文/武漢軟件工程職業(yè)學(xué)院 解云菲；武漢市公安局國(guó)內(nèi)安全保衛(wèi)支隊(duì) 萬波

一、人事檔案信息化管理的內(nèi)容

（一）人事檔案的收集與整理。人事檔案的歸檔材料收集主要是指組織人事部門在工作活動(dòng)中形成的材料，值得注意的是，有少部分材料是個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的，如專利發(fā)明、個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)等材料，這一類材料需要檔案管理者留心定期收集。收集來的材料經(jīng)過嚴(yán)格的鑒定后去粗取精，去偽存真，經(jīng)過裱糊、分類、裝訂等程序?qū)堎|(zhì)檔案進(jìn)行整理，整理好的紙質(zhì)檔案通過掃描、修圖、計(jì)算機(jī)處理等程序轉(zhuǎn)化成電子檔案。人事檔案隨時(shí)間動(dòng)態(tài)推移逐漸豐富。

（二）數(shù)據(jù)庫建設(shè)與安全。人事檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)主要包括目錄數(shù)據(jù)庫和圖片數(shù)據(jù)庫，各種數(shù)據(jù)庫的建設(shè)有利于選拔人才，方便人事部門的管理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。建立安全性高的人事檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)檔案資源進(jìn)行共享整合，需要做到如下幾步：首先，提高檔案管理人員的管理能力，不僅要樹立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人事檔案的安全意識(shí)，更要通過信息化軟件技術(shù)保密功能保障檔案的安全，適度開放利用。其次，在保證電子檔案安全的條件下，搭建網(wǎng)絡(luò)利用平臺(tái)，使檔案工作從單一的收集和傳播變成雙向的互動(dòng)，既實(shí)現(xiàn)了檔案管理者收集電子檔案的便捷，又方便檔案利用者的遠(yuǎn)程需求。最后，通過智能監(jiān)控技術(shù)對(duì)檔案庫房、檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行監(jiān)控管理。

（三）檔案信息的服務(wù)與共享。開發(fā)和積累人事檔案資源，充分發(fā)揮人事檔案信息的作用，使人事檔案更好地服務(wù)大眾。首先，思維創(chuàng)新是檔案服務(wù)的前提，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公眾號(hào)宣傳展示檔案資源，提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的渠道，積極宣傳檔案的價(jià)值和作用，培養(yǎng)群眾的檔案意識(shí)，廣泛地推廣檔案網(wǎng)絡(luò)的利用。其次，通過檔案信息化建設(shè)開通檔案遠(yuǎn)程利用的便利通道，挖掘檔案利用者的潛在需求，通過人事檔案信息管理系統(tǒng)建立服務(wù)人事檔案的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程利用目標(biāo)，從而達(dá)到信息的服務(wù)共享。

（四）人事檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份與維護(hù)。人事檔案系統(tǒng)在管理過程中遇到破壞、泄露、更改等惡意事件時(shí)，我們不僅需要通過法律來維護(hù)檔案的安全，更重要的是快速修復(fù)被破壞的數(shù)據(jù)庫，把損失降到最小。因此，在使用過程中，我們不僅要關(guān)注檔案利用的效果如何，同時(shí)要監(jiān)控網(wǎng)上黑客的破壞，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)情況，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，安裝強(qiáng)大的網(wǎng)上殺毒軟件，及時(shí)進(jìn)行軟件更新，做好原數(shù)據(jù)查殺病毒工作，隨時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和數(shù)據(jù)備份。對(duì)于備份數(shù)據(jù)的磁盤、硬盤要放到專用防磁防火柜，以免受斷電、火災(zāi)、地震等影響。

二、人事檔案信息化實(shí)現(xiàn)的原則

（一）實(shí)用性原則與規(guī)范性原則。首先，在檔案日常的信息化歸檔工作中，我們要考慮檔案的實(shí)用性原則，也就是檔案實(shí)踐運(yùn)用中所產(chǎn)生的效果，因此檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)過程中參與者非常重要，不僅是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面的專業(yè)人員，作為檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)者及檔案專業(yè)人士也應(yīng)參與進(jìn)來，以單位的財(cái)力為基礎(chǔ)，制訂實(shí)施步驟、檔案數(shù)字化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，量力而行，分階段持續(xù)推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。其次，應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)檔案法》《干部人事檔案工作條例》等文件的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)數(shù)據(jù)共享，為實(shí)現(xiàn)共享數(shù)據(jù)平臺(tái)奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）安全性原則與開放性原則。為了保證人事檔案信息在利用過程中的安全性，在人事檔案信息化過程中，需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的安全管理，人事檔案中大部分內(nèi)容屬于個(gè)人隱私，對(duì)于需要嚴(yán)格保密的檔案不得外借和查閱，雖然人事檔案的最終目的是開放利用，但開放利用是有前提條件的，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性沒有完全成熟的前提下，建立人事檔案專用內(nèi)網(wǎng)是最好的選擇，采用人事檔案管理系統(tǒng)專網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)完全隔離的方法，既保證了人事檔案的安全，又實(shí)現(xiàn)了人事檔案的開放利用。

