文/北京科技大學(xué)檔案館 高陽

高校檔案館將黨史學(xué)習(xí)教育活動與檔案業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，以“我為師生辦實事”實踐活動作為黨史學(xué)習(xí)教育重要內(nèi)容和提升服務(wù)水平的重要抓手，通過強化檔案服務(wù)理念，完善相關(guān)制度，創(chuàng)新工作舉措，優(yōu)化服務(wù)流程，不斷提升師生滿意度。2021年，《檔案法》修訂頒布，習(xí)近平總書記對檔案工作作出重要批示，高校檔案工作面臨重大發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。

一、“我為師生辦實事”實踐活動實例

（一）耐心指導(dǎo)，確保檔案材料高效完整歸檔。高校各業(yè)務(wù)部門人員變動頻繁，兼職檔案員不了解歸檔工作細則、程序及要求，甚至有為難情緒，各高校檔案館及時給專兼職檔案員以指導(dǎo)，解決兼職檔案員歸檔的困難，提高了學(xué)校各部門檔案的歸檔率、準確率和完整率。如東華理工大學(xué)檔案館舉辦了全校兼職檔案員培訓(xùn)，通過微信工作群、電話及上門等多種方式對各部門歸檔進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，耐心為兼職檔案員講解歸檔流程和事項。上海交通大學(xué)檔案館構(gòu)建基于學(xué)校云存儲的多媒體檔案歸檔平臺，實現(xiàn)多媒體檔案信息互聯(lián)互通，促進歸檔業(yè)務(wù)工作相互協(xié)同，高效率、低成本，使歸檔工作更規(guī)范、更高效、更智能，受到國家檔案局的關(guān)注。

（二）貼心服務(wù)，實現(xiàn)檔案資源快捷方便利用。隨著社會的進步與發(fā)展，師生對檔案信息的需求日益增長，且大多為急用，高校檔案館改進服務(wù)方式，簡化查檔手續(xù)，告知查檔流程，滿足師生多樣化的查檔需求，確保師生員工第一時間利用檔案材料。如江西科技師范大學(xué)檔案館針對無法來館辦理的實際困難，想校友所想，急校友所急，開展了為校友提供郵寄檔案資料的服務(wù)項目；東華理工大學(xué)檔案館開通檔案遠程服務(wù)利用平臺，利用者通過線上提供查檔需求，檔案館線上發(fā)送或線下寄送檔案，實現(xiàn)查檔“零跑腿”；黃山學(xué)院檔案館在查檔服務(wù)窗口張貼“查檔事項”，引導(dǎo)當事人規(guī)范查檔，進一步明確查檔所需提交的材料、事項等，讓整個查檔過程更加清晰、公開、透明；北京科技大學(xué)檔案館等實行“AB崗工作制度”，工作人員具備多崗工作能力，確保來電有人答，來訪有人接，來件有人辦，實現(xiàn)服務(wù)“零缺位”。

二、總結(jié)“辦實事”活動中發(fā)現(xiàn)的問題

高校檔案館館藏結(jié)構(gòu)不平衡，從歸檔部門看，以校級行政管理部門歸檔為主，學(xué)院系所歸檔較為薄弱；從檔案類別看，以黨群、行政、財會、教學(xué)為主，科研、外事、出版等歸檔明顯不足；從歸檔內(nèi)容看，過程性材料歸檔依然存在，重要結(jié)論性材料尚未完整歸檔；從形式上看，以紙質(zhì)檔案為主，電子文件歸檔尚未達到國家相關(guān)標準及規(guī)范，實物檔案歸檔范圍界定不明確。

檔案館工作方式較為封閉，在校史研究、校園文化建設(shè)和檔案宣傳工作方面不足，導(dǎo)致師生檔案意識薄弱，給檔案利用工作的開展帶來了一定阻力。編研成果形式單一，以出版印刷為主，內(nèi)容枯燥，可讀性差，編研選題的調(diào)研和論證工作不夠，成品以匯編、年鑒、校史（資料）、大事記等為主，內(nèi)容重復(fù)性雷同性較多，前后一致性、連貫性差。

