付曉燕

臨沭縣人民醫(yī)院 山東 臨沂 276700

引言

文書檔案具有較強的綜合性特點，主要記載了縣級醫(yī)院的發(fā)展歷程，同時反映出近期的醫(yī)療工作活動與醫(yī)療診斷水平，能夠為縣級醫(yī)院發(fā)展提供參考依據(jù)，因此縣級醫(yī)院應重視文書檔案的管理與利用。近些年縣級醫(yī)院的醫(yī)療水平不斷提高，但在管理工作上仍有待優(yōu)化，醫(yī)院應推動文書檔案管理工作的規(guī)范化、科學化開展，這樣才能充分發(fā)揮出文書檔案資源的作用?？h級醫(yī)院應根據(jù)自身發(fā)展需求，構(gòu)建文書檔案管理機制，重視檔案資源的開發(fā)與利用，為縣級醫(yī)院提供科學的檔案資料。

1 縣級醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀

1.1 文書檔案管理淡薄

目前來看部分縣級醫(yī)院主要將精力投入到醫(yī)療工作中，認為做好醫(yī)療與科研工作即可獲得穩(wěn)定發(fā)展，導致文書檔案管理工作未能受到重視。尤其是縣級醫(yī)院的領導層，沒有發(fā)揮出模范帶頭作用，對于文書檔案管理工作的認識較為淺顯，所以未能投入足夠的資源和精力，最終造成縣級醫(yī)院文書檔案管理工作水平不足。文書檔案作為記錄醫(yī)院整體發(fā)展的重要載體，具有非常重要的作用，但部分縣級醫(yī)院沒有認識到文書檔案資源的價值，管理模式較為滯后，未能加強信息化建設，并且缺乏完善的制度體系，只是簡單地收集、管理資料[1]。

1.2 管理人員水平不足

由于縣級醫(yī)院文書檔案管理工作專業(yè)性較強，所以對參與管理工作的人員提出較高要求，必須具備扎實的專業(yè)知識與綜合素養(yǎng)。不過從實際來看部分縣級醫(yī)院內(nèi)部文書管理人員能力水平未達到要求，導致每年度的文書檔案資料管理混亂，各類文件材料越積越多，無法按照要求進行整理、歸檔。另外，部分文書檔案管理人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)，甚至由其他崗位兼職文書檔案管理工作，所以缺乏相應的知識理論?？h級醫(yī)院方面沒能提供培訓機會，管理人員進入醫(yī)院后立即開展文書檔案管理工作，沒能接受崗前培訓學習，缺乏對文書檔案管理工作流程、要求的了解，必然無法保障文書檔案管理的規(guī)范性[2]。

1.3 信息無法實時共享

文書檔案是記錄縣級醫(yī)院發(fā)展歷程的重要載體，并且會隨著時間推移而不斷累積、增加，縣級醫(yī)院在發(fā)展過程中需要合理運用各類文書檔案信息資料，不過由于缺乏信息化建設，導致文書檔案資料無法實時共享。目前來看縣級醫(yī)院內(nèi)部缺乏信息化系統(tǒng)，所以各個部門無法形成對接，文書檔案資源傳遞仍存在阻礙。由于信息資料傳遞受阻，文書檔案的應用價值也會降低，因此縣級醫(yī)院應重視信息技術的開發(fā)，解決信息傳遞中的難題。另外要重視電子文書檔案的安全性，作為數(shù)字化信息很容易出現(xiàn)丟失、泄露，為縣級醫(yī)院帶來難以挽回的損失[3]。

2 縣級醫(yī)院文書檔案管理與利用的必要性

以往縣級醫(yī)院文書檔案工作存在明顯的滯后性，無論在管理模式還是管理方法上，對傳統(tǒng)人工管理操作較為依賴，這也導致管理效率不高，還會耗費大量時間與精力，占據(jù)縣級醫(yī)院內(nèi)部空間，同時容易造成人為失誤，導致文書檔案資源的價值降低。因此縣級醫(yī)院要重視文書檔案管理與利用，通過引入現(xiàn)代信息技術，提高文書檔案管理效率和質(zhì)量，借助計算機完成數(shù)據(jù)的收集、整理和分享，出錯率將被有效控制。另外，通過優(yōu)化完善縣級醫(yī)院文書檔案管理制度，有利于保障文書檔案信息的安全性，促使文書檔案資源高效共享，并且降低了人為、環(huán)境因素的負面影響，不會占用過多的空間，管理時效也能得到保障[4]。

