劉偉 樊?，|

高校檔案管理信息化是一種新型的檔案管理方式，它運用現(xiàn)代信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，以提高檔案管理效率、降低成本、提升信息處理質(zhì)量。在高校檔案管理中，信息化建設(shè)可以涉及到多個層面的內(nèi)容，包括對檔案的數(shù)字化處理、檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化共享等。其中，對檔案進行數(shù)字化處理是信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過數(shù)字化技術(shù)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，以實現(xiàn)不同維度和形式的數(shù)據(jù)組合和比對。數(shù)字化檔案的建設(shè)不僅有助于檔案管理過程的信息化，而且還能節(jié)約存儲空間和人工成本，降低物理損耗，避免檔案的遺失和損壞。另外，檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化共享也是信息化建設(shè)的重要部分。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實現(xiàn)不同部門和單位之間的數(shù)據(jù)共享與互通，提高檔案信息的利用率和數(shù)據(jù)的綜合分析效果。同時，在數(shù)據(jù)共享的時候，還應(yīng)當(dāng)注意數(shù)據(jù)的隱私保護和安全風(fēng)險，采取必要的措施防范數(shù)據(jù)泄漏或濫用。

一、智能化檔案檢索技術(shù)概述

智能檢索技術(shù)（Intelligent Information Retrieval）是指利用人工智能技術(shù)和自然語言處理等技術(shù)，實現(xiàn)更加精準、高效、個性化的信息檢索。其目的是幫助用戶從海量數(shù)據(jù)中快速準確地找到所需信息，并且提供智能推薦和相關(guān)性反饋等額外服務(wù)。智能檢索技術(shù)常常應(yīng)用于搜索引擎、電子郵箱、內(nèi)容管理系統(tǒng)、企業(yè)知識管理系統(tǒng)等。

智能檢索技術(shù)最基本的任務(wù)是信息檢索，通過用戶輸入關(guān)鍵詞或查詢意圖的形式，從大量文本數(shù)據(jù)中篩選出與之相關(guān)的信息并展示給用戶。傳統(tǒng)的檢索技術(shù)采用的是關(guān)鍵詞檢索，即只匹配檢索詞與文檔中的文字，而不考慮文檔的語義和上下文關(guān)系。而智能檢索技術(shù)則可以從更加高級的角度出發(fā)，包括自然語言處理、機器學(xué)習(xí)和語義分析等技術(shù)，以改善檢索效果。

智能檢索技術(shù)的具體實現(xiàn)方式有很多，幾種主要的技術(shù)方向是：自然語言處理、機器學(xué)習(xí)、知識圖譜和信息融合。

（一）自然語言處理

自然語言處理（Natural Language Processing，NLP）技術(shù)是智能檢索技術(shù)的重要基礎(chǔ)。通過分詞、句法分析、語義分析等技術(shù)，能夠從用戶輸入的語言中提取出意思相符的關(guān)鍵信息，并將其與數(shù)據(jù)庫中的信息進行匹配。以此來提高搜索精度，從而提升用戶體驗。

（二）機器學(xué)習(xí)

機器學(xué)習(xí)（Machine Learning）是智能檢索技術(shù)的核心之一。它通過將大量數(shù)據(jù)喂入模型進行訓(xùn)練，自動尋找變量之間的關(guān)系，從而能夠?qū)崿F(xiàn)個性化的推薦和精準的搜索。

（三）知識圖譜

知識圖譜（Knowledge Graph）是智能檢索技術(shù)中的另一個核心技術(shù)。它是將各種類型的信息數(shù)據(jù)按照特定的格式組成圖形化的結(jié)構(gòu)，將知識進行整合和提煉，從而實現(xiàn)更加準確和豐富的信息檢索。

（四）信息融合

信息融合（Information Fusion）技術(shù)是智能檢索技術(shù)中整合多種數(shù)據(jù)源的技術(shù)。通過對網(wǎng)絡(luò)上多個不同來源的數(shù)據(jù)進行整合，可以避免冗余信息的出現(xiàn)，提高檢索結(jié)果的精度。

