林阿梅

摘 要：醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院管理的真實(shí)“痕跡”，是彰顯醫(yī)院特色、優(yōu)勢(shì)的重要憑證。由于定位、制度、能力的不足，綜合檔案管理往往滯后于醫(yī)院信息化建設(shè)。文章從新時(shí)代背景下醫(yī)院綜合檔案的現(xiàn)狀入手，分析和總結(jié)了醫(yī)院服務(wù)發(fā)展中對(duì)綜合檔案的三方面迫切訴求，并提出了綜合檔案管理的改進(jìn)對(duì)策，以期為醫(yī)院服務(wù)優(yōu)化提供參考。

關(guān)鍵詞：綜合檔案；醫(yī)院服務(wù)能力；研究

醫(yī)院是我國(guó)公共衛(wèi)生服務(wù)體系與城鄉(xiāng)醫(yī)療服務(wù)的樞紐，肩負(fù)著向人民群眾提供醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的責(zé)任與使命，醫(yī)院服務(wù)能力的高低直接影響到服務(wù)的范圍可及性與人民群眾的健康，因此，加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)院服務(wù)能力建設(shè)成為發(fā)展的重要使命，而綜合檔案是醫(yī)院建院發(fā)展全過(guò)程的真實(shí)第一手記錄，不僅反映了醫(yī)院的發(fā)展變化歷史，更能快速、直觀地體現(xiàn)醫(yī)院服務(wù)水平的高低。

伴隨新醫(yī)改和公立醫(yī)院改革的推進(jìn)，醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平的提升，醫(yī)院既要從外部招人才、攬經(jīng)費(fèi)、謀建設(shè)，也要從內(nèi)部保管的綜合檔案資料入手，以史為鑒，尋求管理與服務(wù)的改進(jìn)。

基于歷史原因和經(jīng)費(fèi)考慮，過(guò)去醫(yī)院將檔案工作重心聚焦于病歷檔案的信息系統(tǒng)的建設(shè)，疏于對(duì)文書、人力資源、科研、基建、設(shè)備等綜合檔案的開發(fā)，導(dǎo)致綜合檔案工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于醫(yī)院信息化建設(shè)步伐，成為“信息孤島”；而現(xiàn)實(shí)中，由于醫(yī)院建制規(guī)模與編內(nèi)編外醫(yī)護(hù)隊(duì)伍的不斷壯大，醫(yī)院各類綜合資料文檔快速增長(zhǎng)，使綜合檔案與待收集、匯編的資料大增，給綜合檔案部門的工作帶來(lái)巨大“負(fù)擔(dān)”與挑戰(zhàn)。部分大型三甲醫(yī)院在醫(yī)院管理水平現(xiàn)代化和信息化建設(shè)過(guò)程中，逐步意識(shí)到綜合檔案的所包含的決策價(jià)值、管理價(jià)值與文化價(jià)值——綜合檔案不僅對(duì)醫(yī)院管理、科研、臨床、建設(shè)等重大問(wèn)題的決策提供數(shù)據(jù)支持，更是等級(jí)醫(yī)院評(píng)審、服務(wù)評(píng)價(jià)考核的重要原始憑證資料，如何利用和開發(fā)綜合檔案成為新的發(fā)展階段下，醫(yī)院服務(wù)能力提升的一項(xiàng)重要議題。

1 醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀

作為醫(yī)院工作流程中的業(yè)務(wù)支持職能，綜合檔案部門建制小，工作量大，任務(wù)輔助性強(qiáng)。由于缺乏專門考核機(jī)制，其對(duì)醫(yī)院服務(wù)工作的價(jià)值很難量化評(píng)估，從而導(dǎo)致長(zhǎng)期處于邊緣地位或信息化建設(shè)的末端。形成這種隸屬關(guān)系一部分源于歷史遺留問(wèn)題，但更多的是在時(shí)代進(jìn)步背景下，不斷增長(zhǎng)的醫(yī)院服務(wù)工作量與綜合檔案投入、改進(jìn)更新效率之間的矛盾，這種矛盾給綜合檔案管理帶來(lái)了幾方面的問(wèn)題。