（三）雙軌制原則與共享性原則。人事檔案數(shù)字化發(fā)展雖然是未來人事檔案的發(fā)展方向，但電子檔案仍然不能單獨(dú)作為法律憑證。一是電子檔案作為法律憑證時(shí)通常需要與紙質(zhì)檔案進(jìn)行核實(shí)，并蓋上公章視同原件才能實(shí)現(xiàn)憑證效力。二是電子檔案作為信息載體具有一定的不穩(wěn)定性，因此作為法律憑證作用而言，人事檔案需要儲(chǔ)備兩種不同的載體去保存。人事檔案的共享性是廣義的概念，主要用于異地查檔案的方便快捷利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案共享利用是檔案管理者最終的目標(biāo)。

三、人事檔案信息化管理的任務(wù)

（一）人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建立。人事檔案想實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理現(xiàn)代化，首先檔案領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)根據(jù)單位人事管理的需求，進(jìn)行人事檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃工作，根據(jù)單位需求、人事檔案管理部門的歸屬來計(jì)劃人事檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)，例如有些單位是綜合性的管理系統(tǒng)（人事檔案是歸口與人事部門或組織部門，人事檔案管理系統(tǒng)便是嵌入部門管理系統(tǒng)里的一部分），有些單位是獨(dú)立的人事檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵在于適合單位組織人事部門的統(tǒng)一管理。

（二）人事檔案信息管理系統(tǒng)的完善。開發(fā)人事部門檔案管理系統(tǒng)不僅要考慮其功能的完善，還要考慮人事檔案網(wǎng)絡(luò)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，可以與軟件公司合作，根據(jù)本單位需求來開發(fā)軟件，也可以選擇市面上己開發(fā)的適用的人事檔案管理軟件。根據(jù)需求與軟件公司IT進(jìn)行合作，定期升級(jí)優(yōu)化軟件，避免重復(fù)開發(fā)的財(cái)務(wù)資金浪費(fèi)。

（三）人事檔案信息系統(tǒng)的管理。每年錄入人事檔案信息后，應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行系統(tǒng)管理。首先，對(duì)掃描的電子文件進(jìn)行修圖、去污、偏斜、清晰度調(diào)整；其次，對(duì)歸檔的電子文件通過目錄鏈接進(jìn)行電子歸檔等；最后，對(duì)歸檔的電子文件庫進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

（四）人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)。在人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，不僅要把信息安全放在第一位，并且要將網(wǎng)絡(luò)信息安全作為系統(tǒng)建設(shè)貫穿始終的關(guān)鍵，定期對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，對(duì)歸檔的電子檔案進(jìn)行反復(fù)校對(duì)，對(duì)入庫的信息細(xì)致處理，嚴(yán)格審核電子檔案歸檔的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，嚴(yán)禁因工作人員疏忽對(duì)檔案材料造成失誤，影響檔案管理部門的公信力，提高人事檔案網(wǎng)絡(luò)的安全性，建立各級(jí)檔案管理者的使用權(quán)限，杜絕電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下外泄的風(fēng)險(xiǎn)。

（五）人事檔案信息系統(tǒng)的更新。在信息技術(shù)時(shí)代背景下，檔案業(yè)務(wù)水平逐步提升，離不開適應(yīng)發(fā)展需求的硬件基礎(chǔ)，定期對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行更新?lián)Q代，是做好數(shù)字檔案館必不可少的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。從軟件技術(shù)的層面來講，不斷更新拓展軟件功能，積極解決目前檔案系統(tǒng)的不足，提高系統(tǒng)安全等級(jí)。檔案領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)重視檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，加大檔案信息資源庫的開發(fā)力度，加快檔案信息化水平的進(jìn)程，大力支持人事檔案館數(shù)字化信息平臺(tái)建設(shè)。

