徐國(guó)橋

國(guó)家管網(wǎng)集團(tuán)新疆煤制天然氣外輸管道有限責(zé)任公司 北京 100020

工程建設(shè)前要做好竣工資料管理規(guī)劃，工程建設(shè)過程中要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決竣工資料管理工作的問題，才能保證竣工資料的質(zhì)量，促進(jìn)竣工資料管理水平的提高。規(guī)范竣工資料管理，加快竣工資料的移交歸檔進(jìn)度，對(duì)確保工程順利通過竣工驗(yàn)收及竣工結(jié)算，具有重要意義。

1 施工竣工資料管理的內(nèi)涵

施工竣工資料通常指施工單位的交工技術(shù)文件，竣工資料整理是指施工單位對(duì)施工過程中產(chǎn)生的各種管理文件、施工記錄、驗(yàn)收評(píng)定、HSE 資料、竣工圖等內(nèi)容按照檔案歸檔要求進(jìn)行收集、整理、歸檔，以便能夠完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全、真實(shí)地記述和反映施工及竣工驗(yàn)收的全過程，做到原始資料與實(shí)物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字手續(xù)齊全，同時(shí)又必須滿足規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求，達(dá)到歸檔條件。

建設(shè)工程施工檔案是基本建設(shè)項(xiàng)目的重要技術(shù)檔案，是工程建設(shè)的重要技術(shù)成果，是建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，是工程驗(yàn)收和建成投產(chǎn)后安全生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的重要資料，是工程項(xiàng)目維護(hù)、檢修及改造、擴(kuò)建的主要依據(jù)。全面、系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確地收集、整理和管理建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案，真實(shí)反映施工和竣工驗(yàn)收的全過程，是石油天然氣工程建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

2 施工竣工資料管理存在的主要問題

2.1 管理意識(shí)淡薄

大部分施工單位、監(jiān)理單位甚至建設(shè)單位對(duì)竣工資料管理認(rèn)識(shí)不夠，存在重進(jìn)度、忽視竣工資料管理的現(xiàn)象，認(rèn)為竣工資料是后期編寫出來的。對(duì)竣工資料管理的前期準(zhǔn)備、過程管理認(rèn)識(shí)不夠，只安排文控員（有的單位在當(dāng)?shù)卣衅概R時(shí)人員）暫時(shí)性地負(fù)責(zé)資料收集，有些文控員不懂檔案管理的基本要求、不懂工程管理和施工工序，無法指導(dǎo)竣工資料階段性收集、不能發(fā)現(xiàn)資料管理中存在的問題。

2.2 管理制度不健全

一般來說，國(guó)有大中型企業(yè)都有健全的檔案管理或資料管理制度，但與項(xiàng)目管理融合不夠，制度不健全。企業(yè)沒有竣工資料管理人員培養(yǎng)機(jī)制，難以指導(dǎo)項(xiàng)目部竣工資料過程管理和檔案驗(yàn)收，如在項(xiàng)目竣工資料歸檔內(nèi)容、組卷要求、歸檔時(shí)間、審核責(zé)任等方面沒有統(tǒng)一規(guī)定。

2.3 激勵(lì)機(jī)制不夠

工程建設(shè)過程中，形象進(jìn)度直觀性較強(qiáng)，安全和質(zhì)量管理效果可以通過具體指標(biāo)考核反映出來。而建設(shè)工程的特殊性和復(fù)雜性決定了竣工資料的過程管理受到各種因素的制約較大，竣工資料編制和整理質(zhì)量評(píng)價(jià)受人為因素影響較大，其質(zhì)量情況往往只能是通過了驗(yàn)收歸檔才能確定為全面達(dá)標(biāo)。過程管理成果不容易識(shí)別，因此得不到領(lǐng)導(dǎo)層的重視，過程管理中不容易被激勵(lì)。各級(jí)管理層通常認(rèn)為，工程投產(chǎn)了，竣工資料就應(yīng)該完成。事實(shí)上很多工程投產(chǎn)后，還有很多不影響工程投產(chǎn)的收尾工作需要幾個(gè)月甚至半年或更長(zhǎng)時(shí)間才能完成。工程未完工，竣工資料就無法形成，就會(huì)影響其他資料的分冊(cè)組卷。工程完工后，上級(jí)對(duì)竣工資料的審核還會(huì)發(fā)現(xiàn)各專業(yè)存在的問題，往往這個(gè)時(shí)候?qū)I(yè)技術(shù)人員已調(diào)離項(xiàng)目，給竣工資料的修改完善帶來很大困難。因此，通常很多人會(huì)認(rèn)為竣工資料管理人員工作不認(rèn)真，不僅不給予激勵(lì)，反而會(huì)對(duì)其處罰，導(dǎo)致竣工資料管理人員積極性和主動(dòng)性不高。

