文/南京旭洲電子科技有限公司 周曉玲

文書檔案的管理是單位內(nèi)部管理的組成部分，是各項工作的真實記錄，為機關(guān)事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)提供有效的保證，其保密性強、憑證和情報價值高的特點對信息化管理提出更高要求。就當前文書檔案管理態(tài)勢來看，信息化建設(shè)進程的加快與文書檔案管理理念、質(zhì)量、方式的滯后產(chǎn)生了一定程度的矛盾?；诖?，檔案工作者應(yīng)積極探索信息化背景下文書檔案管理的新趨勢、新特點、新問題，探尋應(yīng)對的方法措施，以更好地推動文書檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

一、信息化環(huán)境下文書檔案管理的價值延伸

信息化環(huán)境下文書檔案管理面臨著兩大時代背景：一是地方檔案機構(gòu)改革。自從黨的十九屆三中全會公布了《中共中央關(guān)于深化黨和國家機構(gòu)改革的決定》后，基層檔案管理部門的格局發(fā)生了重大改變，其中最為關(guān)鍵的是檔案部門從“局館合一”變?yōu)椤熬逐^分離”。機構(gòu)改革后，檔案服務(wù)部門的職責更加清晰，這就要求文書檔案信息化管理工作要更好地發(fā)揮檔案資源價值，提升管理水平；二是服務(wù)型政府建設(shè)。隨著服務(wù)型政府建設(shè)的不斷深化，信息化環(huán)境下文書檔案工作不僅要面向單位內(nèi)部的管理與決策，也應(yīng)探索其在檔案公共服務(wù)方面的價值作用。相對于其他類型的檔案來說，文書檔案保密要求高，管理環(huán)境相對封閉，保存載體較為單一，如何滿足機關(guān)、企事業(yè)單位、民眾在資源管理、教育等多元化、多層次的需求，如何在提高社會治理水平、服務(wù)社會經(jīng)濟發(fā)展方面發(fā)揮重要價值，成為文書檔案管理質(zhì)量提升的重心。從供給側(cè)的角度來看，檔案管理部門還存在資源開發(fā)能力不足、管理環(huán)境封閉、服務(wù)方式滯后等諸多問題，這導(dǎo)致文書檔案信息化建設(shè)和管理質(zhì)量提升與其他類型檔案相比存在一定差距。從需求側(cè)看，單位內(nèi)部層面對于檔案信息資源的多元需求尚未完全激活和打開，這些問題都影響著文書檔案高質(zhì)量發(fā)展，一定程度阻礙了文書檔案信息化建設(shè)工作的持續(xù)推進。

2021年6月印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）中進一步明確了檔案工作的主要任務(wù)包括“加快推進檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”“深入推進檔案資源體系建設(shè)，全面記錄經(jīng)濟社會發(fā)展進程”，同時也提出要“以高質(zhì)量發(fā)展為主題”。這些都表明了政府層面從政策角度強化地方對檔案信息化建設(shè)和檔案高質(zhì)量發(fā)展的重視程度，給文書檔案管理質(zhì)量提升提出了方向性引導(dǎo)。“十四五”以來，文書檔案工作規(guī)范化和標準化程度不斷提升，同時在信息化的幫助下檔案資源得以豐富，這也給文書檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展提供了有效保障，迫切要求創(chuàng)新文書檔案工作的理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。

二、信息化環(huán)境下文書檔案管理質(zhì)量提升的要素

（一）主體要素。主體要素主要包括以下層面：1.黨政部門負責文書檔案的總體領(lǐng)導(dǎo)。全國人大常委會委員長栗戰(zhàn)書指出，檔案工作具有鮮明的政治性。檔案工作無論發(fā)展到什么階段，仍要堅定不移強化檔案工作的政治屬性，切實履行“黨管檔案工作”的責任。具體而言，黨政部門要做好文書檔案的統(tǒng)籌、規(guī)劃與發(fā)展工作。2.業(yè)務(wù)部門負責檔案監(jiān)督指導(dǎo)。檔案管理部門要做好文書檔案工作的“把關(guān)人”，圍繞信息化環(huán)境下文書檔案的新特點、新趨勢加強對文書檔案工作的質(zhì)量監(jiān)督，不斷提升文書檔案的管理與利用水平。3.廣大員工的積極參與。文書檔案工作的最終落腳點是服務(wù)單位發(fā)展大局、服務(wù)各利用主體。一方面，要充分考慮到不同主體的文書檔案利用需求，有的放矢地開展檔案服務(wù)；另一方面，要積極鼓勵廣大員工參與到檔案管理工作中。

