摘 要：園林檔案作為當(dāng)前現(xiàn)代化城市規(guī)劃、發(fā)展過(guò)程中用以有效保存和利用園林綠化項(xiàng)目施工過(guò)程的重要信息資源，在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化園林城市跨越式發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。本文以信息化為視角，探討園林綠化檔案主要特點(diǎn)，分析信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義，探究信息化建設(shè)面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，最后從專(zhuān)班化、項(xiàng)目化、制度化和績(jī)效化四個(gè)方面，提出園林綠化檔案信息化建設(shè)路徑，為新時(shí)代園林綠化部門(mén)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)提供理論支撐和實(shí)踐參考。

關(guān)鍵詞：園林綠化檔案；檔案管理；信息化

概述

臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心為臨沂市城管局正縣級(jí)公益一類(lèi)事業(yè)單位，承擔(dān)著貫徹執(zhí)行國(guó)家、省市城市園林綠化、環(huán)境衛(wèi)生工作法規(guī)和政策規(guī)定、擬訂全市園林綠化、環(huán)境衛(wèi)生管理制度性文件、發(fā)展規(guī)劃及實(shí)施等職能。近年來(lái)，臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心以“城市管理民生服務(wù)年”“城市管理規(guī)范化建設(shè)年”為總體定位，緊緊圍繞全市“在魯南經(jīng)濟(jì)圈發(fā)展中當(dāng)引領(lǐng)、作示范”定位，大力推動(dòng)園林綠化、環(huán)境衛(wèi)生事業(yè)科學(xué)化、精細(xì)化、智能化管理。在此過(guò)程中產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的文字、圖片、影像等原始記錄，構(gòu)成園林環(huán)衛(wèi)檔案體系內(nèi)容。作為當(dāng)前現(xiàn)代化城市規(guī)劃、發(fā)展過(guò)程中用以有效保存和利用園林綠化項(xiàng)目施工過(guò)程的重要信息資源，城市園林綠化檔案對(duì)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化園林城市跨越式發(fā)展具有極為重要作用[1]。

1 園林綠化檔案主要特點(diǎn)

園林綠化檔案是城市管理部門(mén)在城市園林綠化過(guò)程中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、圖紙、聲像、實(shí)物等有關(guān)園林專(zhuān)業(yè)歷史記錄。園林綠化檔案包括古樹(shù)名木、公園工程、風(fēng)景名勝、病蟲(chóng)害防治、綠地苗木等多個(gè)方面[2]，研究園林綠化檔案信息化建設(shè)前，有必要對(duì)該類(lèi)檔案特點(diǎn)進(jìn)行研究[3]。作為科技檔案的一個(gè)門(mén)類(lèi)，園林綠化檔案不僅具有檔案一般屬性，還有其自身的特點(diǎn)[4]。

1.1 成套性

園林綠化作為城市規(guī)劃中的一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，在其項(xiàng)目籌劃、立項(xiàng)、施工、驗(yàn)收及維護(hù)等環(huán)節(jié)，都會(huì)產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的文件資料，這些資料從不同方面記載和反映了園林綠化的過(guò)程及成果，不同環(huán)節(jié)內(nèi)容緊密聯(lián)系，又共同構(gòu)成園林綠化工程整體。根據(jù)《臨沂市城市園林綠化工程質(zhì)量管理辦法》相關(guān)規(guī)定，園林綠化包括建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、檢測(cè)等內(nèi)容，每一塊工程資料都相互關(guān)聯(lián)、環(huán)環(huán)相扣，共同組成了園林綠化檔案整體。

1.2 動(dòng)態(tài)性

城市園林綠化檔案總在不斷發(fā)展變化著，總是在原有檔案基礎(chǔ)上不斷充實(shí)生成新的檔案資料。這與園林綠化本身特點(diǎn)有關(guān)。園林綠化項(xiàng)目工程完成后，后期還需要持續(xù)對(duì)樹(shù)木、花草進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，對(duì)病蟲(chóng)害進(jìn)行觀測(cè)、研究，并根據(jù)觀測(cè)結(jié)果及時(shí)調(diào)配植物數(shù)量、品種、規(guī)格。這就要不斷調(diào)查核實(shí)更正植被數(shù)量、生長(zhǎng)狀況及園林綠化生產(chǎn)活動(dòng)，詳盡記錄收集存檔[5]，并納入歸檔范疇，使園林綠化檔案表現(xiàn)出動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。