二、人工智能技術(shù)在高校檔案檢索中的優(yōu)勢

智能檢索技術(shù)是一種利用人工智能技術(shù)進行信息檢索和管理的新型技術(shù)，可以有效提高檔案檢索效率，提高檔案信息的精準度，增強檔案信息系統(tǒng)的可搜索性，并提升檔案信息的可信度。在高校檔案管理信息化中，智能檢索技術(shù)可以為高校檔案管理帶來很多優(yōu)勢，為高校檔案管理提供更為智能化和便捷的服務(wù)。

（一）優(yōu)化檔案檢索效率

在高校檔案管理中，智能檢索技術(shù)可以大大提高檔案檢索效率，減輕檔案管理部門的工作負擔(dān)。傳統(tǒng)的檔案查詢方式多為人工查詢，需要人工逐項查詢相關(guān)檔案，費時費力。而智能檢索技術(shù)可以通過自然語言處理、機器學(xué)習(xí)等技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息的自動化檢索。它能夠快速地從海量的檔案信息庫中檢索出與用戶需求相關(guān)的檔案信息，大大縮短了查詢時間，提高了工作效率。

（二）提高檔案信息精準度

在高校檔案管理中，智能檢索技術(shù)可以根據(jù)不同的查詢需求，通過數(shù)據(jù)挖掘、文本分析和統(tǒng)計學(xué)方法等技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息的智能化處理，提高檢索結(jié)果的精準度。例如，當(dāng)用戶輸入關(guān)鍵詞或查詢意圖時，系統(tǒng)可以自動分析用戶的查詢目的，并將其與檔案信息庫中的數(shù)據(jù)進行匹配，從而得到更為準確的檢索結(jié)果。同時，智能檢索技術(shù)還可以通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，發(fā)現(xiàn)檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性和共性，從而實現(xiàn)知識的智能化整合和提取。

（三）增強檔案信息系統(tǒng)的可搜索性

在高校檔案管理中，智能檢索技術(shù)可以大幅提升檔案信息系統(tǒng)的可搜索性。傳統(tǒng)的檔案查詢方式多為人工查詢模式，用戶必須要具備一定程度的查詢經(jīng)驗和專業(yè)知識才能找到他們需要的信息。但是，對于一些非專業(yè)人員，這種查詢方法可能會造成查詢困難和查找失敗的情況。而智能檢索技術(shù)則可以通過自然語言處理等技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的語義分析，將用戶輸入的查詢語句進行分析，從而實現(xiàn)智能化的檔案查詢。這樣一來，不僅使得檔案信息的查詢、檢索更加便捷，也讓不具備專業(yè)知識的用戶能夠廣泛地獲取到所需的信息資源。

（四）提升檔案信息的可信度

在高校檔案管理中，智能檢索技術(shù)可以大幅提升檔案信息的可信度。智能檢索技術(shù)可以利用數(shù)據(jù)挖掘和機器學(xué)習(xí)等技術(shù)，對檔案信息庫中的數(shù)據(jù)進行分析和挖掘，從而挖掘出其中潛在的問題和風(fēng)險。例如，對于一些不合法、虛假或錯誤的檔案信息，智能檢索技術(shù)可以快速發(fā)現(xiàn)，并給予相應(yīng)的預(yù)警提示，從而實現(xiàn)檔案信息的自動化管控。

三、高校檔案檢索智能化面臨的挑戰(zhàn)

智能檢索技術(shù)在高校檔案管理信息化中的應(yīng)用難點是非常顯著的，主要包括數(shù)據(jù)質(zhì)量、語義理解、知識儲備、搜索效率、保護數(shù)據(jù)隱私、人工智能技術(shù)不斷更新升級的挑戰(zhàn)等六方面的問題。

