文/江蘇省南通衛(wèi)生高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校 申淑平

近些年，在信息化社會(huì)穩(wěn)步向前推進(jìn)的社會(huì)背景下，將大數(shù)據(jù)技術(shù)作為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)不斷進(jìn)步，這代表著大數(shù)據(jù)時(shí)代全面來(lái)臨，為各行各業(yè)帶來(lái)了全新的發(fā)展機(jī)遇，使得檔案信息資源管理工作出現(xiàn)了顛覆性的轉(zhuǎn)變，檔案信息爆炸式增長(zhǎng)，職業(yè)學(xué)校管理人員了解到展開(kāi)檔案信息資源整合的重要性，對(duì)檔案資源的信息需求逐年增長(zhǎng)，其價(jià)值日漸凸顯。職業(yè)學(xué)校必須明確通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)展開(kāi)檔案信息資源整合的重要性，清晰資源整合問(wèn)題，制訂出針對(duì)性的優(yōu)化策略，以發(fā)揮出數(shù)據(jù)檔案信息的價(jià)值，確保檔案資源整合的合理性。

一、職業(yè)學(xué)校檔案信息資源整合的特點(diǎn)

（一）存儲(chǔ)形式多元化。職業(yè)學(xué)校在數(shù)字化校園建設(shè)工作中穩(wěn)步向前推進(jìn)，涌現(xiàn)出大量電子文件，其中包括光盤、磁盤等創(chuàng)新型檔案信息載體，在職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中獲得廣泛應(yīng)用。檔案形式也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步發(fā)展到視頻檔案、音頻檔案、圖片檔案和文件檔案等。除此之外，通過(guò)數(shù)字化信息技術(shù)的有效運(yùn)用，進(jìn)一步改善了職業(yè)學(xué)校在檔案資源方面的傳輸水平，渠道變得更加豐富多樣，檔案表現(xiàn)形式更為多元，信息傳播速度更快，促使檔案信息資源整合走向了多元化發(fā)展之路。

（二）信息流動(dòng)的跨時(shí)空性。在傳統(tǒng)的檔案信息管理工作中，檔案信息資源的整合主要通過(guò)職業(yè)學(xué)校檔案管理部門的統(tǒng)一組織和領(lǐng)導(dǎo)，并通過(guò)行政管理部門、教學(xué)部門和科研部門進(jìn)行分頭收集、集中報(bào)送，整個(gè)環(huán)節(jié)需要花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。但基于大數(shù)據(jù)這一時(shí)代背景，檔案信息資源的整合工作可以突破時(shí)間和空間的制約，進(jìn)一步打破各部門在檔案信息資源收集和報(bào)送方面的信息壁壘。舉例來(lái)說(shuō)，通過(guò)數(shù)字化檔案信息管理資源平臺(tái)，可以將職業(yè)學(xué)校不同發(fā)展時(shí)期、不同教學(xué)環(huán)節(jié)、不同部門的數(shù)據(jù)信息資料進(jìn)行有機(jī)整合，進(jìn)一步改善在檔案信息資源管理工作方面的綜合質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最合理配置，發(fā)揮出檔案的最大價(jià)值。

（三）信息整合的智能化。在傳統(tǒng)的人工管理模式之下，職業(yè)學(xué)校在檔案信息編制工作上，主要是將檔案館各類文本信息進(jìn)行集中整合，通過(guò)檔案管理工作人員的主題選擇、資料查詢、資料編寫、資料整理，已完成檔案信息的資源整合工作。伴隨著數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，檔案管理工作人員只需要通過(guò)簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作，即可在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)檔案資源的自動(dòng)化整合。例如，可以在其中輸入關(guān)鍵詞，尋找到對(duì)應(yīng)的檔案信息，分門別類進(jìn)行信息資源整合，以提升在檔案信息資源管理工作方面的智能化水平，優(yōu)化管理效率和管理質(zhì)量，節(jié)省大量的時(shí)間和精力。