1.1 職能定位不準(zhǔn)確

綜合檔案部門究竟是行政、保衛(wèi)、設(shè)備等后勤保障部門，還是與臨床科室一樣的一線服務(wù)部門，不論是制度還是管理實(shí)踐都沒(méi)有給出標(biāo)準(zhǔn)答案。從工作流程的視角看，綜合檔案部門的工作對(duì)象檔案資料屬于后勤支持類的業(yè)務(wù)，但這些檔案資料的形成與醫(yī)院一線科室息息相關(guān)。作為后勤支持部門的人力、物力配置卻要處理海量一線服務(wù)部門的信息資料，這種定位不準(zhǔn)確導(dǎo)致醫(yī)院對(duì)綜合檔案部門缺乏足夠重視，綜合檔案部門自身也缺乏改進(jìn)的動(dòng)力。

1.2 制度體系不完善

從檔案分類管理看，現(xiàn)行的《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》無(wú)法滿足醫(yī)院綜合檔案分類、歸檔的要求，缺乏專有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，導(dǎo)致各醫(yī)院、各部室中綜合檔案的真實(shí)性、完整性受到挑戰(zhàn)；從收集歸檔看，由于反映醫(yī)院管理、服務(wù)、護(hù)理、科研的一手文件資料散存在醫(yī)院各部室，科室醫(yī)護(hù)由于工作任務(wù)繁重，單位又缺乏歸檔制度建設(shè)，導(dǎo)致歸檔意識(shí)差、歸檔不積極、歸檔不完整等現(xiàn)象，綜合檔案的質(zhì)量大打折扣。

1.3 檔案編研與分析能力不足

在醫(yī)院服務(wù)工作量增長(zhǎng)的情況下，對(duì)形成的海量檔案信息做主題或精華的檔案匯編缺乏足夠的能力，僅以沿革、大事記、年鑒、簡(jiǎn)單的文件匯集等形式加以整理，不僅時(shí)效性差、成果模式落后，無(wú)法反映醫(yī)院服務(wù)工作全貌，而且檔案資料中的大量信息價(jià)值因缺乏開發(fā)分析而被閑置，無(wú)法對(duì)醫(yī)院管理決策形成支持。

在信息化建設(shè)已見成效的當(dāng)下，時(shí)代、科技、需求的三重驅(qū)動(dòng)著醫(yī)院信息化、現(xiàn)代化建設(shè)，醫(yī)院體系對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)也不再落后，特別是病歷檔案，在醫(yī)療共享共建方面獲得政策的大力支持，取得了成效。而醫(yī)院綜合檔案作為非核心業(yè)務(wù)沒(méi)有受到同等待遇。對(duì)醫(yī)院綜合檔案與病歷檔案等部門目前存在著部分認(rèn)知偏差，檔案意識(shí)不夠、制度不全、人才素質(zhì)參差不齊等常見問(wèn)題，在舊式服務(wù)模式下或許修修補(bǔ)補(bǔ)還可以發(fā)揮效用。但在數(shù)字經(jīng)濟(jì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，日新月異的用戶需求和海量的信息數(shù)據(jù)都給醫(yī)院綜合檔案工作提出了新的訴求。

2 醫(yī)院服務(wù)改善的訴求。

伴隨新醫(yī)改和公共衛(wèi)生服務(wù)體系的建設(shè)，切實(shí)有效地提升醫(yī)院管理與服務(wù)水平除了不斷加大硬件、科研、人才的投入外，如何從提升管理與服務(wù)的軟實(shí)力、如何從短板中尋找突破口越來(lái)越受到醫(yī)院的重視。醫(yī)院綜合檔案的價(jià)值也就是在這種強(qiáng)烈的內(nèi)生性訴求中得到重新認(rèn)知、評(píng)估與利用的。具體來(lái)講，醫(yī)院服務(wù)改善對(duì)綜合檔案的訴求主要表現(xiàn)在以下幾方面。

