趙 春，鄒煜良，姚朋君

（1.北京航空航天大學(xué)總務(wù)部，北京 100191；2.北京理工大學(xué)資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理處，北京 100081）

0 引 言

習(xí)近平總書記指出構(gòu)建新發(fā)展格局的一個關(guān)鍵問題是提升自主創(chuàng)新能力、突破關(guān)鍵核心技術(shù)，高校要勇挑重?fù)?dān)，釋放基礎(chǔ)研究和科技創(chuàng)新能力［1］。實(shí)驗(yàn)室是高校基礎(chǔ)研究和科技創(chuàng)新的重要陣地，是保障高校教學(xué)、科研和社會服務(wù)工作的重要基地［2］。我國高校擴(kuò)招20 多年以來，校舍面積不斷增大，一所普通高校往往擁有少則幾十萬m2、多則幾百萬m2的校舍面積，截至2020 年我國公辦高校校舍總建筑面積已達(dá)9.29 億m2，其中實(shí)驗(yàn)用房1.90 億m2［3］。①隨著房屋老化，很多高校實(shí)驗(yàn)室的建筑防火性能、電氣線路、消防設(shè)施存在隱患［4］，實(shí)驗(yàn)室硬件條件不足易導(dǎo)致安全事故［5］；②隨著高校教學(xué)科研的發(fā)展，實(shí)驗(yàn)室功能變更升級、環(huán)境條件改善等需求越來越頻繁，同時隨著高校辦學(xué)空間資源的飽和，實(shí)驗(yàn)室用房改造成為實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的主要手段。因此，當(dāng)前實(shí)驗(yàn)室用房改造已成為新時代高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)管理的一項(xiàng)重要工作，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目信息化、規(guī)范化管理，對保障實(shí)驗(yàn)室功能變更升級和消除安全隱患具有重要意義。

1 高校實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目管理存在的問題

近年來，高校越來越重視實(shí)驗(yàn)室管理工作，管理流程進(jìn)一步完善細(xì)化，很多高校在傳統(tǒng)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加了實(shí)驗(yàn)室開放管理、安全管理、運(yùn)行管理等模塊。如，西南交通大學(xué)開發(fā)的實(shí)驗(yàn)室安全管理平臺實(shí)現(xiàn)了安全巡檢、?；饭芾?、環(huán)境監(jiān)測、特種設(shè)備管理等功能，基本實(shí)現(xiàn)了以安全管理為主的實(shí)驗(yàn)室管理全覆蓋［6］；東北農(nóng)業(yè)大學(xué)開發(fā)的實(shí)驗(yàn)室綜合管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃、安全管理、開放管理和設(shè)備共享的規(guī)范化管理［7］；劉永等［8］研究認(rèn)為高校實(shí)驗(yàn)室綜合管理平臺至少應(yīng)該包含開放管理、教學(xué)管理、信息管理、準(zhǔn)入管理及設(shè)備共享等功能；郭鑫［9］設(shè)計的實(shí)驗(yàn)室綜合管理平臺，包含了實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目管理功能，但尚未對改造項(xiàng)目管理流程進(jìn)行深入研究。

當(dāng)前高校實(shí)驗(yàn)室管理制度主要側(cè)重實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行管理，但對實(shí)驗(yàn)室的管理涉及設(shè)計、建設(shè)、運(yùn)行等多個方面，高校實(shí)驗(yàn)室用房改造在校級層面涉及的管理部門眾多，財務(wù)部門在改造經(jīng)費(fèi)落實(shí)和后期預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度方面參與管理；基建房產(chǎn)部門在房屋結(jié)構(gòu)、房屋基礎(chǔ)設(shè)施等方面參與管理；實(shí)驗(yàn)室部門在環(huán)保和技術(shù)安全、?；反鎯υO(shè)施、改造周期及效益等方面參與管理；后勤部門（物業(yè)）管理在施工擾民、施工現(xiàn)場安全及施工垃圾處理等方面參與管理；安全保衛(wèi)部門在安防設(shè)施、施工人員來歷及行為等方面參與管理。雖然各職能部門都有對應(yīng)的制度依據(jù)，對實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目進(jìn)行管理服務(wù)，但實(shí)踐中仍存在一些問題。

