文/中鐵一局集團(tuán)第四工程有限公司 張偉

一、境外檔案管理現(xiàn)狀

境外檔案反映著境外企業(yè)建立、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)的真實(shí)面貌。本文所指的施工企業(yè)境外檔案主要指企業(yè)境外項(xiàng)目在施工中形成的具有查考和保存價(jià)值的各種形式的原始記錄，我國(guó)針對(duì)企業(yè)境外檔案管理的法律法規(guī)較少，境外檔案的信息化管理水平也相對(duì)薄弱，企業(yè)境外檔案工作可謂起步晚、基礎(chǔ)弱，加上境外復(fù)雜的法律環(huán)境、動(dòng)蕩的政治環(huán)境、多元的文化環(huán)境等因素影響，境外檔案管理面臨著很大的挑戰(zhàn)。

（一）法律風(fēng)險(xiǎn)高。境外項(xiàng)目點(diǎn)多面廣、涉及多個(gè)國(guó)家及地區(qū)，法律規(guī)定各不相同，境外檔案管理通常面臨著兩難情景，如果企業(yè)遵從東道國(guó)境外法律規(guī)定，其檔案管理行為可能不符合我國(guó)法律的相關(guān)要求，不利于企業(yè)整個(gè)檔案工作的開(kāi)展；如果遵從我國(guó)法律規(guī)定，可能會(huì)受到東道國(guó)境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)追責(zé)，影響企業(yè)境外業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，使企業(yè)置于法律風(fēng)險(xiǎn)之中。

（二）理念水平差異大。國(guó)際市場(chǎng)檔案語(yǔ)種和載體形式多樣，檔案管理依據(jù)和參照標(biāo)準(zhǔn)也各不相同、管理手段參差不齊。筆者所在企業(yè)自2009年走出國(guó)門(mén)后，先后在斐濟(jì)、圭亞那、馬來(lái)西亞、東帝汶、玻利維亞、哥倫比亞等21個(gè)國(guó)家參與了大中型工程建設(shè)。其中參與的斐濟(jì)項(xiàng)目以澳新（澳大利亞、新西蘭）標(biāo)準(zhǔn)為主，圭亞那、東帝汶以美國(guó)標(biāo)準(zhǔn)為主，馬來(lái)西亞以英國(guó)標(biāo)準(zhǔn)為主，相互之間有很大的區(qū)別。馬來(lái)西亞TRX項(xiàng)目施工過(guò)程中產(chǎn)生的資料全部在全球廣泛采用的工程項(xiàng)目文檔管理和信息協(xié)同云平臺(tái)——Oracle Aconex中管理存儲(chǔ)，可實(shí)現(xiàn)檔案產(chǎn)生到收集的全程管控，管理效率非常高；而斐濟(jì)、東帝汶、圭亞那等中小國(guó)家管理技術(shù)手段及管理方式相對(duì)比較落后，全部為純?nèi)斯や浫敕绞?，管理效率較低且弊端較多。

（三）不可控因素多。在境外檔案管理過(guò)程中，傳統(tǒng)國(guó)內(nèi)檔案管理的“計(jì)劃性”不復(fù)存在，而難以控制的政局動(dòng)蕩、軍事政變、自然災(zāi)害、傳播疾病等“突發(fā)性”問(wèn)題常常發(fā)生，管理中稍有不慎，就有可能造成檔案資料流向不清，甚至產(chǎn)生不可逆的破壞性損失，檔案安全無(wú)法保障。如：2020～2021年全球疫情大暴發(fā)期間，馬來(lái)西亞新冠確診病例日增達(dá)2萬(wàn)人，且死亡率高，生活物資匱乏無(wú)法正常補(bǔ)給，國(guó)際航班停飛等眾多不可控因素，使境外參建員工遭受巨大的心理壓力，嚴(yán)重的焦慮和恐慌在群體蔓延。企業(yè)對(duì)境外項(xiàng)目的月度考核指標(biāo)以參建員工情緒是否穩(wěn)定，物資儲(chǔ)備是否充足為主，施工進(jìn)度、成本控制、檔案管理等工作根本提不上議事日程，局面被動(dòng)難以控制。

