余芳菲

(廣州工商學(xué)院 廣東廣州 510850)

當(dāng)前，學(xué)術(shù)界和行業(yè)領(lǐng)域普遍從廣義角度來理解“會展產(chǎn)業(yè)”的內(nèi)涵，即MICE，包括會議(Meeting)、獎勵旅游(Incentive Tour)、Conferencing(大型企業(yè)會議)、節(jié)事活動(Events)和活動展覽(Exhibition)[1]。由于會展活動具有人員密集、空間限制等特征，給現(xiàn)場安全管理和應(yīng)急事件處置增加了難度。臺風(fēng)、火災(zāi)、爆炸、人員踩踏等意外事故會給展會活動帶來負(fù)面影響甚至使活動停滯。過往，學(xué)術(shù)界對會展產(chǎn)業(yè)的研究大多是圍繞其如何提高展會經(jīng)濟(jì)效益，加強(qiáng)展館建設(shè)、展會推廣策劃與城市營銷等，忽略了眾多非經(jīng)濟(jì)因素對會展活動造成的影響，如展館的人文環(huán)境、參展的安全性及可信賴度，還有天氣、火災(zāi)、治安等突發(fā)公共安全事件的沖擊[2]。本文將以2022年舉辦的深圳碳中和產(chǎn)業(yè)博覽會為例，探討構(gòu)建會展活動風(fēng)險分析與應(yīng)急機(jī)制構(gòu)建。

1.1.2 經(jīng)濟(jì)因素

會展業(yè)作為第三服務(wù)產(chǎn)業(yè)，深受舉辦國家和城市整體經(jīng)濟(jì)狀況的影響。只有經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、產(chǎn)業(yè)體系完備、人均收入增長、消費市場繁榮的社會，才能帶動會展活動蓬勃發(fā)展；而經(jīng)濟(jì)衰退、通貨膨脹、利率變化等則可能增加會展活動的風(fēng)險。深圳是國內(nèi)四大一線城市之一，城市GDP全國排名第三、廣東省內(nèi)排名第一，2022年的經(jīng)濟(jì)增長速度雖然有所放緩，但新能源、醫(yī)藥制造、電子信息等優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)增速仍保持較高，大力拉動了經(jīng)濟(jì)增長。中央經(jīng)濟(jì)工作會議提出要“保持穩(wěn)增長、促改革、調(diào)結(jié)構(gòu)”，實行積極的貨幣政策和財政政策，經(jīng)濟(jì)形勢穩(wěn)中向好。

1.1.3 社會因素

目前，在“碳中和”新能源產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域，深圳市低碳發(fā)展已經(jīng)取得了顯著成績。深圳是全國首批“低碳省市”試點城市、碳交易試點城市、可持續(xù)發(fā)展議程示范區(qū)，單位GDP碳排放量躋身全球先進(jìn)城市行列，率先實現(xiàn)了城市公交和出租車輛電動化，地鐵網(wǎng)絡(luò)、城際鐵路加緊建設(shè)，綠色建筑發(fā)展快速，為成功舉辦“碳中和”博覽會奠定了良好的社會氛圍，“綠色環(huán)保”理念深受當(dāng)?shù)厝罕娬J(rèn)可和支持，展會面臨的社會風(fēng)險較小。

1.1.4 政策因素

一般情況下，展會活動是否能順利舉行有賴于公安、消防、交通、衛(wèi)生等眾多部門的支持與配合；政府相關(guān)部門在活動期間需要到現(xiàn)場檢查，一旦發(fā)現(xiàn)險情立即處理；當(dāng)發(fā)生突發(fā)公共事件時，必須聯(lián)動相關(guān)的公安、消防和醫(yī)療部門搶救險情。展會由中國貿(mào)促會主辦，主題聚焦“碳中和”產(chǎn)業(yè)，屬于

1 會展活動風(fēng)險分析

1.1 宏觀風(fēng)險

分析會展活動的宏觀風(fēng)險，可以從政治因素、經(jīng)濟(jì)因素、社會因素、政策因素與自然因素五個方面展開，把握會展活動風(fēng)險的整體情況。

