田曉青

摘 要：檔案資政服務是檔案價值得以發(fā)揮的過程，而公共決策部門知識需求是開展檔案資政服務的出發(fā)點和落腳點。文章以公共決策部門知識需求為切入點，深入分析決策知識需求與檔案資政服務之間的內在邏輯關系，進而從目標指引、知識整合、知識智析、知識融合、成果服務五個方面闡述基于決策知識需求的檔案資政服務實現(xiàn)流程，并在此基礎上進一步探討其保障機制。

關鍵詞：知識需求；資政服務；公共決策

分類號：G279.21

Research on Archival Advisory Services Based on the Knowledge Demand of Public Decision-making Departments： Framework， Process， and Mechanism Analysis

Tian Xiaoqing

（ School of Management， Guangxi Minzu University， Nanning， Guangxi 530006 ）

Abstract： Archival advisory services are the process of giving full play to the value of archives at a higher level， and the knowledge demand of public decision-making departments is the starting point and foothold of carrying out archival advisory services， and the knowledge demand of public decision-making departments is steering the direction of archival advisory services. In this paper， the knowledge demand of public decisionmaking departments are taken as the entry point， and the internal logical relationship between the knowledge demand of decision-making processes and archival advisory services is deeply analyzed. Then， the implementation process of archival advisory services based on the requirements of decision-making knowledge is elaborated from the aspects of target guidance， knowledge integration， knowledge analysis， knowledge convergence and result service. On this basis， the guarantee mechanism under the implementation process is further discussed.

Keywords： Knowledge Demand； Archival Advisory Services； Public Decision-making

檔案資政服務需求的精細化與碎片化對檔案資源開發(fā)利用提出了更高要求，同時也驅動著服務模式的轉變。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出推進檔案工作的高質量發(fā)展，亦強調提升檔案利用服務能力，深入挖掘檔案資源，及時精準為各級黨委和政府決策提供參考。[1]而如何從公共決策部門知識需求視角出發(fā)，突破傳統(tǒng)單一服務模式，基于檔案知識服務層面實現(xiàn)檔案資政服務的高質量發(fā)展也成為了眾多學者和檔案部門關注的焦點。[2-4]可以說，資政知識需求的挖掘是檔案資政服務效能提升的關鍵，貫穿于檔案資政服務始終。本文以文獻研究及網(wǎng)絡調研為基礎，探討基于公共部門決策知識需求的檔案資政服務框架及機制，以期為檔案機構提升檔案資政服務效能提供借鑒。

1 公共決策部門知識需求與檔案資政服務的內在邏輯關系

1.1 資源耦合

公共決策部門知識需求與檔案資政服務的資源耦合主要表現(xiàn)在檔案知識資源特性與決策需求的契合。其一，檔案知識資源的真實性是資政服務中公共決策科學性的重要保障。其二，檔案知識資源的序列化有利于精準對接資政服務中公共決策部門的知識需求。其三，檔案知識資源的前瞻性提供了資政服務中公共決策的方向性指導。檔案知識資源經深層次開發(fā)可綜合囊括公共決策部門決策所需的外部信息與內部信息，其中，黨政機關、組織或個人在業(yè)務處理過程中所產生的有價值的內部信息，成為黨政機關決策實施的經驗支持；相對而言，外部信息主要包含國家、行業(yè)相關政策信息、發(fā)展動態(tài)，可為各類檔案機構開展提前介入式檔案資政服務提供前沿的、可預測的信息資源[5]。綜上，檔案知識資源擁有著公共決策信息的特征，具備為公共決策提供信息服務的基礎。

1.2 機構耦合

檔案機構與公共決策部門的耦合性集中體現(xiàn)在隸屬性質、資政功能兩方面。第一，關于檔案館的性質，長期以來，檔案館肩負著“為黨管檔、為國守史”的使命，掌握著黨政機關的最新導向和需求，在資政服務方面具備天然優(yōu)勢。第二，從功能上看，檔案館具有保存人類文化遺產、維護歷史真實面貌、資政襄政等社會功能。其中，資政襄政功能的發(fā)揮主要以輔助黨政機關實現(xiàn)科學化決策為落腳點。可見，無論在性質上還是功能上，檔案機構與公共決策部門之間均存在契合點。

