曲 波,張 慧,李興華

(1.四川省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)信息與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)研究所,成都 610066;2.四川省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科保中心,成都 610066;3.成都市二仙橋?qū)W校,成都 610051)

四川省農(nóng)業(yè)科學(xué)院(以下簡稱為省農(nóng)科院)下設(shè)80余個學(xué)科,擁有豐富的農(nóng)業(yè)專家智庫資源,科技碩果累累,也因此累計了數(shù)量巨大的檔案資源。上述檔案多數(shù)以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形式存在,占據(jù)了大量的檔案儲存空間,在檔案的管理過程中,存在不可避免的損壞的情況。一部分檔案由于保存時間過長,會出現(xiàn)紙質(zhì)變脆,圖片變黃,出現(xiàn)霉點(diǎn)等現(xiàn)象。在檔案查找過程中,有可能因為操作不當(dāng)對部分紙質(zhì)檔案造成破壞,大大增加了檔案管理的難度,工作效率難以提高。為進(jìn)一步推進(jìn)農(nóng)科院檔案數(shù)字化工作,滿足檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展和科研人員檔案查詢的需要,四川省農(nóng)業(yè)科學(xué)院開展了“檔案影像數(shù)字化”工作,利用多媒體技術(shù)對“十一五”以來重要專家、重大課題以及科技成果進(jìn)行影像采集;搜集影像資料,對院建筑的照片、視頻,重要活動的照片、重要會議的錄像等資料,按不同階段分門別類進(jìn)行整理、歸檔,并進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。

檔案的數(shù)字化管理是當(dāng)下檔案工作的趨勢之一。作為一種信息記錄的載體,它能夠反映悠久的歷史、重大的變革以及重要人物的歷史面貌,多視角、全方位靈活展現(xiàn)歷史重要時刻和精彩瞬間,為單位檔案的重要組成部分。因此,規(guī)范化建立影像檔案庫意義重大。

數(shù)字影像檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織、公民在具體活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以聲音和影像為主,輔以文字說明的歷史記錄[1]。相比于紙質(zhì)檔案,影像檔案更加直觀、形象,前者的物理特性極不穩(wěn)定,隨著保管時間的延長,紙質(zhì)檔案存在褪色、褶皺、變脆、霉變等缺點(diǎn),且這一過程是不可逆的,對其保護(hù)需要耗費(fèi)單位大量的人力、物力和財力。在現(xiàn)有技術(shù)條件下,將傳統(tǒng)檔案通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式,并將之保存在光盤、移動硬盤等儲存設(shè)備中,按照所在單位的儲存要求,建立相應(yīng)的目錄,以便于快速查詢。此種檔案的保存形式已經(jīng)被越來越多的檔案管理部門采用。

1 農(nóng)業(yè)科技影像檔案的基本情況

四川省農(nóng)科院建院已有80余載,在這段歷史悠久的時間里,農(nóng)科院有諸多重要的歷史性時刻,包括國家各個部門領(lǐng)導(dǎo)人的視察工作,不同領(lǐng)域知名專家的活動交流,重大科研成果的展示等活動,現(xiàn)有相關(guān)的照片檔案數(shù)千張,紙質(zhì)檔案數(shù)量眾多。這批資料具有珍貴的歷史價值,見證了省農(nóng)科院篳路藍(lán)縷發(fā)展至今的艱難歷程。2018年是四川省農(nóng)業(yè)科學(xué)院建院80周年,院黨委安排信息農(nóng)經(jīng)所攝制院慶宣傳片工作。在此背景下,信息農(nóng)經(jīng)所在院機(jī)關(guān)處室統(tǒng)一安排下,對院屬各單位建院80年來相關(guān)文字、圖片、視頻等資料進(jìn)行收集、整理。在整理過程中工作人員發(fā)現(xiàn),由于年代久遠(yuǎn),保存不善等原因,部分老照片出現(xiàn)了氧化黃斑、龜裂、破損等現(xiàn)象,其中某些照片的損壞程度較高,已經(jīng)難以正常使用。針對上述情況,信息農(nóng)經(jīng)所提出對上述紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的建議,在獲得院領(lǐng)導(dǎo)的肯定與支持后,全體工作人員經(jīng)過一年多的辛苦付出,數(shù)字化工作取得圓滿成功。

