管若琰

（蘭州市科學(xué)技術(shù)聯(lián)合服務(wù)中心，甘肅 蘭州 730070）

1 引言

秘書作為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，輔助領(lǐng)導(dǎo)以及主要管理人員開展公務(wù)工作的重要人員，秘書的存在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)班子制定決策、協(xié)調(diào)各方面信息以及公務(wù)辦會(huì)和辦文等發(fā)揮著重要的意義。高效的辦公能力以及迅速記錄各類信息數(shù)據(jù)，是行政機(jī)關(guān)秘書工作的重要內(nèi)容。在該特點(diǎn)的加持下，不僅彰顯了速記技術(shù)的重要性，同時(shí)也體現(xiàn)了秘書專業(yè)教育中亞偉中文速錄技術(shù)的地位。

2 亞偉中文速錄技術(shù)簡要概述

亞偉中文速錄技術(shù)應(yīng)用亞偉速錄機(jī)開展的一項(xiàng)能夠同步記錄語音和文字的速記技術(shù)。該技術(shù)的發(fā)明人是我國速錄界的領(lǐng)袖——唐亞偉教授。就亞偉中文速錄技術(shù)的特征以及性質(zhì)進(jìn)行分析可知，該技術(shù)本質(zhì)上是應(yīng)用專業(yè)的鍵盤以及軟件來實(shí)現(xiàn)語音、信息的同步記錄，并巧妙地將其轉(zhuǎn)化為文字。亞偉速錄技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)中文的速記和計(jì)算機(jī)技術(shù)的充分融合，在亞偉速錄機(jī)器設(shè)備中，僅需要敲擊一個(gè)鍵就可以同步輸入兩個(gè)漢字，僅用11個(gè)字母就可以打出全部的漢語拼音，在速錄師的一雙巧手操作下，文字記錄就好像手指在鋼琴鍵上飛舞一般，無需耗費(fèi)過多精力，既可以高速完成文字記錄。有效打破了語言信息的收集瓶頸。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)普通的速錄師可以用速錄機(jī)實(shí)現(xiàn)每分鐘輸入速度220字，富有經(jīng)驗(yàn)的速錄師每分鐘的輸入速度可以達(dá)到620字，在很多會(huì)議中，口授完成的同時(shí)文稿也同步完成。亞偉速錄技術(shù)是一項(xiàng)非常寶貴的專利技術(shù)，該技術(shù)實(shí)現(xiàn)了漢語語言和信息技術(shù)的有機(jī)融合，同時(shí)也可以迅速將語言轉(zhuǎn)化為文字，在中文信息的處理和記錄方面發(fā)揮著非常重要的作用。

針對(duì)信息進(jìn)行處理的過程中，既要保證速度，同時(shí)也要確保信息記錄的準(zhǔn)確性和效率。由于中國漢字結(jié)構(gòu)比較特殊，在對(duì)其進(jìn)行輸入的過程中，容易受到多方面因素的影響，尤其是漢字在計(jì)算機(jī)技術(shù)中的應(yīng)用，也受到漢字結(jié)構(gòu)的制約。而亞偉速錄技術(shù)的研發(fā)對(duì)提升中文信息采集效率和質(zhì)量有著空前的作用和意義。

3 速錄員職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分析

政府部門職能的轉(zhuǎn)化對(duì)辦公室秘書的要求不斷增加，在很多機(jī)關(guān)單位的文秘招聘中都要求其具備快速的聽打技能。對(duì)從事速錄行業(yè)的人員而言，將語音轉(zhuǎn)化為文字往往需要經(jīng)過長期的看文打字訓(xùn)練。在我國的職業(yè)分類檢索信息中，速錄人員的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)如下：可將一般的口語信息同步進(jìn)行整理成為文字信息。速錄員不同于普通的打字員，速錄員往往需要具備邊聽語音邊打字的技能。這要求速錄員要手、耳、腦密切配合。此外，要將保密工作作為一項(xiàng)基本任務(wù)放在首位，堅(jiān)持貫徹落實(shí)上級(jí)保密單位和部門提出的關(guān)于做好新形勢下保密工作的要求和部署，針對(duì)保管的檔案資料類型多、數(shù)量大等困難，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，進(jìn)一步認(rèn)清信息化時(shí)代保密工作的必要性和安全性，鞏固強(qiáng)化在檔案管理上保密工作的責(zé)任感和使命感。

