陳驥
(紫光軟件系統(tǒng)有限公司,北京 100084)
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,推動了軟件企業(yè)的迅速進步,軟件企業(yè)已成為助推我國經(jīng)濟技術(shù)創(chuàng)新重要主體之一。面對日益激烈的市場競爭環(huán)境,軟件企業(yè)經(jīng)營過程中面臨諸多風(fēng)險,重點做好企業(yè)內(nèi)部控制工作,才能助推軟件企業(yè)穩(wěn)迅速穩(wěn)定發(fā)展。
具體來說,內(nèi)部控制的作用包括三個方面:首先,能夠為戰(zhàn)略規(guī)劃的落地提供保障。內(nèi)部控制制度可以對企業(yè)員工的日常行為進行約束,提高各項工作具體流程的規(guī)范性。通過制定科學(xué)合理的規(guī)章制度,企業(yè)可以對員工崗位責(zé)任進行合理劃分,幫助企業(yè)提高風(fēng)險管控水平,不但可以保證收集到的各類數(shù)據(jù)信息具有真實性和完整性,而且還能使資源得到更加高效的利用。
其次,有利于風(fēng)險防范水平和會計數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高。企業(yè)的日常經(jīng)營管理需要在國家出臺的法律法規(guī)和有關(guān)的規(guī)章制度約束下進行,內(nèi)部控制可以貫穿到企業(yè)日常經(jīng)營和財務(wù)管理的各個方面,對業(yè)務(wù)活動的規(guī)范性進行動態(tài)監(jiān)控,從而可以為財務(wù)報告的可靠性提供保障。
最后,有利于經(jīng)營管理效率的提高。內(nèi)部控制體系的構(gòu)建可以幫助企業(yè)建立標準化的工作流程,不但可以激發(fā)員工落實崗位職責(zé)的主動性,還可以為規(guī)范各項工作嚴格按照制度要求進行,避免因為偏離管理方針而誘發(fā)風(fēng)險。
1.不可控性較強
第一,軟件企業(yè)和其他企業(yè)不同,相關(guān)產(chǎn)品具有無形性特征,多數(shù)軟件只以磁盤、光盤作為產(chǎn)品載體,其產(chǎn)品本身不具有固定的形狀。鑒于此,在實施內(nèi)部控制的過程中,不能采取傳統(tǒng)的實物控制模式。第二,由于軟件企業(yè)工作具有一定的綜合性和復(fù)雜性,研發(fā)結(jié)構(gòu)存在較強的不確定性。從軟件項目立項、研發(fā)到最終的軟件生產(chǎn)需要較長的周期,各個環(huán)節(jié)都存在較強的不可控性。
2.安全需求增加
構(gòu)建完善的內(nèi)控管理體系,對提升軟件企業(yè)的內(nèi)控管理質(zhì)量和產(chǎn)品水平有著重要作用。但是在軟件研發(fā)的過程中,需要經(jīng)過客戶需求評估、產(chǎn)品項目規(guī)劃、產(chǎn)品設(shè)計、軟件研發(fā)等流程,由于研發(fā)過程中涉及的人員數(shù)量較多,因此在一定程度上增加了軟件產(chǎn)品的安全監(jiān)管需求。由于軟件產(chǎn)品具有共享性和可復(fù)制性特點,因此相關(guān)的軟件企業(yè)一定要重點做好軟件產(chǎn)品核心技術(shù)監(jiān)督管理工作,有效減少軟件復(fù)制或技術(shù)外泄對企業(yè)效益產(chǎn)生的不良影響。
第一,采用的治理結(jié)構(gòu)性不夠合理?,F(xiàn)階段,我國多數(shù)軟件企業(yè)并未設(shè)置科學(xué)合理的組織架構(gòu),軟件企業(yè)在經(jīng)營過程中過度依賴于領(lǐng)導(dǎo)者的控制和決策,而非根據(jù)完善的內(nèi)控管理流程完成相關(guān)工作,導(dǎo)致軟件企業(yè)整體的控制配置結(jié)構(gòu)失衡,治理結(jié)構(gòu)不完善,內(nèi)部監(jiān)督約束能力減弱。這也使得企業(yè)各業(yè)務(wù)部門容易受到客觀因素的影響,無法體現(xiàn)出明確的權(quán)責(zé)界限,一旦工作出現(xiàn)問題,各部門就容易相互推卸責(zé)任,甚至出現(xiàn)惡性競爭現(xiàn)象。