（二）內(nèi)容要素。內(nèi)容要素是文書檔案資源的價值所在，也是檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的根基和源泉。一般來說，文書檔案管理質(zhì)量提升應(yīng)突出單位特點、業(yè)務(wù)特色，主要包括以下部分：1.歷史類檔案。歷史類檔案是傳承單位文化最重要的載體之一，直接體現(xiàn)了單位發(fā)展的方方面面，凝聚著一代又一代領(lǐng)導(dǎo)和一線員工的共識，有助于凝練文書檔案的文化內(nèi)涵。針對此類檔案應(yīng)做好數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，重點對重大時期內(nèi)單位管理決策和相關(guān)制度文件進行數(shù)字化存檔與價值鑒定。2.業(yè)務(wù)類檔案。包括單位上下大大小小的管理制度、決策過程、會議紀要等等，真實記錄和反映了單位在各個歷史時期和社會環(huán)境下的發(fā)展脈絡(luò)，有助于對單位長遠發(fā)展提供良好的決策支持，推動業(yè)務(wù)持續(xù)革新與優(yōu)化。針對此類檔案，應(yīng)在數(shù)字化的基礎(chǔ)上應(yīng)用文本分析和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，明確檔案資源的價值，找出不同業(yè)務(wù)之間檔案的關(guān)聯(lián)，厘清單位發(fā)展脈絡(luò)。

（三）體系要素。為推動文書檔案管理質(zhì)量提升，應(yīng)建立集治理、資源、利用為一體的文書檔案工作體系：治理層面應(yīng)遵循依法、科學和為民三個原則?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，要進一步完善檔案法規(guī)制度和標準規(guī)范。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)根據(jù)信息化環(huán)境及時調(diào)整相關(guān)標準，不斷完善規(guī)章制度和體制機制。1.科學方面，重點要提升管理水平和信息化水平，推動檔案數(shù)字化工作有序開展，豐富數(shù)字檔案資源庫，為檔案的利用提供強有力的支撐與保障。2.為民方面，應(yīng)立足文書檔案管理與利用過程中的需求和現(xiàn)實困難，創(chuàng)新檔案服務(wù)與利用方式。3.資源層面。根據(jù)上文中闡述的內(nèi)容要素，著力構(gòu)建起集歷史類檔案、業(yè)務(wù)類檔案為一體的檔案資源庫，為文書檔案高質(zhì)量管理做好資源儲備。利用層面。突出信息化特征，為各服務(wù)對象營造信息化、便利化的文書檔案利用服務(wù)。

三、信息化環(huán)境下文書檔案管理質(zhì)量提升策略

（一）進一步提高對文書檔案信息化管理的認識。信息背景下，文書檔案資源增長迅速、管理難度加大，要想推動文書檔案管理標準化、規(guī)范化，提升管理質(zhì)量，有必要建立分級管理制度。1.領(lǐng)導(dǎo)層面。一要根據(jù)業(yè)務(wù)特性明確文書檔案管理的負責人。信息化背景下，文書檔案工作的技術(shù)性、服務(wù)性進一步增強，對單位行政管理和長遠發(fā)展都起到參考與憑證作用，涉及各部門的協(xié)調(diào)處理，因此單位內(nèi)部應(yīng)指定一名黨委成員分管檔案工作，同時成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確小組成員分管的具體業(yè)務(wù)領(lǐng)域，將責任落到實處。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案列入下屬各個部門的工作績效和考核中，作為評價部門行政工作的重要參考依據(jù)之一。二要確立現(xiàn)代化的檔案管理理念。所謂現(xiàn)代化，就是要推動檔案管理向信息化、服務(wù)化、法制化的轉(zhuǎn)變。做好信息化建設(shè)的招投標，加強單位內(nèi)部檔案法制宣傳與制度建設(shè)，增強服務(wù)意識，推動檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。2.檔案管理人員層面。一要強化對文書檔案管理工作重要性的認識，充分認識到文書檔案發(fā)揮的多元價值和意義。從業(yè)務(wù)角度來說，應(yīng)認識到信息化背景下文書檔案管理新趨勢對工作技能的新要求。一方面，檔案管理人員要強化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識，學習最新法律法規(guī)和檔案管理規(guī)范；另一方面，要學習最新的信息技術(shù)，包括檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)庫相關(guān)知識等，為文書檔案信息化管理提供堅實支撐。二要加強對文書檔案保密性的認識。文書檔案中有很多保密級別較高的文件，在信息化環(huán)境下面臨著更為復(fù)雜的安全環(huán)境，因此檔案管理人員應(yīng)嚴格執(zhí)行相關(guān)保密制度和管理流程，防止文書檔案通過互聯(lián)網(wǎng)泄露。

