方可

［摘 要］隨著科技的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，特別是信息化管理趨勢(shì)越來(lái)越明顯，同時(shí)也影響著社會(huì)發(fā)展的其他方面。在日常工作過(guò)程中，機(jī)關(guān)單位會(huì)積累大量的檔案資料，并且在處理和保存時(shí)投入了大量的人力、物力、財(cái)力，會(huì)影響機(jī)關(guān)單位的管理效率。文章從檔案信息化建設(shè)的概念入手，明確機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的積極意義，分析檔案信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，并提出檔案信息化建設(shè)策略，希望可以幫助機(jī)關(guān)單位全面提高檔案管理效率。

［關(guān)鍵詞］機(jī)關(guān)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.14.064

［中圖分類號(hào)］D630.1；G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）14-0196-03

0? ? ?引 言

機(jī)關(guān)單位是國(guó)家綜合治理部門的重要組成部分，要對(duì)各個(gè)工作部門上傳的檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行細(xì)致保存和安全管理。尤其是隨著信息技術(shù)的革新，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該牢牢把握社會(huì)發(fā)展給綜合工作方式轉(zhuǎn)型和升級(jí)帶來(lái)的新需求。本文將檔案信息化建設(shè)作為機(jī)關(guān)單位在發(fā)展建設(shè)過(guò)程中的重要研究方向和研究角度，要求相關(guān)的檔案管理人員實(shí)時(shí)更新自身的管理理念，創(chuàng)新管理方式，提高信息化管理能力，高效率地開(kāi)展檔案管理工作。此外，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該建立健全、科學(xué)、系統(tǒng)的檔案信息化管理制度，推動(dòng)機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)工作的持續(xù)開(kāi)展。

1? ? ?檔案信息化建設(shè)概述

1.1? ?概 念

檔案信息化建設(shè)是一種全新的檔案管理和儲(chǔ)存形式，是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化數(shù)據(jù)資料，以電子儲(chǔ)存的方式上傳到互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)資源庫(kù)中進(jìn)行科學(xué)管理［1］。同時(shí)，檔案管理還可以借助于區(qū)域網(wǎng)鏈接的優(yōu)勢(shì)，實(shí)時(shí)共享各個(gè)機(jī)關(guān)單位之間的檔案資源，優(yōu)化各個(gè)單位內(nèi)部的檔案管理體系，利用信息技術(shù)構(gòu)建一個(gè)流程簡(jiǎn)易、安全度高、功能強(qiáng)大的檔案信息管理平臺(tái)，為工作人員提供全面的檔案資源服務(wù)。機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)能夠有效擯棄傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理工作的弊端，運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)打造安全、便捷、先進(jìn)的檔案儲(chǔ)存和管理模式，從而全面提高機(jī)關(guān)單位檔案管理的效率。同時(shí)也可以在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化的情況下滿足自身轉(zhuǎn)型和升級(jí)的現(xiàn)代化需求，牢記時(shí)代使命和社會(huì)責(zé)任，快速適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，全面推進(jìn)檔案管理工作持續(xù)革新。機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)既要求檔案管理人員能夠自主運(yùn)用信息技術(shù)分類和歸納檔案資料，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)處理的信息化；又要求工作人員能夠充分利用信息化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)不同部門之間檔案信息資源的流通和共享，提高檔案管理工作人員的信息技術(shù)實(shí)際操作和應(yīng)用能力，做好檔案資源的安全保存和管理工作。

1.2? ?特 點(diǎn)

機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)應(yīng)該在保證檔案資源完好的基礎(chǔ)上進(jìn)行，要充分體現(xiàn)出檔案信息化管理的智能化特點(diǎn)。檔案管理人員通過(guò)數(shù)字編排的形式，將紙質(zhì)化的檔案資料以電子化的形式進(jìn)行復(fù)制和轉(zhuǎn)移，并將其傳輸?shù)酱髷?shù)據(jù)檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)和系統(tǒng)中留存［2］。此時(shí)，檔案資源既儲(chǔ)存在本地的計(jì)算機(jī)中，也能夠同其他的區(qū)域網(wǎng)實(shí)時(shí)分享。如果機(jī)關(guān)單位自身的管理硬件損壞，也可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案資源備份實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)恢復(fù)，能全面提高檔案資源的安全性，體現(xiàn)出信息化建設(shè)的先進(jìn)性和安全性。與此同時(shí)，檔案資源所在的大數(shù)據(jù)檔案資源信息庫(kù)占據(jù)空間較小、儲(chǔ)存量極為豐富，檔案管理人員利用微小的信息化空間就可以對(duì)多個(gè)甚至整個(gè)單位內(nèi)部的相關(guān)檔案信息資源進(jìn)行完整儲(chǔ)存，因此也體現(xiàn)出檔案信息化建設(shè)的易攜帶性和精細(xì)化特點(diǎn)。

