齊 爽
伴隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展和制度體系的不斷完善,事業(yè)單位所提供的公共服務(wù)也不斷增加,這對于事業(yè)單位提出了更高的要求,如何更好地履行職能,提升單位運(yùn)行水平,對于事業(yè)單位是一大考驗(yàn)。內(nèi)部控制體系建設(shè)是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化、規(guī)范化的一種有效手段,以內(nèi)控目標(biāo)為導(dǎo)向,堅(jiān)持以內(nèi)控基本原則為前提搭建完善的內(nèi)部控制體系,可以促使事業(yè)單位治理體系不斷健全完善,這對于事業(yè)單位職能更好地發(fā)揮具有保障作用。作為事業(yè)單位,要推動內(nèi)部管理模式優(yōu)化升級,以健全的內(nèi)控管理機(jī)制為保障,助力單位管理效能提升,保障單位運(yùn)行和服務(wù)水平。
事業(yè)單位在推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中發(fā)揮著重要的職能作用,作為公共服務(wù)職能的履行主體,其管理水平和質(zhì)量直接影響職能發(fā)揮。因此,在新時代背景下,事業(yè)單位要注重強(qiáng)化內(nèi)部管理,提升自身治理水平,保障社會公共服務(wù)質(zhì)量和效率。盡管財(cái)政部早在2012 年便頒布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》,但控制規(guī)范并沒有在各基層事業(yè)單位中得到全面落實(shí),導(dǎo)致部分事業(yè)單位或多或少都存在一些內(nèi)部控制問題,并且內(nèi)部控制能力提升緩慢,可見事業(yè)單位仍需進(jìn)一步完善內(nèi)部控制體系。
對于以盈利為目的的企業(yè)而言,內(nèi)部控制工作主要從企業(yè)負(fù)責(zé)人的利益需求出發(fā),但由于事業(yè)單位的經(jīng)營性質(zhì)較為特殊,工作人員在缺少內(nèi)部控制制度及獎懲機(jī)制的情況下,極易出現(xiàn)工作積極性較差、創(chuàng)新能力不足、競爭意識較差等問題,這都會對事業(yè)單位的運(yùn)營發(fā)展及內(nèi)部控制造成阻礙,也會導(dǎo)致權(quán)力失控問題[1]。通過內(nèi)部控制體系優(yōu)化建設(shè),事業(yè)單位能夠明確內(nèi)部控制的要求,對于各項(xiàng)內(nèi)部因素實(shí)現(xiàn)有效控制,做到對關(guān)鍵工作崗位和全體工作人員的內(nèi)部控制,避免權(quán)力失控情況的發(fā)生,確保每位工作人員掌握的權(quán)力都與其工作崗位相匹配。
預(yù)防貪污腐敗是事業(yè)單位開展內(nèi)部控制工作的重要目標(biāo)。如果一個事業(yè)單位內(nèi)部出現(xiàn)了貪污腐敗行為,會對單位的正常運(yùn)營發(fā)展造成不利影響。事業(yè)單位通過內(nèi)部控制體系優(yōu)化建設(shè),能夠有效預(yù)防和懲戒貪污腐敗行為,從根本上降低工作人員尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部貪污腐敗問題。
在持續(xù)優(yōu)化內(nèi)部控制體系的過程中,事業(yè)單位能夠通過其實(shí)現(xiàn)對工作人員工作理念和活動的有效約束,對工作人員起到震懾效果,通過各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范降低工作人員出現(xiàn)不良行為的概率。完善的內(nèi)部控制制度能夠增加工作人員的違法成本,當(dāng)工作人員意識到出現(xiàn)違法行為便會受到嚴(yán)厲處罰之后,便會有意識地規(guī)避違法行為,從而能夠有效降低出現(xiàn)違法行為的概率。