2 影像資料攝制、歸檔范圍和要求

2.1 影像檔案歸檔范圍

凡是反映全院主要職能的重要活動過程中,通過攝錄或掃描方式記錄的具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等載體及其相配套的文字材料均屬影像檔案。具體分類如下。

2.1.1 院黨政活動 院黨政活動包括各級領(lǐng)導(dǎo)來院視察工作中形成的影像材料。全院性會議或由四川省農(nóng)業(yè)科學(xué)院主持召開的各種會議的影像材料。全院歷屆黨代會、學(xué)代會、職代會、婦代會及有關(guān)重大會議的開幕式、閉幕式、會議代表、領(lǐng)導(dǎo)講話形成的影像材料。院慶、重大紀(jì)念日、報告會、先進(jìn)事跡介紹等重要影像材料,國內(nèi)外知名人士來院參觀、訪問形成的影像材料,重要宣傳活動及其他有重要意義活動形成的影像材料。

2.1.2 院科研活動 院科研活動包括由本院發(fā)起或在本院舉辦的國際性、全國性和省級學(xué)術(shù)活動中形成的影像材料,本院學(xué)術(shù)年會開幕式、閉幕式、大會發(fā)言等影像材料,在重大、大型科研課題研究過程中形成的能反映該項目特點(diǎn)和試驗情況的影像材料,重大科研成果投入生產(chǎn)后產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)、社會效益,以及社會對成果應(yīng)用反映的影像材料,科研成果評選及頒獎儀式的場面的影像材料,科研項目成果獎狀、獎品及專利證書照片,著名專家、學(xué)者來院作學(xué)術(shù)報告的影像材料等。

2.1.3 外事活動 外事活動包括國外友好人士及各種代表團(tuán)來院參觀訪問的影像材料,與國外學(xué)校、團(tuán)體簽定協(xié)議、備忘錄、合同的全過程的影像材料,外籍人士贈送的禮品照片及它的影像記錄材料,著名外籍專家在院做學(xué)術(shù)報告、學(xué)術(shù)交流及講學(xué)等活動形成的影像材料,院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)者等人員到國外進(jìn)行友好訪問、考察、講學(xué)、合作研究和學(xué)習(xí)等形成的影像材料。

2.2 影像檔案制作要求

2.2.1 歸檔材料要求 錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片和文字說明要收集齊全,按時歸檔。所有歸檔的影像材料都必須經(jīng)過采集或掃描、整理,形成電子版影像檔案,電子版影像與錄像帶必須相符。所有影像檔案要附時間、地點(diǎn)、參與人員的姓名和職務(wù)、事件關(guān)鍵詞等,并對活動的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)說明。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化完成后,工作人員應(yīng)按照數(shù)字檔案的目錄進(jìn)行整理、分類,并及時向檔案室移交材料,盡快歸檔。

2.2.2 入庫視頻格式 入庫視頻簡訊格式為mp4格式,壓縮格式采用H.264/AVC(MPEG-4 Part10)編碼,使用二次編碼,不包含字幕的MP4格式。碼流動態(tài)碼流的碼率為1024Kbps(125KBps)。采用高清16∶9拍攝時,短視頻設(shè)置為9∶16;設(shè)定為1920×1080高清版(如需其他格式另行商議)。音頻壓縮格式及技術(shù)參數(shù)如下:采用AAC(MPEG4 Part3)格式,采樣率48KHz,碼流128Kbps(恒定)。

2.2.3 入庫圖片格式 入庫圖片格式為JPG,要求主題明確,畫質(zhì)清晰,色調(diào)、光線合理,單張圖片大小要求≥5 MB。

2.2.4 檔案內(nèi)容選取標(biāo)準(zhǔn) 會議類視頻和照片的選擇要有全面性,其選取內(nèi)容應(yīng)包括會議橫標(biāo)、主席臺全體人員照片,會議主持人及各位代表的發(fā)言照片、觀眾席以及參會代表照片,如會議中存在會議討論及頒獎儀式等內(nèi)容,也應(yīng)有相關(guān)照片或視頻。

