邢絲程

《企業(yè)會計(jì)信息化工作規(guī)范》提出：企業(yè)應(yīng)逐漸探索以信息技術(shù)為支持的財(cái)務(wù)共享中心。相關(guān)政策的提出為財(cái)務(wù)共享模式的發(fā)展提供了有力的政策支持，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)、以線性化管理手段為主的財(cái)務(wù)共享模式也被愈來愈多的企業(yè)所應(yīng)用。財(cái)務(wù)共享模式在為企業(yè)帶來價(jià)值的同時(shí)，也會給企業(yè)帶來新的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，需要企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制。

基于此，我們以提高企業(yè)內(nèi)部控制水平為目的，以推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展為宗旨，以財(cái)務(wù)共享模式對企業(yè)內(nèi)部控制的影響為切入點(diǎn)，從控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督5個(gè)方面有針對性地提出一些企業(yè)內(nèi)部控制策略，希望能給相關(guān)企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)提供一些借鑒。

財(cái)務(wù)共享模式對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

財(cái)務(wù)信息——準(zhǔn)確性和真實(shí)性難以得到全面保證。集團(tuán)公司成立財(cái)務(wù)共享中心，將分公司的財(cái)務(wù)活動集中到一起進(jìn)行處理，這將導(dǎo)致員工遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)發(fā)生地，不能親自參與業(yè)務(wù)活動的各個(gè)流程，不能全面、充分地了解業(yè)務(wù)活動的實(shí)質(zhì)性特點(diǎn)。同時(shí)，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的分離還會導(dǎo)致員工只能根據(jù)會計(jì)核算規(guī)范對各種成本費(fèi)用進(jìn)行核算，既缺乏靈活性，又缺乏準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

控制環(huán)境——企業(yè)財(cái)務(wù)信息質(zhì)量可能會受到負(fù)面影響。財(cái)務(wù)共享模式的引入必然會導(dǎo)致組織架構(gòu)發(fā)生變化，從而引發(fā)權(quán)責(zé)不清、相互推諉責(zé)任等情況的發(fā)生。此外，財(cái)務(wù)共享模式下，員工的主要工作內(nèi)容變?yōu)闀?jì)核算，工作量大且內(nèi)容枯燥，一定程度上增加了員工的離職率，不利于組織結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定。

信息技術(shù)——風(fēng)險(xiǎn)變得更加難以預(yù)測和評估。財(cái)務(wù)共享模式是一個(gè)以信息化技術(shù)為依托的財(cái)務(wù)管理模式，其在應(yīng)用過程中會因信息化技術(shù)而存在風(fēng)險(xiǎn)，包括信息篡改、信息劫持等，會對企業(yè)造成不可估量的損失。

財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制策略

控制環(huán)境——促進(jìn)業(yè)財(cái)融合、重視員工發(fā)展、加強(qiáng)文化建設(shè)。

促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。首先，企業(yè)要根據(jù)實(shí)際發(fā)展需要，建立完善的“定期雙向交流機(jī)制”，確保財(cái)務(wù)共享中心的員工既能了解財(cái)務(wù)情況，也能了解業(yè)務(wù)情況。如，在集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心工作的員工在入職前首先需要到子公司進(jìn)行工作，了解子公司的日常運(yùn)作情況、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)開展情況和預(yù)算管理情況等，為財(cái)務(wù)審核質(zhì)量和效率的提升奠定良好基礎(chǔ)。

重視員工發(fā)展。單一且重復(fù)的簡單核算工作會讓員工感到“身心俱?！保瑥亩档凸ぷ鳠崆?，導(dǎo)致工作效率低下。故此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)切實(shí)關(guān)注員工的發(fā)展，使其能感受到企業(yè)的重視，并繼續(xù)為企業(yè)的發(fā)展發(fā)光、發(fā)熱。企業(yè)可以將管理會計(jì)職能進(jìn)行細(xì)化，最大限度讓所有員工都參與進(jìn)來，在促使其全面發(fā)展的基礎(chǔ)上有效調(diào)動其工作積極性。

加強(qiáng)文化建設(shè)。組織結(jié)構(gòu)的改變會破壞控制環(huán)境的穩(wěn)定性，故此企業(yè)要以企業(yè)文化建設(shè)為抓手，將內(nèi)部控制融入企業(yè)文化建設(shè)中，讓員工充分認(rèn)識到內(nèi)部控制對企業(yè)發(fā)展的重要性，在春風(fēng)化雨中逐漸形成良好的內(nèi)部控制意識，為內(nèi)部控制工作的有效落實(shí)奠定基礎(chǔ)。

風(fēng)險(xiǎn)評估——明確權(quán)責(zé)劃分、完善防控措施。

明確權(quán)責(zé)劃分。為有效避免相互推諉責(zé)任等情況的出現(xiàn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合定量指標(biāo)和定性指標(biāo)對與責(zé)任點(diǎn)有關(guān)的部門進(jìn)行明確的權(quán)責(zé)劃分，確保相關(guān)部門都能在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)主動承擔(dān)責(zé)任。如，涉及資金流入、資金流出的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動，財(cái)務(wù)共享中心都應(yīng)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同承擔(dān)起責(zé)任。此外，企業(yè)要有針對性地開展風(fēng)險(xiǎn)評估工作，并著重關(guān)注財(cái)務(wù)共享模式下新出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，包括信息篡改風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)穩(wěn)定性風(fēng)險(xiǎn)等。