（四）檔案歸集難度大。我國(guó)施工企業(yè)檔案管理多遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的原則，各業(yè)務(wù)部門(mén)及所屬機(jī)構(gòu)形成的檔案必須移交檔案部門(mén)統(tǒng)一保管，而境外不少?lài)?guó)家和地區(qū)則并無(wú)此類(lèi)要求，檔案管理會(huì)從便于日常管理、利用的角度出發(fā)，分散保存在各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)之中，基本上是各負(fù)其責(zé)，各自為政。對(duì)我們提出的相對(duì)集中統(tǒng)一的管理要求，他們從觀念上難以認(rèn)同，收集工作開(kāi)展困難，歸集難度大。

（五）專(zhuān)業(yè)管理人員匱乏。境外項(xiàng)目因所處的國(guó)別、區(qū)域不同，檔案管理上存在物理距離遠(yuǎn)、文化差異大、語(yǔ)言種類(lèi)多、檔案版本多、監(jiān)督指導(dǎo)難等特點(diǎn)。企業(yè)境外檔案管理人員多由工程技術(shù)人員兼任，外語(yǔ)水平及檔案管理專(zhuān)業(yè)技能無(wú)法勝任境外檔案資料編制管理要求，懂外語(yǔ)人員卻又不懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，存在境外檔案管理工作專(zhuān)業(yè)人員匱乏、經(jīng)驗(yàn)不足的困難。

二、加強(qiáng)境外檔案管理的具體措施

隨著《企業(yè)境外檔案管理辦法》《國(guó)有企業(yè)境外檔案監(jiān)管體系研究成果》的印發(fā)與發(fā)布，為企業(yè)境外檔案管理提供了參考依據(jù)，指明了方向，也填補(bǔ)了我國(guó)境外檔案管理領(lǐng)域的空白。

（一）構(gòu)建完整系統(tǒng)的境外檔案管理保障體系。境外檔案管理存在諸多特殊性，企業(yè)在制訂境外檔案管理辦法時(shí)，應(yīng)以“雙重遵從”為基礎(chǔ)，了解境外項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模、該國(guó)檔案管理政策等問(wèn)題后，根據(jù)具體情況因地制宜，實(shí)行一項(xiàng)一策式的境外檔案管理模式。這樣既可以將東道國(guó)和我國(guó)的法律法規(guī)相關(guān)要求融入企業(yè)境外檔案管理之中，又為企業(yè)境外機(jī)構(gòu)提供了面臨法律矛盾時(shí)的解決方法。特殊時(shí)期，調(diào)研不便時(shí)也可由境外機(jī)構(gòu)根據(jù)國(guó)家地區(qū)差異性、東道國(guó)檔案管理具體要求、業(yè)務(wù)范圍，因地制宜地制訂符合自身的檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則，報(bào)企業(yè)檔案管理部門(mén)審批后實(shí)施。企業(yè)境外檔案管理制度應(yīng)納入考核體系和獎(jiǎng)懲制度，以增強(qiáng)規(guī)章制度的可操作性，提升境外機(jī)構(gòu)檔案歸集的執(zhí)行力。企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況組建境外檔案協(xié)作援助機(jī)構(gòu)，做好檔案監(jiān)督指導(dǎo)，確保按階段歸檔，當(dāng)境外檔案移交回國(guó)困難時(shí)，企業(yè)境外機(jī)構(gòu)應(yīng)該通過(guò)外交、法律和技術(shù)手段維護(hù)國(guó)家利益及企業(yè)利益。