檔案管理信息化、數(shù)字化推進進程緩慢阻礙“辦實事”能力的發(fā)揮，服務(wù)便捷性有待提高。傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法跟上數(shù)字經(jīng)濟及數(shù)字社會的發(fā)展要求，檔案管理系統(tǒng)操作繁雜、紙質(zhì)檔案資源數(shù)字化尚未全面完成、數(shù)字信息資源處理能力弱、對外服務(wù)平臺不夠友好親民等問題制約著檔案高效服務(wù)。檔案信息精細化加工程度不夠，高齡檔案著錄不清晰，查找不方便，依然存在按卷著錄的現(xiàn)象，導(dǎo)致信息搜索不全面。文字識別與提取技術(shù)在信息加工中的應(yīng)用不足，數(shù)字化成果以圖片和PDF形式為主，編輯不方便。檔案工作者信息素養(yǎng)水平有待提高，以問和查的被動服務(wù)狀態(tài)為主，工作的主動性和積極性及合作意識亟待增強。

三、提升服務(wù)能力的舉措思考

（一）優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，充實服務(wù)內(nèi)容。服務(wù)能力是綜合實力的考察，提高“辦實事”的質(zhì)量關(guān)鍵是提升檔案館硬核實力，用前瞻性的眼光建設(shè)高品質(zhì)檔案信息資源。一是全面收集，掌握第一手資料。爭取高校領(lǐng)導(dǎo)支持，確立學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責和分工體系，將檔案工作納入學(xué)校考核體系，設(shè)立校內(nèi)檔案工作標準及規(guī)范，明確各部門歸檔內(nèi)容及工作職責，適時編印檔案工作手冊印發(fā)各單位，通過向師生、校友征集檔案及挖掘口述史料等工作建立多層次全方位的檔案資源體系。二是根據(jù)利用需求有針對性地收集。聚焦校內(nèi)檔案“收得齊、管得好、用得上”，努力尋找高校檔案工作助力學(xué)校長遠發(fā)展和服務(wù)社會的切入點，加大有價值檔案的征集力度，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，適時調(diào)整分類方案，建立符合自己校情特色的檔案資源體系。

（二）深度編研，大力挖掘檔案價值。對檔案信息進行有序加工和深度挖掘，向利用者全面、系統(tǒng)地提供檔案匯編信息，根據(jù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等中心工作的檔案利用需求，在做好收集整理、保管利用等工作基礎(chǔ)上開展校史、黨史、學(xué)科史、專業(yè)史、疫情防控、扶貧、學(xué)術(shù)名人等領(lǐng)域的研究，按照人物、時間、重要事件、關(guān)鍵活動等線索對館藏檔案進行分析與考證，以客觀事實為依據(jù)，編研工作的選題、選材、排版、印刷方式等均應(yīng)符合師生的需求及喜好。挖掘校史中的紅色資源，對學(xué)生進行愛國主義教育、理想信念教育、黨性教育，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。挖掘校史上著名校友的時代精神、人文精神，宣揚校園文化。積極探索利用大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、云計算、人工智能等技術(shù)深度加工檔案信息資源，使得檔案信息服務(wù)更加智能化、自動化、及時化。創(chuàng)新編研成果展示方式，通過漫畫故事、電視片、微電影、虛擬展廳等形式將真實的檔案進行藝術(shù)加工，讓師生深切感受到檔案服務(wù)就在身邊。

（三）加強宣傳，普及師生檔案意識。用活檔案資源，圍繞黨史學(xué)習(xí)教育、紀念中國共產(chǎn)主義青年團成立100周年、周年校慶等重要時間節(jié)點，通過精品檔案展覽、有獎?wù)魑摹⒅R競賽、專題講座等方式開展宣傳活動，形成檔案文化氛圍，發(fā)揮檔案館文化教育功能，增強師生的榮譽感、責任感、使命感。舉辦檔案館開放日活動，師生員工可以通過體驗檔案接收整理、查檔利用、錄入檢索、數(shù)字化處理、檔案入庫上架等工作流程更好地了解檔案工作，獲得檔案知識，提高大家認識檔案、重視檔案、利用檔案的意識。融合運用傳統(tǒng)媒體和新媒體，對服務(wù)學(xué)校中心工作、維護師生利益、事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的重點工作進行全方位宣傳展示，增大信息量的傳播，擴大檔案工作的影響力。