完善防控措施。完善的風(fēng)險(xiǎn)防控措施是提升內(nèi)部控制水平的有效手段和有效支撐，具體的防控措施可以從多個(gè)維度展開。如，針對“未經(jīng)審批私自開立銀行賬戶”的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)財(cái)務(wù)部門要建立健全的銀行賬戶管理規(guī)范流程，進(jìn)一步明確開戶申請相關(guān)工作流程。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門要定期開展內(nèi)部自查，確保所有銀行賬戶在開立時(shí)都經(jīng)過了審批；內(nèi)審部門則要不定期對銀行賬戶開戶申請的相應(yīng)審批記錄進(jìn)行抽查，查看是否存在未經(jīng)審批直接開戶的情況。若在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)上報(bào)、分析問題原因、提出整改建議。此外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)在完善防控措施的基礎(chǔ)上，建立相應(yīng)的處罰機(jī)制。如，可根據(jù)違規(guī)行為輕重，設(shè)置“嚴(yán)重、較重、較輕、輕微”4個(gè)層次，并在此基礎(chǔ)上設(shè)置4個(gè)等級的問責(zé)處分，其中包括“開除、降職、記過、批評教育”。

控制活動——簡化報(bào)賬手續(xù)、形成財(cái)務(wù)閉環(huán)、構(gòu)建績效指標(biāo)體系。

簡化報(bào)賬手續(xù)。為確保員工具有良好的報(bào)賬體驗(yàn)，減少其對企業(yè)的不良印象，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身行業(yè)特點(diǎn)和報(bào)賬流程，對報(bào)賬流程、報(bào)賬手續(xù)進(jìn)行簡化，去掉不必要的審批環(huán)節(jié)，優(yōu)化控制活動流程。如，針對差旅費(fèi)報(bào)賬，企業(yè)可適當(dāng)取消財(cái)務(wù)總監(jiān)、公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)復(fù)審、資金復(fù)核這四個(gè)審批環(huán)節(jié)。同時(shí)，為確保員工具有危機(jī)心理，不會做胡亂報(bào)賬的事情，企業(yè)可以通過抽查的方式對報(bào)賬單進(jìn)行復(fù)核。針對報(bào)賬單填寫復(fù)雜、經(jīng)常出現(xiàn)填寫錯(cuò)誤的情況，企業(yè)可以用OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)，通過掃描的方式幫助員工快速提交相關(guān)報(bào)賬信息，員工只需要在掃描后進(jìn)行檢查即可。

形成財(cái)務(wù)閉環(huán)。財(cái)務(wù)共享模式下，財(cái)務(wù)共享中心審核人員應(yīng)主動與子公司財(cái)務(wù)人員進(jìn)行溝通和交流，進(jìn)一步明確子公司的應(yīng)付賬款和應(yīng)收賬款，切實(shí)避免應(yīng)收賬款尚未收回就繼續(xù)支付合同款項(xiàng)的情況發(fā)生。

構(gòu)建績效指標(biāo)體系。雖然財(cái)務(wù)共享中心的成立是為了節(jié)約成本，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，但企業(yè)不能無限制向員工安排大量的工作，使其“不堪重負(fù)”，心中滿是憤怒，這不利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)長期可持續(xù)發(fā)展。故此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的績效指標(biāo)體系，將員工的工作量和績效進(jìn)行聯(lián)結(jié)，實(shí)現(xiàn)公平公正，并保證員工始終具有良好的工作積極性和主動性。

信息與溝通——縮短系統(tǒng)更新周期、加強(qiáng)日常維護(hù)、拓寬溝通渠道。

縮短系統(tǒng)更新周期。信息系統(tǒng)對財(cái)務(wù)共享中心工作的開展至關(guān)重要，要盡可能地縮短系統(tǒng)更新周期，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

加強(qiáng)日常維護(hù)。內(nèi)部控制的實(shí)施高度依賴信息系統(tǒng)，一旦信息出現(xiàn)問題，會對各個(gè)公司的業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生極大影響。所以，企業(yè)要加強(qiáng)對信息系統(tǒng)的日常維護(hù)。如，每月對信息系統(tǒng)進(jìn)行一次全面而系統(tǒng)性的檢測，進(jìn)一步保證信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和可靠性。

拓寬溝通渠道。總公司和子公司、分公司之間順暢溝通才能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)信息的有效交互。企業(yè)要積極拓寬溝通渠道。如設(shè)置內(nèi)部MIS系統(tǒng)、構(gòu)建QQ工作群、創(chuàng)建微信工作群，利用多個(gè)溝通渠道保證溝通的有效性和及時(shí)性。

內(nèi)部監(jiān)督——及時(shí)監(jiān)督、細(xì)化監(jiān)督方式。

及時(shí)監(jiān)督。只依靠風(fēng)險(xiǎn)管理部門的力量難以實(shí)現(xiàn)監(jiān)督的及時(shí)性，企業(yè)要依托信息化技術(shù)構(gòu)建一個(gè)“風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)反饋系統(tǒng)”，促使員工憑借自身豐富的經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)水平和觀察對“風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)”進(jìn)行及時(shí)反饋，使管理層人員能及時(shí)收到員工的反饋，并立即做出反應(yīng)。

細(xì)化監(jiān)督方式。針對部分企業(yè)的監(jiān)督工作依靠內(nèi)審部門、財(cái)務(wù)共享中心自評的方式開展，企業(yè)可以將傳統(tǒng)評價(jià)方法和數(shù)據(jù)分析軟件進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，并從評價(jià)要素、主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等方面出發(fā)，實(shí)現(xiàn)專項(xiàng)檢查和常規(guī)性檢查，達(dá)到豐富監(jiān)督方式，提升監(jiān)督效果的目的。

財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)規(guī)范等都發(fā)生了改變。因此，企業(yè)必須基于財(cái)務(wù)共享模式，完善內(nèi)部控制機(jī)制，提升內(nèi)部控制水平，促進(jìn)財(cái)務(wù)共享模式的高效、穩(wěn)定運(yùn)行，從而實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。