2.4 責(zé)任落實(shí)不到實(shí)處

大部分施工企業(yè)有檔案管理制度，但無有效的檔案管理組織，沒有固定的檔案管理團(tuán)隊(duì)。同時(shí)從施工企業(yè)到項(xiàng)目部，沒有對(duì)竣工資料管理和檔案管理制定考核制度，沒有明確項(xiàng)目專業(yè)技術(shù)人員和項(xiàng)目資料管理人員責(zé)任，缺少制度約束和考核機(jī)制，導(dǎo)致資料管理落實(shí)不到位。

2.5 人員素質(zhì)不高

大部分項(xiàng)目部檔案管理人員為臨時(shí)人員，人員不固定，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的竣工資料和檔案管理學(xué)習(xí)，資料管理能力不夠。其次，近年來施工單位專業(yè)人員流失嚴(yán)重，施工技術(shù)力量薄弱，管理水平下降，造成施工過程資料不規(guī)范或質(zhì)量不高。監(jiān)理部專業(yè)人員配備不足或?qū)I(yè)能力不夠、管理水平不高、履職不到位，不能及時(shí)要求施工單位項(xiàng)目部收集整理竣工資料、對(duì)現(xiàn)場(chǎng)資料審核把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致過程資料編制問題多、未做有效分類、工程完工后的資料收集整理混亂。

3 如何有效實(shí)現(xiàn)施工單位項(xiàng)目竣工資料規(guī)范化管理

工程建設(shè)項(xiàng)目要想搞好竣工資料規(guī)范化管理，關(guān)鍵是要糾正施工企業(yè)工程竣工資料管理中出現(xiàn)的問題。因此必須提高施工單位竣工資料規(guī)范化認(rèn)識(shí)，建立規(guī)范化的管理制度，落實(shí)竣工資料專業(yè)管理人員，這樣才能實(shí)現(xiàn)工程竣工資料管理規(guī)范化。

3.1 提升工程竣工資料規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)

從施工企業(yè)到項(xiàng)目建設(shè)單位，都應(yīng)采取內(nèi)部培訓(xùn)、外出參觀交流、外聘專家指導(dǎo)等多種方式對(duì)竣工資料管理的重要性和管理方式加以宣傳，不斷提高對(duì)竣工資料管理的認(rèn)識(shí)。實(shí)現(xiàn)竣工資料規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于提高項(xiàng)目部主要領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員的思想認(rèn)識(shí)，了解到竣工資料規(guī)范化管理的重要性和復(fù)雜性，將規(guī)范化管理的必要性深入到日常工作中，最終將竣工資料管理的規(guī)范性形成為專業(yè)人員的自覺行為。要給予竣工資料管理人員必要的地位、待遇和政策激勵(lì)，提高竣工資料管理人員的權(quán)威性，促進(jìn)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、各部門和專業(yè)人員對(duì)竣工資料管理人員工作的支持和理解，從而提高竣工資料管理水平。

3.2 建立健全竣工資料管理制度

要抓好竣工資料管理，就要求在工程建設(shè)初期必須建立完善工程竣工資料管理規(guī)定，并加強(qiáng)培訓(xùn)宣傳，使有關(guān)人員清楚規(guī)范化管理工作的要求，在實(shí)際工作中嚴(yán)格執(zhí)行。建設(shè)單位要明確統(tǒng)一的竣工資料管理標(biāo)準(zhǔn)，明確竣工資料格式及收集、整理時(shí)限，約束參建單位資料管理行為，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化竣工資料管理打下基礎(chǔ)。

