張釗偉

引言

在21世紀(jì)的信息化時代，電子文件和電子檔案已經(jīng)成為主流形式，取代了大部分紙質(zhì)文件和檔案。然而，電子文件數(shù)量、格式和載體的急劇增加以及多變，使得電子文件長期保存變得更加困難，這也對相關(guān)技術(shù)、政策和標(biāo)準(zhǔn)提出了更高的要求。電子文件的長期保存是整個行業(yè)、相關(guān)部門和社會關(guān)注的重點(diǎn)和難點(diǎn)。通過對國內(nèi)外相關(guān)文獻(xiàn)的整理和總結(jié)，本文從技術(shù)層面、政策框架和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)三個方面對電子文件的長期保存進(jìn)行了探討，旨在對當(dāng)前的研究熱點(diǎn)、成果和現(xiàn)狀進(jìn)行闡述和分析。

一、研究方法

本研究采用了關(guān)鍵詞聚類法、內(nèi)容分析法、中國知網(wǎng)可視化分析法以及可視化分析軟件CiteSpace6.1.R2關(guān)鍵詞共現(xiàn)等方法，以探索電子文件長期保存問題的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢。關(guān)鍵詞聚類法將相關(guān)話題詞匯集中展示，呈現(xiàn)出一個特定的研究框架；內(nèi)容分析法則通過精確的閱讀、總結(jié)、分析和整理，突破文獻(xiàn)的表象特征，達(dá)到對文獻(xiàn)準(zhǔn)確理解，以確保文獻(xiàn)分析的質(zhì)量和深度。中國知網(wǎng)可視化技術(shù)則反映出期刊文獻(xiàn)長時間內(nèi)發(fā)文量的變化趨勢，而CiteSpace6.1.R2是一種近年來在可視化數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析領(lǐng)域備受關(guān)注的應(yīng)用工具。

二、文獻(xiàn)調(diào)研

本文所使用的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)來源于中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)庫和維普期刊網(wǎng)三大數(shù)據(jù)庫。采用逐條閱讀的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)清理，篩選掉不相關(guān)的文獻(xiàn)和重復(fù)的文獻(xiàn)。檢索文獻(xiàn)的時間為2022年11月，主題檢索、文獻(xiàn)來源和發(fā)表時間均為不限，文獻(xiàn)均為中文文獻(xiàn)。共檢索到648篇文獻(xiàn)，去除掉重復(fù)文獻(xiàn)后，共得到331篇文獻(xiàn)。通過中國知網(wǎng)進(jìn)行文獻(xiàn)可視化處理，然后將其以Refworks格式導(dǎo)出，再轉(zhuǎn)化為CiteSpace可用的特定格式，最終使用CiteSpace對文獻(xiàn)進(jìn)行分析，得出研究熱點(diǎn)。詳細(xì)的文獻(xiàn)篩選過程和檢索結(jié)果（表1）。

圖1展示了中國知網(wǎng)對長期保存電子文件的發(fā)文量進(jìn)行的可視化分析，該圖只對前200篇文獻(xiàn)進(jìn)行了分析。根據(jù)圖中的結(jié)果可以看出，第一篇相關(guān)文獻(xiàn)于1999年發(fā)表，而在2009年之前，電子文件長期保存文獻(xiàn)的年均文獻(xiàn)發(fā)表數(shù)量不足5篇。這表明在當(dāng)時，由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展程度有限，電子文件處于起步階段，學(xué)術(shù)界對于電子文件的關(guān)注程度并不高。然而，隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，電子文件的長期保存問題逐漸引起了業(yè)內(nèi)學(xué)者的關(guān)注。自2011年以來，相關(guān)文獻(xiàn)的發(fā)表數(shù)量激增，在2021年達(dá)到了頂峰，發(fā)表了24篇文獻(xiàn)。

根據(jù)中國知網(wǎng)的數(shù)據(jù)，我們可以看出電子文件長期保存期刊文獻(xiàn)的主題分布情況。主題集中在長期保存、數(shù)字資源、數(shù)字資源長期保存、數(shù)字信息資源、開放存儲、元數(shù)據(jù)、存儲載體等方面。這表明，電子文件長期保存問題與技術(shù)的更新、政策制定以及標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)密切相關(guān)。特別是在數(shù)字資源的長期保存、開放存儲、元數(shù)據(jù)和存儲載體等方面，研究尤為深入，這些主題將成為未來研究電子文件長期保存的重要方向。

三、研究熱點(diǎn)

將清洗后的關(guān)鍵詞導(dǎo)入CiteSpace6.1.R2，分析年份為1999年到2022年，連接范圍Links Scope為 Within Slices，得到關(guān)鍵詞共現(xiàn)圖譜， 網(wǎng)絡(luò)同質(zhì)性指標(biāo)Silhouette=0.8324>0.7、Q=0.527表明聚類結(jié)果可信。結(jié)合中國知網(wǎng)的可視化結(jié)果，本文將從電子文件長期保存的技術(shù)層面、政策框架、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)三個方面對文獻(xiàn)進(jìn)行綜述。