1.3 業(yè)務耦合

檔案機構與公共決策部門之間的業(yè)務耦合主要指向常規(guī)業(yè)務協(xié)作，集中體現(xiàn)在檔案工作中所產生的“信息流”與黨政機關“決策流”之間的關系上。檔案常規(guī)業(yè)務工作可有效參與到公共決策“議題確定—政策形成—政策執(zhí)行—政策評估”程序化、模式化的全過程中，即檔案收集整理業(yè)務流程中匯集了大量檔案資源，成為公共決策數(shù)據(jù)、信息、知識獲取源頭，且檔案局（館） 在具體業(yè)務工作中能夠準確把握國家的大政方針、發(fā)展趨勢，從而成為組織決策者的智囊。如在輔助公共決策部門制定突發(fā)事件應急預案方面，當突發(fā)事件發(fā)生時，由于檔案部門掌握著第一手檔案資料，可及時作出響應，協(xié)助決策部門搜集整合資源，助力公共決策部門提升應急管理水平。[6]

2 理論基礎及框架構建

2.1 理論基礎

知識融合與知識管理等相關理論為基于公共決策部門知識需求的檔案資政服務框架構建提供了行為范式與目標導向。其中，知識融合面向需求和創(chuàng)新，通過對眾多分散、異構資源上知識的獲取、匹配、集成、挖掘等處理，獲取隱含的或有價值的新知識，同時優(yōu)化知識的結構和內涵，提供知識服務[7] ；而知識管理理論中知識服務是基于對資源的深層次加工與開發(fā)，可提供專業(yè)性、學術性服務[8]。這與檔案資政服務創(chuàng)新理念，資源深加工處理，實現(xiàn)精準施策的要求不謀而合。鑒于此，基于公共決策部門知識需求的檔案資政服務可理解為通過借助知識融合、知識管理的相關理念與技術，對檔案信息資源、公共決策知識需求資源等進行綜合處理與協(xié)調利用，實現(xiàn)檔案知識資源與公共決策知識需求資源層面的整合、智析、融合，進而推進面向公共決策知識需求的檔案知識發(fā)現(xiàn)和知識成果服務的過程。

2.2 框架構建

基于公共決策部門知識需求的檔案資政服務實質是通過采集、整合資源，為黨政機關公共決策提供知識性內容、形成理性決策方案及解決對策的過程，其主要由目標指引、資源支撐、需求對接和服務供給四個核心要素推進。據(jù)此，本文基于信息融合與知識管理等相關理論構建了由一個目標指引（檔案知識服務）、兩種資源支撐（檔案知識資源、決策知識需求資源）、三個模塊融合（檔案知識融合、用戶知識需求信息融合、檔案知識服務應用融合）、四個環(huán)節(jié)暢通（知識整合、知識智析、知識融合、成果服務）構成的檔案資政服務框架（見圖1）。

3 基于公共決策部門知識需求的檔案資政服務實現(xiàn)流程

3.1 目標指引：知識服務

傳統(tǒng)的檔案資政服務模式下，各級檔案館秉持“你來我查”的服務理念，從內容及方式上看多以信息服務為主，所提供的資源多為零散性的，在需求對接上仍然有“南轅北轍”現(xiàn)象。有效避免這一現(xiàn)象的發(fā)生需要檔案機構積極轉變服務模式，實現(xiàn)信息服務向知識服務的更高層次轉變。檔案機構可通過對信息資源的二次挖掘、聚類和重組，形成對問題解決、決策制定有輔助意義的知識產品。另外，檔案機構傳統(tǒng)上多以提供被動式服務為主，服務效率難以滿足資政需求，而知識服務擺脫了檔案部門本位思想和服務方式的單一性，能夠根據(jù)決策需求主動挖掘檔案資源，從而實現(xiàn)需求推動下的“主動式服務”。

3.2 知識整合：知識獲取

（1）多源檔案知識資源獲取

知識資源是開展檔案資政服務的基礎與核心。檔案資政所需的檔案信息資源在獲取上需要做好頂層設計，并借助技術手段將異構分散的檔案信息資源進行深入?yún)R集。一是可通過建立統(tǒng)一的管理協(xié)調機構，連通縱向檔案館組織層級，協(xié)調橫向跨區(qū)域、跨學科的科研組織、學術機構，并形成長效合作機制[9]；二是積極探索跨庫存取、異構數(shù)據(jù)融合、數(shù)據(jù)庫整合技術，以數(shù)據(jù)挖掘和知識發(fā)現(xiàn)采集知識點，聚類重組，并對信息進行深加工，同時做好檔案信息資源真實性、安全性等基礎性保障工作；三是利用專家優(yōu)勢，整合來自不同領域、不同學科的隱性知識資源，為資政服務的資源建設提供專業(yè)化、知識化、精準化的全面知識儲備。