3.3 明確各專業(yè)人員的資料管理責(zé)任

規(guī)范竣工資料管理，需要落實(shí)以下三個(gè)方面責(zé)任：施工單位項(xiàng)目經(jīng)理向公司簽訂竣工資料管理責(zé)任；項(xiàng)目上的專業(yè)人員向項(xiàng)目經(jīng)理簽訂竣工資料管理責(zé)任；建立竣工資料管理人員崗位責(zé)任。在工程建設(shè)過程中，只有明確各參建方資料管理崗位的責(zé)任，并嚴(yán)格履行，才能真實(shí)、可靠地收集、整理、保存好工程資料，保證資料整理的及時(shí)性和完整性。

3.4 做好資料記錄和整理

3.4.1 施工過程資料填寫、收集

施工過程中資料的填寫、收集、整理一般包括：安全技術(shù)交底記錄；測(cè)量復(fù)核及報(bào)驗(yàn)記錄；工序施工檢查記錄；隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄；檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程驗(yàn)收記錄；原材料、半成品、成品出廠質(zhì)量證明和復(fù)驗(yàn)報(bào)告：材料試驗(yàn)報(bào)告及見證記錄等。在收集整理過程資料中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

（1）按建設(shè)單位統(tǒng)一規(guī)定的表格做好各種檢查、記錄；

（2）與工程同步，及時(shí)、認(rèn)真、準(zhǔn)確、完整地做好記錄(包括施工工序檢查記錄、質(zhì)量檢查驗(yàn)收評(píng)定資料和影像資料)并及時(shí)進(jìn)行整理，保證記錄的及時(shí)性、真實(shí)性、完整性和可追溯性；

（3）加強(qiáng)與監(jiān)理、建設(shè)單位的信息溝通，主動(dòng)向監(jiān)理報(bào)驗(yàn)，并請(qǐng)建設(shè)單位、監(jiān)理對(duì)記錄進(jìn)行檢查；對(duì)記錄過程中發(fā)現(xiàn)的疑難問題，要及時(shí)向總承包商、監(jiān)理、建設(shè)單位請(qǐng)示解決方案。

3.4.2 技術(shù)交底和施工日志的記錄

技術(shù)交底是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，對(duì)保證工程質(zhì)量至關(guān)重要。技術(shù)交底必須滿足設(shè)計(jì)文件和有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，所有技術(shù)交底記錄要列入工程技術(shù)檔案。技術(shù)交底必須以書面形式進(jìn)行，經(jīng)過檢查和審核，有簽發(fā)人和被交底人的簽字。施工日志是項(xiàng)目施工的真實(shí)寫照，是驗(yàn)收施工質(zhì)量的原始記錄，也是施工記錄、竣工總結(jié)和工程施工質(zhì)量原因分析的依據(jù)。填寫施工日志要注意：

（1）要逐日記載，不得后補(bǔ)，如果工程施工期間有間斷，應(yīng)在日志中加以說明，可在停工最后一天或復(fù)工第一天進(jìn)行描述；

（2）施工記錄不應(yīng)是流水賬，要有時(shí)間、天氣情況、施工部位、機(jī)械作業(yè)及人員情況；

（3）施工日志只記錄與工程有關(guān)的內(nèi)容，與生產(chǎn)無關(guān)的內(nèi)容不要記錄；施工日志應(yīng)完整，除生產(chǎn)情況記錄和技術(shù)質(zhì)量安全工作記錄完整外，如果施工中出現(xiàn)問題，也要反映在記錄中。

3.4.3 施工記錄和隱蔽工程檢查記錄

施工記錄是對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工情況的真實(shí)反應(yīng)，要如實(shí)填寫。隱蔽工程檢查記錄即對(duì)隱蔽工程進(jìn)行檢查，并通過表格的方式將檢查內(nèi)容、質(zhì)量情況、檢查意見等記錄下來，作為以后工程的合理使用、維護(hù)、改造、擴(kuò)建等所需的重要技術(shù)基礎(chǔ)資料。凡未經(jīng)隱蔽工程驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的工程，不得進(jìn)行下道工序的施工，隱蔽工程檢查合格后方可進(jìn)行下道工序施工。