4 亞偉速錄和手寫速記的對(duì)比分析

就亞偉速錄和手寫速記對(duì)比而言，前者主要是將語言通過鍵盤輸入到計(jì)算機(jī)中，并將聽到的語言轉(zhuǎn)化為文字的一類記錄信息的方式。后者則需用筆實(shí)現(xiàn)對(duì)各類信息的快速記錄。二者最為本質(zhì)的區(qū)別在于使用到的工具不同，前者的工作要依靠速錄機(jī)設(shè)備完成，后者則需要用筆來實(shí)現(xiàn)。用速錄機(jī)來對(duì)語音等信息進(jìn)行記錄，可以迅速將其轉(zhuǎn)化為文字，而用筆記錄不僅要耗費(fèi)大量的體力，同時(shí)耗費(fèi)的時(shí)間較長。速錄機(jī)進(jìn)行記錄可以大幅提升辦公效率?？偟膩碚f，應(yīng)用亞偉速錄技術(shù)一方面可以確保記錄信息的完整性，另一方面也可以提升速記工作效率和質(zhì)量。所以很多行政機(jī)關(guān)單位更傾向于采用亞偉速錄技術(shù)來輔助辦公辦會(huì)。

5 行政事業(yè)單位文秘人員掌握亞偉速錄技術(shù)的必要性分析

結(jié)合上文可知，亞偉速錄技術(shù)作為一項(xiàng)偉大的專利發(fā)明技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)語音同步轉(zhuǎn)化為文字的功能，不僅可以節(jié)約出大量的辦公時(shí)間，同時(shí)在辦公領(lǐng)域有著廣泛的應(yīng)用空間。亞偉速錄技術(shù)作為一項(xiàng)和文書工作緊密相關(guān)的技能，如果行政事業(yè)單位的秘書人員掌握該技術(shù)，不僅可以顯著提升其錄入能力，減少其工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也可以提升其辦事效率。

舉例來說，一篇長達(dá)5 000字的現(xiàn)場發(fā)言稿如果秘書用速記的方式進(jìn)行記錄，效率很慢。如果用速錄機(jī)錄入，僅僅需要40分鐘就可以完成，即在現(xiàn)場發(fā)言結(jié)束的同時(shí)文稿就可以出來。

目前，在我國很多的大型政府會(huì)議、訪談會(huì)議以及事業(yè)單位的日常辦公、法院記錄庭審工作中、新聞發(fā)布會(huì)之中，都會(huì)應(yīng)用到速錄技術(shù)，速錄人員的身影出現(xiàn)在各大會(huì)場中，已經(jīng)形成了一定的規(guī)模。

很多高校的文秘專業(yè)中都已經(jīng)開設(shè)了亞偉速錄課程，同時(shí)一些和文秘相關(guān)的新聞、法律等專業(yè)中也增加了速錄選修課程。高校對(duì)培養(yǎng)速錄人員的重視也讓越來越多的單位意識(shí)到招聘一個(gè)具有速錄專業(yè)技能的文秘人員的重要性。亞偉速錄技術(shù)在秘書崗位中有著非常重要的作用，可以幫助秘書人員迅速記錄會(huì)議內(nèi)容，這對(duì)大幅提升行政事業(yè)單位的辦事以及工作效率具有顯著意義。

6 亞偉速錄技術(shù)在秘書工作中的應(yīng)用分析

具有迅速記錄能力的亞偉速記技術(shù)可以將其歸類到語言學(xué)的范疇之中，秘書人員應(yīng)用亞偉速錄技術(shù)可以用最短的時(shí)間記錄信息，從而有效提升辦公效率，就亞偉速錄技術(shù)的應(yīng)用而言，具體體現(xiàn)在以下幾方面：

