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行政機(jī)關(guān)公文格式常見問題分析

2023-02-22 15:25龍巖市新羅區(qū)人民政府辦公室陳婕
辦公室業(yè)務(wù) 2023年1期
關(guān)鍵詞:附件字體正文

文/龍巖市新羅區(qū)人民政府辦公室 陳婕

一、行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)范化的意義

公文的書寫格式較為嚴(yán)謹(jǐn),嚴(yán)格按照格式要求發(fā)布公文,遵守公文格式的相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn),更好地凸顯公文內(nèi)容,使公文更為整齊和美觀,提高公文的有效性和價(jià)值。行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)范化具有重要的意義:一是有利于準(zhǔn)確傳達(dá)政策和信息。行政機(jī)關(guān)是國家行政權(quán)的行使者,公文具有規(guī)范體式和法定效用,公文格式規(guī)范化能有效提高交流溝通的效率。二是有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。公文擬定中的流程較為嚴(yán)格,且公文格式自成一體,具有法定效力和規(guī)范體式,自起草之初就詮釋著國家行政機(jī)關(guān)的莊嚴(yán)性,規(guī)范性公文顯示出公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性,對(duì)行政法規(guī)使用的章程、條例、規(guī)定等至關(guān)重要。三是有利于提高工作質(zhì)量和效率。公文在起草、審核和簽發(fā)上都有統(tǒng)一的公文格式,這樣可以精簡(jiǎn)公文處理的時(shí)間和效率,為行政機(jī)關(guān)公文的收、發(fā)、整理歸檔起到提質(zhì)增效的效果,尤其是在如今公文處理自動(dòng)化環(huán)境下,公文格式規(guī)范化可使工作質(zhì)量和效率倍增。

二、行政機(jī)關(guān)公文格式常見問題分析

(一)版頭部分的公文格式常見問題。在公文的規(guī)格樣式中,版頭部分常見的問題主要有三類:一是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志名稱不全。制發(fā)公文的機(jī)關(guān)單位尚未標(biāo)注機(jī)關(guān)名稱,使得版頭部分不完整。二是發(fā)文字號(hào)不規(guī)范。公文版頭的字號(hào)和字體有著相應(yīng)的標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn),但在公文處理中還存在序號(hào)用虛數(shù)、錯(cuò)用括號(hào)、字號(hào)小于3號(hào)、字體不標(biāo)準(zhǔn)等多個(gè)問題。三是簽發(fā)人標(biāo)識(shí)不合規(guī)定。有的部門在公文發(fā)布中字體沒有使用楷體,而是其他字體,更有甚者在公文起草和擬定時(shí)缺少簽發(fā)人的簽字,公文格式不嚴(yán)謹(jǐn)。

