劉海蘋 北京信息科技大學(xué)

新時(shí)期，隨著高校資金規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)空間不斷拓展，建校規(guī)模也日益擴(kuò)大，多校區(qū)運(yùn)營的管理方式已變成一種普遍現(xiàn)象。高校財(cái)務(wù)處室作為業(yè)務(wù)職能部門，不僅要考慮財(cái)務(wù)工作本身的發(fā)展現(xiàn)狀，提高核算質(zhì)量，完善管理辦法，也應(yīng)該系統(tǒng)地考量并解決業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、審批人員及財(cái)務(wù)人員的時(shí)間空間分布問題，進(jìn)一步優(yōu)化學(xué)校資源配置，為學(xué)校節(jié)省財(cái)務(wù)資源成本和人力資源成本[1]。這對于提高高校財(cái)務(wù)工作效能、提升財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理水平及校內(nèi)人員對財(cái)務(wù)服務(wù)滿意度都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、概述

隨著信息化在財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用，高校的財(cái)務(wù)核算工作從過去的手工記賬轉(zhuǎn)變成了電算化記賬，報(bào)銷方式從面對面結(jié)算收取現(xiàn)金變成了無接觸網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬，這些改革已在很大程度上提高了財(cái)務(wù)核算管理的水平。但在不斷發(fā)展的財(cái)務(wù)信息化工作中，財(cái)務(wù)工作仍面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如何改善高校財(cái)務(wù)核算的密集勞動(dòng)工作屬性，如何解決高校多校區(qū)分布的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理難題，如何創(chuàng)新高校財(cái)務(wù)核算管理手段，這些將成為會計(jì)核算管理工作的全新的課題。

二、高校財(cái)務(wù)核算管理的現(xiàn)狀及問題

(一)報(bào)銷單退單率較高，存在大量待退或返工單據(jù)

信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用推動(dòng)了高校智慧校園的建設(shè)，為高校的財(cái)務(wù)工作注入了新的動(dòng)力，同時(shí)也帶來了新的挑戰(zhàn)。近年來，高校相繼實(shí)行網(wǎng)銀系統(tǒng)和自助投遞系統(tǒng)，并逐步取消報(bào)銷單現(xiàn)場審核入賬領(lǐng)取資金或填寫匯款單據(jù)的環(huán)節(jié)，減少了財(cái)務(wù)大廳現(xiàn)場排隊(duì)審核的等待時(shí)間，但與此同時(shí)，也帶來了退單、返單率高的問題，并產(chǎn)生了由現(xiàn)場長時(shí)間等待變成了教職工多次跑腿的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷是教職工在財(cái)務(wù)大廳排隊(duì)等待逐個(gè)單據(jù)審核，現(xiàn)場便可知道資料是否齊全、單據(jù)是否有誤等問題，但引入網(wǎng)銀系統(tǒng)和自助投遞柜后，經(jīng)辦人無需現(xiàn)場打印匯款單或領(lǐng)款，減少了經(jīng)辦人財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，減少了財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷經(jīng)辦人的接觸，報(bào)銷人員直接將財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)投遞到自助投遞柜，通過自助投遞系統(tǒng)中的物流信息可以準(zhǔn)確地追蹤到報(bào)銷單單據(jù)的處理進(jìn)度，但沒有了報(bào)銷單單據(jù)的初審環(huán)節(jié)，報(bào)銷單據(jù)也呈現(xiàn)出五花八門的模樣，單據(jù)粘貼混亂、不合規(guī)票據(jù)、缺乏審批手續(xù)等報(bào)銷資料不齊或不合規(guī)全各類基本問題頻繁出現(xiàn)。正是這些基礎(chǔ)財(cái)務(wù)問題日益增多，造成了越來越多的單據(jù)被退回和修改，無形之中同時(shí)增加了財(cái)務(wù)工作人員和經(jīng)辦人員的工作時(shí)間成本，同時(shí)大量的退單堆積不僅也增加了單據(jù)保管的風(fēng)險(xiǎn)也使得財(cái)務(wù)核算進(jìn)度變緩慢，這與利用信息化提高財(cái)務(wù)工作效率的目標(biāo)是背道而馳的[1]。