除此之外，機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)還要在減輕檔案資源管理工作人員壓力的基礎(chǔ)上進(jìn)行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式在資料檢索過(guò)程中通常需要經(jīng)歷較為煩瑣的流程，還會(huì)消耗大量的時(shí)間和人力成本。而檔案信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢閱和查找，最大限度減少檔案管理人員的工作量，體現(xiàn)出檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和意義。

2? ? ?機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的意義

2.1? ?有利于合理保存檔案資源

機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)能夠創(chuàng)新檔案資源的儲(chǔ)存和管理方式，合理保存檔案資源。隨著工作量的持續(xù)增加，機(jī)關(guān)單位需要更多的時(shí)間和空間來(lái)管理與儲(chǔ)存檔案資源。但是，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案資源對(duì)儲(chǔ)存要求極高，機(jī)關(guān)單位在打造和維護(hù)檔案資源存儲(chǔ)環(huán)境時(shí)要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，最大化保證紙質(zhì)化檔案資源的完好度。受到客觀環(huán)境的影響，如果檔案資源的儲(chǔ)存環(huán)境發(fā)生改變，紙質(zhì)化檔案可能會(huì)發(fā)生損壞，給機(jī)關(guān)單位帶來(lái)嚴(yán)重的損失和惡劣的影響。因此，機(jī)關(guān)單位通過(guò)檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化儲(chǔ)存，將紙質(zhì)化管理向電子化管理轉(zhuǎn)移，不僅能夠節(jié)約檔案資源儲(chǔ)存空間，還能夠創(chuàng)新檔案資源的儲(chǔ)存方式，幫助機(jī)關(guān)單位在檔案管理上開(kāi)源節(jié)流，提高機(jī)關(guān)單位檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.2? ?簡(jiǎn)化檔案資源的管理流程

機(jī)關(guān)單位通過(guò)創(chuàng)設(shè)科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理平臺(tái)，能夠切實(shí)提高檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作流程復(fù)雜，工作人員如果想要查詢部分重要的檔案資源，就要先向檔案負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，得到批準(zhǔn)后才能進(jìn)入檔案室尋找，此流程極其耗費(fèi)管理人員的時(shí)間和精力。而通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，工作人員可以線上申請(qǐng)，檔案負(fù)責(zé)人實(shí)時(shí)審批，檔案管理人員在接收到申請(qǐng)后可以及時(shí)在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找到相關(guān)的資料，然后直接發(fā)送到申請(qǐng)人的郵箱中，打破傳統(tǒng)檔案流程在時(shí)間和空間上的限制，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提高機(jī)關(guān)單位的檔案管理效率。

2.3? ?提高檔案資源的安全保障能力

鑒于機(jī)關(guān)單位檔案資源內(nèi)容的豐富性，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中既要保證紙質(zhì)化檔案不會(huì)丟失或破損，還要保證檔案資源的信息安全［3］。若檔案管理人員由于沒(méi)能經(jīng)受住誘惑，擅自修改或盜取重要的檔案資料，就會(huì)給機(jī)關(guān)單位帶來(lái)嚴(yán)重的后果。還有的單位在進(jìn)行檔案室的搬遷、裝修等過(guò)程中，也可能會(huì)因?qū)n案柜中的資料打亂、丟失而造成重要檔案信息損壞和流失的問(wèn)題，致使檔案信息在后期查找和應(yīng)用時(shí)帶來(lái)諸多不便，難以有效保障檔案信息的真實(shí)性和安全性。而通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，安裝防火墻和反黑客系統(tǒng)，能夠最大化保證檔案數(shù)據(jù)資料的安全，為機(jī)關(guān)單位檔案管理工作提供安全技術(shù)