缺乏完善的內(nèi)控工作制度,將導(dǎo)致事業(yè)單位缺乏科學(xué)指導(dǎo)依據(jù)。在事業(yè)單位中,內(nèi)控制度建設(shè)應(yīng)從預(yù)算管理制度、收入管理制度、支出管理制度、政府采購制度、基建項(xiàng)目管理制度、合同管理制度、關(guān)鍵崗位制度等方面入手。但是,部分事業(yè)單位往往只在關(guān)鍵科室建立內(nèi)控制度,如辦公室和公積金管理科等,大部分科室并未建立完善的內(nèi)控制度,如內(nèi)部審計(jì)制度、會計(jì)檔案管理制度、業(yè)務(wù)流程制度、不相容崗位相互分離制度等基本缺失,如此使得內(nèi)控效力大大削弱。
預(yù)算內(nèi)控實(shí)施不到位影響事業(yè)單位內(nèi)部控制有效性。從預(yù)算編制方面來看,部分事業(yè)單位在編制預(yù)算過程中,往往將時間確定在本年底或者下年初集中編制,而這時各科室工作量大且繁雜,這無疑加劇預(yù)算錯漏報(bào)風(fēng)險(xiǎn)。不僅如此,在一些單位中,編制預(yù)算采用的方式相對粗放,基本是由各預(yù)算部門自行匯總所需預(yù)算,這使得編制數(shù)據(jù)質(zhì)量大大降低。由于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)相對粗糙,加之各科室之間沒有就預(yù)算進(jìn)行交流溝通,就直接向預(yù)算負(fù)責(zé)部門提交預(yù)算,由其進(jìn)行匯總審核,使得預(yù)算編制精準(zhǔn)性不足,易出現(xiàn)脫離實(shí)際的情況。在一些部門中,為避免后期業(yè)務(wù)開展過程中出現(xiàn)預(yù)算不足的情況,在編制預(yù)算過程中以往年度預(yù)算為參考依據(jù),盡可能地多報(bào),這使得預(yù)算管控趨于形式化[2]。在預(yù)算執(zhí)行方面,未建立獨(dú)立的審計(jì)部門,預(yù)算執(zhí)行過程缺乏剛性監(jiān)督和約束,如此使得預(yù)算執(zhí)行效果不佳。
部分事業(yè)單位支出內(nèi)控管理不到位。以某公積金管理中心單位為例,該單位雖然制定了完善的支出管理制度,制度中也對各項(xiàng)費(fèi)用支出審批進(jìn)行了明確,具體做法是制定申請表,來對申報(bào)程序進(jìn)行規(guī)范。但是在實(shí)際工作中并未做到切實(shí)有效執(zhí)行,雖然有單位綜合科進(jìn)行監(jiān)督,但是由于監(jiān)督機(jī)制缺乏獨(dú)立性,使得監(jiān)督力度不足,容易引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。該單位采取的是公務(wù)卡結(jié)算方式,也向工作人員發(fā)放了公務(wù)卡,但是在實(shí)際業(yè)務(wù)開展過程中,一些人員公務(wù)出差產(chǎn)生的支出費(fèi)用往往是先行墊付,再通過發(fā)票向綜合科申請報(bào)銷。而在對支出進(jìn)行審批過程中,往往更多關(guān)注的是金額是否超標(biāo),一般只要發(fā)票金額在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)均予以通過,對于發(fā)票抬頭核定、發(fā)票時間核定并不規(guī)范,如此使得單位支出內(nèi)控管理不到位。
采購內(nèi)控乏力主要存在以下問題:事業(yè)單位往往采取的是統(tǒng)一組織、集中采購的方式,而在編制采購預(yù)算過程中,部分采購主管部門往往忽視從整體層面對各部門編制的采購計(jì)劃進(jìn)行分析和評估,同時,各需求部門之間也未做到有效溝通、交流,如此較易出現(xiàn)實(shí)際和采購計(jì)劃之間相互沖突的情況。不僅如此,在非招標(biāo)項(xiàng)目采購過程中,部分采購主管部門更多傾向于選擇以往合作的供應(yīng)商,未嚴(yán)格遵循供應(yīng)商資質(zhì)審核評估要求對供應(yīng)商進(jìn)行審查,由于不明確供應(yīng)商是否滿足項(xiàng)目要求,容易導(dǎo)致行政成本增加。此外,在一些事業(yè)單位中,各部門分散采購,采購人員缺乏規(guī)范意識和專業(yè)意識,在采購過程中較為隨意,不注重執(zhí)行嚴(yán)格規(guī)范的采購程序,忽視全面深入的市場調(diào)研和價(jià)格評估,更多依賴于代理機(jī)構(gòu),加之驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán),易造成財(cái)政資金流失。