第二,軟件企業(yè)的人力資源管理機制存在漏洞。多數(shù)軟件企業(yè)在構(gòu)建自身人力資源管理機制的過程中,并沒有結(jié)合現(xiàn)有的市場環(huán)境,對人才市場進行精密研判,設(shè)置的人才準入門檻過高。但是從實際軟件人才招聘情況來看,軟件行業(yè)尖端人才數(shù)量和普通程序員數(shù)量失衡,在一定程度上增加了企業(yè)的人力資源管理風(fēng)險。
第三,軟件企業(yè)不重視企業(yè)文化建設(shè)工作。我國多數(shù)軟件企業(yè)在經(jīng)營管理過程中都忽略了企業(yè)文化的重要性,嚴格按照企業(yè)現(xiàn)有的規(guī)章制度,約束和管理員工,難以凝聚員工的向心力,在一定程度上降低了企業(yè)的內(nèi)控管理水平。
第一,受到市場、政策等因素的影響,導(dǎo)致軟件企業(yè)在經(jīng)營過程中面臨諸多風(fēng)險。
第二,多數(shù)企業(yè)軟件企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層風(fēng)險管控意識較差,未能結(jié)合軟件企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)狀,構(gòu)建完善的風(fēng)險評估制度。
第三,軟件企業(yè)未能迎合市場需求,做好產(chǎn)品研發(fā)。研發(fā)的各類軟件可替性較強,市場競爭力低下,進而加劇了企業(yè)的銷售風(fēng)險。
第一,我國多數(shù)軟件研發(fā)企業(yè)內(nèi)部未構(gòu)建創(chuàng)新制度,同時沒有做好核心軟件功能定位工作。軟件研發(fā)項目缺乏一定的前瞻性和獨特性,導(dǎo)致軟件企業(yè)成長性和競爭性不強。第二,少數(shù)軟件企業(yè)在研發(fā)軟件產(chǎn)品的時候,未能做好產(chǎn)品質(zhì)量把控工作,同時軟件企業(yè)也沒有構(gòu)建統(tǒng)一的產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)測管理制度,導(dǎo)致軟件內(nèi)容同質(zhì)化嚴重,進一步降低了軟件企業(yè)的競爭力。
第一,我國多數(shù)軟件企業(yè)在開展內(nèi)部審計工作的時候,制定的內(nèi)審制度存在漏洞,甚至有部分軟件企業(yè)內(nèi)部并未設(shè)置獨立的審計部門,而是依賴第三方審計公司提供審計服務(wù)。第二,內(nèi)審工作和外審工作存在顯著差異,會對企業(yè)的內(nèi)控質(zhì)量產(chǎn)生不同的影響。雖然有部分軟件公司擁有獨立的內(nèi)審部門,但是由于企業(yè)高層管理者未能賦予內(nèi)審部門相應(yīng)的職權(quán),導(dǎo)致內(nèi)審部門獨立性較差。第三,多數(shù)參與內(nèi)部審計工作的相關(guān)人員綜合素質(zhì)參差不齊,在一定程度上削弱了內(nèi)審結(jié)果的透明性和公平性,難以充分發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部審計工作的價值,進一步削弱了軟件企業(yè)的內(nèi)部體系控制管理水平。
第一,多數(shù)軟件公司的領(lǐng)導(dǎo)層思想觀念較為落后,普遍認為只有高精尖人才才能從事專門的軟件研發(fā)工作,在招聘人才時設(shè)置的準入門檻較高,導(dǎo)致軟件企業(yè)內(nèi)部研發(fā)人才數(shù)量不足或人工成本過高。
第二,由于軟件企業(yè)內(nèi)部管理崗位的人員數(shù)量過多,技術(shù)人才過少導(dǎo)致軟件企業(yè)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)失衡,進一步削弱了企業(yè)的軟件開發(fā)能力。
第三,少數(shù)軟件公司構(gòu)建的職級體系過于簡化,未能針對每個員工制定完善的上升機制,在一定程度上造成了高精尖軟件研發(fā)人才的流失。
第四,多數(shù)軟件企業(yè)采用的運營管理模式落后,軟件程序設(shè)計員往往要兼顧多項工作。除此之外,有部分規(guī)模較小的軟件公司處于起步階段,公司專業(yè)化程度不足,在一定程度上削弱了軟件企業(yè)的市場競爭力。
第五,部分軟件企業(yè)制定的人力資源制度科學(xué)性匱乏,人力資源考核體系存在漏洞,間接影響軟件企業(yè)內(nèi)部控制水平。
