來規(guī)避開票風險;在發(fā)票的進項端采用自動化應用來解決全電發(fā)票要素多、人工審核難的問題,提高風險控制能力,規(guī)避潛在稅務風險;在發(fā)票的管理上建立智能票夾或者發(fā)票臺帳,對已經(jīng)解析或者識別的發(fā)票進行存儲,并進行數(shù)據(jù)的標記和管理。事前投入相應的人力和精力進行相關風險的建模和預判,事中做通過多維度數(shù)據(jù)采集分析和對比進行風險識別,事后提供風險追溯并反饋到風控模型,完成風險控制的閉環(huán)。
全電發(fā)票的推廣和應用是大勢所趨,將運用于財務管理的等各個方面,這是社會經(jīng)濟數(shù)值化的產(chǎn)物,也促進著數(shù)字化的發(fā)展。高校身在其中,應順應時代發(fā)展,從信息化、人才、制度及內控等多方面應對全電發(fā)票的影響和挑戰(zhàn),促進高校信息化,為智慧校園建設助力。