（2）決策需求知識信息獲取

數(shù)字化環(huán)境下，公共決策部門在需求上更加傾向于多元性，需要檔案機構注重公共決策部門碎片化潛在需求的研究，因此，檔案機構不僅需要收集、開發(fā)及存儲在長期開展資政服務過程中所收集的需求查詢信息記錄，還需要動態(tài)收集公共決策主體在服務平臺上的瀏覽足跡和記錄，進而構建檔案需求信息數(shù)據(jù)庫。需要強調的是，公共決策部門資政需求信息的獲取是一個動態(tài)持續(xù)的過程，檔案機構應通過先進的技術手段，如信息挖掘、信息聚類等技術，建立基于公共決策主體實際需求和潛在需求研究的可擴展需求庫。

3.3 知識智析：知識組織

（1）檔案知識資源組織

資政服務更需要精準的解決方案以及有效的數(shù)據(jù)成果及觀點，檔案館需要進一步挖掘檔案資源中蘊含的知識價值以及內容之間的關聯(lián)，開展基于檔案資源的知識化組織。從知識組織層次領域來看，檔案知識化成果的產生需經歷檔案數(shù)據(jù)集構造、檔案數(shù)據(jù)語義化、檔案數(shù)據(jù)關聯(lián)流程。這就需要先將檔案原始信息資源通過數(shù)據(jù)歸一、數(shù)據(jù)映射、異構數(shù)據(jù)加權、數(shù)據(jù)過濾等方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)預處理，構造檔案數(shù)據(jù)集[10]；再通過檔案數(shù)據(jù)語義化重組實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)形態(tài)下的規(guī)范化定義，最后通過基于語義互操作、本體映射與融合等技術，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)底層特征與高層語義之間映射關系的串聯(lián)，形成具有多重關聯(lián)的知識集合。

（2）決策知識需求信息組織

公共決策知識需求信息組織的目的是為構建決策知識需求向量空間提供序列化的知識性資源。同上述檔案信息資源預處理一致，用戶知識需求經獲取與綜合處理之后，需形成一個需求分析結果，這需要收集數(shù)據(jù)支撐、建立需求向量空間，需要動態(tài)跟蹤與統(tǒng)計決策主體在公共決策中檔案利用的時段、頻次、用途及內容等，為探索滿足資政需求的檔案利用規(guī)律和需求發(fā)展趨勢提供數(shù)據(jù)支撐。

3.4 知識融合

（1）檔案知識資源融合

鑒于檔案知識資源實現(xiàn)了語義化知識重組，已經初步建立起系統(tǒng)化、序列化的檔案知識資源體系，因此，在檔案知識融合階段，更加強調注重知識級的融合，即利用知識挖掘、知識發(fā)現(xiàn)等手段實現(xiàn)對檔案知識資源更全面、更深層次的綜合處理，進一步搭建與決策主體知識需求資源二次融合的檔案知識空間。知識重構方面，借助檔案知識組織下的知識向量空間，利用聚類分析、知識關聯(lián)、知識聚合等方法對在內容、特征、屬性等方面具有關聯(lián)關系的檔案知識資源進行處理，形成針對決策知識需求的各類檔案知識類型和知識網(wǎng)絡，從而實現(xiàn)檔案知識資源與決策知識需求資源相印證的場景應用。知識發(fā)現(xiàn)方面，通過信息挖掘、語義分析等技術，挖掘檔案信息資源蘊含的深層次知識因子和價值要素，構建檔案知識空間。

（2）決策知識需求信息融合

公共決策部門知識需求信息的融合旨在搭建基于決策主體需求向量空間支撐下的決策主體需求模型。公共決策主體需求模型是有效開展檔案資政服務的先決條件，其側重點在于如何基于公共決策需求知識組織前提下形成的決策主體特征需求向量空間，通過抽取、揭示能真實反映決策主體知識需求的特征、類型等相關信息，構建出能夠滿足決策主體知識需求層次、領域、類型的需求模型，從而減少檔案資政服務過程中產生內容不清、目標不明的資政服務產品。

（3）檔案知識服務應用融合

為實現(xiàn)檔案知識空間和需求模型的供需銜接，需要進行基于檔案知識服務應用的二次融合。[11]即在一定數(shù)據(jù)規(guī)則下，通過檔案知識空間與公共決策主體需求模型的相互印證、相互匹配，建立起二者之間的數(shù)據(jù)關聯(lián)，同時，圍繞公共決策主體需求進一步抽取、聚類、挖掘檔案知識要素，以實現(xiàn)檔案知識服務的應用融合，進而推動檔案知識深加工與服務的展開，強化檔案機構資源供給與決策主體需求資源的交互匹配程度，提升檔案精準資政效能。