（二）加強(qiáng)境外機(jī)構(gòu)全員思想認(rèn)識(shí)法律意識(shí)。增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是國(guó)內(nèi)外檔案工作的必由之路，政治思想認(rèn)識(shí)是做好一切工作的基礎(chǔ)，企業(yè)發(fā)展到哪里，對(duì)檔案人員的思想教育工作就應(yīng)延伸到哪里。要把黨的領(lǐng)導(dǎo)貫穿檔案管理全過(guò)程，各境外機(jī)構(gòu)所有工作人員都應(yīng)有保護(hù)國(guó)有資產(chǎn)、保守國(guó)家秘密的責(zé)任和義務(wù)，要牢記檔案工作姓“黨”的政治屬性，任何個(gè)人不得自行銷(xiāo)毀或透露檔案信息。檔案管理工作要優(yōu)先選用具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的中方員工，檔案工作者要肩負(fù)起為黨管檔、為國(guó)守史的職責(zé)使命，樹(shù)立檔案資產(chǎn)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)。企業(yè)駐外機(jī)構(gòu)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員必須重視檔案管理工作，并采取有力措施做好文件的備份和保存，確保駐外機(jī)構(gòu)檔案資料的完整安全，以防突發(fā)事件導(dǎo)致檔案資料丟失、損毀。

（三）加強(qiáng)境外檔案應(yīng)急管理措施與應(yīng)急演練。不可預(yù)測(cè)性對(duì)境外檔案管理能力尤其是應(yīng)急處置能力提出了較高要求。企業(yè)要制訂《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》并定期演練，企業(yè)境外檔案保管場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)滿足檔案安全保管要求，并配備必要的物資設(shè)備設(shè)施，加強(qiáng)人防、物防、技防等安全措施，企業(yè)境外機(jī)構(gòu)要在所在國(guó)家或地區(qū)法律、法規(guī)允許的情況下，對(duì)重要檔案及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化并做好境外檔案統(tǒng)計(jì)工作，定期向所屬企業(yè)報(bào)送。日常檔案保管時(shí)要對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)、分類(lèi)管理，建立機(jī)讀目錄，重要實(shí)物檔案要單獨(dú)排列、做出特殊標(biāo)識(shí)。當(dāng)檔案安全受到威脅時(shí)，應(yīng)按照預(yù)案采取有效保護(hù)措施并及時(shí)備案，涉及企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、債權(quán)債務(wù)等內(nèi)容的重要檔案一定要確?；貒?guó)。

（四）加強(qiáng)境外檔案全過(guò)程的考核監(jiān)督指導(dǎo)?！镀髽I(yè)境外檔案管理辦法》第七條規(guī)定，投資主體或母公司負(fù)責(zé)企業(yè)境外單位檔案工作監(jiān)督、指導(dǎo)。受地理位置因素影響，境外項(xiàng)目工程進(jìn)度、施工成本、資金監(jiān)管等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的考核與監(jiān)督本就較為困難，檔案管理工作更容易被忽視，企業(yè)應(yīng)以資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，本著有利于維護(hù)國(guó)家利益、有利于企業(yè)合法權(quán)益、有利于工作開(kāi)展、有利于安全保密為原則，加強(qiáng)境外檔案工作監(jiān)督與指導(dǎo)，確保境外檔案完整、有效、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)與境外項(xiàng)目檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)職檔案人員通過(guò)電話、企業(yè)辦公軟件、視頻會(huì)議等方式建立檔案業(yè)務(wù)溝通渠道，以便為境外檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作提供保障，力爭(zhēng)在境外項(xiàng)目合同談判階段，明確檔案資料編制、移交、歸屬等問(wèn)題，并列入合同以確保我方權(quán)益，實(shí)現(xiàn)從投標(biāo)階段到竣工移交的全過(guò)程動(dòng)態(tài)監(jiān)管，以提高效率、降低成本。