1.1 多部門協(xié)同管理不足、存在管理風(fēng)險

由于實(shí)驗(yàn)室用房改造涉及職能部門眾多，各職能部門間協(xié)同配合不足是普遍存在的問題，給實(shí)驗(yàn)室用房改造帶來一定風(fēng)險。以改造項(xiàng)目的前期審批為例，涉及復(fù)雜的實(shí)驗(yàn)工藝系統(tǒng)（氣路、水路、潔凈室、?；反鎯?、防輻射設(shè)施、防爆設(shè)施、消磁減震等），也有建筑通用的消防、電氣、給排水、通風(fēng)空調(diào)及網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)內(nèi)容，需要各相關(guān)職能部門協(xié)同聯(lián)動配合開展審批管理，從而實(shí)現(xiàn)對實(shí)驗(yàn)室用房改造的全面把關(guān)，每個相關(guān)職能部門在審批管理中都有著不可替代的作用，一旦哪個部門的審批缺失，就可能出現(xiàn)管理漏洞，帶來不必要的風(fēng)險。例如，不同類型的實(shí)驗(yàn)室需要建設(shè)的滅火設(shè)施不一樣［10］，若沒有多部門聯(lián)合把關(guān)，實(shí)驗(yàn)室用房改造很容易搞錯滅火設(shè)施。有學(xué)者研究指出高校實(shí)驗(yàn)室消防設(shè)施設(shè)計存在很多諸如不合規(guī)的疏散布局、不合理的滅火設(shè)施等缺陷［11］，多部門協(xié)同管理不足往往是這些缺陷的根源。

1.2 管理流程不閉環(huán)、管理規(guī)范性不足

實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目管理包括立項(xiàng)、施工圖設(shè)計、施工許可、施工管理和竣工驗(yàn)收5 個環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)在管理流程上缺少制約機(jī)制，且普遍存在“重前期管理、輕過程管理”的現(xiàn)象，實(shí)踐中帶來了很多問題。①開工不規(guī)范，雖然各高校一般都明確禁止私自進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室用房改造，但由于各環(huán)節(jié)缺少管理制約關(guān)系，存在項(xiàng)目未經(jīng)前期審批也能順利開工的情況；②施工隊(duì)伍質(zhì)量參差不齊，高校房屋改造施工單位水平良莠不齊［12-13］，二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)室團(tuán)隊(duì)對建筑市場不夠了解，很難遴選到優(yōu)質(zhì)的施工單位；③項(xiàng)目驗(yàn)收不規(guī)范，如未經(jīng)后勤部門（物業(yè)）承接查驗(yàn)、未經(jīng)基建房產(chǎn)部門竣工備案、未經(jīng)檔案部門檔案驗(yàn)收的情況下，二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)團(tuán)隊(duì)自行組織施工單位會簽驗(yàn)收單，也能完成財務(wù)竣工結(jié)算。以上這些問題對改造質(zhì)量和使用安全造成重要影響，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)室功能升級效益受限，改造資金使用效益不高，且很多實(shí)驗(yàn)室用房改造檔案無據(jù)可查，后續(xù)管理維護(hù)困難。

1.3 信息化建設(shè)滯后、師生辦事意見較大

在高校內(nèi)部職能部門分工高度細(xì)化的大背景下，由于實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目涉及管理部門眾多，二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)團(tuán)隊(duì)在實(shí)施實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目時會面臨諸多難題。①難以分清不同的改造內(nèi)容應(yīng)歸屬哪個部門審批或每個環(huán)節(jié)需要提供哪些審核材料等；②由于各部門往往辦公地點(diǎn)不集中，需要開啟頻繁“跑腿”“填表”模式，如到財務(wù)部門跑預(yù)算、到招標(biāo)部門跑采購、到合同部門跑合同、到實(shí)驗(yàn)室部門跑工藝方案、到基建房產(chǎn)部門跑建設(shè)方案、到后勤部門（物業(yè)）跑開工手續(xù)、到安保部門跑工人進(jìn)校手續(xù)等，每個部門都要填表、申報、審批，各類基礎(chǔ)信息需在各個部門重復(fù)填寫，辦事體驗(yàn)較差，師生意見較大。