1.3 專(zhuān)業(yè)性

園林綠化檔案屬于科技檔案的一個(gè)門(mén)類(lèi)，每一個(gè)工程建設(shè)環(huán)節(jié)都會(huì)體現(xiàn)其專(zhuān)業(yè)技術(shù)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)，具有顯著的專(zhuān)業(yè)特征。從園林檔案歸檔范圍來(lái)看，有園林綠化業(yè)務(wù)管理綜合類(lèi)、園林綠化建設(shè)工程類(lèi)、園林綠化養(yǎng)護(hù)管理類(lèi)。其中園林綠化養(yǎng)護(hù)管理類(lèi)檔案又包括園林綠化移交接管類(lèi)、養(yǎng)護(hù)管理類(lèi)、提升改造類(lèi)、基建移伐類(lèi)、綠化科研類(lèi)、古樹(shù)名木管理類(lèi)檔案資料。

2 園林綠化檔案信息化建設(shè)意義

2.1 增強(qiáng)園林綠化檔案管理效率

園林綠化檔案詳細(xì)記錄了城市園林綠化事業(yè)發(fā)展歷程、工程項(xiàng)目建設(shè)，以及城市園林綠化發(fā)展規(guī)劃，對(duì)促進(jìn)城市園林綠化事業(yè)發(fā)展具有重要作用。信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)的應(yīng)用，使園林綠化檔案資料生成、收集、整理、歸檔等，均實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中完成。尤其是新修訂的《檔案法》明確將“檔案信息化”單獨(dú)列為一章，從法律層面認(rèn)可了單軌制檔案管理模式。因此，推動(dòng)園林檔案信息化建設(shè)，可以節(jié)約大量的時(shí)間、空間及管理成本。將園林綠化檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，可直接查閱、檢索、統(tǒng)計(jì)，極大地提升了園林綠化檔案管理效率。

2.2 發(fā)揮園林綠化檔案應(yīng)用價(jià)值

園林綠化檔案在城市綠化規(guī)劃、古樹(shù)名木保護(hù)、園林綠化項(xiàng)目驗(yàn)收、園林綠化日常養(yǎng)護(hù)等方面具有重要參考價(jià)值。通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，也打通了園林綠化部門(mén)與其他部門(mén)之間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)園林綠化檔案與檔案館、城建、市容管理部門(mén)之間的信息共享，有利于園林綠化檔案應(yīng)用價(jià)值發(fā)揮。21世紀(jì)是信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式也發(fā)生了深刻變化，尤其是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)應(yīng)用，推動(dòng)園林綠化檔案信息化建設(shè)，使相關(guān)部門(mén)查詢(xún)、檢索園林綠化檔案更加便捷，價(jià)值更加彰顯。

2.3 促進(jìn)園林綠化檔案轉(zhuǎn)型發(fā)展

2021年實(shí)施的新修訂的《檔案法》，成為指導(dǎo)園林檔案信息化建設(shè)的根本法。新修訂的《檔案法》突出了以人民為中心的核心價(jià)值理念，第四條把“便于社會(huì)各方面的利用”寫(xiě)入法律條款之中，強(qiáng)調(diào)了“檔案資源共享共用”，指出“信息化建設(shè)是當(dāng)前和未來(lái)檔案管理的重點(diǎn)”。園林綠化檔案勢(shì)必會(huì)加速信息化發(fā)展步伐，這也是適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的必然要求。

3 園林綠化檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

3.1 信息化理念普及不夠

近年來(lái)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于園林綠化日常辦公業(yè)務(wù)，包括檔案管理領(lǐng)域，但檔案信息化理念普及與新時(shí)代檔案信息化建設(shè)要求之間還存在較大差距。一方面，園林綠化部門(mén)把檔案管理作為獨(dú)立的、行政化管理工作，與園林綠化業(yè)務(wù)工作聯(lián)系不夠緊密，出現(xiàn)重業(yè)務(wù)輕檔案管理思想認(rèn)識(shí)較為普遍，園林綠化檔案，尤其是信息化檔案建設(shè)重視程度不夠。另一方面，將園林綠化檔案信息化單純地理解為檔案信息傳輸、日常文檔處理等低端層次，缺乏利用信息化手段提升園林綠化檔案管理效率、管理水平的理念與能力，造成園林綠化檔案信息資源閑置、難以共享，作用發(fā)揮不充分。

3.2 信息化模塊設(shè)置滯后

近年來(lái)，園林綠化部門(mén)也引入了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，用以輔助園林綠化檔案管理，但還存在缺乏專(zhuān)業(yè)管理模塊設(shè)置，沒(méi)有建立全市園林檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)，園林檔案檢索單一，系統(tǒng)模塊中缺少精確檢索、全文模糊檢索以及遞進(jìn)二次檢索功能。園林檔案在線(xiàn)借閱、歸還、自動(dòng)催還功能不全，園林檔案資源共享路徑不暢，缺少對(duì)照?qǐng)@林綠化大數(shù)據(jù)平臺(tái)頁(yè)面定制專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)模塊之間聯(lián)通不夠，OA系統(tǒng)、園林綠化工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案系統(tǒng)之間無(wú)法兼容，一手園林綠化檔案信息無(wú)法直接上傳。