2.1 醫(yī)院管理的科學(xué)決策需要綜合檔案做參考

醫(yī)院發(fā)展建設(shè)規(guī)模應(yīng)該多大，各科室床位、設(shè)備、醫(yī)護(hù)資源配備怎么更合理，各科室接診量變化規(guī)律及醫(yī)護(hù)排班計(jì)劃等，這些問(wèn)題不能僅從各科室每日接診量做判斷，需要醫(yī)院管理部門從醫(yī)院綜合檔案信息中心尋找經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律，站在更高視角來(lái)合理分配資源，規(guī)劃科學(xué)發(fā)展的決策。

2.2 醫(yī)院服務(wù)定位需要綜合檔案做引導(dǎo)

現(xiàn)階段，社會(huì)對(duì)醫(yī)院的服務(wù)期許、病患的服務(wù)需求、醫(yī)院的服務(wù)能力之間很難兼顧與協(xié)調(diào)。對(duì)全科或綜合性醫(yī)院來(lái)說(shuō)，如何確定醫(yī)院服務(wù)定位是非常復(fù)雜的問(wèn)題，“以人為本、以病人為中心”是通行的服務(wù)理念。然而，在具體落實(shí)上的尺度很難把握，各科室的服務(wù)能力乃至全院的服務(wù)能力如何最大化開發(fā)需要綜合檔案中的數(shù)據(jù)分析結(jié)果做引導(dǎo)和支持。

2.3 醫(yī)院的服務(wù)評(píng)價(jià)需要綜合檔案做保障

一套全面、科學(xué)的服務(wù)評(píng)價(jià)體系是優(yōu)質(zhì)服務(wù)的導(dǎo)航儀，通過(guò)上級(jí)主管部門、同行評(píng)議或患者打分能夠引導(dǎo)醫(yī)院服務(wù)自查自糾、及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足并持續(xù)改進(jìn)提升，而如何構(gòu)建服務(wù)評(píng)價(jià)體系和標(biāo)準(zhǔn)離不開綜合檔案的保障。綜合檔案關(guān)于人力資源、設(shè)備、行政文件、臨床科研項(xiàng)目等資料信息能夠勾勒出醫(yī)院綜合服務(wù)能力的框架與畫像，設(shè)置什么樣的指標(biāo)、分配什么樣的權(quán)重、分值間距如何等問(wèn)題，都可以從綜合檔案中找到設(shè)置依據(jù)，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況而設(shè)計(jì)的服務(wù)評(píng)價(jià)體系才能在執(zhí)行利用中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并快速改善，由外腦或上級(jí)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)化評(píng)分體系很難深入醫(yī)院服務(wù)細(xì)節(jié)的全部。

此外，醫(yī)院的等級(jí)評(píng)審考核中也需要綜合檔案從院情院況、發(fā)展改革、成就、文化多方面來(lái)凸顯醫(yī)院服務(wù)的閃光點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，使醫(yī)院在等級(jí)醫(yī)院評(píng)審中揚(yáng)長(zhǎng)避短，凸顯特色。

3 改進(jìn)對(duì)策與建議

重塑醫(yī)院綜合檔案功能及效果，離不開醫(yī)院自上而下的重視，更離不開大量且持續(xù)的財(cái)力投入，要以綜合檔案專項(xiàng)行動(dòng)的決心，從制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、需求導(dǎo)向多方面入手來(lái)改善綜合檔案管理能力，為醫(yī)院服務(wù)能力建設(shè)添磚加瓦。

3.1 加快醫(yī)院綜合檔案制度建設(shè)

制度建設(shè)是工作順利開展的基石，面向醫(yī)院的綜合檔案制度大體包括了管理制度與分類歸檔制度兩類，應(yīng)盡早出臺(tái)或更新頂層的醫(yī)院綜合檔案綜合性制度，確保綜合檔案的工作開展有章可循。