第一,軟件企業(yè)要對自身治理機構(gòu)進行優(yōu)化。對軟件企業(yè)而言,對內(nèi)部自身治理機構(gòu)進行優(yōu)化,是全面落實內(nèi)控管理制度的基礎(chǔ)。軟件企業(yè)的股東會、監(jiān)事會、董事會和相關(guān)管理層要對自身的職責(zé)、權(quán)限、義務(wù)加以明確,軟件企業(yè)內(nèi)部要構(gòu)建相互制約的管理機制,從而確保企業(yè)決策的科學(xué)性和合理性。
第二,軟件企業(yè)要重點做好企業(yè)文化營造工作。軟件企業(yè)要意識到企業(yè)文化建設(shè)工作的重要性,結(jié)合軟件企業(yè)自身的經(jīng)營理念以及價值觀,做好企業(yè)精神文化建設(shè)工作,以此凝聚員工的向心力,提升員工對企業(yè)的認同感和忠誠度,從而留住尖端軟件研發(fā)人才,為開展軟件企業(yè)內(nèi)控管理工作夯實基礎(chǔ)。
第一,軟件企業(yè)要重點做好風(fēng)險評估工作。軟件企業(yè)要從技術(shù)、財務(wù)、市場三個層面入手,強化風(fēng)險控制工作。舉例來說在控制軟件技術(shù)風(fēng)險的過程中,軟件企業(yè)可積極借鑒成功企業(yè)的相關(guān)研發(fā)經(jīng)驗,加強研發(fā)人員間的信息共享,快速推進技術(shù)革新,以風(fēng)險為導(dǎo)向改善管理流程、制度等,既能加快技術(shù)研發(fā)效率,也能提升管理水平。而針對軟件企業(yè)財務(wù)風(fēng)險進行控制時,要重點控制融資風(fēng)險。軟件企業(yè)的財務(wù)管理人員要根據(jù)當(dāng)前政府金融政策,對企業(yè)內(nèi)部的管理結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化和升級。企業(yè)軟件企業(yè)還應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身特點及不同發(fā)展階段選擇融資方式,同時,企業(yè)要對籌集到的資金根據(jù)項目特點進行統(tǒng)籌安排和合理配置,以此來提升企業(yè)資金的使用和配置水平。針對市場風(fēng)險進行管理時,軟件企業(yè)可構(gòu)建專門的創(chuàng)新研究中心,由該部門負責(zé)市場風(fēng)險評估工作,要求該部門工作人員做好同類型競爭產(chǎn)品的市場信息調(diào)研和掌握工作,時刻把握市場環(huán)境的變化,及時將市場信息變化情況反饋至軟件研發(fā)部門,軟件研發(fā)部門則要根據(jù)反饋的信息情況,及時調(diào)整軟件研發(fā)重心,進一步提升軟件產(chǎn)品市場的競爭力和占有率,提升軟件產(chǎn)品效益空間,確保軟件產(chǎn)品投入市場后的經(jīng)濟效益。
第二,針對人力資源風(fēng)險進行控制。綜合來看,軟件企業(yè)的人力資源風(fēng)險主要包含:一是人才流失風(fēng)險;二是人員綜合素質(zhì)風(fēng)險;三是人資管理風(fēng)險。
因此軟件企業(yè)可采取以下措施來控制人力資源風(fēng)險:首先,軟件企業(yè)內(nèi)部可結(jié)合自身經(jīng)營情況,制定多元化的員工培訓(xùn)機制,以此來有效提升內(nèi)部管理人員和基層員工的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平。其次,軟件企業(yè)可借鑒知名軟件企業(yè),對自身的薪酬管理和晉升機制進行完善,根據(jù)職能化薪資體系和獎懲晉升機制,激發(fā)其工作熱情。最后,軟件企業(yè)可引入股權(quán)激勵機制,鼓勵基層員工持軟件企業(yè)股份,有效減少軟件人才流失風(fēng)險。
第一,軟件企業(yè)可成立專門的技術(shù)委員會,負責(zé)做好軟件研發(fā)和市場營銷活動控制工作。該技術(shù)委員會主要由銷售部門、市場部門、產(chǎn)品部門主要負責(zé)人構(gòu)成。技術(shù)會委員會制定相關(guān)決策時,應(yīng)用投票表決制度,每個部門的技術(shù)人員都擁有表決權(quán)和否決權(quán),如需通過相關(guān)決策則要求技術(shù)委員會成員一半以上表決通過,否則不予通過。同時軟件企業(yè)還要可根據(jù)軟件項目制定情況,對軟件研發(fā)計劃、研發(fā)項目立項等流程進行調(diào)整和優(yōu)化。項目調(diào)整和優(yōu)化需交由技術(shù)委員會審核監(jiān)督。由于軟件委員由各部門主要負責(zé)人構(gòu)成,可以有效打破部門之間的獨立性和信息壁壘,實現(xiàn)各部門之間的信息交互交流。應(yīng)用投票表決方式可有效減少領(lǐng)導(dǎo)層對軟件研發(fā)的干預(yù),進一步提升軟件研發(fā)獨立性,減少軟件資源消耗。
