文·王秀婷

工程項目包含內業(yè)和外業(yè)兩個方面的工作，最終外業(yè)形成工程主體，內業(yè)形成工程檔案，內外業(yè)竣工驗收后交付管養(yǎng)單位。內業(yè)資料在也叫原始資料、質量保證資料或技術檔案資料，是指新建和改建的公路橋梁、公路隧道和公路渡口等項目自立項開始至竣工驗收全過程產生的，反映項目質量、進度、費用和安全管理基本情況，對建成后工程管理、維護、改擴建具有保存、查考利用價值的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。

一、內業(yè)資料的構成

一是建設工程文件，即在工程準備階段、實施階段、試運行階段形成的各種形式的信息記錄，像管理文件、監(jiān)理文件、施工文件、檢測和咨詢文件、竣工圖和竣（交）工驗收文件等；二是工程合同文件，包括施工合同、檢測合同、監(jiān)理合同、安全廉政合同，招標文件、技術規(guī)范等；三是科研課題文件，包括準備立項、研究試驗、總結鑒定、成果申報獎勵和推廣應用等；四是聲像照片。

二、收集與整理

（一）工程項目管理性文件、計量支付和交、竣工驗收階段形成的文件材料，由業(yè)主單位負責組織收集整理組卷。包括項目建議書及批復，工程可行性研究報告及批復，各階段設計的審批文件，招標投標與評標文件、合同協(xié)議，針對本項目質量控制、進度控制、費用控制和安全管理等管理性文件，質量、安全監(jiān)督申請及批復文件，交工驗收報告、交工證書、竣工驗收鑒定書，竣工決算及工程審計、環(huán)保、檔案驗收等報告。

（二）公路工程勘察設計文件由勘察設計單位負責收集、整理組卷，向業(yè)主單位移交。包括勘察、測量、結構計算、與地方及相關部門協(xié)議等基礎資料，總體規(guī)劃設計、初步設計、施工圖設計、工程概預算等文件材料，設計交底、變更設計圖紙等。

（三）公路工程施工準備階段、施工階段、缺陷責任期、保修期形成的文件材料，由各施工合同段負責收集、整理、組卷。包括質量控制、計劃管理、合同管理、安全、環(huán)保管理、費用管理、工程變更等文件。

（四）監(jiān)理工作形成的監(jiān)理文件材料，由各監(jiān)理單位負責收集整理組卷。包括質量、進度、費用、安全、環(huán)保，以及合同管理等文件。

（五）業(yè)主單位委托的第三方檢測和咨詢單位工作中形成的文件材料由檢測、咨詢單位負責收集、整理，移交組卷。

（六）數(shù)碼照片、錄像資料由相關單位按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《錄音錄像檔案管理規(guī)范》分別整理組卷。

（七）電子檔案及紙質文件數(shù)字化電子檔案，由相關單位按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》和《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》的要求分別進行整理組卷。

三、組卷要求

（一）組卷要遵循公路工程文件材料的自然形成規(guī)律和項目檔案的成套性、連續(xù)性、系統(tǒng)性的原則，保持案卷內文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，科學分類，便于查找和利用。

（二）收集歸檔的項目文件材料應為原件。其中，項目立項審批等文件，原件保存在項目主管單位的，建設單位可將復印件歸檔保存；供貨商提供的原材料及產品質量保證文件為復印件的，須在復印件上加蓋銷售單位印章并注明原件存放處后歸檔保存；熱敏紙傳真件，需復印保存，復印件應清晰。

（三）收集歸檔的項目文件材料應能全面、準確地反映工程建設的實際過程?？辈旒皽y量基礎資料、施工記錄須是現(xiàn)場原始記錄，如需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保存；表單填寫內容規(guī)范，產生及使用部位標注清楚，相關簽署手續(xù)完備，且為相關責任人親筆簽名。

（四）案卷內文件材料必須書寫工整，字跡、線條清晰，耐久，用紙統(tǒng)一規(guī)范（A4，A3）。制作和書寫材料，必須利于長期保存。小于A4紙規(guī)格的出廠證明、材質合格證等應粘貼在A4紙上；書寫材料必須用碳素墨水或藍黑墨水書寫，禁止使用純藍墨水、圓珠筆和鉛筆。凡屬易褪色書寫材料（如復寫紙、傳真件）應復印保存。工程試驗、檢測等表格簽字必須齊全，不能同一人代簽。

（五）案卷內不應有重份文件，卷內不應有重頁文件，但卷與卷之間相互有關聯(lián)的文件，在歸檔過程中允許有一定數(shù)量的重復。