1.1.1 政治因素

會展活動是人流、物流、資金流高度密集的活動，對外界環(huán)境安全要求極高，在戰(zhàn)亂頻繁的國家或地區(qū)，不可能有長期、穩(wěn)定的會展活動。深圳正在建設(shè)中國特色社會主義先行示范區(qū)，政府廉潔高效，努力構(gòu)建公平、透明、寬松的營商環(huán)境。社會和諧，政策支持，會展活動所處的政治環(huán)境較好。國家大力扶持發(fā)展的新興科技產(chǎn)業(yè)，可以獲得當(dāng)?shù)卣块T的許可與支持，面臨的政策風(fēng)險較小。

1.1.5 自然因素

深圳地處北回歸線以南，屬亞熱帶海洋性氣候。深圳在12月的平均溫度是13℃～22℃，處于旱季，降水較少，氣候溫和，日照時間長，發(fā)生臺風(fēng)、暴雨等自然災(zāi)害類突發(fā)事件的概率較小。

1.2 微觀風(fēng)險

分析會展活動的微觀風(fēng)險，可從會展場館風(fēng)險、會展組織風(fēng)險、會展服務(wù)供應(yīng)商風(fēng)險、現(xiàn)場群眾風(fēng)險四個方面展開，把握會展活動風(fēng)險整體情況。

1.2.1 會展場館風(fēng)險

會展活動的常見舉辦場地包括展覽館、會議室、室外展區(qū)和周邊環(huán)境，其風(fēng)險源往往來自這些建筑物的規(guī)劃和建設(shè)。會展場館的設(shè)計師和施工方須保證建筑設(shè)計布局的安全性，確保不發(fā)生任何安全事故；會展活動組織者須組建安保團(tuán)隊，對所有進(jìn)入展館的人員做好嚴(yán)密的安全檢查工作，通過開展日常巡邏和電子監(jiān)控設(shè)備掃除場館周邊的潛在治安隱患，維護(hù)場館內(nèi)部和周邊區(qū)域的治安環(huán)境，保障參加展會活動人員的人身和財產(chǎn)安全。

1.2.2 會展組織者風(fēng)險

會展組織者主要包括會展活動的主辦單位和承辦單位，組織者必須對可能發(fā)生的突發(fā)事件進(jìn)行預(yù)測，并做好相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案；提前預(yù)測參加活動的人數(shù)，并評估由此可能帶來的風(fēng)險；嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，落實對知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)工作，保障參展單位和個人的知識產(chǎn)權(quán)不被侵犯；如果有參展單位需要對展臺進(jìn)行加建或改造，督促其辦理臨時搭建許可證，督促施工安全，落實建筑安全防范責(zé)任；在信息時代，會展活動組織者還須提防網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，組織網(wǎng)絡(luò)工程師給服務(wù)器建設(shè)防火墻，維護(hù)參展機(jī)構(gòu)及人員的信息安全。

1.2.3 會展服務(wù)供應(yīng)商風(fēng)險

會展服務(wù)供應(yīng)商包括餐飲服務(wù)企業(yè)、物流運輸企業(yè)、旅游接待企業(yè)和酒店住宿企業(yè)等，共同為會展活動的順利運營提供協(xié)助與支持。他們亦在各自的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)承擔(dān)安全責(zé)任，例如，餐飲服務(wù)企業(yè)須保證食品衛(wèi)生安全；物流運輸企業(yè)須保證展品準(zhǔn)時安全、完好無損地送達(dá)目的地；旅游接待企業(yè)和酒店住宿企業(yè)須做好安保工作，以防入住賓客的財物被盜，共同承擔(dān)展會活動的安全責(zé)任。

1.2.4 現(xiàn)場群眾風(fēng)險

當(dāng)公共突發(fā)事件發(fā)生時，如火災(zāi)、集體食物中毒或群眾踩踏事件，會展活動現(xiàn)場群眾往往處在被傷害的弱勢位置，因此是被保護(hù)對象。會展活動組織者應(yīng)在展館現(xiàn)場派發(fā)應(yīng)急安全手冊，把關(guān)鍵的應(yīng)急訊息如火災(zāi)發(fā)生時的緊急逃散路徑、人員受傷后的急救措施告知每位參與活動的群眾，引導(dǎo)他們參與現(xiàn)場應(yīng)急救援工作，減少可能帶來的傷亡。此外，還可以引入保險公司，通過保險公司提供的保障服務(wù)，為會展活動主辦方和承辦方分擔(dān)和轉(zhuǎn)嫁風(fēng)險。