3 縣級醫(yī)院文書檔案管理與利用策略

3.1 創(chuàng)新管理手段，做好安全防控

新時代下縣級醫(yī)院檔案應以落實信息化管理為主，尤其在日常工作量不斷增加的條件下，信息化管理有利于降低工作難度、簡化管理流程，同時減少文書檔案管理工作上的失誤，因此縣級醫(yī)院要加強軟硬件升級，滿足信息化時代下的管理需求。信息化管理主要通過全面應用計算機、互聯(lián)網(wǎng)信息技術，將珍貴的文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換進行存儲、共享，切實提高文書檔案的信息化管理水平?？h級醫(yī)院在信息化文書檔案管理過程中，應積極創(chuàng)新管理手段，重點做好檔案資料的保管，提升文書檔案資料的真實性與完整性，這樣才能為縣級醫(yī)院發(fā)展提供依據(jù)。另外，注意重視信息化管理下的安全防范措施，由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境本身存在明顯的安全風險，所以縣級醫(yī)院必須加強黑客與病毒攻擊的預防，將重要的文書檔案資料妥善保管?？偠灾?，電子文件的保密性遠低于傳統(tǒng)文件，為了保障信息化管理的安全性，文書檔案部門應設置保密權限，根據(jù)文書檔案資料的重要性劃分保密等級，醫(yī)院工作人員會根據(jù)自身權限查閱文件，有利于保障文書檔案資料的安全。

3.2 創(chuàng)新管理方法，提升管理水平

想要提高縣級醫(yī)院文書檔案管理水平，必須創(chuàng)新文書檔案管理方法，除了要挑選專業(yè)能力突出的管理人員外，應采用符合文書檔案特點的管理手段，組建專業(yè)化檔案管理團隊，所有人員都應掌握文書檔案管理流程，在日常工作中做到愛崗敬業(yè)，發(fā)揮出自身的奉獻意識與精神，通過先進的技術手段保障文書檔案資源的安全。比如縣級醫(yī)院應改變以往分散式的文書檔案管理方法，這樣才能將資源進行有效整合，避免出現(xiàn)文書檔案資源丟失等問題，將醫(yī)院內(nèi)部的重要信息匯攏，以便發(fā)揮出文書檔案資源的作用。另外要注意增強文書檔案管理安全，尤其在文書檔案資源的使用與歸檔過程中，管理人員應查看各部門權限，必須按照規(guī)定查閱，避免出現(xiàn)重要檔案資源任意傳播的問題，同時做好查閱記錄與保密工作，切實增強文書檔案資源的安全性。在日常管理工作中，控制好環(huán)境因素，落實防火、防盜等措施，雖然現(xiàn)階段采用了信息化管理，但仍然存在不法分子盜取重要信息的問題，因此管理部門要落實安全防護工作[5]。

3.3 重視培訓考核，做好人員培養(yǎng)

縣級醫(yī)院應重視文書檔案管理人員的培訓考核工作，通過加強人才培養(yǎng)提高文書檔案管理水平，當下應根據(jù)文書檔案管理工作需求，培養(yǎng)管理人員各項專業(yè)技能，比如在引入信息技術后，文書檔案管理人員要具備一定計算機操作能力，明確各類軟硬件操作規(guī)程，同時具備較強的服務意識與責任意識，從而打造專業(yè)化的文書檔案管理團隊。因此縣級醫(yī)院應鼓勵文書檔案管理人員積極參加培訓活動，不斷學習專業(yè)知識提高自身能力水平，同時為管理人員提供外出進修的機會，以便學習最新的文書檔案管理技術，不斷充實自身的基礎知識，從而更好地完成文書檔案管理工作。另外定期邀請相關專家到縣級醫(yī)院內(nèi)部舉辦專題講座，為文書檔案管理人員傳遞先進的理念與方法，同時對日常工作中的疑惑進行解答，豐富管理人員自身經(jīng)驗，能夠以縣級醫(yī)院自身發(fā)展為依據(jù)，提高文書檔案管理與利用效率。培訓結(jié)束后需要接受考核評價，判斷是否滿足崗位需求，必須做到滿足考核標準方可上崗工作，對表現(xiàn)突出的管理人員給予適當獎勵，調(diào)動個人工作積極性，促使其全身心地投入到文書檔案管理工作中。