（二）理順管理機制，完善制度建設(shè)。1.進一步理順管理機制，實現(xiàn)多個參與主體的互聯(lián)互通，根據(jù)上文中的主體要素，建立統(tǒng)一的文書檔案管理標準和系統(tǒng)，推動檔案的無障礙流動，進一步提高文書檔案資源利用效率。同時，根據(jù)上級部門對文書檔案利用的要求、時限等做好檔案的分層次、分級管理。此外，還應(yīng)促進檔案部門與其他部門的合作開發(fā)，充分調(diào)動起各個參與主體的積極性，實現(xiàn)互聯(lián)互通的文書檔案管理格局。2.完善管理制度。具體而言，是針對信息化環(huán)境下文書檔案資源特點、管理流程改變等具體領(lǐng)域做好制度的細化，特別注重信息化建設(shè)過程中檔案歸檔、甄別、轉(zhuǎn)換、保管、分析、利用等環(huán)節(jié)的分類管理制度，加強各個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理與監(jiān)控。同時，還要考慮到檔案數(shù)量激增、管理條目增多和數(shù)據(jù)類型更加復(fù)雜的情況，由相關(guān)職能部門參與制訂具體領(lǐng)域管理制度，避免出現(xiàn)“管理空白”和“制度空白”。

（三）加強文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化環(huán)境下，文書檔案的數(shù)據(jù)密度進一步增大，同時還應(yīng)滿足實體檔案管理和數(shù)字化檔案管理，給檔案管理部門帶來較大壓力，為提高文書檔案管理質(zhì)量，做好檔案的長期保管與利用工作。1.加強專門檔案室建設(shè)。實體檔案管理方面，要設(shè)有專門的檔案保管室，與綜合辦公室區(qū)分開。在數(shù)字檔案方面，首先做好數(shù)字檔案的完整性和安全性管理，通過統(tǒng)一的命名方式與標準完成電子組卷，對于缺少電子簽名、內(nèi)容不完整的檔案及時整改方可歸檔存儲。利用率較高的圖片和文檔應(yīng)遵循“輕量化”存儲的原則，便于后期的調(diào)用和流轉(zhuǎn)。同時，檔案管理部門應(yīng)當安排專職人員對硬件設(shè)備和辦公場所進行設(shè)備維護和日常管理，最大限度地延長檔案數(shù)字化管理設(shè)施的使用壽命和生命周期，避免檔案數(shù)字化管理設(shè)備和設(shè)施的無端浪費。2.加強數(shù)字化檔案的備份管理。在備份介質(zhì)上，綜合使用移動硬盤、磁盤陣列、光盤3種備份介質(zhì)（3套備份），在實施檔案數(shù)字化工作時，將驗收合格的檔案數(shù)字化成果存入光盤和移動硬盤，進行妥善保存。同時，為滿足在線利用需求，應(yīng)將數(shù)字化檔案與檔案管理系統(tǒng)融合，同時配備大容量的磁盤陣列，用于備份存儲低容量格式的檔案數(shù)字化成果。通過不同介質(zhì)的互相搭配，發(fā)揮各自優(yōu)勢，兼容并蓄、優(yōu)勢互補，使得檔案數(shù)字化成果備份體系更加完備。

（四）構(gòu)建文書檔案綜合管理系統(tǒng)。1.借助綜合管理系統(tǒng)推動文書檔案管理標準化、規(guī)范化。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)實體文書檔案，采用文件掃描和數(shù)碼成像等多種方式，將保管期限大于30年的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理。對于新生成的文書檔案，采用單套制的管理模式，及時進行電子掃描和電子存儲，讓所有文書檔案資料都通過綜合管理系統(tǒng)查詢和調(diào)閱到。對于有價值的音頻、視頻，如會議紀要、會議紀實等材料，將光盤介質(zhì)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化介質(zhì)存儲。與此同時，為便于單位內(nèi)部對文書檔案的管理與利用，還應(yīng)根據(jù)文書檔案的時間、密級、內(nèi)容等要素進行分級分類管理，做好目錄建設(shè)。2.要優(yōu)化檔案信息管理平臺，推動文書檔案共建共享。檔案信息管理平臺應(yīng)分為三部分開展建設(shè)。首先，優(yōu)化文書檔案加工系統(tǒng)。這部分主要是針對文書檔案進行基礎(chǔ)性的加工與整理，如對于保管不規(guī)范或分類錯誤的文書檔案，進行增加、修改、刪除和打印等操作，一般來說，該系統(tǒng)的權(quán)限僅面向檔案管理人員或職能部門的兼職檔案員。其次，做好檔案信息管理平臺的前端系統(tǒng)。前端主要面向檔案利用人員，通常涵蓋單位內(nèi)部大部分員工，這部分應(yīng)加強可視化建設(shè)，包括對文書檔案的展示、檢索和查閱，讓更多員工通過便利化的方式獲取檔案資料，提高檔案效率。最后，是檔案服務(wù)系統(tǒng)，提供模塊化的服務(wù)功能。用戶可根據(jù)個人需求在系統(tǒng)的各個服務(wù)模塊查詢和獲取信息，改變傳統(tǒng)檔案的中心服務(wù)模式，進一步縮短用戶與檔案資源之間的距離，點對點的利用方式有助于提高檔案利用率，化解傳統(tǒng)模式下的信息孤島難題，構(gòu)建出多主體參與的協(xié)同服務(wù)模式。