2 高校實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目管理流程構(gòu)建

實(shí)驗(yàn)室設(shè)計和建設(shè)水平低是實(shí)驗(yàn)室功能效益發(fā)揮不足的重要原因之一，也是實(shí)驗(yàn)室事故發(fā)生的重要原因之一［14］。實(shí)驗(yàn)室用房改造建設(shè)作為實(shí)驗(yàn)室設(shè)計和建設(shè)的重要內(nèi)容，應(yīng)加強(qiáng)消防等設(shè)計管理，將不安全因素消滅在初始階段，對項(xiàng)目全過程各環(huán)節(jié)做好預(yù)控［15-16］。為解決實(shí)驗(yàn)室用房改造建設(shè)管理中存在的難題，學(xué)校制定了一套房屋改造項(xiàng)目多部門協(xié)同、全過程閉環(huán)管理的管理流程，并配套開發(fā)了管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮各職能部門的智力資源和技術(shù)優(yōu)勢對實(shí)驗(yàn)室用房改造全過程進(jìn)行管理服務(wù)，有效提升了實(shí)驗(yàn)室改造建設(shè)管理水平。

根據(jù)實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目全過程管理需要，系統(tǒng)流程設(shè)置立項(xiàng)管理、施工圖設(shè)計管理、施工許可管理、施工過程管理及竣工驗(yàn)收管理5 個功能模塊，每個功能模塊根據(jù)實(shí)驗(yàn)室用房改造的特性和建設(shè)工程管理的共性又包含若干個功能事項(xiàng)，整體流程架構(gòu)見圖1。

圖1 實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目管理流程架構(gòu)

5 個管理環(huán)節(jié)縱向上嚴(yán)格按照先后執(zhí)行的邏輯順序，前一個環(huán)節(jié)未完成則無法進(jìn)行下一個環(huán)節(jié)的工作，橫向上用戶可以實(shí)時查看所開展項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)、各環(huán)節(jié)所需資料及操作要求等。

3 實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目管理系統(tǒng)功能分析

根據(jù)高校內(nèi)設(shè)職能部門職責(zé)分工，一般來說，目前國內(nèi)高校內(nèi)設(shè)職能部門在實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目中職責(zé)分工如表1 所示。

表1 高校職能部門在實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目管理分工

3.1 立項(xiàng)管理

立項(xiàng)是項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)的依據(jù)，管理重點(diǎn)包括經(jīng)費(fèi)來源、改造的必要性、可行性、安全及環(huán)境影響等內(nèi)容。二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)室團(tuán)隊(duì)在系統(tǒng)中申報建設(shè)項(xiàng)目，并直接填報項(xiàng)目基本信息，包括項(xiàng)目名稱、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及來源、項(xiàng)目位置、改造規(guī)模、計劃開工及竣工時間、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及聯(lián)系人等信息，同時上傳項(xiàng)目建議書，項(xiàng)目建議書內(nèi)容包括房屋現(xiàn)狀用途、擬改造內(nèi)容、改造的可行性及必要性、安全及環(huán)境影響、改造對水、電、氣、暖、網(wǎng)等基礎(chǔ)條件的要求、房間布局調(diào)整簡圖及預(yù)期改造效益等。學(xué)校各職能部門根據(jù)自身職責(zé)反饋審核或指導(dǎo)意見，同時，系統(tǒng)中集成施工圖設(shè)計通用的指導(dǎo)意見選項(xiàng)庫，例如施工圖設(shè)計單位資質(zhì)要求、履行政府施工圖審查要求等，職能部門可以在系統(tǒng)中直接勾選，確保二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)團(tuán)隊(duì)在施工圖設(shè)計中不犯原則性錯誤。此環(huán)節(jié)結(jié)束，二級學(xué)院才可以開展設(shè)計單位的采購，系統(tǒng)方可進(jìn)入施工圖設(shè)計管理環(huán)節(jié)，確保立項(xiàng)內(nèi)容合理、合規(guī)、可行。