(二)主體部分的公文格式常見問題。1.標(biāo)題問題。標(biāo)題問題是行政機(jī)關(guān)公文格式中的常見問題之一,存在公文標(biāo)題的字體、字號(hào)沒有嚴(yán)格按照規(guī)定寫作的現(xiàn)象,有時(shí)用宋體加粗,有時(shí)用黑體加粗,字號(hào)的選擇也存在隨意性較大。不僅如此,有些公文中還存在標(biāo)點(diǎn)符號(hào)濫用的問題,頓號(hào)、逗號(hào)的使用不當(dāng)以及書名號(hào)的重復(fù)使用等不規(guī)范的現(xiàn)象仍然存在,容易造成歧義。如:《××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《××省人民政府關(guān)于印發(fā)××的通知》的通知〉的通知》;此外,還存在語義重復(fù)的問題,在公文中“請(qǐng)求”和“請(qǐng)示”重復(fù)出現(xiàn)在一個(gè)標(biāo)題之中,如:《XXX局關(guān)于請(qǐng)求解決xxx的請(qǐng)示》。2.正文問題。公文的正文部分格式問題較為多見,主要表現(xiàn)為正文中應(yīng)用公文的格式不對(duì)。具體說來,一是在正文中括號(hào)的使用不當(dāng),如“依據(jù)xx廳〔2022〕28號(hào)文《關(guān)于xxx的通知》”“xx廳〔2022〕28號(hào)文”出現(xiàn)在標(biāo)題前面就是錯(cuò)誤的,標(biāo)題和引用的發(fā)文字號(hào)問題尚未理清。二是文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)詞使用不規(guī)范。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)中第一層是“一、”第二層變成了“1”或者“(1)”,這樣的序數(shù)詞表達(dá)在字體和標(biāo)點(diǎn)上都存在不規(guī)范。3.結(jié)尾問題。公文結(jié)尾部分是公文格式的重點(diǎn),包括發(fā)文機(jī)關(guān)署名、加蓋印章、成文時(shí)間等內(nèi)容。其中,存在發(fā)文機(jī)關(guān)署名和印章不一樣的問題,如:“XXX縣人力資源和社會(huì)保障局”只署名為“XXX縣人社局”。加蓋的印章不清晰、不居中、不端正,印章使用不規(guī)范或錯(cuò)蓋在了成文時(shí)間以外的地方,成文時(shí)間未用阿拉伯?dāng)?shù)字表示年、月、日等都是公文結(jié)尾部分的常見問題。此外,公文排版后不能容下印章時(shí),印章與正文分屬兩頁,且印章頁顯示“此頁無正文”或出現(xiàn)空白頁的現(xiàn)象仍然存在。4.附件標(biāo)識(shí)問題。公文附件編排錯(cuò)誤也是常見問題之一,附件作為正文內(nèi)容的組成部分,與公文正文具有同等效力,不少機(jī)關(guān)單位對(duì)附件標(biāo)識(shí)認(rèn)識(shí)不清,經(jīng)常出現(xiàn)主附分離的情況,影響了公文的規(guī)范性。

(三)版記部分的公文格式常見問題。1.主題詞問題。現(xiàn)如今,相關(guān)條例規(guī)定取消了公文主題詞,也就是說,在公文格式中,現(xiàn)已不存在主題詞的現(xiàn)象,出現(xiàn)主題詞的公文格式是錯(cuò)誤的。但許多機(jī)關(guān)在文件制發(fā)中經(jīng)驗(yàn)主義盛行,仍然憑借長(zhǎng)期的公文制發(fā)經(jīng)驗(yàn)擬定公文,還是寫有主題詞,究其原因,主要是由于公文寫作單位尚未與時(shí)俱進(jìn)加強(qiáng)公文規(guī)范的學(xué)習(xí),使得主題詞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。2.抄送格式問題。首先,是抄送名稱不統(tǒng)一的問題,沒有嚴(yán)格用“抄送”兩個(gè)字,而是自主命名為“抄報(bào)”“報(bào)送”等標(biāo)識(shí)。其次,回行時(shí)沒有與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊,在抄送較多機(jī)關(guān)時(shí),間隔符號(hào)使用不當(dāng),用“、”或空格,最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)不標(biāo)句號(hào)等不規(guī)范的格式仍然存在,如:縣(區(qū))級(jí)單位行文需要抄送市級(jí)單位的,寫成“抄報(bào):市XX局、市XX局、XX中心”。最后,抄送給不該抄送的機(jī)關(guān),造成了公文資源的浪費(fèi)和公文處理部門的工作負(fù)擔(dān)。

三、行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)范化應(yīng)用的策略

行政機(jī)關(guān)公文要求按照專業(yè)的公文格式進(jìn)行寫作,加強(qiáng)對(duì)公文格式的規(guī)范化,降低公文中的常見問題的出錯(cuò)率,可以結(jié)合當(dāng)前公文格式中的常見問題,有針對(duì)性地進(jìn)行優(yōu)化,將公文格式規(guī)范化貫穿始終,確保公文的質(zhì)量。