二、職業(yè)學(xué)校檔案信息資源整合存在的不足

（一）實(shí)體資源為主，數(shù)字資源不足?；诖髷?shù)據(jù)這一時(shí)代背景，職業(yè)學(xué)校在檔案資源的整合和管理工作中，仍然以實(shí)體資源為主，信息資源整合較為匱乏，出現(xiàn)嚴(yán)重的檔案信息資料結(jié)構(gòu)失衡問(wèn)題，在結(jié)構(gòu)上不夠科學(xué)合理。同時(shí)，檔案信息以結(jié)構(gòu)化信息為主，包括光盤數(shù)據(jù)庫(kù)和紙質(zhì)文件。基于大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用之下，檔案信息資源的涉及范圍更廣，除了一些基礎(chǔ)性的紙質(zhì)信息，還包括非結(jié)構(gòu)和半結(jié)構(gòu)信息。因此，職業(yè)學(xué)校檔案管理工作除了需要將傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化檔案信息進(jìn)行資源整合外，還需要將非結(jié)構(gòu)化信息資源整合工作做完善，將科研和教學(xué)活動(dòng)中的大量非結(jié)構(gòu)化檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步整合，將其變?yōu)榻Y(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化信息，構(gòu)建出覆蓋面更為廣泛的檔案資源管理體系。

（二）信息資源分散，共享程度低。職業(yè)學(xué)校在開(kāi)展檔案管理工作信息化建設(shè)的過(guò)程中，長(zhǎng)期以來(lái)都是單兵作戰(zhàn)，部門各自為政，未建立科學(xué)合理的統(tǒng)籌規(guī)劃，也未形成檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源高度獨(dú)立，無(wú)法真正地實(shí)現(xiàn)共享，信息孤島問(wèn)題明顯，職業(yè)學(xué)校的各類教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)信息未真正地發(fā)掘出價(jià)值，綜合利用率較低。因此，想要進(jìn)一步改變這一問(wèn)題，需要加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)部門之間的協(xié)同發(fā)展，針對(duì)檔案資源整合的信息化建設(shè)工作進(jìn)行科學(xué)合理的統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息整合的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，打破部門之間的信息孤島問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的統(tǒng)一化、集成化管理，部門之間檔案資料互聯(lián)互通、資源共享。

（三）重藏輕用，深度挖掘不夠。目前，職業(yè)學(xué)校在檔案管理工作方面，仍以資源中心管理模式為主，將檔案資源轉(zhuǎn)化為有價(jià)值的教學(xué)和科研決策，關(guān)注重視程度有所欠缺，只關(guān)注檔案信息資源的接收和存儲(chǔ)，缺乏對(duì)數(shù)據(jù)信息的深度挖掘以及進(jìn)一步深入整合，導(dǎo)致檔案價(jià)值挖掘長(zhǎng)久處于休眠狀態(tài)，在校園管理工作中也處于邊緣化狀態(tài)。在職業(yè)學(xué)校的檔案資源整合工作中，數(shù)字資源的建設(shè)和數(shù)字資源的服務(wù)二者之間不能出現(xiàn)脫節(jié)，雖然檔案資源整合是重要任務(wù)之一，但是整合的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)利用，發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值，為科研活動(dòng)和教學(xué)活動(dòng)提供服務(wù)。在檔案資源整合工作方面，應(yīng)該樹(shù)立完善的“藏用并治”意識(shí)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效運(yùn)用，深入挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合的全面變革，并通過(guò)計(jì)算機(jī)服務(wù)的有效運(yùn)用，進(jìn)一步將休眠的檔案資源激活，展現(xiàn)出檔案資料的價(jià)值和作用。

三、職業(yè)學(xué)校檔案信息資源整合的內(nèi)容

（一）內(nèi)容方面的整合?；诖髷?shù)據(jù)時(shí)代，職業(yè)學(xué)校在檔案信息資源的整合工作方面，需要加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)實(shí)體檔案的資源整合，關(guān)注實(shí)體檔案中的信息資源數(shù)據(jù)整合。舉例來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)跨越院系、部門以及專業(yè)學(xué)科的檔案信息資源整合，對(duì)職業(yè)學(xué)校的人力資源管理檔案、教學(xué)活動(dòng)檔案和科研活動(dòng)檔案、學(xué)生招生錄取檔案，進(jìn)行集中化、系統(tǒng)化整合及管控，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的深度整合，并通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立檔案信息資源管理平臺(tái)，為不同部門的管理者賦予管理權(quán)限，可通過(guò)設(shè)置賬號(hào)進(jìn)行登錄，并積極踐行檔案信息資源整合的部門崗位分工責(zé)任制，例如教務(wù)處主要職能為負(fù)責(zé)檔案信息資源的審核工作，人事部門對(duì)人事檔案信息的有效性和完整性進(jìn)行審核，在檔案信息收集資源過(guò)程中形成統(tǒng)一化和集中化管理。