檔案室是醫(yī)院綜合文檔保存最多、最完整的地方，作為綜合檔案的中樞，需要對(duì)綜合檔案管理制度進(jìn)行更新修訂，及時(shí)更新分類規(guī)則制度、檔案盤點(diǎn)制度、定期對(duì)檔案保管年限進(jìn)行檢查，使檔案室的文件資料收集機(jī)制、保管機(jī)制跟緊醫(yī)院發(fā)展步伐，有效發(fā)揮作用。

通過(guò)清理綜合檔案的來(lái)源和歸口，重新制定院內(nèi)各部室文件歸檔制度，從文件形成到入庫(kù)歸檔，根據(jù)資料的時(shí)間、類別、主題、內(nèi)容、關(guān)聯(lián)關(guān)系等不同數(shù)據(jù)明確歸檔規(guī)范。同時(shí)要將歸檔工作納入科室管理服務(wù)綜合考核，從而確保院內(nèi)所有節(jié)點(diǎn)上的成員都能強(qiáng)化檔案歸檔意識(shí)，掌握歸檔技能，杜絕檔案歸檔過(guò)程中遺漏、破損、篡改等問(wèn)題。

3.2 建設(shè)專職專業(yè)的人才梯隊(duì)

要將綜合檔案部門與病理檔案管理部門擺在同樣重要的位置，首要任務(wù)是隊(duì)伍的專業(yè)化與專職化，為保證綜合檔案工作的效率效果，必須實(shí)行專人專崗，工作職能與責(zé)任到崗到人，才能保證效果。另外，從專業(yè)、技能背景角度看，現(xiàn)有綜合檔案員缺乏專業(yè)的知識(shí)背景與系統(tǒng)技能培訓(xùn)，僅以行政后勤的技能從事綜合檔案管理開發(fā)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要引進(jìn)專業(yè)化人才，確保專業(yè)人做專業(yè)事。

3.3 主動(dòng)調(diào)研，以需求定檔案編研

綜合檔案部門的檔案編研工作應(yīng)聚焦一線科室和醫(yī)院整體的知識(shí)需求，只有將檔案的編研與用戶需求有效連接，才能保證編研結(jié)果的可用性和效果。綜合檔案員需要常常深入一線科室與職能部門，了解醫(yī)院服務(wù)中存在的對(duì)檔案資料的各種訴求，并形成主題項(xiàng)目進(jìn)行編研開發(fā)，從而實(shí)現(xiàn)“以需定產(chǎn)”的工作效果。此外，醫(yī)院綜合檔案部門也要加強(qiáng)外部學(xué)習(xí)與交流，通過(guò)行業(yè)研討會(huì)、培訓(xùn)等形式了解兄弟單位、跨行業(yè)綜合檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)秀案例經(jīng)驗(yàn)，為我所用，通過(guò)主動(dòng)的調(diào)研與交流來(lái)實(shí)現(xiàn)綜合檔案編研工作的改進(jìn)。

3.4 加強(qiáng)信息化、數(shù)字化建設(shè)

近些年在醫(yī)療信息化建設(shè)方面，特別是在病例檔案的電子化、信息化以及共享利用上取得了飛速發(fā)展，然而醫(yī)院的綜合檔案部門由于定位模糊、主動(dòng)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)于信息化建設(shè)更多是按部就班地執(zhí)行全員整體規(guī)劃部署的要求。事實(shí)上，要清醒認(rèn)識(shí)到信息化是新環(huán)境下工作高效開展的有力工具，綜合檔案只有通過(guò)信息化與數(shù)字化，才能真正發(fā)揮知識(shí)價(jià)值：