6.1 亞偉速錄技術(shù)在辦文工作中的應(yīng)用

行政事業(yè)單位的秘書應(yīng)用亞偉速錄技術(shù)不僅可完成對(duì)各類公文的起草和整理，同時(shí)也可以迅速記錄領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議中的講話內(nèi)容。在我國的部分行政事業(yè)單位中，對(duì)秘書的速記能力有著非常高的要求，尤其是在簽訂一些條款或者合約的同時(shí)，要求領(lǐng)導(dǎo)口授完后文稿即出。辦公室秘書應(yīng)用亞偉速錄技術(shù)來辦文，不僅不會(huì)因記錄速度過慢影響領(lǐng)導(dǎo)的講話思路，同時(shí)也可以確保文稿的質(zhì)量，有效避免文稿內(nèi)容遺漏。舉例來說，應(yīng)用亞偉速錄技術(shù)進(jìn)行辦文，可以在兩個(gè)小時(shí)內(nèi)處理十幾份乃至幾十份公文，大幅提升辦公效率。同時(shí)，隨著秘書速錄技術(shù)的不斷成熟，其自身的工作能力和效率都能夠在不斷地鍛煉中得到提升，也間接促進(jìn)了各部門工作的開展。一改過去文山會(huì)海的現(xiàn)象。舉例來說，在過去，很多行政事業(yè)單位在制定年度工作的過程中，往往都是臨近檢查的時(shí)候才開始進(jìn)行補(bǔ)錄，這不僅影響了辦公效率，也制約了辦公室各項(xiàng)工作的開展，而應(yīng)用速錄技術(shù)后，可每天進(jìn)行工作記錄，大幅提升工作效率。和傳統(tǒng)的用筆記錄方式對(duì)比，速錄技術(shù)速度更快，秘書掌握了速錄技術(shù)，對(duì)工作很有幫助。有這樣的專業(yè)技能，必然會(huì)受到上級(jí)的重視。

6.2 亞偉速錄技術(shù)在辦會(huì)工作中的應(yīng)用

在秘書辦會(huì)工作中，秘書人員應(yīng)用亞偉速錄技術(shù)可對(duì)大小會(huì)議的講話內(nèi)容進(jìn)行記錄，顯著提升辦會(huì)效率。對(duì)各個(gè)會(huì)議和談話中的內(nèi)容進(jìn)行記錄是秘書的一項(xiàng)本職工作，但是在會(huì)議記錄中僅僅體現(xiàn)出、缺席人數(shù)、會(huì)議決案和決議等內(nèi)容是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這樣簡單的會(huì)議紀(jì)要是不能全面彰顯會(huì)議的內(nèi)容以及會(huì)議的核心精神。因此需要秘書人員對(duì)會(huì)議和會(huì)談動(dòng)態(tài)進(jìn)行全方位記錄，這對(duì)輔助領(lǐng)導(dǎo)制定決策有著重要的意義。如果要全方位記錄會(huì)議會(huì)談的全部內(nèi)容，必須應(yīng)用速錄技術(shù)，和速記技術(shù)對(duì)比，應(yīng)用速錄技術(shù)可以在短短的一分鐘內(nèi)記錄200字左右，剛好符合一分鐘講話的字?jǐn)?shù)。同時(shí)，還要保障會(huì)談內(nèi)容的全面性，要確保其一字不落。這也是傳統(tǒng)速記難以實(shí)現(xiàn)的。在一些大型的會(huì)議中，速錄技術(shù)的優(yōu)勢更為顯著。

在國際談判中，既有對(duì)話又有翻譯，這樣就可以把空余的時(shí)間用來記錄，從而達(dá)到更高的水平。應(yīng)用該技術(shù)可以顯著提升工作效率，對(duì)秘書而言，也可以為其后期進(jìn)行文字整理留足余地。同時(shí)，應(yīng)用亞偉速錄技術(shù)進(jìn)行同音傳譯還可以對(duì)翻譯中不準(zhǔn)確的內(nèi)容進(jìn)行修改。

