文/國網(wǎng)新源控股有限公司 馬琳 王艷；河南洛寧抽水蓄能有限公司 張劍陽 張婉琪 賈體坤

在當(dāng)今社會，信息交流和共享越來越依賴于電子信息技術(shù)，例如通過電子技術(shù)生成和傳輸?shù)碾娮游臋n，在生活各個領(lǐng)域的幾乎所有的組織活動中使用。在信息化程度如此高的條件下，檔案管理部門如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件保存方法，不但會因為大量重復(fù)工作造成低效率、資源浪費，而且一旦發(fā)生丟失損壞是不可逆的。這些情況一旦發(fā)生，將會給項目帶來不可估量的損失。因此，這就需要利用日益先進(jìn)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，對文件電子歸檔問題進(jìn)行深入研究，為文件的電子歸檔提供合理適用的方法，為歸檔和現(xiàn)代社會活動的各個方面提供資源保障。

一、電子文件的特點

電子文件具備以下幾個特點：

（一）信息的非人工識讀性。電子文件采用二進(jìn)制語言，不能作為物理文件直接讀取和理解。此外，在傳輸和存儲只能通過特定計算機程序解碼讀取的數(shù)字信息時，可以采用加密、壓縮和其他方式處理。

（二）對軟件、硬件和標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)的依賴。當(dāng)歸檔系統(tǒng)采用了不同架構(gòu)的計算機系統(tǒng)，或者在編程時采用了不同的編程語言和系統(tǒng)框架，這個時候不同系統(tǒng)生成的文檔就會存在不兼容的問題。對于這種情況，對文檔進(jìn)行修改或者應(yīng)用時，必須對文檔進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換并保存源文件，防止合并時出現(xiàn)亂碼或者無法閱讀的情況。

（三）可區(qū)分媒體內(nèi)容和形式。電子文檔依附于計算機系統(tǒng)，因此更改便捷性較高，并非通過單一關(guān)系依附于媒體。也就是說，電子文檔可以保證其內(nèi)容不改變的情況下，在多種媒體中進(jìn)行閱讀和更改操作。

（四）信息的可變性和不可靠性。電子信息便捷性給歸檔帶來了便利的同時，也讓整體的信息變得容易更改，只要打開文檔即可進(jìn)行便捷更改，因此導(dǎo)致文檔信息可變性比較高。另外，電子文檔的安全性雖然高于傳統(tǒng)文檔，但電子文檔也存在受損的情況，一旦存儲方法和操作方法不當(dāng)，或原始系統(tǒng)出現(xiàn)異常，都有可能對電子文檔造成影響，改變其原始信息。這種可變性也對電子文件歸檔管理質(zhì)量提出了新的要求，必須采取對應(yīng)措施進(jìn)行有效防范，保證信息的原始性。

（五）高密度存儲。不同于傳統(tǒng)文檔紙質(zhì)的保存方式，電子文檔的存儲是通過數(shù)字技術(shù)進(jìn)行，因此僅僅通過小小的一個硬盤，就可以存儲巨量的文件。

（六）多媒體集成。電子文檔也拓展了文檔的形式，傳統(tǒng)的文檔只能通過文字和圖片進(jìn)行存儲和演示，而電子文檔可以留存文字、圖片、視頻、音頻等多種媒體形式，在展現(xiàn)性中拓展了其應(yīng)用性。

二、電子文檔歸檔管理范圍

根據(jù)電子文檔歸檔管理原則，電子文件的提交范圍如下：

（一）在本項目產(chǎn)生的所有工程或職能文件信息。需要電子信息歸檔的，必須參考項目電子信息歸檔的有關(guān)規(guī)定，如科技檔案歸檔規(guī)范、成本檔案歸檔規(guī)范。電子信息檔案的源文件保存、修改、修改記錄等應(yīng)完整無缺，手稿編號應(yīng)一并標(biāo)注歸檔。

（二）確保電子文件（包括相關(guān)目錄數(shù)據(jù)和歷史數(shù)據(jù)處理元數(shù)據(jù)）的長期真實性、完整性、可用性和安全性。對于已經(jīng)歸檔的電子信息源文件已經(jīng)和對應(yīng)的電子文件作為同類保存，在保存時必須保證對應(yīng)信息完善，如文件標(biāo)題、保存日期、重要級別、特殊備注等，為文件的保存提高標(biāo)準(zhǔn)化程度；對于要記錄的電子文檔處理活動的業(yè)務(wù)行為以及行為發(fā)生的時間、主體等元數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。

（三）在工程建設(shè)基建活動的過程中，應(yīng)對接業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的原始電子文件。例如，OA等電子系統(tǒng)直接形成的工程收發(fā)文電子文檔，工程項目基建管理信息等系統(tǒng)中生成的項目管理、安全管理、技術(shù)管理、綜合管理等電子文檔。