3.2 施工圖設(shè)計管理

施工圖設(shè)計是實(shí)驗(yàn)室用房改造工程實(shí)施的依據(jù)，管理重點(diǎn)包括設(shè)計單位資質(zhì)、設(shè)計內(nèi)容、設(shè)計概算及建筑物基礎(chǔ)條件承載力等內(nèi)容。二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)室團(tuán)隊(duì)在系統(tǒng)中填報設(shè)計單位名稱、資質(zhì)等級并上傳原件掃描件，同時填報施工圖設(shè)計概算、設(shè)計范圍、設(shè)計規(guī)模等，系統(tǒng)支持分專業(yè)上傳施工圖CAD 版本和PDF 版本。學(xué)校各職能部門根據(jù)自身職責(zé)反饋審核或指導(dǎo)意見，同時，系統(tǒng)中集成施工許可管理通用的指導(dǎo)意見選項(xiàng)庫，例如施工單位及監(jiān)理單位資質(zhì)要求、是否需要辦理政府施工許可證等，職能部門可以在系統(tǒng)中直接勾選，幫助二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)團(tuán)隊(duì)有效準(zhǔn)備開工條件。此環(huán)節(jié)結(jié)束，二級學(xué)院才可以開展施工單位的采購、支付設(shè)計單位相關(guān)設(shè)計款項(xiàng)，系統(tǒng)方可進(jìn)入施工許可管理環(huán)節(jié)，確保設(shè)計內(nèi)容及概算符合立項(xiàng)批復(fù)要求，建筑物基礎(chǔ)水、電、氣、暖、網(wǎng)設(shè)施滿足改造需求，設(shè)計內(nèi)容滿足消防、節(jié)能、環(huán)保等政府要求的強(qiáng)制性規(guī)范。

3.3 施工許可管理

施工許可管理是把控項(xiàng)目是否已履行各項(xiàng)合規(guī)程序的有效手段，管理的重點(diǎn)包括采購情況、施工單位及監(jiān)理單位資質(zhì)、施工合同、政府施工許可手續(xù)辦理情況、現(xiàn)場情況等。二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)團(tuán)隊(duì)在系統(tǒng)中填報施工單位及監(jiān)理單位的名稱、資質(zhì)并上傳營業(yè)執(zhí)照和資質(zhì)證書掃描件，填報采購情況并上傳中標(biāo)（成交）通知書，填報合同關(guān)鍵信息并上傳合同掃描件，填報擬改造房屋現(xiàn)場情況并上傳現(xiàn)場照片，需要辦理政府施工許可證的項(xiàng)目還要填報施工許可證信息。學(xué)校各職能部門根據(jù)自身職責(zé)反饋審核或指導(dǎo)意見，同時，系統(tǒng)中集成施工過程管理通用的指導(dǎo)意見選項(xiàng)庫，例如施工時間要求、噪音要求、施工車輛及人員進(jìn)出要求、施工用水用電要求、施工垃圾清運(yùn)要求等，職能部門可以在系統(tǒng)中直接勾選，幫助二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)團(tuán)隊(duì)有序組織施工過程。此環(huán)節(jié)結(jié)束，二級學(xué)院方可組織施工單位進(jìn)場施工，支付施工單位相關(guān)預(yù)付款，系統(tǒng)方可進(jìn)入施工過程管理環(huán)節(jié)，確保二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)團(tuán)隊(duì)不會違規(guī)開工。

3.4 施工過程管理

業(yè)主方項(xiàng)目管理決定著項(xiàng)目的最終成果［17］，管理內(nèi)容包括施工質(zhì)量、進(jìn)度、投資及安全文明施工全過程。二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)團(tuán)隊(duì)在系統(tǒng)中實(shí)時填報和上傳進(jìn)度計劃、安全生產(chǎn)方案、工程變更洽商記錄、材料進(jìn)場情況、產(chǎn)值、過程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等信息。職能部門在系統(tǒng)中對施工過程進(jìn)行實(shí)時把關(guān)，發(fā)現(xiàn)重大偏差及時叫停整改，確保施工又好又快開展。此環(huán)節(jié)結(jié)束，二級學(xué)院方可支付施工單位最后一筆進(jìn)度款，系統(tǒng)方可進(jìn)入竣工驗(yàn)收管理環(huán)節(jié)。

3.5 竣工驗(yàn)收管理

竣工驗(yàn)收是評價施工質(zhì)量的重要手段，包括消防驗(yàn)收、質(zhì)量驗(yàn)收、保修管理、檔案驗(yàn)收、承接查驗(yàn)等內(nèi)容。二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)團(tuán)隊(duì)在系統(tǒng)中上傳消防設(shè)施檢測報告、電氣防火檢測報告、工程竣工驗(yàn)收報告、工程竣工驗(yàn)收記錄、房屋建筑工程質(zhì)量保修書、工程檔案歸檔證明、物業(yè)承接查驗(yàn)合格證明等材料。職能部門對材料完整性和真實(shí)性進(jìn)行審核，審核通過的項(xiàng)目，系統(tǒng)生成竣工查驗(yàn)合格證明書，二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)團(tuán)隊(duì)可憑竣工查驗(yàn)合格證明書辦理財務(wù)竣工結(jié)算手續(xù)。