對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)指示，不僅要求傳達(dá)內(nèi)容要準(zhǔn)確無誤，同時(shí)也有著嚴(yán)格的時(shí)限要求。秘書如果應(yīng)用亞偉速錄技術(shù)進(jìn)行記錄，領(lǐng)導(dǎo)則在傳達(dá)時(shí)可以直接根據(jù)速錄內(nèi)容進(jìn)行宣讀，大幅提升工作效率。同時(shí)，亞偉速錄技術(shù)還可以應(yīng)用于一些領(lǐng)導(dǎo)不能親臨現(xiàn)場的場景中。在部分會(huì)議中，一些領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)樘厥庠虿荒苡H自到場，此時(shí)秘書人員就可以利用速錄機(jī)記錄會(huì)議的內(nèi)容，方便領(lǐng)導(dǎo)后期進(jìn)行查閱，為領(lǐng)導(dǎo)辦公提供便利。

6.3 亞偉速錄技術(shù)在辦事工作中的應(yīng)用

行政事業(yè)單位的秘書人員可以在日常的辦事中有的放矢應(yīng)用速錄技術(shù)。舉例來說，在一些調(diào)研工作中，辦公室秘書可以根據(jù)自己手頭上掌握的相關(guān)資料信息來應(yīng)用亞偉速錄技術(shù)對(duì)談話內(nèi)容進(jìn)行記錄，必要時(shí)還可以列一個(gè)提綱，根據(jù)提綱逐一進(jìn)行問題調(diào)查核實(shí)，從而及時(shí)得出正確的結(jié)論。應(yīng)用這樣的方式，不僅可以節(jié)約大量的辦事時(shí)間，同時(shí)也可以提高辦事效率。

再比如在一些采訪中，更要多問、多聽、多看、多記、多想。若用漢字記錄，則會(huì)遺漏一些關(guān)鍵詞語和文字；如果光顧著低頭記錄，會(huì)影響采訪效果。若運(yùn)用亞偉速錄技術(shù)，則可實(shí)現(xiàn)邊記邊觀察，邊思考，邊發(fā)問，得心應(yīng)手，才能真正深入地采訪，也能爭取到時(shí)間來描述現(xiàn)場，讓采訪變得立體化、視覺化。如此，日積月累，就能提升秘書人員的思考的反應(yīng)和書寫的能力。

7 促進(jìn)秘書速錄工作開展的各項(xiàng)措施

7.1 實(shí)現(xiàn)速錄產(chǎn)業(yè)化，發(fā)展與文秘相關(guān)的業(yè)務(wù)

新時(shí)期，社會(huì)資源將被重新分配，社會(huì)的面貌也將發(fā)生根本性的變化。學(xué)科的分化更為細(xì)化，社會(huì)分工更為分明，支持個(gè)體跨行業(yè)、跨專業(yè)的綜合發(fā)展成為一種普遍的做法。一旦工業(yè)發(fā)展到一定程度，就會(huì)被劃分為不同的專業(yè)。隨著經(jīng)濟(jì)、教育等領(lǐng)域的發(fā)展，人工智能技術(shù)飛速發(fā)展，社會(huì)對(duì)醫(yī)療、金融、 IT等專業(yè)的速錄師，在學(xué)術(shù)研究的專業(yè)性和精確度上都有極大的提高，實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，增加高級(jí)速錄師的含金量，在新的薪酬體系中也將有所體現(xiàn)。

7.2 擁抱新時(shí)代，實(shí)現(xiàn)與人工智能雙贏的局面

對(duì)速錄人員的訓(xùn)練必須依賴于計(jì)算機(jī)，在這方面，軟件公司可以研發(fā)一系列新的輸入軟件，如 iPad、iPhone等IOS系統(tǒng)，以及Surface和安卓系統(tǒng)，以減少學(xué)習(xí)的成本，減少空間和時(shí)間的限制。