3 實施情況

根據(jù)信息農(nóng)經(jīng)所擁有的設(shè)備、人員以及工作內(nèi)容的實際情況,農(nóng)業(yè)科技影像檔案數(shù)字化流程分為4步,分別為前期準(zhǔn)備工作、數(shù)字化過程、后期處理以及檔案維護(hù)工作。前期準(zhǔn)備的工作內(nèi)容為檔案整理和目錄建庫2個步驟,數(shù)字化過程包括檔案掃描和圖像處理2個步驟,后期處理包括數(shù)據(jù)掛接和數(shù)據(jù)驗收2個步驟,檔案的維護(hù)主要包括檔案的儲存、保護(hù)以及安全檢查等內(nèi)容。上述工作中,檔案整理和目錄建庫是數(shù)字轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)性工作。在檔案整理的基礎(chǔ)上,工作人員需要將雜亂的紙質(zhì)檔案根據(jù)不同的內(nèi)容以及重要程度進(jìn)行分類并重新建檔。此項工作會花費(fèi)工作人員大量時間和經(jīng)歷,但這是后期數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的基礎(chǔ),因此需要工作人員以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度仔細(xì)梳理資料。檔案的維護(hù)是保證數(shù)字化檔案安全和使用效率的有力保障,這也是信息農(nóng)經(jīng)所重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容之一。

在整理和分類過程中,工作人員必須以相關(guān)管理文件的要求,以嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)來推進(jìn)執(zhí)行。其中,照片檔案的整理工作需嚴(yán)格遵循《照片檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定,對照片的準(zhǔn)確性、真實性進(jìn)行核實,在此基礎(chǔ)上對照片所涉及的事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等信息進(jìn)行整理和補(bǔ)充。上述步驟盡管耗時耗力,卻是整個檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ),也是保證檔案材料權(quán)威性的必備條件,因此工作人員對于檔案信息的收集和編錄應(yīng)本著一絲不茍的精神仔細(xì)核對。對于重要檔案,需要工作人員盡可能添加詳細(xì)的信息說明,保證信息的詳細(xì)、準(zhǔn)確,為以后的檔案管理工作提供便利。

根據(jù)實際情況,對目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行重建需要發(fā)揮工作人員的主觀能動性。由于資料的整理范圍大,內(nèi)容多,以前簡單的檔案目錄已經(jīng)不能滿足工作需求,因此工作人員根據(jù)具體的工作需要重新建庫是此次數(shù)字化工作的重要內(nèi)容。工作過程中應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T54—2014)以及其他檔案管理相關(guān)制度的要求,設(shè)計出簡潔、高效、全面、方便查詢的新庫目錄。在原目錄中常規(guī)內(nèi)容基礎(chǔ)上,還需要加入儲存格式、文件大小、拍攝人員等詳細(xì)信息。其中,對于重要檔案還需要注明掃描設(shè)備、具體參數(shù)等內(nèi)容,為之后的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作提供更加詳備的信息余量。

4 圖像數(shù)字化處理要求

對于照片等紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化,全院主要采用的設(shè)備是平板式掃描儀。該設(shè)備操作簡單,用途廣泛,可以對絕大部分照片檔案、文書檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。根據(jù)不同的檔案材料,掃描儀的圖像參數(shù)選擇為黑白照片或底片選用灰度模式,彩色照片或底片選用RGB全彩模式。經(jīng)過前期的論證和試驗,本次數(shù)字化檔案的具體參數(shù)如下:10英寸以內(nèi)照片以600dpi分辨率進(jìn)行轉(zhuǎn)化,10英寸以上照片將分辨率調(diào)低到300dpi。對于重大活動以及重要人物照片,其分辨率可適當(dāng)進(jìn)行調(diào)高。本次圖片數(shù)字化的存儲共有TIFF或JPEG兩種格式。在基本的掃描工作完成之后,需要對電子圖片進(jìn)行進(jìn)一步處理,包括裁邊校正、去除噪點(diǎn)等微處理方式。需要注意的是,為保證圖片資料的權(quán)威性與真實性,工作人員應(yīng)盡量保持檔案的原有狀態(tài),不能對照片破損處進(jìn)行修補(bǔ)、美化等操作,對于已經(jīng)存在破損、污漬甚至影響信息傳達(dá)效果的照片也應(yīng)保證掃描成品的真實狀態(tài)。