（五）加強(qiáng)境外檔案管理人才培養(yǎng)并確保穩(wěn)定。企業(yè)境外機(jī)構(gòu)派出人員多為企業(yè)培養(yǎng)出的優(yōu)秀員工，有很強(qiáng)的檔案責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案管理工作比較重視，但因缺少境外檔案管理相關(guān)參考資料，缺少精通業(yè)務(wù)的檔案人員，使企業(yè)境外檔案管理出現(xiàn)了不可控的現(xiàn)象。隨著境外項(xiàng)目數(shù)量的不斷增加，企業(yè)檔案人員要修正原先專(zhuān)注本國(guó)檔案管理的局限，以關(guān)聯(lián)視角拓展工作界面和思維深度探索鉆研，構(gòu)建基于關(guān)鍵控制點(diǎn)的全球化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，改善距離遠(yuǎn)、工作時(shí)差大、管理人員匱乏等難題。境外檔案的地理文化差異對(duì)境外檔案人員提出了極高的要求，因檔案材料的語(yǔ)種復(fù)雜多樣，不僅有中文版還有相當(dāng)一部分多語(yǔ)種文件，檔案工作人員必須懂外語(yǔ)、懂檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、懂計(jì)算機(jī)知識(shí)，企業(yè)必須從檔案人員中選拔一批施工經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)、具有一定專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和上崗證的中方黨員從事境外檔案管理工作，并保證檔案人員的穩(wěn)定，以網(wǎng)上遠(yuǎn)程視頻培訓(xùn)或微課視頻等為駐外機(jī)構(gòu)專(zhuān)兼職檔案員提供專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性的基礎(chǔ)培訓(xùn)，以提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力與管理能力，逐步解決境外檔案人員匱乏的問(wèn)題。檔案人員也要自覺(jué)加強(qiáng)自身修養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)的提升，竭盡全力做好境外檔案管理工作。

三、境外項(xiàng)目檔案保管措施利弊分析

境外檔案與境內(nèi)檔案有很大的區(qū)別，對(duì)留存的重要文件要求與國(guó)內(nèi)也不盡相同，要想實(shí)現(xiàn)與國(guó)內(nèi)一樣的規(guī)范化管理較為困難。境外項(xiàng)目檔案保管要以實(shí)現(xiàn)“雙重遵從”為原則，境外機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的，在履行銷(xiāo)毀程序后方可銷(xiāo)毀，需繼續(xù)保存的，按照隸屬關(guān)系移交相關(guān)企業(yè)保管。企業(yè)重要文件的原件，如果條件允許，能夠運(yùn)回境內(nèi)交由檔案管理部門(mén)最為穩(wěn)妥，但有的國(guó)家或地區(qū)有關(guān)法律規(guī)定不允許此類(lèi)文件出境，那么企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)收集復(fù)印件并妥善保管以備查用。目前，筆者所在企業(yè)參與的境外項(xiàng)目中，東道國(guó)要求大致可以分為三類(lèi)：第一類(lèi)絕對(duì)禁止檔案資料出境；第二類(lèi)涉及國(guó)家地質(zhì)礦產(chǎn)的資料禁止出境，其他檔案無(wú)相關(guān)法律法規(guī)要求；第三類(lèi)，所在國(guó)家未設(shè)立檔案管理方面的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)境外檔案管理的規(guī)范化，我國(guó)施工企業(yè)可在未設(shè)立檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)家推行我國(guó)檔案管理相關(guān)辦法，對(duì)有具體要求的東道國(guó)采取“雙重遵從”原則，根據(jù)實(shí)際情況采取最佳解決措施。

（一）委托境外代管機(jī)構(gòu)進(jìn)行保存。境外項(xiàng)目受臨時(shí)機(jī)構(gòu)條件和地域社會(huì)環(huán)境因素影響的制約，施工過(guò)程中檔案多存儲(chǔ)在集裝箱中，為有效降低項(xiàng)目竣工交付使用后實(shí)體檔案分散保存，不利于集中管理的問(wèn)題和檔案的安全性，企業(yè)可以選取委托代管機(jī)構(gòu)代為管理，當(dāng)然境外檔案采用外包服務(wù)方式管理時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核承包方的信息安全、服務(wù)資質(zhì)和能力。簽訂外包合同或協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確有關(guān)檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責(zé)任和約定條款，以保障境外檔案的安全和利用。嚴(yán)禁將涉及國(guó)家秘密的境外檔案管理外包或委托任何社會(huì)中介機(jī)構(gòu)保管。企業(yè)要重點(diǎn)要求境外企業(yè)做好重要文件的收集歸檔，如：登記注冊(cè)、資產(chǎn)權(quán)屬證明、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)權(quán)的批準(zhǔn)文件法律文書(shū)、合同協(xié)議等。原因是雖然簽訂了保密協(xié)議等，但還是容易出現(xiàn)泄密風(fēng)險(xiǎn)。