3.4.4 檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

工程開工前，施工單位應(yīng)組織進(jìn)行工程劃分，報(bào)監(jiān)理審核、建設(shè)單位審批備案。檢驗(yàn)批是工程質(zhì)量驗(yàn)收的基礎(chǔ)，檢驗(yàn)批完成后，施工承包商應(yīng)及時(shí)組織檢驗(yàn)批驗(yàn)收，并向監(jiān)理報(bào)驗(yàn)、對(duì)檢驗(yàn)批質(zhì)量結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)；分項(xiàng)工程包括的檢驗(yàn)批全部完成后進(jìn)行，分部工程的質(zhì)量驗(yàn)收是在分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收合格的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，除了對(duì)該分部工程中所含各分項(xiàng)工程進(jìn)行評(píng)定外，還要檢查該分部工程中所涉及的質(zhì)量控制資料、安全和功能檢驗(yàn)(檢測(cè))報(bào)告，對(duì)分部工程進(jìn)行觀感質(zhì)量驗(yàn)收。分部工程驗(yàn)收單位由施工單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位五方共同組成，并由質(zhì)量監(jiān)督部門監(jiān)督。

3.4.5 施工過程中設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)絡(luò)單、工作量簽證單等資料的收集

對(duì)于規(guī)定由監(jiān)理或建設(shè)單位、總承包商檢查、簽證的記錄，要按規(guī)定的時(shí)間報(bào)驗(yàn)；設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)絡(luò)單是工程竣工圖編制工作的重要依據(jù)，其內(nèi)容和修改圖號(hào)的準(zhǔn)確性與否，對(duì)竣工圖繪制質(zhì)量至關(guān)重要。要求分專業(yè)辦理，并注明修改圖紙的圖號(hào)。設(shè)計(jì)變更單、工程聯(lián)絡(luò)單需有建設(shè)(監(jiān)理)單位和設(shè)計(jì)專業(yè)負(fù)責(zé)人簽認(rèn)方為有效。

3.5 嚴(yán)格落實(shí)竣工資料的編制、收集、整理、審核原則

（1）應(yīng)按照“誰形成、誰整理”、堅(jiān)持與工程進(jìn)度同步的原則，編制、整理竣工資料。保證竣工資料的原始性和真實(shí)性，與工程實(shí)際相符，做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范，字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽認(rèn)手續(xù)完備，滿足生產(chǎn)、管理、維護(hù)和改擴(kuò)建需要。

（2）文字資料的組卷：工程施工完成后，施工單位項(xiàng)目部應(yīng)組織專業(yè)人員進(jìn)一步收集整理各專業(yè)資料，在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員要對(duì)項(xiàng)目整體竣工資料按照組卷順序，進(jìn)行分類整理，同時(shí)組織專業(yè)人員對(duì)竣工資料的符合性、完整性、全面性進(jìn)行綜合性審核。應(yīng)遵循文件資料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)資料的系統(tǒng)聯(lián)系，同一卷內(nèi)文字資料按重要程度或時(shí)間順序排列，重要文件在前，次要文件在后；正件在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；文字在前，圖紙?jiān)诤蟆?/p>

（3）聲像資料的整理：聲像資料包括攝像資料和照片資料。參建單位應(yīng)提交反映工程概況和建設(shè)特點(diǎn)的攝像資料，攝像除重要會(huì)議、活動(dòng)錄全場(chǎng)外，一般只錄主要情節(jié)。攝像資料應(yīng)畫面清晰，能夠反映所承擔(dān)工程全過程，并進(jìn)行編輯配音；提交的照片應(yīng)能夠反映工程施工的各個(gè)環(huán)節(jié)，全面、準(zhǔn)確反映工程項(xiàng)目各環(huán)節(jié)并具有代表性；會(huì)議、集體活動(dòng)的照片、攝像，應(yīng)重點(diǎn)反映全景、主席臺(tái)、主要領(lǐng)導(dǎo)、代表性人物（領(lǐng)導(dǎo)）發(fā)言結(jié)論。所有照片資料整理時(shí)都應(yīng)附文字說明，注明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝（錄）制者等六個(gè)要素。