5 檔案維護(hù)

檔案的數(shù)據(jù)安全是檔案保管工作的核心內(nèi)容之一。為進(jìn)一步保證檔案管理工作中信息的完整性、真實性、有效性以及保密性,對數(shù)字化檔案的管理進(jìn)行了初步的探索。數(shù)字化檔案盡管存在查閱方便,保護(hù)紙質(zhì)檔案,可多次拷貝等優(yōu)點(diǎn),但依然存在損壞的風(fēng)險,主要存在檔案系統(tǒng)運(yùn)行安全以及檔案數(shù)據(jù)安全[2]兩個方面。其中電腦病毒破壞、硬件損壞或丟失、人為誤操作等危險會造成影像資料被破壞甚至丟失的現(xiàn)象。因此影像資料存儲往往采用備份的方式加大資料的安全系數(shù)。綜合國內(nèi)外較為常用的方法,長期儲存的數(shù)字化檔案用“碳素光盤”保存,經(jīng)常提取的資料一般用硬盤保存。檔案室內(nèi)配備專業(yè)空調(diào)設(shè)備,儲存設(shè)備保管室內(nèi)溫度恒定控制在14～24℃,濕度控制在45%～60%,塵埃個數(shù)低于1.8萬個/cm3,在現(xiàn)有條件下盡量保證溫度和濕度沒有劇烈變化;另外,保管室做到防光、防磁、防震、防火的要求,盡量避免所儲存信息因意外事故造成損失。影響檔案安全的因素中,除了環(huán)境以及設(shè)備因素外,管理人員的素質(zhì)也是其中極為重要的方面。因此,在對影像檔案數(shù)字化工作進(jìn)行中,我所對數(shù)字化檔案管理人員的培訓(xùn)也同時進(jìn)行,重點(diǎn)對管理人員的安全意識培養(yǎng)以及檔案管理的操作規(guī)范的培訓(xùn),減少和避免因人為失誤和他人惡意破壞造成損失。其中,信息的維護(hù)占據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容的主要方面。根據(jù)要求,儲存信息由保管人員每年檢查維護(hù)12次,要求為等距抽樣和隨機(jī)抽樣兩種,所抽取樣本數(shù)量應(yīng)高于總數(shù)的10%,以保證其所抽取樣本的代表性。所有數(shù)據(jù)被設(shè)置為“只讀”模式,防止信息因操作失誤或其他原因造成損失。所有數(shù)據(jù)根據(jù)內(nèi)容設(shè)置為不同的保密層次實施分級管理,保證信息開放的同時保證國家機(jī)密的安全。

6 資料搜索

采用Everything文件搜索工具,該工具能夠基于名稱快速定位文件和文件夾(Locate files and folders by name instantly)。它體積小巧,界面簡潔易用,能夠根據(jù)工作需要快速建立索引,快速搜索,同時占用極低的系統(tǒng)資源,實時跟蹤文件變化,并且還可以通過http或ftp形式分享搜索結(jié)果。

7 效果及影響

相對于紙質(zhì)檔案的管理。農(nóng)業(yè)科技影像檔案數(shù)字化后,其管理更加方便,效率更高。歸納起來,其優(yōu)勢主要在以下幾個方面。第一,檔案數(shù)字化后,檔案的歸檔以及查詢更加方便。工作人員不再需要到檔案室手動翻找,直接根據(jù)檔案目錄查詢即可,大大提高了工作效率。第二,數(shù)字化檔案的報關(guān)對環(huán)境的依賴程度更小,保存時間更長,不會像紙質(zhì)檔案隨著時間的增長而發(fā)生損害性變化,尤其是電子檔案可通過復(fù)制、備份的方式分儲于不同地點(diǎn),以分散保存的方式分擔(dān)風(fēng)險。數(shù)字化檔案的優(yōu)點(diǎn)顯而易見,其缺點(diǎn)也應(yīng)該引起管理者的重視,其中,電子檔案的安全性與時效性如何平衡,電子設(shè)備如何安全儲存,電腦網(wǎng)絡(luò)如何避免被黑客攻擊造成損失,檔案管理人員工作守則如何完善,都需要隨著電子檔案的產(chǎn)生而進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。