（二）應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)等數(shù)據(jù)手段進(jìn)行存儲(chǔ)。目前，筆者所在企業(yè)境外檔案運(yùn)輸回國(guó)多采用境外人員回國(guó)時(shí)隨身攜帶的方式，量少不說(shuō)，無(wú)形中增加了境外人員的負(fù)擔(dān)。企業(yè)應(yīng)以需求為導(dǎo)向、以利用為目的，充分利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)，研發(fā)一套統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，在確保檔案完整安全的前提下，有效整合境外不同區(qū)域內(nèi)各機(jī)構(gòu)的檔案資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)境外檔案管理的一體化、規(guī)范化及境外檔案資源共享與高效利用。這樣企業(yè)便可以考慮將重要檔案原件運(yùn)輸回國(guó)，而將其數(shù)字化副本、復(fù)制件直接存儲(chǔ)于檔案管理信息系統(tǒng)或通過(guò)加密網(wǎng)絡(luò)傳送回國(guó)。企業(yè)也可以適當(dāng)放寬境外檔案管理要求，有效落實(shí)“雙重遵從”，解決“兩難”選擇。

（三）設(shè)立境外區(qū)域?qū)傥募芾碇行?。境外檔案的收集，對(duì)推動(dòng)境外項(xiàng)目的順利實(shí)施、維護(hù)企業(yè)在境外的合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)項(xiàng)目管理與國(guó)際接軌等具有重要意義。企業(yè)境外檔案工作應(yīng)當(dāng)建立在遵循東道國(guó)或地區(qū)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，但很多國(guó)家禁止該國(guó)資料外漏，有很?chē)?yán)密的海關(guān)，還有很強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全屏障，不允許資料通過(guò)各種手段運(yùn)出國(guó)境。在這種情況下，設(shè)立境外區(qū)域?qū)傥募芾碇行?、建立?shù)字檔案館，將紙質(zhì)檔案、電子檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理似乎是一項(xiàng)絕佳方案，不會(huì)因項(xiàng)目機(jī)構(gòu)的撤銷(xiāo)、人員的調(diào)離而影響企業(yè)境外工作的延續(xù)性，但此項(xiàng)工作需企業(yè)高層給予重視和全力支持才能進(jìn)一步推進(jìn)。

四、結(jié)語(yǔ)

施工企業(yè)境外項(xiàng)目身處不同的國(guó)家和地區(qū)，社會(huì)環(huán)境、文化特色、法律法規(guī)、語(yǔ)言種類(lèi)等方面都不盡相同，如何克服這些管理上的影響因素，使企業(yè)境外機(jī)構(gòu)檔案工作既不違反國(guó)外法律法規(guī)限制，又能符合國(guó)內(nèi)檔案管理相關(guān)要求，還需要決策者和實(shí)踐者突破現(xiàn)有“檔案視野”的局限性，不斷創(chuàng)新鉆研。“走出去”戰(zhàn)略作為一種重要的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式，必將逐步擴(kuò)大，國(guó)有企業(yè)到境外建立分支機(jī)構(gòu)、與外方合資合作開(kāi)拓市場(chǎng)已成為一種趨勢(shì)，境外檔案將隨之大量產(chǎn)生，企業(yè)檔案管理部門(mén)要克服管理上鞭長(zhǎng)莫及的劣勢(shì)，運(yùn)用數(shù)字化、信息化等先進(jìn)管理手段調(diào)配、利用境外檔案資源，最大限度地維護(hù)國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益與合法權(quán)益，使企業(yè)境外檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化發(fā)展。