（一）數(shù)據(jù)質(zhì)量問題

在高校檔案管理中，智能檢索技術(shù)需要處理的數(shù)據(jù)來源比較廣泛，包括檔案文獻、學(xué)生信息、科研成果等。由于數(shù)據(jù)可能來自多個系統(tǒng)或來源，并且數(shù)據(jù)格式復(fù)雜多樣，數(shù)據(jù)的完整性和準確性難以保證。而數(shù)據(jù)質(zhì)量對于智能檢索技術(shù)的效果有著至關(guān)重要的影響。若數(shù)據(jù)存在重復(fù)、錯誤、缺失等問題，那么智能檢索技術(shù)就很難準確地檢索數(shù)據(jù)。

（二）語義理解問題

高校檔案管理中，智能檢索技術(shù)需要處理的查詢意圖及查詢方式非常多樣化。例如，在查找某位學(xué)生的檔案信息時，用戶可能會使用不同的關(guān)鍵詞、屬性、限制條件等方式來進行搜索。這就需要智能檢索技術(shù)具備良好的語義理解能力，能夠準確地理解用戶輸入的查詢意圖，從而提供符合用戶需求的檢索結(jié)果。

（三）知識儲備問題

在高校檔案管理中，智能檢索技術(shù)需要處理的領(lǐng)域知識非常廣泛，涉及到多個學(xué)科專業(yè)，例如學(xué)生信息管理、圖書檔案管理、科研成果管理等。智能檢索技術(shù)要實現(xiàn)對這些領(lǐng)域知識的掌握和應(yīng)用，需要具備一定的專業(yè)知識儲備。如果系統(tǒng)的知識儲備不充分，那么很難準確地處理用戶的查詢需求。

（四）搜索效率問題

在高校檔案管理中，智能檢索技術(shù)需要處理的數(shù)據(jù)量非常大，不同類型的數(shù)據(jù)可能存在著不同的結(jié)構(gòu)和格式。而這些數(shù)據(jù)又需要在不同的場景中被快速檢索和提取出來。因此，在處理海量數(shù)據(jù)時，如何保證搜索的效率和準確性就成為了一個難點。

（五）保護數(shù)據(jù)隱私問題

在高校檔案管理中，智能檢索技術(shù)往往會涉及到大量的個人信息數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括個人身份信息、教育背景、科研成果、評獎情況等等，需要得到有效的隱私保護。智能檢索技術(shù)在應(yīng)用過程中需要嚴格遵守數(shù)據(jù)隱私保護相關(guān)法律法規(guī)，采取適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)加密和數(shù)據(jù)安全管理措施，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。

（六）人工智能技術(shù)不斷更新升級的挑戰(zhàn)

人工智能技術(shù)在不斷地更新升級，新技術(shù)層出不窮。因此，高校檔案管理中，應(yīng)用智能檢索技術(shù)也需要不斷學(xué)習(xí)和跟進最新的技術(shù)發(fā)展趨勢，選擇與時俱進的技術(shù)和算法，以便更好地應(yīng)對未來出現(xiàn)的各種挑戰(zhàn)。

四、智能檢索技術(shù)在高校檔案管理中的發(fā)展對策

隨著高校信息化建設(shè)的不斷深入，檔案管理已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化和智能化方向。智能檢索技術(shù)作為信息化建設(shè)的重要組成部分之一，在高校檔案管理中具有重要的應(yīng)用價值。智能檢索技術(shù)的應(yīng)用可以有效地幫助高校檔案管理部門提高工作效率，優(yōu)化管理流程，增強數(shù)據(jù)的安全性與完整性，進而提升服務(wù)水平和用戶滿意度，構(gòu)建更加完善的檔案管理體系。