3.3 信息化運(yùn)用水平較低

園林綠化檔案信息化運(yùn)用水平與信息化建設(shè)目標(biāo)之間還存在較大差距?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出：“到2025年，檔案工作走向現(xiàn)代化取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展”“信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”“到2035年檔案管理現(xiàn)代化程度進(jìn)入世界前列”。園林綠化檔案信息化建設(shè)系檔案事業(yè)重要組成部分，但從檔案信息化建設(shè)，尤其是信息化運(yùn)用現(xiàn)實(shí)水平來(lái)看，與信息化建設(shè)目標(biāo)之間存在較大差距。園林綠化檔案資源在促進(jìn)城市園林綠化尤其是城市可持續(xù)發(fā)展方面的作用發(fā)揮還未得到有效釋放。

4 園林綠化檔案管理信息化建設(shè)路徑

4.1 以專(zhuān)班化推動(dòng)信息化

園林綠化檔案信息化建設(shè)需要一支強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)小組推動(dòng)落實(shí)。為此，應(yīng)成立專(zhuān)門(mén)的園林綠化檔案信息化工作專(zhuān)班。專(zhuān)班由主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)的檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，其他院領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室與檔案部門(mén)，由辦公室或檔案室部門(mén)負(fù)責(zé)人任檔案信息化工作專(zhuān)班辦公室主任，除了檔案室全體人員外，還要將辦公室、其他業(yè)務(wù)科室資料員納入辦公室。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)組、業(yè)務(wù)經(jīng)辦組、技術(shù)保障組，明確信息化建設(shè)工作專(zhuān)班及其職責(zé)。制定詳細(xì)的《園林綠化檔案信息化工作實(shí)施方案》，規(guī)定具體的信息化實(shí)施步驟，包括制發(fā)方案、聯(lián)網(wǎng)調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移。按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享，分類(lèi)指導(dǎo)、安全有序”的原則，統(tǒng)籌推進(jìn)園林綠化檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。專(zhuān)班定期分析檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，并向園林綠化檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)信息化建設(shè)成果，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)小組工作安排。此外，還要制定園林檔案信息化建設(shè)應(yīng)急預(yù)案，重點(diǎn)是要做好信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全、外部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)及管理安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)，做好應(yīng)急演練，確保檔案信息化順利推進(jìn)。

4.2 以項(xiàng)目化加快信息化

園林綠化部門(mén)要配備檔案信息化所需的專(zhuān)項(xiàng)資金，為做好園林檔案信息化管理采購(gòu)所需的設(shè)備儀器，將園林檔案信息化建設(shè)工作分為檔案庫(kù)房項(xiàng)目建設(shè)系統(tǒng)、園林綠化業(yè)務(wù)管理綜合檔案系統(tǒng)、園林綠化建設(shè)工程檔案系統(tǒng)、園林綠化養(yǎng)護(hù)管理檔案系統(tǒng)、園林綠化基礎(chǔ)資料檔案系統(tǒng)、其他園林綠化檔案系統(tǒng)，以及園林綠化檔案資源數(shù)字化、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)等若干子項(xiàng)目。根據(jù)相應(yīng)的信息化技術(shù)要求和專(zhuān)業(yè)化水平，不同子項(xiàng)目可獨(dú)立完成，也可通過(guò)市場(chǎng)化運(yùn)作方式，借助第三方專(zhuān)業(yè)力量協(xié)助做好檔案信息化建設(shè)。例如通過(guò)向社會(huì)力量購(gòu)買(mǎi)公共服務(wù)的形式，進(jìn)行采購(gòu)招標(biāo)，快速推進(jìn)相關(guān)工作[6]。利用市場(chǎng)上專(zhuān)門(mén)的檔案信息化服務(wù)機(jī)構(gòu)，協(xié)助園林綠化部門(mén)構(gòu)建智慧檔案云平臺(tái)。平臺(tái)包括基礎(chǔ)層、平臺(tái)層、使用層和客戶(hù)層，構(gòu)成一個(gè)系統(tǒng)框架[7]。其中基礎(chǔ)層主要是構(gòu)成園林綠化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，存儲(chǔ)及傳輸檔案信息資源；平臺(tái)層主要承擔(dān)系統(tǒng)管理功能配置；使用層則為通過(guò)身份驗(yàn)證的用戶(hù)提供園林綠化檔案自動(dòng)查閱、檢索、利用等服務(wù)；客戶(hù)層主要是收集檔案信息化應(yīng)用過(guò)程中用戶(hù)各種體驗(yàn)信息，不斷改善系統(tǒng)設(shè)置。