(一)版頭部分公文格式規(guī)范化應(yīng)用的策略。版頭部分是重要內(nèi)容,一是要補(bǔ)全發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志名稱。對(duì)于制發(fā)公文的機(jī)關(guān)單位,應(yīng)強(qiáng)調(diào)標(biāo)注機(jī)關(guān)名稱的重要性,在版頭中寫全機(jī)關(guān)單位名稱。二是發(fā)文字號(hào)一般位于版頭的下空2行,居中排布。有固定的標(biāo)準(zhǔn)和模式,用3號(hào)仿宋字體顯示,數(shù)字符號(hào)也有相應(yīng)的規(guī)定,年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注,年份應(yīng)標(biāo)全稱,在標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用上,括號(hào)的使用應(yīng)引起重視,用六角括號(hào)“〔〕”括入,避免因?yàn)槔ㄌ?hào)的不規(guī)范影響公文質(zhì)量。同時(shí),發(fā)文順序號(hào)不加“第”字,直接用阿拉伯?dāng)?shù)字開頭,序列號(hào)的使用則不編虛位(即1不編為01),在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字,盡量不使用自動(dòng)編號(hào),且機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和序號(hào)缺一不可。三是簽發(fā)人的位置在公文的右上角,居右空一字,“簽發(fā)人”三個(gè)字應(yīng)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。

(二)主體部分公文格式規(guī)范化應(yīng)用策略。1.公文標(biāo)題的規(guī)范化應(yīng)用。公文標(biāo)題是對(duì)公文內(nèi)容的概括與揭示,公文標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋體,一般不加粗,標(biāo)題末不能使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),法規(guī)、規(guī)章名稱可加書名號(hào)。多行時(shí)采用梯形、菱形和倒梯形,每行詞意完整、長(zhǎng)短適宜、間距恰當(dāng)。標(biāo)題用語不能有歧義,文字表述要用語精煉,說明發(fā)文緣由,使人一目了然。如《XXX局關(guān)于請(qǐng)求解決xxx的請(qǐng)示》,在公文標(biāo)題中出現(xiàn)了“請(qǐng)求”和“發(fā)請(qǐng)示”兩個(gè)動(dòng)詞,應(yīng)改為《xxx局關(guān)于解決xxx的請(qǐng)示》;如《××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《××省人民政府關(guān)于印發(fā)××的通知》的通知〉的通知》應(yīng)改為《××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈××省人民政府關(guān)于印發(fā)××的通知〉的通知》。2.正文部分的規(guī)范化應(yīng)用。行政機(jī)關(guān)公文的正文部分主要起到申述觀點(diǎn)、敘事明理的作用,正文中括號(hào)的使用應(yīng)出現(xiàn)在標(biāo)題之后,如“xx廳〔2022〕28號(hào)文《關(guān)于xxx的通知》”,“xx廳〔2022〕28號(hào)文”就應(yīng)置于標(biāo)題后面,改為“《關(guān)于xxx的通知》xx廳〔2022〕28號(hào)文”,字體通常為3號(hào)仿宋體字,公文首頁必須顯示正文,按照規(guī)范的格式敘事具體內(nèi)容。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)詞使用方面,一級(jí)標(biāo)題用黑體“一、”,二級(jí)標(biāo)題用楷體加粗“(一)”;三級(jí)標(biāo)題用仿宋GB2312加粗“1.”;四級(jí)標(biāo)題用仿宋GB2312加粗“(1)”,公文應(yīng)嚴(yán)格按照正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)詞行文。3.結(jié)尾部分的規(guī)范化應(yīng)用。公文的結(jié)尾應(yīng)簡(jiǎn)明概括全文,結(jié)尾可用“特此通知”“特此報(bào)告”“妥否,請(qǐng)示復(fù)”等。公文末尾闡明公文生效、實(shí)施的日期,日期落款一旦注明時(shí)間即可生效。在發(fā)文機(jī)關(guān)署名、加蓋印章、成文時(shí)間方面注意格式的規(guī)范化,特別需注意發(fā)文機(jī)關(guān)的署名要與印章署名一致。在加蓋印章方面,用紅色印章,印章顯示應(yīng)清晰、居中、端正,下壓成文日期,作為公文生效的憑證。成文日期必須用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全,月、日不編虛位(即1不編為01)。此外,公文排版不得出現(xiàn)空白頁或“此頁無正文”的字樣,以防止對(duì)公文原文的人為添加和篡改。4.附件標(biāo)識(shí)的規(guī)范化應(yīng)用。附件在公文排版中也有明確的格式要求,附件應(yīng)當(dāng)另面編排,并在版記之前,與公文正文一起裝訂。對(duì)“附件”字體的使用和空格有要求,“附件”二字及附件順序號(hào)在左上角頂格顯示,應(yīng)使用3號(hào)黑體字。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行,其中對(duì)于附件內(nèi)容的格式,要求同正文一致。