四、人事檔案信息系統(tǒng)的功能需求

（一）人事檔案信息系統(tǒng)的基本功能。人事檔案管理系統(tǒng)中功能的設(shè)計(jì)非常重要，不僅要結(jié)合本單位工作的實(shí)用性功能，而且還要考慮到未來發(fā)展中可能用到的功能，因此系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)非常重要，開發(fā)一套工作軟件不僅要把功能需求放在核心位置，在應(yīng)用方面要充分考慮用戶的操作習(xí)慣，讓每個(gè)模塊流程一目了然、界面美觀，盡量滿足用戶的需求。并且圍繞這個(gè)核心內(nèi)容全面鋪開，以此為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)系統(tǒng)的各個(gè)模塊，達(dá)到安全且實(shí)用的效果。就人事檔案管理軟件的基礎(chǔ)功能來說，主要有基本功能和拓展功能?；A(chǔ)功能主要是指系統(tǒng)設(shè)置功能、權(quán)限功能、檔案日常管理功能、服務(wù)利用功能等。

（二）人事檔案信息系統(tǒng)的拓展功能。檔案的拓展功能主要是指除基礎(chǔ)功能之外根據(jù)用戶需要設(shè)置的新的功能。比如：1.網(wǎng)絡(luò)照相功能。通過網(wǎng)絡(luò)照相機(jī)對(duì)人事檔案文件進(jìn)行采集，主要以JPGE、BMP、HTTP、DHCP、PING等文件格式為主，對(duì)人事檔案進(jìn)行影像采集。2.信息對(duì)接功能。主要是對(duì)本單位的人事檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)與其他人事機(jī)構(gòu)（人才管理中心）等用人單位進(jìn)行信息互通，以達(dá)到用戶需求，節(jié)省檔案轉(zhuǎn)遞查閱的時(shí)間。3.信息上傳功能。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描保存為TIFF、JPGE文件格式，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上傳到人事檔案數(shù)據(jù)庫，便于人事檔案資源的建設(shè)和服務(wù)。4.數(shù)據(jù)共享功能。電子人事檔案通過網(wǎng)絡(luò)相互形成共享，減少了人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中郵寄、材料丟失的風(fēng)險(xiǎn)，減輕檔案管理部門工作壓力（從目前現(xiàn)狀來看，開啟網(wǎng)絡(luò)共享尚不成熟，共享功能仍有風(fēng)險(xiǎn)，但從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來看，是完成可以實(shí)現(xiàn)的）。5.網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)功能。人事檔案利用者通過本人申請(qǐng)上傳檔案利用需求，經(jīng)檔案管理部門審批，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程利用功能，在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的權(quán)限時(shí)，應(yīng)實(shí)行分級(jí)管理，誰管理誰負(fù)責(zé)的原則，嚴(yán)格按照人事檔案主管部門負(fù)責(zé)日常管理與維護(hù)。6.電子檔案審核功能。人事檔案在進(jìn)行電子歸檔時(shí)，人事檔案管理系統(tǒng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)歸檔的電子文件進(jìn)行歸檔預(yù)審，利用RFID技術(shù)的讀取功能對(duì)網(wǎng)上收集的電子檔案進(jìn)行自行判斷，如果不符合歸檔范疇系統(tǒng)自動(dòng)退回，并標(biāo)注退回理由或需要完善的建議。

五、人事檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研究

（一）人事檔案的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。人事檔案的系統(tǒng)管理主要是按照組織人事部門對(duì)人事檔案的管理權(quán)限來設(shè)定的。根據(jù)各單位對(duì)人事檔案管理權(quán)限的不同，人事檔案管理系統(tǒng)可分為獨(dú)立式的軟件管理系統(tǒng)和嵌入式的軟件管理系統(tǒng)。不論是哪一種管理系統(tǒng)，都以便于檔案管理和利用為主要目的。在設(shè)計(jì)人事檔案管理系統(tǒng)時(shí)，人事檔案基礎(chǔ)管理、人事檔案信息管理、人事檔案信息共享這三個(gè)功能是必須考慮的。1.人事檔案基礎(chǔ)管理。用戶使用用戶名、密碼進(jìn)行登錄，通過軟件設(shè)定的使用權(quán)限進(jìn)入人事檔案管理界面，利用軟件各項(xiàng)功能對(duì)檔案各項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行處理。2.人事檔案信息管理。人事檔案信息管理主要是人事檔案信息的錄入、收集、整理、修改、增減、轉(zhuǎn)遞、利用等一系列操作，實(shí)現(xiàn)電子信息的秩序化。3.人事檔案信息共享。人事檔案信息最終實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享是眾望所歸，人事檔案軟件設(shè)計(jì)要考慮未來的發(fā)展前景，數(shù)據(jù)格式能與其他軟件輕松對(duì)接。