（四）主動服務(wù)，豐富服務(wù)內(nèi)涵。社會節(jié)奏加快，第一時間查到所需檔案資源，用戶體驗才更好。檔案館員要加強信息素養(yǎng)的訓(xùn)練與提升，熟悉館藏，不能單純依靠系統(tǒng)檢索，對于利用者不能夠清楚表達所需檔案的類型、內(nèi)容、檢索關(guān)鍵字的情況，或是著錄不明確的高齡檔案以及利用非館藏檔案的需求，檔案工作人員可以為其分析問題，提供查找思路。一是加強歸檔服務(wù)。檔案接收工作質(zhì)量在提供利用時影響檔案價值的充分發(fā)揮和利用效果的直接轉(zhuǎn)化，檔案工作人員應(yīng)深入黨校辦、教務(wù)處、研究生院、科研處、基建處等重點歸檔部門，開展一對一的檔案管理宣講工作。在學(xué)校重大活動、重要會議上進行針對性的集中宣傳，強調(diào)歸檔工作的重要性，告知歸檔流程。提升館員能力，努力成為高等學(xué)校教育與管理的專家，加強與業(yè)務(wù)部門的溝通與學(xué)習(xí)，熟練掌握歸檔部門職責、歸檔材料范圍及材料的利用價值，形成協(xié)同合作、動態(tài)管理機制。推進歸檔網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，對接學(xué)校相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，減輕檔案著錄工作量，使歸檔工作遠程化、便捷化。二是樹立大局意識，主動提供服務(wù)。開展信息推送與需求調(diào)研，樹立親民服務(wù)的面貌，拉近與師生的距離。積累工作中的困難點，總結(jié)師生的查檔體驗，統(tǒng)計分析檔案利用實例與效果。利用微信公眾號或APP，向師生推送特色檔案活動、檔案收集渠道、館藏資源信息與工作動態(tài)等，尤其是關(guān)于就業(yè)服務(wù)、辦理戶口、職稱評定等與師生利益密切相關(guān)事項的查檔方式與方法。利用網(wǎng)站等多種媒介與用戶互動交流，了解師生真實查檔感受，通過服務(wù)跟蹤、檢索日志分析等手段對用戶需求了然于心，分析用戶行為，及時調(diào)整檔案服務(wù)內(nèi)容及方式方法，變需求與服務(wù)的單項相關(guān)為雙向互動。

（五）加快推進檔案信息化建設(shè)，提升服務(wù)速度。依照相關(guān)行業(yè)標準及規(guī)范，加強電子文件歸檔管理，建立并不斷優(yōu)化升級檔案管理系統(tǒng)，提升紙質(zhì)檔案數(shù)字化水平，積極爭取校領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化工作的重視，提供必要的經(jīng)費、人才和政策支持。利用機器學(xué)習(xí)、模式識別、數(shù)據(jù)庫、可視化等信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資源數(shù)據(jù)化、管理智能化、服務(wù)智慧化、系統(tǒng)集成化。對收集整理、鑒定保管、統(tǒng)計利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行集成管理，建立高頻利用、涉及民生等重要檔案專題數(shù)據(jù)庫及多媒體檔案資源系統(tǒng)，突破時空限制，為師生提供開放式服務(wù)、個性化服務(wù)和特色服務(wù)。通過平板電腦、手機等移動終端建立遠程檔案查詢利用服務(wù)平臺，完善檢索功能設(shè)計，提高信息查全率與查準率。依據(jù)不同人員類別劃分訪問權(quán)限，通過身份認證、數(shù)字簽名蓋章等技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源在線利用，縮短利用時間。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)與校內(nèi)各部門的信息互通，突破信息孤島，讓“數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”，提升檔案館信息服務(wù)能力。

高校檔案館應(yīng)以習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作的重要批示為精神指引，以貫徹實施新修訂的《檔案法》為抓手，按照“重實干、出實績、求實效”的要求，持續(xù)推進高校檔案工作的法制化、科學(xué)化、規(guī)范化管理水平，扎扎實實地為師生辦好實事，為學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展服好務(wù)。