（一）合理規(guī)劃數(shù)據(jù)收集

智能檢索技術(shù)需要大量的數(shù)據(jù)進行模型訓(xùn)練和算法優(yōu)化。因此，只有充分合理地規(guī)劃數(shù)據(jù)收集，才能確保檢索結(jié)果準確、可靠。在規(guī)劃數(shù)據(jù)收集時，需要確定數(shù)據(jù)格式和來源，提高數(shù)據(jù)的準確性和完整性。同時，在管理數(shù)據(jù)時，還要做好數(shù)據(jù)標(biāo)準化和分類管理，使其更利于數(shù)據(jù)存取和檢索。例如，對于學(xué)生檔案信息，可以通過學(xué)信網(wǎng)等政府公共數(shù)據(jù)庫獲取數(shù)據(jù)，對于科研成果等數(shù)據(jù)，則可以通過國家科技圖書文獻中心等科技平臺獲取數(shù)據(jù)，以確保數(shù)據(jù)的準確性與全面性。

（二）智能化檢索方式

智能化檢索在高校檔案管理中具有非常重要的意義。首先，智能化檢索可以使檢索流程更加自動化、快速化、標(biāo)準化，減少人工操作，提升效率。其次，將智能化檢索引入到檔案管理中，可以實現(xiàn)多種篩選條件下的智能化檢索，并可完成自然語言處理、語義理解和自動推薦等功能，更加貼近用戶需求。因此，利用智能算法優(yōu)化搜索結(jié)果，符合用戶使用習(xí)慣，是智能化檢索的關(guān)鍵。例如，可以利用機器學(xué)習(xí)算法訓(xùn)練模型，實現(xiàn)對用戶的行為習(xí)慣、喜好和搜索歷史的分析，根據(jù)用戶需求智能推薦相關(guān)的學(xué)術(shù)論文、科技成果等數(shù)據(jù)信息。

（三）保護數(shù)據(jù)隱私

檔案中包含著許多敏感數(shù)據(jù)信息，如個人身份證號碼、電話號碼、家庭住址等，這些數(shù)據(jù)信息需要得到有效的保護。在構(gòu)建智能檢索系統(tǒng)時，需要采取相應(yīng)的數(shù)據(jù)加密和數(shù)據(jù)安全管理措施，確保數(shù)據(jù)安全性。同時，在智能檢索過程中，應(yīng)設(shè)立訪問權(quán)限和可視范圍，針對不同用戶設(shè)計相應(yīng)的檔案查詢權(quán)限，限制用戶的數(shù)據(jù)查看權(quán)限，并對特定數(shù)據(jù)項進行匿名化處理，規(guī)范數(shù)據(jù)使用，保護數(shù)據(jù)隱私。

（四）不斷更新優(yōu)化技術(shù)

智能檢索技術(shù)作為一項前沿科技，其發(fā)展非?？焖?，有著較高的技術(shù)門檻。因此，在構(gòu)建智能檢索系統(tǒng)時，還需要加強技術(shù)人員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，及時關(guān)注最新的研究成果和技術(shù)進展，開發(fā)適合自己的檢索算法，使得智能檢索技術(shù)更加貼近實際應(yīng)用場景。此外，還要注重不斷完善系統(tǒng)的拓展性和穩(wěn)定性，以適應(yīng)后續(xù)業(yè)務(wù)量的增長，保證整個系統(tǒng)的可操作性與可靠性。

五、結(jié)語

智能檢索技術(shù)有著廣泛的應(yīng)用前景，在高校檔案管理信息化方面也有著非常重要的作用，智能檢索技術(shù)的應(yīng)用能夠提高檔案管理的效率、準確性和安全性，符合高校檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的需求。在智能化檢索的實踐過程中，做好數(shù)據(jù)收集規(guī)劃、智能化檢索、數(shù)據(jù)隱私保護和技術(shù)更新等方面的工作，發(fā)揮智能檢索技術(shù)的優(yōu)勢，可以更好地實現(xiàn)高校檔案管理工作的目標(biāo)，提高工作效率和服務(wù)水平，進一步完善高校檔案管理體系。

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基金項目：長安大學(xué)教育教學(xué)改革研究項目，編號BY202137；長安大學(xué)國際教育教學(xué)改革專項資助，編號300108221097、編號300108221097。

作者單位：長安大學(xué)檔案館 長安大學(xué)信息工程學(xué)院