第二,需要對軟件研發(fā)外包流程進行優(yōu)化。隨著專業(yè)化進程的推進,越來越多軟件企業(yè)涉及軟件外包,因此企業(yè)應(yīng)制定和完善外包制度,加強外包風(fēng)險管理,從而有效規(guī)避風(fēng)險,充分發(fā)揮外包優(yōu)勢??蓮耐ㄟ^不相容崗位的分離對外包流程的梳理,對企業(yè)不同崗位的職責(zé)和權(quán)限進行合理劃分,形成相互制約、相互監(jiān)督的機制,以及建立軟件外包公司啟動條件、引進、評估和退出機制,以避免將不適合外包的業(yè)務(wù)外包及選到不合格承包商等。
第三,需要重點做好人力資源離職管理工作。為確保軟件企業(yè)的內(nèi)部控制質(zhì)量。需要人力資源部門內(nèi)部專設(shè)離職管理崗位,相關(guān)工作人員在提出離職申請后至辦理正式離職手續(xù)之前,需由離職管理崗中的專業(yè)人員開展一對一的工作成果驗收、交接及離職訪談工作,針對訪談內(nèi)容出具書面模板,需要告知離職人員保守企業(yè)商業(yè)秘密以及泄密產(chǎn)生的影響及后果。
第四,針對市場營銷活動進行控制的過程中,可構(gòu)建專門的客戶信用管理制度。軟件企業(yè)銷售部門員工可專門針對客戶構(gòu)建系統(tǒng)化的客戶信用評價管理機制。該管理機制需要經(jīng)過銷售區(qū)域部門直屬負責(zé)人、總監(jiān)部門、董事會逐層審批。詳細內(nèi)容如下:一是相關(guān)銷售人員需要向部門負責(zé)人員發(fā)出客戶信用調(diào)查表;二是經(jīng)部門審核人員初步審核后發(fā),送至信用總部進行審核,針對通過審核符合軟件公司要求的信用客戶,需上報至總經(jīng)理進行評估;三是最終審核通過需將相關(guān)客戶信用信息錄入到企業(yè)內(nèi)部MDS系統(tǒng)中,銷售部門每年度都需要對客戶信用評價模式進行優(yōu)化和調(diào)整。還要深化MDS系統(tǒng)開發(fā)工作,通過構(gòu)建線上客戶信用管理系統(tǒng)來進一步提升軟件企業(yè)的內(nèi)控管理水平。
第五,針對應(yīng)收賬款進行制定完善的催收管理制度。軟件企業(yè)在進行銷售管理時,需要重點做好應(yīng)收賬款催收工作。軟件企業(yè)的銷售部門要和財務(wù)部門通力合作,明確各方在賬款催收過程中的職責(zé)。舉例來說:軟件企業(yè)的財務(wù)部門可以在月結(jié)賬日的前5個工作日對賬齡展開系統(tǒng)分析,根據(jù)銷售合同上標注的付款期限,對即將到期的款項收回情況向銷售人員發(fā)出提醒信息。軟件企業(yè)的人力部門還要結(jié)合企業(yè)軟件的實際情況,構(gòu)建應(yīng)收賬款催收考核制度,將軟件部企業(yè)銷售員工的績效工資和的簽單數(shù)量、回款數(shù)額相掛鉤,最大限度提升銷售人員的應(yīng)收賬款催收率。
第一,軟件企業(yè)管理層要針對重點崗位及基礎(chǔ)崗位制定年度績效考核指標。相關(guān)部門的工作人員根據(jù)績效考核指標簽署責(zé)任書。
第二,軟件公司要采取定性考核和量性量化考核結(jié)合的考核模式。必要時還要增加定性績效考核指標,以此來提升軟件企業(yè)內(nèi)部控制執(zhí)行力度和執(zhí)行效率。軟件企業(yè)可以根據(jù)不同部門的實際情況對定性指標權(quán)重進行優(yōu)化和調(diào)整。
舉例來說:軟件企業(yè)在針對銷售部門制定定性考核指標時,不僅要針對銷售人員的簽單數(shù)量、應(yīng)收賬款金額進行考核,同時還要重點做好客戶信用等級定性考核工作。針對客戶信用等級進行考核時,可采取抽查和外評這兩種措施。根據(jù)軟件企業(yè)的內(nèi)控執(zhí)行情況,對軟件企業(yè)的內(nèi)部執(zhí)行情況進行抽查,若抽查過程中發(fā)現(xiàn)某部門存在一次違規(guī)流程或違規(guī)現(xiàn)象,則需要扣除相應(yīng)績效分,若出現(xiàn)多次違規(guī)現(xiàn)象,則全部扣除績效分。在開展外部考評過程中,需結(jié)合相關(guān)部門執(zhí)行情況進行評分。