保障。

3? ? ?機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題

3.1? ?檔案管理人員能力不足

機(jī)關(guān)單位為更好地處理和管理檔案信息資料，防止因檔案資源儲(chǔ)存環(huán)境變化而受到影響，已逐步開(kāi)展檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理工作人員是信息化建設(shè)的發(fā)展者和創(chuàng)新者，應(yīng)該具備專業(yè)的信息技術(shù)能力和先進(jìn)的管理理念。就目前來(lái)講，大部分檔案管理人員沒(méi)有自主樹立信息化建設(shè)的意識(shí)，無(wú)法切實(shí)提高自身的信息化管理能力，進(jìn)而影響機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。究其原因，部分檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，不能熟練運(yùn)用智能化檔案管理設(shè)備，固守傳統(tǒng)檔案管理模式，降低了機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的整體效率，難以真正落實(shí)檔案信息化建設(shè)。

3.2? ?檔案管理設(shè)備需更新完善

機(jī)關(guān)單位沒(méi)有及時(shí)更新和引進(jìn)檔案信息化管理設(shè)備，是現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中綜合治理水平難以真正提高的重要原因之一。智能化的管理設(shè)備是機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)工作的重要物質(zhì)和技術(shù)保障，也是實(shí)現(xiàn)信息化管理的現(xiàn)實(shí)條件。隨著數(shù)字信息技術(shù)的迭代更新，機(jī)關(guān)單位要想真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的信息化和數(shù)字化管理，就要實(shí)時(shí)更新管理設(shè)備和管理技術(shù)［4］。但如今，仍有部分機(jī)關(guān)單位缺少相應(yīng)的資金來(lái)推動(dòng)檔案信息化管理設(shè)備更新，沒(méi)有深入推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

3.3? ?缺少對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視

機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作從本質(zhì)上講是促進(jìn)和推動(dòng)機(jī)關(guān)單位綜合管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要手段。因此，機(jī)關(guān)單位要重視檔案管理信息化建設(shè)，投入足夠的人力、物力、財(cái)力，持續(xù)推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展?，F(xiàn)階段，部分機(jī)關(guān)單位在檔案信息化管理的過(guò)程中沒(méi)有真正重視檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，甚至沒(méi)有進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的資金投入，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作浮于表面，缺少先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)支持。

4? ? ?機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的策略

4.1? ?提高檔案管理人員的能力

機(jī)關(guān)單位要想持續(xù)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)深入發(fā)展，就要提高檔案管理工作人員的信息化意識(shí)和數(shù)字化管理能力。檔案管理工作人員應(yīng)該自主提高檔案信息化管理能力，樹立先進(jìn)的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新理念，及時(shí)調(diào)整檔案管理模式和管理方法，強(qiáng)化個(gè)人的綜合素質(zhì)，達(dá)到機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)對(duì)管理人員的能力要求。首先，機(jī)關(guān)單位可以定期邀請(qǐng)信息化管理領(lǐng)域的專家學(xué)者，為檔案管理工作者提供專業(yè)的信息化能力培訓(xùn)?？梢愿鶕?jù)不同層次檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力，針對(duì)性提高檔案管理工作人員的信息化管理水平。在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中，要求檔案管理人員深入理解和體會(huì)信息化管理帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，使其在日常的檔案管理工作中能夠應(yīng)用學(xué)習(xí)到的知識(shí)來(lái)解決實(shí)際的管理問(wèn)題［5］。其次，機(jī)關(guān)單位要針對(duì)檔案管理工作人員的信息化能力建立健全考核評(píng)價(jià)體系，全面考核檔案管理人員對(duì)信息設(shè)備的操作技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)、檔案資源的掃描技術(shù)等，循序漸進(jìn)地提高檔案管理人員的信息化建設(shè)能力，強(qiáng)化其信息化管理的意識(shí)。最后，機(jī)關(guān)單位要深化檔案管理工作人員的職能定位，明確檔案管理工作人員在機(jī)關(guān)單位檔案管理工作過(guò)程中的責(zé)任和義務(wù)，深入貫徹落實(shí)信息化建設(shè)理念，將檔案管理工作同其他工作緊密結(jié)合，充分提高檔案資源的利用率，讓檔案管理工作人員為其他工作人員提供智能化的檔案資源服務(wù)。除此之外，機(jī)關(guān)單位還要調(diào)整檔案管理人員的應(yīng)聘條件，增加對(duì)應(yīng)聘人員數(shù)字化技術(shù)能力的考查，要求應(yīng)聘人員具備專業(yè)的數(shù)字信息處理能力和完備的檔案管理理論知識(shí)，以此來(lái)為機(jī)關(guān)單位檔案管理工作提供源源不斷的高質(zhì)量信息技術(shù)人才。