4 實(shí)踐成效

實(shí)驗(yàn)用房改造項(xiàng)目管理流程在我校實(shí)行1 年多，全校共開展實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目150 多個，幾乎每周都有實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目開展，實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目管理已成為我校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)管理的一項(xiàng)重要常態(tài)化工作。通過分析150 多個項(xiàng)目的實(shí)際情況，涉及電氣線路、房屋布局或消防設(shè)備等內(nèi)容項(xiàng)目有134 個，占項(xiàng)目總數(shù)的85%，這些改造內(nèi)容直接關(guān)系到實(shí)驗(yàn)室用房的使用功能，也關(guān)系到實(shí)驗(yàn)室用電及消防安全。通過推行該管理流程，學(xué)校實(shí)驗(yàn)室改造建設(shè)管理水平得以明顯提升。

4.1 實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)同聯(lián)動，降低了管理風(fēng)險

所有實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目從立項(xiàng)開始到竣工驗(yàn)收，都由表1 中的多部門協(xié)同參與管理，各部門根據(jù)自身管理職責(zé)和專業(yè)特長，對項(xiàng)目進(jìn)行把關(guān)指導(dǎo)，有效降低了管理風(fēng)險。項(xiàng)目建議書、設(shè)計方案、施工過程及竣工驗(yàn)收都得到了有效管理，影響安全的改造方案，被消滅在萌芽階段，不合理的設(shè)計方案、影響投資效益的施工方案以及施工質(zhì)量缺陷得到了修正和完善，施工管理水平和竣工驗(yàn)收水準(zhǔn)得到進(jìn)一步提高，施工檔案得到了有效存儲，竣工項(xiàng)目根據(jù)要求完成規(guī)范的第3 方消防設(shè)施檢測、電氣防火檢測，杜絕了實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部私搭亂建及私拉亂接電線等問題，有效降低了項(xiàng)目投資、施工質(zhì)量、施工安全及工期等方面的風(fēng)險。

4.2 實(shí)現(xiàn)全流程閉環(huán)管理，提高了管理效益

受管理系統(tǒng)閉環(huán)流程的制約，所有實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目的立項(xiàng)、施工圖設(shè)計、施工許可、施工過理及竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)得到了有效管理，每個環(huán)節(jié)都環(huán)環(huán)相扣，前一個環(huán)節(jié)未完成則無法進(jìn)行下一個環(huán)節(jié)的工作，有效杜絕了二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)團(tuán)隊(duì)違規(guī)開工、私自改造實(shí)驗(yàn)室等情況，同時，竣工驗(yàn)收管理等不再發(fā)生職能部門缺位的情況，有效確保了項(xiàng)目施工質(zhì)量合格，杜絕了未經(jīng)規(guī)范驗(yàn)收就能結(jié)算付款等情況，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目全過程的閉環(huán)管理，避免了管理漏洞，提高了管理效益。

4.3 優(yōu)化了管理服務(wù)流程，提升了師生辦事效率

通過信息化的管理手段，有效避免了師生在實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目過程中東奔西跑，真正實(shí)現(xiàn)讓師生少跑腿，讓數(shù)據(jù)多跑腿。項(xiàng)目開始前，師生只需要進(jìn)入系統(tǒng)按照提示填報相關(guān)信息，查看相關(guān)流程，無須耗費(fèi)精力到各個部門咨詢，也無須查閱各類枯燥的管理制度，所有基礎(chǔ)信息在系統(tǒng)內(nèi)填報1 次，后續(xù)流程在系統(tǒng)內(nèi)均有對應(yīng)的提示，職能部門審批與提示均在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行，全過程不產(chǎn)生紙質(zhì)文件，提高了實(shí)驗(yàn)室用房改造的設(shè)計與建設(shè)效率，師生評價反響較好。

5 結(jié) 語

實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目管理流程關(guān)注點(diǎn)是實(shí)驗(yàn)室的設(shè)計與建設(shè)，旨在服務(wù)于實(shí)驗(yàn)室的基礎(chǔ)硬件設(shè)施功能提升和安全隱患整治，是當(dāng)前各類實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行管理系統(tǒng)的重要補(bǔ)充，我校推行的全流程管理，解決了目前高校實(shí)驗(yàn)室用房改造項(xiàng)目管理普遍存在的一些共性難題，可望為其他高校的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)管理提供新的思考。