（二）技術(shù)方面的整合。首先，需要通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建出檔案信息資源整合的一體化管理平臺(tái)，通過(guò)云計(jì)算技術(shù)，對(duì)職業(yè)學(xué)校在教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)和行政管理活動(dòng)中的各類檔案數(shù)據(jù)信息展開(kāi)數(shù)字化管理，并通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案信息資源展開(kāi)深度分析，挖掘其中的價(jià)值資源。除此之外，還可以通過(guò)語(yǔ)音分析技術(shù)和可視化分析技術(shù)，實(shí)現(xiàn)職業(yè)學(xué)校檔案信息收集資源的深度整合，也可以通過(guò)智能AGENT技術(shù)的有效運(yùn)用，對(duì)各類科研活動(dòng)數(shù)據(jù)信息展開(kāi)深入掃描，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化結(jié)構(gòu)性信息，將獲得的檔案信息存儲(chǔ)在檔案管理平臺(tái)中，并通過(guò)設(shè)置全文檢索，及時(shí)調(diào)取所需數(shù)據(jù)信息。

（三）安全方面的整合。檔案信息資源在大數(shù)據(jù)這一時(shí)代背景下，想要真正走向數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路，需要針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理中不具備的檔案信息安全問(wèn)題，制訂出解決辦法，包括來(lái)自黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，以及人工操作失誤帶來(lái)的信息數(shù)據(jù)丟失問(wèn)題等。因此需要將安全整合工作做完善，形成牢固的檔案信息資源防護(hù)體系，綜合大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效運(yùn)用，通過(guò)云平臺(tái)保障技術(shù)、處理安全技術(shù)的使用，形成更為科學(xué)合理，更為完善的檔案信息安全管理體系，開(kāi)展數(shù)據(jù)信息備份，有效規(guī)避數(shù)據(jù)丟失帶來(lái)的安全問(wèn)題，以保障信息存儲(chǔ)的安全性、可靠性。

（四）服務(wù)方面的整合。職業(yè)學(xué)校展開(kāi)檔案信息資源整合，其重要目標(biāo)之一是為后續(xù)的教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)、招生工作及內(nèi)部行政管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提供有力的數(shù)據(jù)參照，為職業(yè)學(xué)校可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供服務(wù)。因此，需要構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)，以保障檔案信息發(fā)揮出服務(wù)價(jià)值，滿足不同部門、不同活動(dòng)的現(xiàn)實(shí)需求。例如在共享平臺(tái)的建設(shè)上，需要和職業(yè)學(xué)校OA辦公行政系統(tǒng)銜接，實(shí)現(xiàn)各部門的檔案數(shù)據(jù)資源共享。

四、職業(yè)學(xué)校檔案信息資源整合路徑

（一）建設(shè)“雙套制”的檔案庫(kù)房?；诖髷?shù)據(jù)這一環(huán)境，職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作并不代表需要完全摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是需要通過(guò)積極踐行“雙套制”管理模式，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案和電子檔案的同步保存。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案的存儲(chǔ)會(huì)對(duì)環(huán)境和存儲(chǔ)設(shè)備提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，除了需要保障防震、防病毒、防信息泄露、防靜電外，還需要防電磁干擾。由于檔案信息化建設(shè)資源整合工作需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間周期，成本投入較高，難度較大，因此應(yīng)該在硬件環(huán)境的建設(shè)方面，始終秉承“統(tǒng)一管理、厲行節(jié)約”的建設(shè)原則。在原本的庫(kù)房基礎(chǔ)上，進(jìn)行進(jìn)一步的調(diào)整和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者之間的分區(qū)管理。通過(guò)在電子檔案管理范圍內(nèi)布置網(wǎng)線、配置數(shù)碼相機(jī)和刻錄機(jī)，安裝防火墻及殺毒軟件，并運(yùn)用密鑰管理模式，規(guī)避其他人員使用計(jì)算機(jī)調(diào)用檔案數(shù)據(jù)信息。而在實(shí)體檔案管理方面，則應(yīng)該防潮，保障溫度和濕度的適應(yīng)性，定期殺蟲，避免潮濕生蟲，給實(shí)體檔案資料帶來(lái)腐蝕，實(shí)現(xiàn)物理層面的隔絕，延長(zhǎng)檔案資料的存儲(chǔ)壽命。