(三)版記部分公文格式規(guī)范化應(yīng)用的策略。

1.抄送的規(guī)范化應(yīng)用。文件如有抄送機(jī)關(guān),需要根據(jù)抄送機(jī)關(guān)的數(shù)量進(jìn)行合理安排,在字體的選擇上,一般用4號(hào)仿宋字體標(biāo)明抄送機(jī)關(guān)名稱,在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期上一行,左右各空一字編排?!俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)。對(duì)行政機(jī)關(guān)公文抄送的規(guī)范如下:一是要統(tǒng)一抄送名稱。嚴(yán)格用“抄送”兩個(gè)字,力求標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的標(biāo)識(shí)。二是“抄送”回行應(yīng)與冒號(hào)后的“抄送機(jī)關(guān)”對(duì)齊。根據(jù)抄送機(jī)關(guān)的性質(zhì),在抄送較多機(jī)關(guān)時(shí)間隔符號(hào)使用逗號(hào)“,”隔開;當(dāng)抄送機(jī)關(guān)間是并列關(guān)系的,它們之間的符號(hào)應(yīng)當(dāng)使用頓號(hào)“、”,最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)應(yīng)清晰標(biāo)明句號(hào)“?!?。三是“抄送”公文的嚴(yán)謹(jǐn)性。精選抄送機(jī)關(guān)單位,避免給不需要的機(jī)關(guān)單位抄送。此外,從抄送機(jī)關(guān)的排列順序上看,若按隸屬關(guān)系分,即根據(jù)行政單位上級(jí)和下級(jí)的關(guān)系,從上至下的順序依次為:上級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān);若按系統(tǒng)分,即根據(jù)行政單位不同組織和部門的關(guān)系,從高到低的順序依次為:黨委、人大、政府、政協(xié)、紀(jì)委、法院、檢察院、軍隊(duì)、下級(jí)政府和本級(jí)政府各部門。2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期的規(guī)范化應(yīng)用。印發(fā)機(jī)關(guān)是公文的印制主管部門,在字體選擇上印發(fā)機(jī)關(guān)的字樣采用4號(hào)仿宋字體,印發(fā)日期也應(yīng)采用4號(hào)仿宋字體。需要注意的是,在編排上對(duì)印發(fā)機(jī)關(guān)和日期應(yīng)排版在末條分隔線之上,同時(shí)注意字體和版面的空格,一般要求印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字,印發(fā)日期右空一字,嚴(yán)格按照要求進(jìn)行空格。在數(shù)字的使用上,統(tǒng)一使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全年、月、日,后加“印發(fā)”二字。如:“二O二二年三月二日印發(fā)”或“2022年03月02日印發(fā)”都不規(guī)范,應(yīng)改為“2022年3月2日印發(fā)”。

四、結(jié)語

行政機(jī)關(guān)公文格式中存在許多常見問題,在公文處理中應(yīng)引起重視。應(yīng)加大對(duì)行政機(jī)關(guān)公文規(guī)范教育培訓(xùn),通過定期或不定期的培訓(xùn),加深對(duì)公文規(guī)范性的認(rèn)識(shí),提高公文格式的規(guī)范化管理,增強(qiáng)公文處理的規(guī)范性和權(quán)威性。與此同時(shí),還要健全行政公文審核與評(píng)估制度,發(fā)揮行政機(jī)關(guān)公文審核的職能作用,對(duì)不規(guī)范的公文要及時(shí)提出問題,嚴(yán)格把好公文格式關(guān),堅(jiān)持不懈地提高公文質(zhì)量和行政效率,使公文更好助力行政機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的開展。

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