(二)單據(jù)簽批難，財(cái)務(wù)審核滯后，審批流程有待完善

高校財(cái)務(wù)資金來源多，但高校的財(cái)務(wù)支出審批權(quán)限機(jī)制是十分嚴(yán)密的，審核流程也十分復(fù)雜，不同經(jīng)費(fèi)性質(zhì)及不同金額的審批流程和權(quán)限不同，部分經(jīng)費(fèi)甚至還需要經(jīng)過多個(gè)歸口部門的確認(rèn)。目前在財(cái)務(wù)核算審核和報(bào)銷單單據(jù)審批環(huán)節(jié)存在兩類突出問題：

一是財(cái)務(wù)報(bào)銷單單據(jù)簽字審批困難，高校中很多領(lǐng)導(dǎo)都是雙肩挑人員，兼顧教學(xué)、科研、行政管理等多方面的工作，事務(wù)繁忙，而高校中超過一定額度的經(jīng)費(fèi)使用必須要經(jīng)過相關(guān)職能領(lǐng)導(dǎo)的簽批，受制于時(shí)間和多校區(qū)空間上的限制，使得簽批流程變長，從而影響財(cái)務(wù)支付進(jìn)程；此外，近年來受疫情形勢影響，居家辦公導(dǎo)致無法入校辦公也是導(dǎo)致簽批困難的重要原因。

二是財(cái)務(wù)審核及干預(yù)工作滯后，當(dāng)前高校財(cái)務(wù)工作中財(cái)務(wù)審核都處在業(yè)務(wù)流程的最末端環(huán)節(jié)，一份單據(jù)所涉及的業(yè)務(wù)流程以及所有的簽字審批環(huán)節(jié)都完成后才會流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)審核若發(fā)現(xiàn)單據(jù)有任何問題整個(gè)單據(jù)就會被退回，修正錯(cuò)誤、補(bǔ)充有關(guān)資料完成后再次返回財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)[2]，甚至很多業(yè)務(wù)流程如有誤還存在不可逆的情況，這使財(cái)務(wù)核算效率和財(cái)務(wù)核算質(zhì)量都大打折扣。

(三)財(cái)務(wù)信息化整合程度不足，高校信息化建設(shè)中存在“信息孤島”現(xiàn)象

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展給高校的教學(xué)、科研及管理等工作帶來了諸多便利，因此信息化在各部門業(yè)務(wù)的應(yīng)用及建設(shè)中越發(fā)重要。當(dāng)前，各高校財(cái)務(wù)處已建立了多項(xiàng)業(yè)務(wù)的信息管理系統(tǒng)，包括網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、酬金勞務(wù)管理系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)、學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)在一定程度上提升了財(cái)務(wù)工作效率，改善了財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量，但這些系統(tǒng)多數(shù)是獨(dú)立存在的，各系統(tǒng)模塊之間缺乏有效銜接，如工資系統(tǒng)與酬金勞務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)割裂，未形成統(tǒng)一的薪酬系統(tǒng)，且工資系統(tǒng)功能單一，也無法與日常核算系統(tǒng)對接，甚至部分工資收入還依靠手工輸入，系統(tǒng)處于半自動(dòng)化的狀態(tài)。此外，財(cái)務(wù)與校內(nèi)其他單位之間的信息化數(shù)據(jù)不連通，也無法共享，存在“信息孤島”現(xiàn)象[3]，如科技處的科研系統(tǒng)與財(cái)務(wù)處核算系統(tǒng)不對接，科研項(xiàng)目立項(xiàng)及科研預(yù)算調(diào)整都通過紙質(zhì)單據(jù)簽字傳閱，手工二次錄入調(diào)整；資產(chǎn)處的資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)處的網(wǎng)約系統(tǒng)連接不暢，導(dǎo)致出現(xiàn)超預(yù)算范圍采購事項(xiàng)及資產(chǎn)入庫有誤等情形；人事處的人員信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)處預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)不對接，無法直接獲取校內(nèi)人員的職稱或職務(wù)信息，對差旅費(fèi)報(bào)銷過程中的不同職稱或職務(wù)人員對應(yīng)的交通工具等級及住宿標(biāo)準(zhǔn)只能依靠人為判斷。財(cái)務(wù)現(xiàn)存的各種低版本系統(tǒng)缺乏改進(jìn)及整合，校內(nèi)各單位信息系統(tǒng)之間存在的技術(shù)壁壘使得數(shù)據(jù)信息無法共享，這些都嚴(yán)重阻礙了高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的進(jìn)程，甚至影響高校整體信息化水平的提升。