1.3 會展風(fēng)險整體分析

1.3.1 定性分析：SWOT分析法

在識別和描述會展風(fēng)險后，我們需要對會展活動風(fēng)險進(jìn)行整體評價與分析。進(jìn)行會展風(fēng)險的整體評價分析，可以用定性分析法和定量分析法。本文選用SWOT分析法對會展風(fēng)險進(jìn)行定性分析。

(1)Strength優(yōu)勢：① 主辦單位有中國貿(mào)促會，會展活動組織經(jīng)驗豐富，有足夠能力應(yīng)對展會突發(fā)公共應(yīng)急事件；②展會舉辦場館是2019年建成的深圳國際會展中心，展館建筑體樓齡新，設(shè)備先進(jìn)，出現(xiàn)建筑物和設(shè)備老化故障等問題的概率較低。

(2)Weakness(劣勢)：①該展會是首屆舉辦，主辦單位和承辦單位過往沒有共同合作組織活動，尚需時間互相磨合，默契度不足；②展會規(guī)模較大，涉及眾多參展機(jī)構(gòu)和服務(wù)供應(yīng)商(餐飲經(jīng)營單位、物流運輸商、展臺搭建商、周邊酒店等)，管理協(xié)調(diào)難度大。

(3)Opportunity(機(jī)會)：①國家大力支持“碳中和”新能源高科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展，出臺產(chǎn)業(yè)扶持政策，展會的組織工作可以得到政府相關(guān)部門的大力支持與積極配合；②該展會的參展機(jī)構(gòu)工作人員、受邀嘉賓和專業(yè)觀眾多為高科技從業(yè)者，文化素質(zhì)較高，有足夠的意愿和能力配合展會的現(xiàn)場應(yīng)急救援工作。

(4)Threat(威脅)：①國內(nèi)下半年天氣干燥，容易引發(fā)火災(zāi)等意外事故，主辦方須小心防范；②參加展會活動的人員較多，可能造成人員過度聚集甚至發(fā)生治安、踩踏事故等風(fēng)險，主辦方須做好現(xiàn)場的安保和人員分流工作。

1.3.2 定量分析：風(fēng)險分析表

風(fēng)險的定量分析是設(shè)法對風(fēng)險的嚴(yán)重程度進(jìn)行量化，以確定風(fēng)險的等級。為了量化風(fēng)險，本文運用風(fēng)險嚴(yán)重程度的計算公式進(jìn)行分析：

風(fēng)險的嚴(yán)重程度(RS)=風(fēng)險發(fā)生的可能性(RP)×風(fēng)險發(fā)生后的危害程度(RI)

其中，風(fēng)險發(fā)生的可能性RP分為5個遞增等級，1表示發(fā)生的可能性最低，5表示發(fā)生的可能性最高；同理，風(fēng)險發(fā)生后的危害程度(RI)也分為5個遞增等級，1表示危害程度最低，5表示危害程度最高。

因此，本文列出風(fēng)險分析表，對風(fēng)險的嚴(yán)重程度進(jìn)行計算(見表1)。

表1 風(fēng)險分析表

根據(jù)計算結(jié)果，在四類突發(fā)事件(自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生、社會安全)中，發(fā)生火災(zāi)和觀眾踩踏事件的風(fēng)險嚴(yán)重程度較高，會展活動組織者須高度警惕并做好相應(yīng)預(yù)警機(jī)制和應(yīng)急預(yù)案，以減少其發(fā)生的概率，并把可能帶來的傷亡和損失降至最低。

2 會展活動潛在風(fēng)險應(yīng)急管理機(jī)制構(gòu)建

根據(jù)羅伯特·希斯提出的“4R”危機(jī)管理理論，會展活動管理者應(yīng)建立危機(jī)預(yù)警機(jī)制，以提高對會展危機(jī)的防范能力，做好應(yīng)急防范工作[3]。會展活動現(xiàn)場瞬息萬變，人員密集，如果活動主辦方?jīng)]有建立順暢的溝通路徑與完整的應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生意外，參會人員在沒有統(tǒng)一明確的指揮下很可能驚慌失措，導(dǎo)致現(xiàn)場混亂，釀成嚴(yán)重的后果。會展活動主辦方應(yīng)構(gòu)建完善的應(yīng)急管理機(jī)制，針對可能發(fā)生的突發(fā)公共事件制定應(yīng)對措施，防患于未然。完善的應(yīng)急管理機(jī)制應(yīng)包括：