四、國內(nèi)文獻(xiàn)綜述

（一）技術(shù)層面

1.策略層面

張艷敏、馬秀峰（2009） 對合作保存策略、技術(shù)有效性策略、風(fēng)險管理策略和經(jīng)濟(jì)策略進(jìn)行了對比分析[1]。黃維莉（2009）對我國數(shù)字資源的長期保護(hù)對策進(jìn)行了描述[2]。陶水龍（2012）提出了以云存儲技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建以云存儲為基礎(chǔ)的云備份方案及相應(yīng)的云備份體系結(jié)構(gòu)，以解決文件的長期保存與載體的不穩(wěn)定問題[3]。

2.硬件層面

張智雄（2006）等將數(shù)字資源長期保存技術(shù)系統(tǒng)劃分為保存管理模塊、攝入模塊、存儲模塊和存取模塊四大功能模塊，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源長期保存[4]。楊小云（2009）等提出了數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)仿真和數(shù)據(jù)遷移等實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的長期保存技術(shù)，為數(shù)字資源長期保存提供了技術(shù)策略參考[5]。

3.軟件層面

李澤鋒（2010）認(rèn)為，OAIS（《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型》，ISO14721）的六個功能模塊為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了良好的參考架構(gòu)，并分析了檔案室實(shí)施OAIS的策略，OAIS的六個功能模塊包括了獲取、鑒定、保管、描述、提取和管理六個方面[6]。肖秋會（2012） 對英國UKDA與TNA的數(shù)據(jù)資源庫與OAIS進(jìn)行比較分析，探討功能和信息流方面的共性與差異[7] 。

（二）政策框架

1.法規(guī)方面

《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定，要確保電子文件檔案的“真實(shí)性、完整性、可用性、安全性”，《電子文件管理暫行辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定了電子文檔的長期保存?zhèn)浞莸南嚓P(guān)內(nèi)容?！吨腥A人民共和國著作權(quán)法》明確允許檔案館、圖書館為陳列、保存等目的復(fù)制館藏文獻(xiàn)，對于電子文檔的長期保存也有相應(yīng)規(guī)定。

2.政策保障方面

《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》提出了企業(yè)電子文件的四性保障要求和實(shí)現(xiàn)方法?！镀髽I(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》則詳細(xì)介紹了數(shù)字檔案館（室）工作人員的職責(zé)、系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)、機(jī)房和檔案數(shù)字化加工場所的管理制度，以及數(shù)字檔案館（室）的安全與保密管理制度等。

3.格式載體方面

《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47-2009） 基于電子文件長期保存，規(guī)定了版式電子文件的格式特征。《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》 （DA/T48-2009）規(guī)定了電子文件基于XML的封裝規(guī)范?！段臅愲娮游募獢?shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）以及《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70-2018）共同為文書類電子文件長期保存提供可以遵循的規(guī)范。

（三）標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

旻蘇等（2009）對數(shù)字資源的長期維護(hù)問題進(jìn)行了專門探討，并提出了建設(shè)性的意見[8]。宛玲、張曉林（2006）對數(shù)字資源的長期維護(hù)問題進(jìn)行了專門探討，并提出了建設(shè)性的意見[9]。張家德、楊愛萍（2009）認(rèn)為要建立健全數(shù)字資源長期保存的法制保障制度[10]。袁麗華、包平（2009） 認(rèn)為我國的數(shù)字資源要想長久地保存，要盡快制定相關(guān)的法律法規(guī)[11] 。

五、國外文獻(xiàn)綜述

（一）技術(shù)層面

1.策略層面

Priscilla Caplan（2008） 探討了數(shù)字技術(shù)的被動和主動策略，并指出被動策略包括載體更新、遷移和維護(hù)，而主動策略則包括仿真、格式遷移、格式規(guī)范化、軟硬件保存、通用虛擬機(jī)和通用虛擬計(jì)算機(jī)。佛羅里達(dá)圖書館 DAITSS提出了要依據(jù)需要的方式保存原始數(shù)據(jù)內(nèi)容，并且提出了全新的保存理念。

2.硬件層面

Sangchul Song和Joseph JaJa（2009） 對數(shù)字檔案的長期完整性審查與認(rèn)證技術(shù)進(jìn)行了探討，并提出了建議，要確保數(shù)字檔案的長期完整性，需要采用多重校驗(yàn)技術(shù)、定期審查、元數(shù)據(jù)的完整性保護(hù)等方法[12]。Erwin T （2009）等將仿真和元數(shù)據(jù)相結(jié)合，建立了一個三維數(shù)據(jù)的長期數(shù)字存儲框架，并對其進(jìn)行了評價以確?？煽啃院涂捎眯訹13]。