（四）在編制、管理和分類過程中組織和收集的電子文件及其組成部分、內(nèi)容和格式屬性以及底層元數(shù)據(jù)必須完整全面。必須將電子文檔的組成部分作為一個整體收集起來，以保持它們獨特的有機聯(lián)系。在電子文件生成的各個環(huán)節(jié)，包括電子文檔的內(nèi)部信息、背景等，都需要依靠元數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲。也就是說，元數(shù)據(jù)分布于各個流程之中。拿設(shè)計文檔信息舉例，在整體管理中，元數(shù)據(jù)必須涉及需求溝通、設(shè)計準(zhǔn)備、設(shè)計審核、設(shè)計存檔、系統(tǒng)提交和銷毀整個流程。

三、工程檔案電子文件歸檔管理存在的問題

（一）缺少收集、整理功能。目前，絕大部分電子文件歸檔系統(tǒng)在需求分析和功能設(shè)計方面，一般集中在電子文件的歸檔階段，缺少收集和整理的功能。電子檔案管理需要在檔案管理系統(tǒng)中加入電子文件分類、收集、整理、保存期限、位置、檔案文件格式、參考資料保存等功能。對于工程項目電子信息檔案管理系統(tǒng)來說，由于缺乏這類檔案功能和數(shù)據(jù)接口，電子檔案的實施受到阻礙，在后來確定了電子檔案管理的需要后，建立了電子檔案系統(tǒng)，在原有的基礎(chǔ)上對其進(jìn)行升級或者改造，由于前后需求差異或矛盾導(dǎo)致難度過大，難度和工作量可以匹配重新構(gòu)建系統(tǒng)。

（二）保證電子文件真實性、完整性、可用性、可靠性的手段缺失。電子文件的特點是“雙刃劍”。因此電子文件的易撰性給項目帶來便利的同時必須對易撰性進(jìn)行管理防范，以防止帶來的項目損失。因此，提高電子文件的原始性和質(zhì)量尤為重要，在歸檔后保護(hù)電子文件必須進(jìn)行對應(yīng)措施的防護(hù)。從現(xiàn)有的項目可以發(fā)現(xiàn)，目前部署的部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)中采取必要措施，比如加密認(rèn)證、圖片簽名、圖像識別等，確保電子文件是可靠、可查閱的。但存檔后可能會出現(xiàn)文檔模糊等問題，應(yīng)該通過進(jìn)一步打開檔案界面來解決可能對電子格式檔案保存產(chǎn)生不利影響的問題。此外，在設(shè)計之初，沒有充分考慮和對接歸檔需求問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)接口不一致、參考資料不完整等問題，對電子檔案的反饋產(chǎn)生了不利影響，導(dǎo)致參考資料缺乏，無法保證真實性、完整性、可用性和可靠性。

（三）歸檔管理職責(zé)交叉。根據(jù)我國現(xiàn)有的工程檔案信息管理現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，目前我國工程項目建設(shè)單位并沒有獨立的檔案管理機構(gòu)，因此在檔案信息形成的整個周期必然涉及多個部門作業(yè)。對于大部分工程項目來說，檔案部門被分為立檔部門和管理部門，這種部門的銜接和協(xié)同作業(yè)必然會因為一些差異導(dǎo)致檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題發(fā)生。根據(jù)電子文檔管理系統(tǒng)使用流程，可以將電子文檔形成、處理、存儲、傳輸和長期保存歸為一個周期，而根據(jù)業(yè)務(wù)部門責(zé)任分工可以將此周期分為兩個階段：第一階段由檔案立檔部門處理；第二階段由檔案管理部門處理。由于不同的部門的業(yè)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)的差異，經(jīng)常會導(dǎo)致電子文檔歸檔操作協(xié)同管理效能低下，最終導(dǎo)致部門之間的對接成本較高，一旦出現(xiàn)異常情況，往往會出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。而在檔案編制部門的管理階段，OA等業(yè)務(wù)前端系統(tǒng)需要與電子檔案管理功能相結(jié)合，由于檔案幾乎不涉及某些業(yè)務(wù)流程，這就讓最終形成的電子文件自身存在一定缺陷或弊端，對其完整保存形成不利影響。此外，文件創(chuàng)建時和歸檔管理后由各部門監(jiān)管，存在職責(zé)范圍不清、流程標(biāo)準(zhǔn)化程度低等問題。不同部門的職能存在差異，從利益相關(guān)角度分析，其作業(yè)流程和標(biāo)準(zhǔn)也會不盡相同。另外，考慮到我國工程項目職能部門標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)程度低、信息化和科學(xué)化管理理念不足等問題，在權(quán)限的劃分上很難有標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，一旦出現(xiàn)職能交叉或者職能空白的情況，對于電子文檔的歸檔管理就會造成負(fù)面影響。