2.1 培訓(xùn)與演練機(jī)制

首先會展活動的主辦方、承辦方和協(xié)辦方應(yīng)該居安思危，樹立正確的會展危機(jī)意識，從長遠(yuǎn)戰(zhàn)略角度出發(fā)，在日常管理和運作中就抱著遭遇和應(yīng)付危機(jī)狀況的心態(tài)，預(yù)先考慮和預(yù)測可能面臨的各種緊急極度困難的形勢，在心理上和物質(zhì)上做好準(zhǔn)備，預(yù)測潛在風(fēng)險并做好相應(yīng)的培訓(xùn)和演練工作[4]。對參與現(xiàn)場活動管理的團(tuán)隊成員開展會展應(yīng)急知識培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋會展活動可能面臨的各種危急狀況，包括但不限于消防安全、人員踩踏、治安事件、恐怖襲擊、臺風(fēng)防汛等，同時在會展活動正式開幕前做好各種危機(jī)狀況演練工作，讓現(xiàn)場管理團(tuán)隊成員熟悉自身的職責(zé)范圍和應(yīng)急工作流程。一旦發(fā)生突發(fā)事件，可以迅速鎮(zhèn)定地指揮現(xiàn)場觀眾撤離，盡量減小突發(fā)事件可能造成的損失。

2.2 監(jiān)測與預(yù)警機(jī)制

會展活動出現(xiàn)的危機(jī)往往是突發(fā)性的，無論主辦單位在活動舉辦前是否做好詳細(xì)的風(fēng)險分析與培訓(xùn)演練，外部環(huán)境的動態(tài)變化都可能不斷地給會展現(xiàn)場帶來新的危機(jī)，這就需要我們建立實時監(jiān)測與預(yù)警機(jī)制。預(yù)警機(jī)制應(yīng)根據(jù)會展特點，考慮會展活動可能出現(xiàn)的所有危機(jī)情況，將可能對會展活動造成威脅的各種潛在危機(jī)一一列舉出來，并加以分類，根據(jù)其危害性的大小定級，有針對性地設(shè)計特殊應(yīng)對指引、預(yù)計所需經(jīng)費、準(zhǔn)備相關(guān)物資、明確責(zé)任人選。通過宣傳與教育讓人們一目了然，保證公眾接收準(zhǔn)確預(yù)警信號，同時能夠準(zhǔn)確了解其含義，一旦發(fā)生意外事故，人員能對癥下藥，遵循預(yù)先設(shè)定的程序快速進(jìn)入狀態(tài)，有序開展會展危機(jī)處理工作。

2.3 救援與處置機(jī)制

一旦發(fā)生突發(fā)事件，現(xiàn)場管理團(tuán)隊成員應(yīng)嚴(yán)格按照應(yīng)急預(yù)案流程要求，采取相應(yīng)措施進(jìn)行現(xiàn)場處置，快速調(diào)動應(yīng)急物資，及時指引群眾緊急疏散，并對受傷人員實施救援工作，堅持把人的生命安全放在首位，同時盡力守護(hù)財產(chǎn)安全，力求把突發(fā)事件對會展活動造成的危害和損失降至最低水平。

2.4 監(jiān)督與媒體溝通機(jī)制

由于會展危機(jī)往往發(fā)生在活動場館內(nèi)部，與外界交流存在信息不對稱的現(xiàn)象，會展主辦方在處理突發(fā)事件時，如果不能及時公布危機(jī)信息或故意隱瞞，容易造成謠言四起、參展商和公眾恐慌的局面，使自身陷入被動處境，因此主辦方應(yīng)與媒體建立起良性的監(jiān)督與媒體溝通機(jī)制，確保信息的及時發(fā)布與澄清，從根源上消滅謠言[5]。同時，會展主辦方和場館方應(yīng)在日常管理和運營中保持信息的公開透明，向參會群眾發(fā)放安全指引小冊子和疏散路線圖等應(yīng)急信息，減少社會公眾的顧慮，并在突發(fā)事件發(fā)生后啟動事故調(diào)查，了解事件發(fā)生的原因并總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，做好應(yīng)急預(yù)防和預(yù)警工作，防患于未然。