三、新時(shí)期高校財(cái)務(wù)核算管理的優(yōu)化策略

(一)加強(qiáng)財(cái)務(wù)退單統(tǒng)計(jì)分析，注重財(cái)務(wù)核算培訓(xùn)

降低財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)的退單率需要靠財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷經(jīng)辦人員的共同努力。財(cái)務(wù)部門可按月或季度統(tǒng)計(jì)全校提交報(bào)銷單據(jù)總量、退單數(shù)量、退單人員、退單原因，同時(shí)，根據(jù)報(bào)銷單退單類型的出現(xiàn)次數(shù)和頻率進(jìn)行排序，對常見的基本退單問題和排在前幾位的問題進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和提示。建立對學(xué)院(或部門)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報(bào)銷情況的公示機(jī)制，參考各單位的經(jīng)費(fèi)總額及報(bào)銷單據(jù)數(shù)量，設(shè)定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量以上的報(bào)銷單即可計(jì)入統(tǒng)計(jì)范圍，對退單進(jìn)行紅黑榜公示。對財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)的退單率達(dá)60%以上的單位和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行公示，并組織對其部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行集中培訓(xùn)或輔導(dǎo)，對退單率最低的單位和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也進(jìn)行公示，用以展示報(bào)銷單據(jù)合格質(zhì)量風(fēng)采，或者作為其他激勵(lì)的參照。依據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對各個(gè)部門、院校進(jìn)行有針對性的上門培訓(xùn)，以期降低報(bào)銷單退單率。另外，為新入職教師提供財(cái)務(wù)方面的基本培訓(xùn)，使新入職教師對學(xué)校財(cái)務(wù)工作有基本的認(rèn)識，便于后續(xù)開展科研及相關(guān)報(bào)銷工作。

(二)引入電子簽批功能，整合業(yè)務(wù)流和財(cái)務(wù)流

《中華人民共和國電子簽名法》(2019年修訂)》第一章第二條規(guī)定，電子簽名是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)，第三章第十四條規(guī)定，可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。目前高校諸多項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)存在著多個(gè)歸口單位、多個(gè)校區(qū)等諸多因素造成的簽章困難，但若利用電子簽名技術(shù)解決這些難題，使得報(bào)銷單的簽字審批不再受時(shí)間和空間的限制，可以很大程度上解放財(cái)務(wù)審批的人力及財(cái)力。但在實(shí)施過程中，應(yīng)充分運(yùn)用信息技術(shù)、合理地評價(jià)風(fēng)險(xiǎn)、建立電子簽名管理體系，開發(fā)電子簽名的系統(tǒng)模塊，并將電子簽名模塊與現(xiàn)有網(wǎng)約報(bào)銷系統(tǒng)模塊進(jìn)行對接，允許相關(guān)人員在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中完成無紙化審批。但是值得注意的是，電子簽名不僅能在網(wǎng)上手寫，還能上傳簽名照片，所以必須對電子簽名的電子資料進(jìn)行有效的保管，以免出現(xiàn)不必要的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)[4]。

此外，對于大額、頻繁發(fā)生的類似資產(chǎn)采購流程問題或入庫錯(cuò)誤問題，可以在初始業(yè)務(wù)流程比如采購審批環(huán)節(jié)增加財(cái)務(wù)審批，將財(cái)務(wù)審批前置相當(dāng)于財(cái)務(wù)人員提前介入了項(xiàng)目開支的審批，可避免其在完成采購、招標(biāo)甚至入庫等不可逆環(huán)節(jié)后發(fā)現(xiàn)該流程有誤或預(yù)算有誤導(dǎo)致該項(xiàng)目無法支付的情形。以此為契機(jī)，條件成熟后可將大額資金或流程復(fù)雜的業(yè)務(wù)均設(shè)置財(cái)務(wù)前置審批，充分把控業(yè)務(wù)流程上的財(cái)務(wù)合規(guī)問題。