4.2? ?創(chuàng)新檔案信息化管理方法

機(jī)關(guān)單位要求檔案管理人員能夠自主運(yùn)用信息化管理方式，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)和管理手段，全面推動(dòng)和促進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展。機(jī)關(guān)單位要將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，立足于實(shí)際發(fā)展情況，實(shí)時(shí)更新和調(diào)整管理方法，并更新陳舊的管理設(shè)施，為檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)支持。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)單位還要簡(jiǎn)化檔案資源的收集、整合、優(yōu)化、儲(chǔ)存等工作，充分發(fā)掘信息數(shù)字技術(shù)同檔案管理之間的聯(lián)系，深化檔案管理工作人員對(duì)信息化技術(shù)的理解和運(yùn)用，使其能夠合理利用所學(xué)的信息化管理知識(shí)，深入研究和探討檔案信息化管理工作的創(chuàng)新方向和改革角度［6］。此外，機(jī)關(guān)單位可以通過(guò)與先進(jìn)的信息化管理平臺(tái)合作，建立具有機(jī)關(guān)單位自身特色的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)檔案管理工作順利開(kāi)展，提供優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地查詢和瀏覽檔案資料，體現(xiàn)出機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的便利性優(yōu)勢(shì)。

4.3? ?加強(qiáng)檔案安全存儲(chǔ)工作

在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，機(jī)關(guān)單位要強(qiáng)化針對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的安全儲(chǔ)存工作。首先，檔案管理人員將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化上傳和存儲(chǔ)之后，還要將重要的數(shù)據(jù)備份。這樣一方面可以為工作人員提供便利的查詢和閱覽途徑；另一方面，如果一份文件出現(xiàn)損壞或丟失，還能夠通過(guò)備份資料恢復(fù)數(shù)據(jù)，也能為不同類型檔案信息的轉(zhuǎn)化工作做好鋪墊和準(zhǔn)備。其次，機(jī)關(guān)單位也要自主借鑒其他單位優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，制定科學(xué)、全面的檔案安全管理和存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，深入貫徹落實(shí)相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，明確維護(hù)檔案資源安全的重要性。與此同時(shí)，實(shí)時(shí)監(jiān)察和管控機(jī)關(guān)單位檔案管理工作環(huán)境方面的工作也要提上日程，加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度，清楚劃分各部門所承擔(dān)的檔案管理安全責(zé)任，明確檔案管理人員的工作內(nèi)容，使檔案數(shù)據(jù)資源得到安全儲(chǔ)存和管理。最后，機(jī)關(guān)單位還要定期組織檔案管理人員進(jìn)行操作管理規(guī)范的培訓(xùn)，使其對(duì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)有基本的認(rèn)知，并制訂相關(guān)控制和預(yù)防應(yīng)急方案，有效提高檔案管理安全防護(hù)的綜合能力，特別是在硬件U盤使用習(xí)慣、檔案信息化安全管理流程和方法、檔案數(shù)據(jù)處理平臺(tái)操作等方面，都需要開(kāi)展一系列安全管理培訓(xùn)，突出檔案資源管理安全的重要性。

5? ? ?結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位在轉(zhuǎn)型和升級(jí)的過(guò)程中需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員要自主樹立信息化管理意識(shí)，定期總結(jié)和分析信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，提高對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的重視度；能夠自主結(jié)合數(shù)字信息技術(shù)來(lái)更新檔案管理方法和管理模式，構(gòu)建區(qū)域一體化檔案資源共享平臺(tái)，全面提高機(jī)關(guān)單位的檔案管理效率。

主要參考文獻(xiàn)

［1］楊會(huì).機(jī)關(guān)單位加快檔案管理信息化建設(shè)探析［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（21）：24-26.

［2］陳靖宇.新時(shí)期加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理探討［J］.現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2022（7）：72-73.

［3］羅飛.機(jī)關(guān)單位檔案管理的信息化建設(shè)研究［J］.內(nèi)江科技，2021（10）：17，73.

［4］李茂達(dá).機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)問(wèn)題和利用率分析［J］.黑龍江檔案，2021（4）：250-251.

［5］朱杰云.淺析機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)問(wèn)題與對(duì)策

［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（23）：18-19.

［6］孟穎.新時(shí)期如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2019（9）：50.

［收稿日期］2023-01-12