3.5 成果服務

成果服務是知識整合、智析、融合的最終落腳點，可通過知識導航、知識問答、知識推理等實現(xiàn)。知識導航服務可通過基于原有檔案資源平臺實現(xiàn)，如在平臺頁面設置知識專題，展現(xiàn)知識分類體系，當用戶在導航欄點擊某個知識單元時，平臺能夠以樹狀結構呈現(xiàn)上下位詞，幫助用戶獲取關聯(lián)知識。[12]知識問答服務旨在通過自動問答及專家在線問答發(fā)揮檔案顯性知識與隱性知識的雙重價值。自動問答即對用戶的非結構化問題條目進行分析，并在知識庫中獲取答案，而專家問答主要采取線上答復的形式邀請各學科領域專家為利用者提供知識性建議。需要特別強調的是，在此過程中要保障信息傳遞的安全性，即不定時進行網(wǎng)絡安全維護，專家身份、資格認證等。知識推理旨在通過用戶畫像、案例推理相結合的方式提供精準化、個性化的服務，即利用用戶在知識需求與檔案知識資源的融合優(yōu)勢，綜合用戶需求模型挖掘下的個性化需求提供結構化、即時性的資政服務。

4 基于公共部門決策知識需求的檔案資政服務保障機制分析

4.1 知識聯(lián)盟機制：采集全面知識

知識聯(lián)盟機制是實現(xiàn)知識整合流程的有力舉措，即加強檔案機構與知識專業(yè)組織機構以及優(yōu)質知識內容生產者合作，實現(xiàn)全面化知識資源的采集。為此，檔案機構可加強與各立檔單位的協(xié)作，實現(xiàn)檔案資源共享與互通；同時，借助知識專業(yè)機構、學科團體、專家組織等的專業(yè)能力挖掘專業(yè)性知識。此外，檔案資政服務過程中涉及的檔案知識不僅僅局限于對這一概念本質的認知，還包括決策主體知識需求資源，即借助檔案“兩微一端”或互聯(lián)網(wǎng)在線政務服務平臺采集檔案需求對接活動產生的各類資源檢索、意見及瀏覽痕跡數(shù)據(jù)。由此，需要以實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)平臺、媒介平臺建立協(xié)同化聯(lián)盟機制為基礎，充分協(xié)調機構與機構、媒介與媒介、地域與地域之間的長效合作機制，整合多渠道、多領域的知識性數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)知識資源高度整合與共享。

4.2 知識更新機制：動態(tài)參與決策

知識更新機制是知識智析、知識融合流程的反饋保障?；诠矝Q策知識需求驅動下的檔案資政服務并非是一成不變的，復雜環(huán)境下的資政業(yè)務流程具有多變性、復雜性、不可預見性，且公共決策部門在決策過程中的需求特征、需求階段、需求類型是動態(tài)的。因此，有效的檔案資政服務需要將關注點著重放在實時應變能力上。檔案知識參與下的資政服務工作在不斷抽取知識資源，實現(xiàn)知識智析、知識融合過程是需要不斷調整、持續(xù)改進、閉環(huán)反饋的，這需要知識更新機制同時建立嵌入式的針對整個檔案資政服務運行的評估與反饋機制，需要針對知識采集、知識組織、知識融合、成果服務等流程，通過重復印證、極速反饋、優(yōu)化改進等措施不斷提高檔案資政服務過程中檔案知識資源的規(guī)范化程度和服務方法的集成化程度。

4.3 知識轉化機制：打通供需渠道

知識轉化機制是實現(xiàn)成果服務流程的關鍵之舉，以服務內容精準化、服務方式多樣化為目標的資政服務需要知識轉化機制作為支撐，實現(xiàn)資政服務內容與公共決策的有效對接。這主要體現(xiàn)在服務內容表達與服務對接上。服務內容方面，經過知識整合、知識智析、知識融合等一系列流程，服務內容形成，而基于用戶知識需求下的檔案資政服務還需關注服務內容形式上的靈活性、可操作性，如服務內容中的分析報告、咨政建議、現(xiàn)況分析與預測等資政產品都應根據(jù)用戶真實的決策需求進行打造。服務對接方面，不同形式的資政服務產品需要對接到不同決策流程及層級上。如頂層管理人員需要更加具有戰(zhàn)略性、全局性的資政產品，而基層人員更需要易于實施的指導性解決方案。

注釋與參考文獻

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