（二）轉(zhuǎn)變觀念，提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前，個(gè)別職業(yè)學(xué)校在檔案管理以及檔案資源整合方面，工作模式較為傳統(tǒng)，對(duì)電子檔案的管理方法了解程度不足，尤其是基于大數(shù)據(jù)時(shí)代，未掌握檔案信息資源的整合策略、分析辦法和數(shù)據(jù)挖掘方法。因此需要檔案管理工作人員與時(shí)俱進(jìn)，積極拓寬個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)會(huì)通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的深度綜合分析和挖掘，掌握潛在價(jià)值，為其他行政管理部門、教育活動(dòng)和科研活動(dòng)決策提供有力輔助。職業(yè)學(xué)校需加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，尤其是展開(kāi)與數(shù)字化管理和資源整合相關(guān)的培訓(xùn)工作，既需要掌握基礎(chǔ)的檔案管理知識(shí)，又需要具備一定的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用技能，推動(dòng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作有序推進(jìn)、順利開(kāi)展。

（三）統(tǒng)一數(shù)字化資源的標(biāo)準(zhǔn)?；诖髷?shù)據(jù)這一時(shí)代背景，職業(yè)學(xué)校在展開(kāi)檔案信息資源整合過(guò)程中，大量的異結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，導(dǎo)致部門之間存在信息孤島問(wèn)題，這是對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合的重要阻礙。需要建立標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案信息資源管理體系，形成高水平的數(shù)字化檔案信息體系，這是展開(kāi)職業(yè)學(xué)校檔案信息資源整合的基礎(chǔ)條件。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化檔案體系的建設(shè)，可以改變傳統(tǒng)檔案信息化建設(shè)盲目投資、各部門各自為政的問(wèn)題，突破部門之間的信息孤島。與此同時(shí)，可以通過(guò)檔案數(shù)據(jù)信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，以確保資源整合過(guò)程走上規(guī)范化之路。在數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面，涵蓋檔案管理規(guī)范、數(shù)據(jù)交換格式要求以及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等，并依照音頻、視頻、圖片、文件檔案的管理特征，形成不同的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，下發(fā)給職業(yè)學(xué)校各個(gè)二級(jí)院系、專業(yè)學(xué)科，嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，以保障檔案信息資源整合過(guò)程的有序性，為后續(xù)的檔案管理工作和資源價(jià)值開(kāi)發(fā)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)，可以節(jié)省大量的檔案管理時(shí)間，不再將時(shí)間和精力放在機(jī)械化的整理工作上，只需要通過(guò)簡(jiǎn)單的檢索即可獲得目標(biāo)信息，相關(guān)檔案管理工作人員也可以將時(shí)間精力放在檔案價(jià)值的挖掘上，為職業(yè)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提供更多的可能。

（四）對(duì)結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的合并管理?；诖髷?shù)據(jù)這一時(shí)代背景，職業(yè)學(xué)校的檔案信息資源管理工作，涵蓋結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。所謂的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，就是基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)，如管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)。半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)主要是指HTML以及報(bào)表等，如檔案管理體系、教育資源庫(kù)和郵件系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)就是視頻、圖片和文檔，包括教學(xué)活動(dòng)的教育視頻、科研活動(dòng)記錄視頻以及學(xué)校重大活動(dòng)記錄影像等。基于大數(shù)據(jù)環(huán)境，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占比較少，只有15%，超過(guò)80%的是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)中。因此在展開(kāi)檔案信息資源數(shù)據(jù)整合時(shí)，需要實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的協(xié)同管理，并通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)，對(duì)海量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)展開(kāi)進(jìn)一步的價(jià)值挖掘，通過(guò)兩者之間的同步管理，為檔案信息資源的價(jià)值開(kāi)發(fā)注入全新的活力和發(fā)展生機(jī)，以確保檔案管理工作的全面性。

五、結(jié)論

綜上所述，基于大數(shù)據(jù)環(huán)境，展開(kāi)職業(yè)學(xué)校檔案信息資源的整合工作，是檔案管理工作的必然發(fā)展需求，也是對(duì)職業(yè)學(xué)校檔案管理工作提出的標(biāo)準(zhǔn)，不管是對(duì)于教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)和行政管理工作的有序推進(jìn)，還是對(duì)于檔案信息資源的共享，都有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，相關(guān)檔案工作者應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念理念，明確基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息資源整合的內(nèi)容及存在的缺陷和不足，并制訂出針對(duì)性的優(yōu)化策略，以發(fā)揮檔案信息資料的價(jià)值，為職業(yè)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)及行政管理工作的決策提供數(shù)據(jù)支撐，保障職業(yè)學(xué)校實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。