4.3 以制度化保障信息化

臨沂園林綠化檔案信息化建設(shè)及日常運(yùn)營(yíng)管理，需要立足園林綠化檔案特點(diǎn)，根據(jù)《檔案法》《保密法》《山東省檔案條例》《臨沂市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》《臨沂市城市綠化管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，出臺(tái)《城市園林綠化檔案管理辦法》，以及檔案信息化收集、整理、歸檔、借閱、歸還、查閱、銷(xiāo)毀、保密等各項(xiàng)制度，通過(guò)嚴(yán)密的規(guī)章制度，保障園林綠化檔案信息化建設(shè)行穩(wěn)致遠(yuǎn)，取得預(yù)期建設(shè)成效。

4.4 以績(jī)效化提升信息化

把園林檔案信息化建設(shè)納入中心績(jī)效考核的重要內(nèi)容，將園林檔案信息化建設(shè)方案、信息化歸檔、管理和應(yīng)用水平作為信息化考核的重要指標(biāo)。包括園林綠化檔案信息化技術(shù)水平、系統(tǒng)性能、使用效益、管理績(jī)效等。其中技術(shù)水平主要通過(guò)檔案信息化目標(biāo)功能實(shí)現(xiàn)度、先進(jìn)性、標(biāo)準(zhǔn)性、軟件質(zhì)量進(jìn)行考核評(píng)價(jià)；系統(tǒng)性能則通過(guò)系統(tǒng)功能的完整性、可靠性、安全保密性、可維護(hù)性及系統(tǒng)效率進(jìn)行評(píng)價(jià)；效益包括直接經(jīng)濟(jì)效益、間接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益等予以考核評(píng)價(jià)；管理績(jī)效則通過(guò)園林綠化檔案管理效率、檔案信息服務(wù)質(zhì)量、檔案信息利用率、成本節(jié)約量、用戶(hù)滿(mǎn)意度等進(jìn)行綜合考核評(píng)價(jià)[8]。

4.5 以專(zhuān)業(yè)化服務(wù)信息化

園林檔案信息化建設(shè)是基礎(chǔ)，做好日常運(yùn)行維護(hù)管理是目標(biāo)。為此，需要建設(shè)一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)化園林檔案信息化管理隊(duì)伍，確保園林檔案信息化業(yè)務(wù)有序、高效開(kāi)展，不斷提升園林檔案服務(wù)能力和水平。首先是要加強(qiáng)人員配置。根據(jù)中心人員編制情況，向檔案管理崗位適當(dāng)傾斜，根據(jù)檔案信息化現(xiàn)實(shí)需要，配備一定數(shù)量的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員。其次是要加強(qiáng)人員培訓(xùn)。重點(diǎn)圍繞檔案信息化知識(shí)技能進(jìn)行有針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。再次是加強(qiáng)實(shí)踐鍛煉。采取激勵(lì)措施，激發(fā)檔案人員積極性，組織參加信息技術(shù)和檔案信息化專(zhuān)題培訓(xùn)，舉辦檔案信息化應(yīng)用專(zhuān)題培訓(xùn)，增強(qiáng)其實(shí)際應(yīng)用能力和水平。此外，還要加強(qiáng)檔案職業(yè)道德教育，增強(qiáng)檔案人員職業(yè)歸屬感、榮譽(yù)感，提升運(yùn)用信息技術(shù)開(kāi)展檔案服務(wù)意識(shí)，切實(shí)增強(qiáng)服務(wù)思想自覺(jué)和行為自覺(jué)。

結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，隨著城市化進(jìn)程加快，城市園林工程建設(shè)及維護(hù)、古樹(shù)名木保護(hù)等業(yè)務(wù)開(kāi)展，產(chǎn)生大量的園林綠化檔案。同時(shí)，為適應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)園林檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，要加快推進(jìn)園林檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，通過(guò)成立信息化工作專(zhuān)班，加強(qiáng)檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)；將檔案信息化分成若干項(xiàng)目，以項(xiàng)目化推進(jìn)信息化提速增效；此外，還要完善規(guī)章制度、加強(qiáng)信息化績(jī)效考核，以專(zhuān)業(yè)化人才隊(duì)伍培育，服務(wù)保障檔案信息化工作現(xiàn)實(shí)需要，不斷提升園林綠化檔案信息化水平，為園林綠化事業(yè)發(fā)展提供信息支持。

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作者簡(jiǎn)介：閆玲玲（1979— ），碩士學(xué)位、研究生學(xué)歷，臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心副研究館員，主要從事檔案管理研究。