（二）人事檔案的信息服務(wù)。人事檔案的信息服務(wù)是人事檔案管理的最終目標(biāo)，通過人事檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)大眾對(duì)人事檔案的利用目的。檔案管理者制訂嚴(yán)格的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)部分開放的人事檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)利用，用戶通過網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)信息，根據(jù)個(gè)人的需要進(jìn)行查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、備份、數(shù)據(jù)提交，下載打印等，打印的紙質(zhì)版上印有檔案管理官方的LOGO，具有憑證效力。對(duì)于有些用戶查不到的信息可以根據(jù)實(shí)際情況，建立申請(qǐng)審批程序制度，檔案管理者對(duì)于利用者的反饋情況進(jìn)行遠(yuǎn)程利用服務(wù)。在人事檔案信息服務(wù)軟件設(shè)計(jì)中，為了確保為電子文件網(wǎng)絡(luò)利用提供良好的環(huán)境，管理人員應(yīng)通過軟件功能把網(wǎng)上利用的電子文件改成“只讀性”，確保利用者在利用過程中原始電子文件的安全。

（三）人事檔案的信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案信息系統(tǒng)的建立需要管理者具有較強(qiáng)的開拓精神和敏銳的洞察力，為檔案工作的發(fā)展制訂周密而長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃，逐步推進(jìn)實(shí)施，穩(wěn)扎穩(wěn)打，踏實(shí)前行。首先，制訂并實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化計(jì)劃，對(duì)早期的紙質(zhì)檔案材料破損進(jìn)行搶救、修復(fù)后通過掃描技術(shù)轉(zhuǎn)換為電子檔案，形成電子圖像形式的電子信息。其次，對(duì)于新接收的電子檔案規(guī)定統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，以便為實(shí)現(xiàn)檔案檢索數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能打好基礎(chǔ)。最后，制訂電子檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章制度，提高電子檔案與檔案管理系統(tǒng)的相互兼容性，對(duì)檔案進(jìn)行宏觀管理，形成檔案網(wǎng)上電子管理制度化。

六、數(shù)字檔案館的特性

（一）資源信息的海量性與異構(gòu)性。數(shù)字化檔案館是資源巨大的數(shù)字化倉庫，數(shù)字化檔案館種類繁多，在內(nèi)容上是極其豐富多樣的，在品類上包括不同格式、不同類型、不同來源的信息資源，其中相當(dāng)一部分是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)不僅格式多樣化，標(biāo)準(zhǔn)也多樣性，因此在數(shù)據(jù)檔案館系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程中，需要充分考慮電子檔案的這些特點(diǎn)，借助元數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)高效存儲(chǔ)與檢索。

（二）檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。檔案利用網(wǎng)絡(luò)化是數(shù)字檔案館的重要特征。用戶可通過數(shù)字平臺(tái)24小時(shí)遠(yuǎn)程服務(wù)功能來獲取信息，使檔案利用不再受時(shí)間、空間的限制，擴(kuò)大了檔案利用的范圍，提高了檔案利用的效率，解決了用戶獲取信息的時(shí)效性。檔案管理者只需在后臺(tái)監(jiān)控檔案的利用率，解決檔案利用中出現(xiàn)的各類問題，對(duì)數(shù)字檔案館不斷優(yōu)化。

（三）數(shù)字檔案館之間的相互共享。數(shù)字檔案館不是一座孤島，應(yīng)是具有相互聯(lián)系的數(shù)字資源庫，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，數(shù)字檔案館不限于一館的資源，應(yīng)與其他數(shù)字檔案庫相互關(guān)聯(lián)、資源共享，形成大型的“數(shù)字檔案館群”。用戶可根據(jù)自己的需求，對(duì)數(shù)字檔案館所開放的信息按需利用。

七、結(jié)語

數(shù)字檔案館一般要經(jīng)過紙質(zhì)檔案整理、紙質(zhì)檔案電子化、建立電子網(wǎng)站、建立電子檔案資源庫（目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫）、形成數(shù)字檔案館這幾個(gè)階段。數(shù)字檔案館的功能包括接收、儲(chǔ)存、維護(hù)、保管電子信息并向用戶提供在線利用，使用戶不受時(shí)間、空間限制，足不出戶便可免費(fèi)閱讀和打印所需資料，方便檔案管理者從繁瑣的查檔工作中解脫出來，便于管理者對(duì)于檔案信息的檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，提高了工作效率，節(jié)省了工作時(shí)間，讓檔案管理者有更多的時(shí)間思考數(shù)字檔案館未來的發(fā)展方向，關(guān)注用戶對(duì)檔案利用的反饋情況，不斷充實(shí)館藏，實(shí)現(xiàn)資源的充分共享。