舉例來說:如果新增客戶信用評價符合標準,但客戶回款時出現(xiàn)催收賬款難度較高和欠款無法追繳的情況,財務(wù)部門針對該部分進行評分時,需要扣除銷售部門的相應(yīng)分值,通過增加內(nèi)部控制定性考核權(quán)重,可嚴肅約束軟件企業(yè)員工的行為,進一步提升其工作質(zhì)量和工作效率。
第一,軟件企業(yè)要定期開展內(nèi)部審計工作。例如:軟件企業(yè)可以季度為周期,由獨立審計監(jiān)察部門負責(zé)開展內(nèi)部審計工作,在審計完成后出具對應(yīng)的書面報告。內(nèi)部審計報告需要對審計過程中各部門存在的問題進行詳細闡述,具體到責(zé)任人,并提出對應(yīng)的整改方案。
第二,做好內(nèi)部控制監(jiān)督工作。針對重大訴訟風(fēng)險,經(jīng)濟損失等情況,審計部門需結(jié)合內(nèi)容進行重點審計,要明確各部門的內(nèi)控工作執(zhí)行力度情況,針對各部門在內(nèi)控管理時的工作質(zhì)量進行重點審查。同時開展專項審計工作后應(yīng)出具書面報告分析各類事項產(chǎn)生的原因,結(jié)合問題提出具體的整改意見。
第三,做好內(nèi)部控制改進工作。內(nèi)部審計部門需要結(jié)合各部門審計過程中出現(xiàn)的問題,分析問題成因以及產(chǎn)生的影響。在此基礎(chǔ)上提出具體的整改方案。構(gòu)建對應(yīng)的審計監(jiān)督——發(fā)現(xiàn)問題——解決問題為核心的審計體制,進一步提升軟件企業(yè)的內(nèi)部審計質(zhì)量。
第一,軟件公司可應(yīng)用適宜的OA系統(tǒng)來優(yōu)化辦公質(zhì)量和財務(wù)管理質(zhì)量。軟件公司應(yīng)基于實際需求,對現(xiàn)有OA系統(tǒng)的內(nèi)容進行優(yōu)化,通過增加費用報銷、預(yù)算執(zhí)行、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等功能模塊,來提升軟件公司的內(nèi)部辦公水平。
第二,軟件企業(yè)需要實現(xiàn)OA系統(tǒng)和財務(wù)ERP系統(tǒng)的功能對接。舉例來說:軟件公司可以在現(xiàn)存的OA系統(tǒng)基礎(chǔ)擴容財務(wù)核算功能,增加辦公系統(tǒng)接口,實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門和財務(wù)業(yè)務(wù)的有機融合,從而為財務(wù)部門統(tǒng)計各類財務(wù)數(shù)據(jù),跟蹤財務(wù)流程C提供便利性。
第三,軟件企業(yè)還可以在系統(tǒng)中加入關(guān)鍵字查詢模塊。相關(guān)人員在查詢系統(tǒng)中輸入相關(guān)鍵字即可搜索到匹配的信息和業(yè)務(wù)流程。
第四,軟件企業(yè)可以通過開發(fā)業(yè)務(wù)鏈來優(yōu)化財務(wù)會計核算、發(fā)票開具、賬款回收等環(huán)節(jié)辦公質(zhì)量。
第五,軟件企業(yè)還可以MDS系統(tǒng)中添加管理子模塊,實現(xiàn)部分內(nèi)控管理線上審批和辦結(jié)。
綜上所述,做好內(nèi)控制度建設(shè)工作,對提升軟件企業(yè)的發(fā)展質(zhì)量有著非常重要的意義。當(dāng)前我國軟件企業(yè)在開展內(nèi)控管理工作的過程中面臨諸多困境,內(nèi)部控制環(huán)境不夠理想,內(nèi)控制度不完善,監(jiān)督體系欠缺等問題嚴重制約了軟件企業(yè)的發(fā)展。因此軟件企業(yè)需要結(jié)合自身的經(jīng)營情況,對內(nèi)部治理機構(gòu)和內(nèi)控制度進行優(yōu)化和完善,通過營造內(nèi)部外部協(xié)同管理機制,來推動軟件企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。