(三)優(yōu)化整合財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，加強(qiáng)校內(nèi)系統(tǒng)模塊信息共享

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)主要是建立一個(gè)體系或模塊來解決某一問題，信息化的推進(jìn)也是以打補(bǔ)丁的方式進(jìn)行逐個(gè)補(bǔ)漏。要想進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，首先，要將財(cái)務(wù)內(nèi)部的各個(gè)信息模塊互相打通，如將酬金勞務(wù)系統(tǒng)與工資系統(tǒng)集成升級為薪酬一體化系統(tǒng)，便于統(tǒng)籌工資勞務(wù)及酬金各項(xiàng)信息，簡化核算的工作步驟；其次，將收費(fèi)系統(tǒng)與非稅系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)學(xué)費(fèi)批量劃扣、開具繳費(fèi)通知書、線上繳費(fèi)、開具電子票據(jù)和對賬，提高收費(fèi)管理的工作效率；另外，可在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中嵌入各種制度和標(biāo)準(zhǔn)，比如，將中央和國家機(jī)關(guān)工作人員赴地方差旅住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)納入到預(yù)定報(bào)銷體系中，減少人工審核住宿費(fèi)用超標(biāo)問題，既能滿足內(nèi)部控制建設(shè)要求又能推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。

校內(nèi)各單位使用的信息系統(tǒng)，都是針對具體的業(yè)務(wù)需要或具體問題而進(jìn)行獨(dú)立的開發(fā)與設(shè)計(jì)，各個(gè)系統(tǒng)各自獨(dú)立運(yùn)作、存儲，形成一個(gè)閉環(huán)的體系。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展變化，需要進(jìn)行系統(tǒng)的銜接與共享，如為了提高高校資產(chǎn)核算及管理水平，減少人工對賬工作量，各高校已建立財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)的中間庫，資產(chǎn)處將已經(jīng)完成入庫手續(xù)的資產(chǎn)推送到中間庫，經(jīng)辦人在預(yù)約報(bào)銷資產(chǎn)單據(jù)時(shí)選擇中間庫已經(jīng)推送過來的資產(chǎn)數(shù)據(jù)完成預(yù)約，財(cái)務(wù)完成賬務(wù)處理后又將憑證信息通過中間庫返回資產(chǎn)管理系統(tǒng)，此模塊基本可以保證財(cái)務(wù)與資產(chǎn)數(shù)據(jù)的一致性，但當(dāng)前依然存在個(gè)別經(jīng)辦人預(yù)約資產(chǎn)報(bào)銷時(shí)查詢不到資產(chǎn)入庫信息等數(shù)據(jù)傳輸不及時(shí)、傳輸不全面的問題，有待進(jìn)一步解決。校內(nèi)各單位的信息系統(tǒng)都是由不同的公司負(fù)責(zé)的，以現(xiàn)有的資金規(guī)模和人力資源配置，無法拋棄校內(nèi)各單位信息系統(tǒng)，重新統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)計(jì)以財(cái)務(wù)預(yù)算、核算等業(yè)務(wù)為主線以學(xué)校各部門或單位如人事處、科技處等資源歸口部門為共享平臺的系統(tǒng)[5]。因此，在保證信息安全的情況下，通過建立數(shù)據(jù)接口，將有關(guān)數(shù)據(jù)傳輸并應(yīng)用到財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，是解決信息孤島問題的關(guān)鍵。

(四)提升財(cái)務(wù)人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)，建立健全科學(xué)完善的財(cái)務(wù)核算體系

隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，高校財(cái)務(wù)改革進(jìn)程也進(jìn)一步加劇，對財(cái)務(wù)工作人員的職業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。作為高校財(cái)務(wù)核算工作的實(shí)踐者，其專業(yè)素質(zhì)直接影響財(cái)務(wù)工作的質(zhì)量。要做好高校財(cái)務(wù)核算管理基礎(chǔ)工作，必須加強(qiáng)對會計(jì)人才的選拔和培訓(xùn)，注重專業(yè)能力建設(shè)，加強(qiáng)對財(cái)務(wù)人員的持續(xù)培訓(xùn)和交流等繼續(xù)教育工作，使之成為常態(tài)化的學(xué)習(xí)機(jī)制。加強(qiáng)對財(cái)務(wù)工作人員信息技術(shù)學(xué)習(xí)與引導(dǎo)，強(qiáng)化對財(cái)務(wù)軟件的使用和維護(hù)的學(xué)習(xí)，并引入激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)人員工作積極性，為進(jìn)一步提高學(xué)校的財(cái)務(wù)管理水平奠定良好的基礎(chǔ)。

健全的財(cái)務(wù)管理體系對提高高校財(cái)務(wù)管理工作具有舉足輕重的作用，尤其是會計(jì)核算工作體系。會計(jì)核算工作即為預(yù)算執(zhí)行過程的財(cái)務(wù)賬務(wù)具體反映，其不僅具有核算職能，更兼具監(jiān)督管理職能，財(cái)務(wù)核算人員應(yīng)該做好高校財(cái)務(wù)工作的守門員，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)和了解國家最新的財(cái)經(jīng)法規(guī)及政策，健全學(xué)校的財(cái)務(wù)核算制度，規(guī)范高校的財(cái)務(wù)核算管理工作。

(五)創(chuàng)新宣傳方式，利用網(wǎng)絡(luò)平臺打造財(cái)務(wù)核算管理亮點(diǎn)宣傳渠道

盡管目前各高校已開通各類財(cái)務(wù)宣傳渠道，如利用校園辦公網(wǎng)平臺、財(cái)務(wù)處網(wǎng)站、微信公眾號、財(cái)務(wù)大廳櫥窗等各種線上、線下形式公布各類財(cái)務(wù)政策文件，但依然有很多教職工及學(xué)生不了解相關(guān)的財(cái)務(wù)操作流程以及相關(guān)財(cái)務(wù)政策。主要是當(dāng)前文字性質(zhì)的宣傳由于文字篇幅過長往往讓師生無從下手，也無法引起師生學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)制度的興趣。高校財(cái)務(wù)部門可將財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作流程根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型進(jìn)行視頻錄制教學(xué)，將文字變?yōu)橐曨l演示，更生動(dòng)地講解財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)；還可以深入學(xué)院或部門進(jìn)行面對面的宣傳，有針對性的進(jìn)行宣講及服務(wù)[6]，講解財(cái)政政策、財(cái)經(jīng)法規(guī)制度以及本部門在日常財(cái)務(wù)核算中存在的問題，加強(qiáng)部門教師對財(cái)務(wù)的合法、合規(guī)性的認(rèn)識；也可根據(jù)學(xué)院或部門實(shí)際需求設(shè)立財(cái)務(wù)“對口幫扶”小組，每組財(cái)務(wù)人員對接特定的學(xué)院或部門，同時(shí)收集該群組成員對財(cái)務(wù)工作的提議，以便更好地提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平。此外，還可以設(shè)置財(cái)務(wù)微信公眾號的自動(dòng)回復(fù)功能，對常見問題及財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程設(shè)置好關(guān)鍵詞及回復(fù)規(guī)則，滿足師生隨時(shí)隨地查詢相關(guān)財(cái)務(wù)信息的需求。創(chuàng)新宣傳方法，加強(qiáng)全面宣傳，減少財(cái)務(wù)知識盲區(qū)，才能進(jìn)一步降低退單和返單率，更好地提高財(cái)務(wù)核算效率。

四、結(jié)語

隨著我國政府會計(jì)制度的重大變革，信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，高校財(cái)務(wù)管理環(huán)境的日趨變化，師生對財(cái)務(wù)工作服務(wù)要求逐步提高，高校必須提高財(cái)務(wù)人員對財(cái)務(wù)核算工作的創(chuàng)新意識，不斷加強(qiáng)對財(cái)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)，注重在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問題，多角度剖析原因，靈活使用各種財(cái)務(wù)管理方法及創(chuàng)新策略，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)質(zhì)量提升，在變革中探索財(cái)務(wù)核算發(fā)展的路徑，推動(dòng)財(cái)務(wù)核算管理升級?！?/p>