四、工程檔案電子文件歸檔管理優(yōu)化措施

（一）構(gòu)建歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)體系。在任何涉及多個部門協(xié)同工作或者作業(yè)流程較長需要多個環(huán)節(jié)進(jìn)行的工作，標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)就顯得尤為重要，這一點適用于工程檔案電子文件歸檔工作?？茖W(xué)合理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化能夠提高文檔信息管理的效率。除此之外，可以減少各個部門之間因為信息的差異產(chǎn)生的溝通成本和風(fēng)險。相反，一旦規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)程度不足或不合理，對于電子文件的管理就會出現(xiàn)信息流失缺失，還會對電子文件的公信力造成不可逆的影響。電子文件歸檔管理復(fù)雜程度較高，涉及多個流程多個部門之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。許多因素和交易相互重復(fù)、相互影響，需要建立統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的系統(tǒng)規(guī)則，使電子檔案管理更加高效。建立完善的電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)體系非常重要。標(biāo)準(zhǔn)體系的建立，對于施工企業(yè)的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生良性的作用。

（二）確保歸檔電子文件的保存質(zhì)量。當(dāng)電子文檔歸檔完成后，在保存中一定注意檔案的原始性，包括其完整性和有效性。由于電子檔案的易修改特點，所以在歸檔完成之后，一定降低其修改和變動風(fēng)險，這樣才能根據(jù)檔案有效的溯源到初始信息，所以必須提供相關(guān)元數(shù)據(jù)就顯得尤為重要了。在歸檔過程中，對于電子文件的原始信息一定要核對清楚之后再歸檔處理，如信息生成日期，相關(guān)責(zé)任人，對應(yīng)資料是否完整，出現(xiàn)信息缺失的情況務(wù)必溯源問題，補齊對應(yīng)信息和資料之后才能歸檔。電子文件在移交過程中需要注意質(zhì)量問題，在移交過程中，必須依照保存清單核對所有的信息和資料是否完全移交，在移交過程中，移交雙方需要對接電子文檔的存儲格式以及支持的讀取軟件，以便于文檔信息的高效利用，在后期的存儲中，也需要定期對所有文件進(jìn)行歸檔檢查，對于信息龐雜的文檔需要制訂對應(yīng)的存儲目錄，以便于快速查找。對于歸檔電子文件的安全管理往往有兩條路徑：第一，保存設(shè)備的安全性。根據(jù)電子文檔傳輸和保存原理，電子信息的存儲狀態(tài)通過脫機方式存儲于各個設(shè)備之中，一旦設(shè)備出現(xiàn)危機，那么存儲的信息也就面臨同樣的風(fēng)險，所以確保存儲設(shè)備遠(yuǎn)離磁、光等環(huán)境。第二，保全管理路徑就是保存源文件本身。信息的丟失和改變會大大影響其內(nèi)容的原始性，所以對于源文件必須通過有效的管理手段進(jìn)行，設(shè)置專門的管理崗位，對于信息修改增加審核程序，除此之外，可以通過加密和備份的方式進(jìn)行保存，不到萬不得已，不能更改源文件信息。

（三）明確電子文件歸檔職責(zé)。電子文件源文件的真實性是文件核心價值所在，而電子文檔的保存又涉及多個部門，因此，必須確定每個部門的職責(zé)，務(wù)必清晰其職責(zé)范圍，不能出現(xiàn)職責(zé)交叉現(xiàn)象，整個管理和保存流程都應(yīng)該設(shè)置對應(yīng)的監(jiān)管設(shè)備或流程。檔案管理人員和檔案工作人員還應(yīng)參與電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)和功能設(shè)計，如OA系統(tǒng)、基建智能管控系統(tǒng)等。

如上所述，電子文件涉及多個部門，各個部門之間首先要進(jìn)行管理規(guī)劃，建立完整的管理系統(tǒng)，以此為基礎(chǔ)，進(jìn)行責(zé)任分工。具體分工可參照以下進(jìn)行：對于檔案信息編制部門，可以負(fù)責(zé)電子文件的設(shè)計、生成以及提交系統(tǒng)這些職責(zé)；對于檔案管理部門，可以完成文件的保存、提取、移交工作。檔案生成和管理部門負(fù)責(zé)確保機密電子及電子文件的私隱。對于已經(jīng)制訂好的標(biāo)準(zhǔn)和流程，在文檔的編制和管理工作中都必須按照要求進(jìn)行。通過信息系統(tǒng)的技術(shù)支持，在完成歸檔作業(yè)之后，對于整體的流程需要檢查反饋，發(fā)現(xiàn)異常需要重新歸檔或修改對應(yīng)信息。只有各部門明確履行職責(zé)，協(xié)調(diào)工作，才能編制和歸檔電子文件。

五、結(jié)語

電子文檔歸檔管理能夠避免傳統(tǒng)管理模式的各個弊端，信息化技術(shù)有效提高了項目的管理效率，也提高了信息歸檔的安全和質(zhì)量，可以提高項目責(zé)任人信息化管理意識。因此，為了更好地推進(jìn)工程檔案管理工作的發(fā)展，加強工程電子檔案的保管和管理利用十分有必要。