隨著經(jīng)濟(jì)一體化的加速，各種經(jīng)濟(jì)論壇和經(jīng)濟(jì)峰會(huì)每年都在增多，一個(gè)秘書在進(jìn)行速錄工作時(shí)最多只能輸入一種語言，而要形成雙語或多種文字的文件，則要花費(fèi)很長的時(shí)間，而網(wǎng)絡(luò)公司，則可以利用人工智能技術(shù)，一鍵翻譯、實(shí)時(shí)翻譯，達(dá)到會(huì)議閉合、文稿出的目的。使文秘工作與人工智能技術(shù)相互依存、共同發(fā)展、互利共贏。

但有時(shí)為了提高涉密檔案信息管理的安全防護(hù)，需要嚴(yán)格管控涉密計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)及各類涉密載體，堅(jiān)決守住檔案安全底線，以高度的政治責(zé)任確保檔案安全萬無一失。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)終端端口和外設(shè)控制，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)源，采用賬號(hào)和計(jì)算機(jī)IP地址與物理地址綁定、定期更新防火墻和安全基線軟件、實(shí)行專人維護(hù)計(jì)算機(jī)等方法手段，深入開展網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)排查，確保辦公計(jì)算機(jī)內(nèi)沒有存儲(chǔ)涉密敏感信息，切實(shí)將涉密信息管理好管控好。

7.3 秘書打好語言文字功底，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢

文秘專業(yè)的特點(diǎn)：有良好的語文基礎(chǔ)，因而有較強(qiáng)的寫作和組織能力，能夠充分發(fā)揮其在行政、商業(yè)文件、書面語等方面的專業(yè)優(yōu)勢；秘書的語言表達(dá)能力也表現(xiàn)在形象設(shè)計(jì)、交際、溝通、協(xié)調(diào)和危機(jī)應(yīng)變能力上；再進(jìn)一步，就是培訓(xùn)、市場營銷、廣告策劃、公關(guān)培訓(xùn)等方面的技能。這類行業(yè)也逐漸成為秘書快速錄用的對(duì)象，而在中文專業(yè)的大環(huán)境下，要想快速完成速錄工作，就必須要有深厚的語文基礎(chǔ)。

7.4 強(qiáng)化職業(yè)道德觀念的培育

研究發(fā)現(xiàn)，速錄是一門僅僅需要在技能方面經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)和系統(tǒng)的培訓(xùn)就可以實(shí)現(xiàn)的技術(shù)，只要有足夠的時(shí)間保證，就可以達(dá)到所需的速度和精確度。不過，要成為一位真正的速錄師，光有技術(shù)支撐是不行的。秘書不僅要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，還要全面提高自身的綜合素質(zhì)和全面發(fā)展能力，更需要把培養(yǎng)自己的職業(yè)意識(shí)提上教學(xué)大綱，使其成為一名合格的速記人才。要培養(yǎng)專業(yè)的保密意識(shí)。秘書的特別之處是，它所提供的服務(wù)對(duì)象包括政府、企業(yè)、社會(huì)組織、私人雇主等各個(gè)階層，而對(duì)于服務(wù)對(duì)象的保密需求也是不同的。這就要求快遞員必須要有基本的職業(yè)道德和職業(yè)操守，在完成行快速記錄時(shí)，大腦中的記憶不能像機(jī)器一樣自動(dòng)地被刪除，這就需要秘書嚴(yán)格遵守職業(yè)操守，提高保密意識(shí)。

8 結(jié)束語

綜上所述，秘書工作很繁雜，目前，國內(nèi)從事秘書工作的人很多，但是能夠熟練使用速記的人并不多。擁有亞偉中文速錄技術(shù)的秘書從業(yè)人員，能夠?qū)⑵鋺?yīng)用于秘書工作，從而更好地服務(wù)于秘書工作，這將極大地促進(jìn)秘書工作的發(fā)展。