3.4.1檔案管理軟件的采購(gòu)。要考慮醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)特點(diǎn)且兼顧數(shù)據(jù)錄入、掛接、檢索、遠(yuǎn)程訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)分析畫像、移動(dòng)辦公等多種使用需求，還要具備一定的擴(kuò)展性和兼容性，以應(yīng)對(duì)未來(lái)發(fā)展中的新情況、新問(wèn)題。

3.4.2檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，并考慮檢索、分類的潛在需求，利用字符識(shí)別系統(tǒng)對(duì)檔案逐一標(biāo)識(shí)，為檔案編研和利用創(chuàng)造全文檢索的能力，提高編研效率。

3.4.3檔案信息資源的共享。實(shí)現(xiàn)檔案資源上網(wǎng)并建立全院內(nèi)網(wǎng)可用的綜合檔案共享利用平臺(tái)，通過(guò)賦予不同的訪問(wèn)權(quán)限，向一線科室開放在線的調(diào)閱權(quán)限，只有頻繁的交互才能從形成需求、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并從中找到規(guī)律并將問(wèn)題解決。

3.4.4檔案信息的安全管理。通過(guò)物理隔離與虛擬隔離，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)窗口與檔案信息管理系統(tǒng)的相互獨(dú)立，杜絕資源外泄風(fēng)險(xiǎn)與黑客攻擊，建立異地災(zāi)備確保數(shù)字檔案資源的安全保障。

3.5 尋求社會(huì)合作，實(shí)現(xiàn)跨越發(fā)展。

醫(yī)院綜合檔案部門要想快速實(shí)現(xiàn)檔案工作的改進(jìn)，并對(duì)醫(yī)院服務(wù)的優(yōu)化改善做出貢獻(xiàn)，僅靠人力和財(cái)力的大力投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，面對(duì)醫(yī)院自建院來(lái)數(shù)百萬(wàn)計(jì)的庫(kù)存檔案及資料，可以考慮對(duì)外采購(gòu)專業(yè)團(tuán)隊(duì)的服務(wù)。比如與所在地檔案部門關(guān)聯(lián)的社會(huì)化服務(wù)企業(yè)或?qū)I(yè)技術(shù)公司建立合作，外聘專業(yè)團(tuán)隊(duì)、外購(gòu)專業(yè)的檔案修復(fù)、數(shù)字化建檔、信息系統(tǒng)建設(shè)、綜合檔案員業(yè)務(wù)與技能培訓(xùn)等服務(wù)，既保證了綜合檔案改進(jìn)工作的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)及專業(yè)、規(guī)范的要求，也打牢打?qū)嵒A(chǔ)，快速改變醫(yī)院綜合檔案工作的面貌，以更短的周期實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院服務(wù)的貢獻(xiàn)度。

在合作過(guò)程中既避免了單純外購(gòu)設(shè)備、系統(tǒng)帶來(lái)的業(yè)務(wù)磨合問(wèn)題與軟硬件不匹配、利用率差的問(wèn)題。而且通過(guò)與專業(yè)團(tuán)隊(duì)的合作交流，醫(yī)院檔案部門也能更快發(fā)現(xiàn)并糾正自身問(wèn)題，綜合賦能綜合檔案員的意識(shí)、技能與效率，最終實(shí)現(xiàn)彎道超車和跨越式發(fā)展的效果。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院綜合檔案與病歷檔案是一所高水平醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的寶貴資源與數(shù)字財(cái)富，對(duì)于提升醫(yī)院服務(wù)能力與綜合管理有不可估量的價(jià)值。在醫(yī)療信息化建設(shè)的大背景下，醫(yī)院綜合檔案工作迎來(lái)發(fā)展變革的黃金時(shí)代，綜合檔案部門應(yīng)把握機(jī)遇、迎難而上，一改過(guò)去落后低效的刻板印象，充分挖掘綜合檔案價(jià)值，為醫(yī)院服務(wù)水平的不斷優(yōu)化提供參考，創(chuàng)造價(jià)值。

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（作者單位：福建廈門廈門大學(xué)附屬中山醫(yī)院）