3.4 健全管理制度，完善管理模式

縣級醫(yī)院要加大文書檔案資源的開發(fā)與利用，提高文書檔案的價值，將其作為戰(zhàn)略性資源展開管理，尤其在涉及科研項目、重大事件決策時，發(fā)揮出文書檔案資源的作用。由于縣級醫(yī)院本身處在持續(xù)性發(fā)展的狀態(tài)下，所以文書檔案管理工作也需要進行改革創(chuàng)新，這樣才能跟上縣級醫(yī)院的發(fā)展步伐。首先要健全文書檔案管理制度，可以在原有的制度體系上進行優(yōu)化改進，尤其在引入信息技術后，逐漸朝著現(xiàn)代化管理方向發(fā)展，而傳統(tǒng)紙質(zhì)管理制度已經(jīng)不再適用，想要提高文書檔案管理水平，必然要調(diào)整制度內(nèi)容，以便貼近當前的文書檔案管理工作實際。管理制度往往能夠起到一定約束作用，促使文書檔案管理工作開展有據(jù)可循，推動管理流程規(guī)范化，同時提高文書檔案管理工作力度。另外要將新的管理制度進行普及，落實到縣級醫(yī)院內(nèi)部各部門中，借助醫(yī)院會議或職工培訓等平臺，將制度進行貫徹落實，嚴格按照制度開展相關工作。另外采取文書檔案歸口管理方法，由于縣級醫(yī)院涉及的內(nèi)容復雜，包括財務、人事、醫(yī)務等眾多科室，為了降低文書檔案的管理難度，可以適當進行整合，如將辦公室作為一個部門，對文書檔案資源進行收集、保存，將傳統(tǒng)多頭管理轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代化統(tǒng)一管理模式，即可避免文書檔案資源散亂、堆積的問題，切實提高醫(yī)院重要文書檔案資料的安全性和完整性[6]。

3.5 引入信息技術，升級系統(tǒng)配置

在信息時代背景下，加強信息化建設成為必然的趨勢，縣級醫(yī)院應依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術，搭建文書檔案管理平臺，設計專業(yè)化的文書檔案信息網(wǎng)站，支持公開目錄查詢、檢索等服務，以便相關信息在縣級醫(yī)院內(nèi)部快速流通。首先縣級醫(yī)院應構(gòu)建完善的文書檔案管理系統(tǒng)，除了支持檢索與查詢等服務外，必須具備權限控制、借閱管理、數(shù)據(jù)存儲、統(tǒng)計報表等重要功能，打造科學的文書檔案管理系統(tǒng)。其次隨著縣級醫(yī)院不斷發(fā)展，原有的系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足工作需求，所以應加強軟件與硬件配置的升級，以此來提高文書檔案管理成效，通過系統(tǒng)升級獲取更為理想的管理效果，不過需要注意酌情投入資金。文書檔案管理系統(tǒng)升級可能需要更換軟件和硬件設備，所以會耗費部分資金，因此縣級醫(yī)院應立足實際，對傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)進行優(yōu)化。

3.6 整合多方力量，提高利用效率

對于縣級醫(yī)院文書檔案管理工作來說，是否能夠提高管理效率與人力資源存在密切關系，所以縣級醫(yī)院應從多方面入手，整合各部門的力量，增強文書檔案管理的統(tǒng)一性和完整性。第一文書檔案管理人員，作為保障文書檔案資料安全的主體，管理人員必須提高自身主動性，認識到文書檔案資源的重要性，在日常工作中嚴格遵循規(guī)范要求，將檔案資料進行保存，同時能夠以多樣化的方式展現(xiàn)文書檔案資源，如出版畫冊、舉辦宣傳活動等，還可以通過紀念展覽，讓職工對比新舊醫(yī)院，充分發(fā)揮出文書檔案資源的作用。第二文書檔案的使用者，也就是縣級醫(yī)院內(nèi)部全體職工，在日常工作中都會接觸到檔案資源，使用時不得私藏，應按照要求送還，同時保障檔案資料的完整性與安全性，自覺建立文書檔案維護意識。第三醫(yī)院領導層，領導人員不僅能夠起到榜樣作用，同時可以給予文書檔案管理工作更多支持，包括人力、財力及物力支持，這也是提高縣級醫(yī)院文書檔案管理水平的基礎條件。

4 結(jié)束語

文書檔案是縣級醫(yī)院管理工作中的重心，其中包含諸多影響縣級醫(yī)院整體發(fā)展的資料，所以需要每位管理人員肩負起自身職責，提高文書檔案管理水平，加大文書檔案的開發(fā)與利用，切實發(fā)揮出文書檔案的真正價值。當下縣級醫(yī)院首先要改變思想認知，提高對文書檔案管理工作的重視度，加大文書檔案管理建設投入、優(yōu)化改進管理模式，通過重視文書檔案的開發(fā)利用，為縣級醫(yī)院發(fā)展奠定良好基礎。另外傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理已經(jīng)相對滯后，信息化建設才是文書檔案管理工作的必然趨勢，因此縣級醫(yī)院要做好軟硬件升級。全面提升文書檔案管理效率，推動文書檔案管理工作規(guī)范化、高效化開展。