3.軟件層面

Heydegger V （2008） 對OAIS的發(fā)展歷程與功能模型進(jìn)行了分析，并指出OAIS標(biāo)準(zhǔn)并不是一個具體的藍(lán)圖，而是一個系統(tǒng)設(shè)計(jì)的概念框架[14]。BRIAN F. LAVOIE （2004） 認(rèn)為，OAIS提供了一個通用的存取模型，但是它并不涉及存儲器的供應(yīng)、控制和存取的具體方式[15]。

（二）政策框架

1.法規(guī)方面

澳大利亞的《版權(quán)法》和英國的《版權(quán)法》以及《版權(quán)和數(shù)據(jù)庫權(quán)利條例》對電子文件長期保存做出了積極的規(guī)定，并提供了合理的版權(quán)保護(hù)豁免。在《保護(hù)文學(xué)和藝術(shù)作品伯爾尼公約》的第九條第二款中，聯(lián)盟成員國可以根據(jù)實(shí)際情況決定是否允許復(fù)制上述著作，并且該公約的正常使用不受影響[16]。

2.政策保障方面

澳大利亞國家審計(jì)署在其《包括電子文件的文件保管》報告中指出， 澳大利亞政府機(jī)構(gòu)發(fā)布的文件保管相關(guān)的立法、標(biāo)準(zhǔn)、政策和指南不斷增加。David O Stephens對英國數(shù)字資源的長期保護(hù)思想和方法進(jìn)行了歸納，并認(rèn)為數(shù)字存儲是國家大事，政府機(jī)關(guān)、商業(yè)機(jī)構(gòu)、大學(xué)、圖書館、檔案館、娛樂媒體產(chǎn)業(yè)、數(shù)字制造者、數(shù)據(jù)存儲中心等都在積極參與[17]。

3.格式載體方面

《開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）》（ISO14721-2003） 引入了表征信息的概念，并提出了“信息包”的定義，為建立可信的電子文件長期保存系統(tǒng)提供了基本參考和重要指南。PREMIS、《基于電子文檔信息的長久保存》（ISO18492-2005）、《文檔管理長期保存的電子文檔格式—第一部分：PDF1.4（PDF/A-1）的應(yīng)用》（ISO19005-1-2005）、《可信數(shù)字存儲庫的審核和認(rèn)證》（ISO16363-2012） 等標(biāo)準(zhǔn)的制定形成了一系列電子文件長期保存的規(guī)范。

（三）標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

電子系統(tǒng)中文件真實(shí)性永久保障國際研究項(xiàng)目（The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems，InterPARES）中的項(xiàng)目二中的一份報告《電子文件長期保存格式選擇》對開放、穩(wěn)定和標(biāo)準(zhǔn)化格式的適用范圍進(jìn)行了詳細(xì)的分析， 報告根據(jù)24個國家檔案館的檔案格式要求，總結(jié)出了5個主要標(biāo)準(zhǔn)，包括廣泛的應(yīng)用、無專有的資源、標(biāo)準(zhǔn)的可獲得性、平臺的獨(dú)立以及無法被壓縮[18]。

六、研究述評

目前很多的國內(nèi)外學(xué)者對電子檔案長期保存開展了長期的關(guān)注，我國電子文件長期保存的研究熱點(diǎn)主要集中在技術(shù)層面、政策框架和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)三個方面。其中，技術(shù)研究是電子文件長期保存基本前提，相關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)則是電子文件長期保存頂層設(shè)計(jì)，這些研究推動了電子文件長期保存的發(fā)展。然而，當(dāng)前我國電子文件長期保存領(lǐng)域存在一些問題，需加以改進(jìn)。首先，研究成果主要集中在理論層面，缺乏相關(guān)的技術(shù)支持，并且缺乏跨學(xué)科、跨領(lǐng)域的研究成果。其次，針對電子文件長期保存的相關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)不到位，甚至缺失。最后，電子文件長期保存系統(tǒng)存在不足，如部門之間的監(jiān)管不到位、銜接不順暢等，系統(tǒng)的功能無法滿足長期保存的需求，形成的電子文件不規(guī)范。

為了解決以上問題，需要采取以下改進(jìn)措施。首先，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況，建立跨學(xué)科、跨領(lǐng)域的研究視角，提供技術(shù)支持，建立多領(lǐng)域之間的有效合作。其次，國家和政府應(yīng)開發(fā)更加完善的政策和標(biāo)準(zhǔn)，并由各個主體全面貫徹落實(shí)方針政策，為電子文件長期保存提供安全的社會和政策環(huán)境，對我國電子文件的長期保存問題進(jìn)行宏觀調(diào)控。最后，建立我國長期保存的國家策略體系，加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，充分做好調(diào)研工作，在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)前期明確長期保存系統(tǒng)需要的功能，完善文件管理系統(tǒng)。

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作者單位：北京聯(lián)合大學(xué)