（4）竣工圖的編制：竣工圖按照專業(yè)劃分編制組卷，應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，做到與設(shè)計(jì)變更、隱蔽工程記錄和工程實(shí)際情況“三對(duì)口”，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況，并符合歸檔要求?？⒐D編制通常有兩種方式：一是設(shè)計(jì)單位出具竣工圖，即由設(shè)計(jì)單位以收集匯總參建單位提出的變更設(shè)計(jì)單（工程聯(lián)絡(luò)單）、設(shè)計(jì)單位提出的設(shè)計(jì)變更單等為基礎(chǔ)資料，在原設(shè)計(jì)圖紙上重新繪制出圖；二是在原圖上編制和重新繪制竣工圖。發(fā)生變更的，須在變更位置蓋變更圖章，有關(guān)人員簽字認(rèn)可。凡是利用原圖編制竣工圖的，圖面必須達(dá)到八成新以上，無油污、無磨損、圖字清晰?？⒐D形成后、歸檔前，必須在顯示標(biāo)題欄的頁面空白處加蓋竣工圖章，竣工圖編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)逐張簽字，然后由監(jiān)理工程師簽字，方可作為竣工圖歸檔。

3.6 制定竣工資料審核驗(yàn)收程序和制度，明確責(zé)任分工

（1）竣工資料審核、驗(yàn)收實(shí)行動(dòng)態(tài)管理：責(zé)任單位應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度及時(shí)編制并完成內(nèi)部審核、報(bào)監(jiān)理驗(yàn)收。監(jiān)理驗(yàn)收通過后，由責(zé)任單位書面報(bào)建設(shè)單位審核。因責(zé)任單位未及時(shí)報(bào)請(qǐng)建設(shè)單位審核驗(yàn)收，導(dǎo)致工程中交后3 個(gè)月內(nèi)不能順利移交歸檔竣工資料的責(zé)任由責(zé)任單位承擔(dān)，監(jiān)理單位承擔(dān)連帶責(zé)任。

（2）監(jiān)理單位應(yīng)督促參建單位竣工資料的日常收集整理、內(nèi)部審核，落實(shí)監(jiān)理審核驗(yàn)收人員。

（3）建設(shè)單位負(fù)責(zé)對(duì)竣工資料合規(guī)性（包括紙張、表格使用、頁面設(shè)置、資料整理等）、填寫規(guī)范性（字體、字號(hào)、行距、間距、計(jì)量單位、繪圖、簽字、蓋章等）、組卷順序的統(tǒng)一規(guī)范性等進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收歸檔工作。不定期組織竣工資料的日常檢查，對(duì)不及時(shí)收集整理資料、不及時(shí)報(bào)監(jiān)理審核，以及監(jiān)理履職不到位的情況進(jìn)行通報(bào)、違約處罰。

4 結(jié)語

竣工資料管理的目標(biāo)是形成最終合格的竣工資料?？⒐べY料管理必須貫穿工程建設(shè)全過程，必須確保數(shù)據(jù)采集及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，必須動(dòng)態(tài)收集整理施工記錄、質(zhì)量驗(yàn)收，落實(shí)階段性審核，審核內(nèi)容包括是否滿足標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求、是否與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況相符、是否與施工圖紙相符。

工程資料管理工作是工程建設(shè)過程中不可缺少的一項(xiàng)重要工作，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是涉及各個(gè)專業(yè)的一項(xiàng)復(fù)合性、復(fù)雜性工作。要保證工程竣工資料準(zhǔn)確、完整、齊全、系統(tǒng)，真實(shí)記錄和反映施工及驗(yàn)收的全過程，實(shí)現(xiàn)竣工資料規(guī)范化管理，就要建立健全檔案管理制度，提升各級(jí)管理人員的檔案責(zé)任意識(shí)，固化檔案管理人員，提升施工單位專業(yè)人員管理水平，強(qiáng)化項(xiàng)目專業(yè)人員責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)肅監(jiān)理專業(yè)人員檔案過程管理和審核的履職能力。只有這樣，才能保證形成高質(zhì)量的工程施工竣工資料，保證及時(shí)提交符合檔案管理要求的竣工資料。