固定資產(chǎn)是保障事業(yè)單位運(yùn)行的物質(zhì)基礎(chǔ),資產(chǎn)內(nèi)控管理低效,容易造成國有資產(chǎn)流失。在資產(chǎn)日常管理方面,管理主體有使用部門、管理部門、財(cái)務(wù)部門,三部門密切、協(xié)同配合,才能做到資產(chǎn)賬實(shí)一致。但是就實(shí)際來看,在一些單位中,部分工作人員資產(chǎn)管理意識不強(qiáng),在資產(chǎn)日常管理中缺乏有效配合,使得資產(chǎn)無法做到持續(xù)、動態(tài)管理,降低資產(chǎn)管理質(zhì)量。如單位資產(chǎn)管理人員忽視定期盤查資產(chǎn),容易導(dǎo)致部分資產(chǎn)長期閑置,而又重新購置資產(chǎn)的情況。
合同管理是事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要內(nèi)容之一,忽視合同內(nèi)控管理容易誘發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在一些事業(yè)單位中,雖然也對合同管理進(jìn)行了規(guī)范,明確了合同管理制度、合同審查流程等,但是存在實(shí)際執(zhí)行不到位的問題。如在合同簽訂環(huán)節(jié),未能嚴(yán)格遵循規(guī)范要求執(zhí)行審查工作,在簽訂采購項(xiàng)目合同時,考慮到供應(yīng)商是長期合作,因而在對供應(yīng)商進(jìn)行審查工作中不按照標(biāo)準(zhǔn)流程執(zhí)行審查,審查趨于形式化,加劇合同風(fēng)險(xiǎn)[3]。
優(yōu)化內(nèi)部控制體系需要依靠先進(jìn)的技術(shù)手段和專業(yè)的人員支持,但部分事業(yè)單位存在技術(shù)和人員不足的問題。缺乏相關(guān)的技術(shù)和專業(yè)人員,會影響內(nèi)部控制體系的建設(shè)和運(yùn)行。優(yōu)化內(nèi)部控制體系需要對原有的制度和文化進(jìn)行調(diào)整和改變。但事業(yè)單位的制度和文化往往較為保守,改變的難度較大,需要付出一定的時間和精力來推動制度和文化的轉(zhuǎn)變。優(yōu)化內(nèi)部控制體系需要投入一定的資源和成本,但其效益并不是立竿見影的。事業(yè)單位需要權(quán)衡投入和產(chǎn)出之間的關(guān)系,確保內(nèi)部控制體系建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。
事業(yè)單位需要優(yōu)化關(guān)鍵崗位的責(zé)任制度。各個事業(yè)單位中均存在對實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)有著巨大影響的關(guān)鍵崗位,針對此部分工作崗位,需要進(jìn)一步明確其人員分配、責(zé)任及權(quán)力。事業(yè)單位需要優(yōu)化審計(jì)監(jiān)督制度,確保審計(jì)部門能夠客觀、獨(dú)立地開展內(nèi)部審計(jì)工作。構(gòu)建內(nèi)部審計(jì)數(shù)據(jù)庫,以此記錄每次內(nèi)部審計(jì)中出現(xiàn)的問題和整改策略,便于后續(xù)查找和再次利用,為內(nèi)部審計(jì)工作提供便利條件。執(zhí)行內(nèi)部審計(jì)問責(zé)政策,真正改變內(nèi)部審計(jì)問題年年出現(xiàn)、年年無法得到改正的頑固局面,一旦出現(xiàn)長期沒有改變的內(nèi)部控制問題,便需要對涉事部門及工作人員進(jìn)行追責(zé)及處罰。通過單位網(wǎng)站、公眾號、官方微博等渠道及時公布內(nèi)部審計(jì)結(jié)果,確保群眾的知情權(quán),同時發(fā)揮公眾對于事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的監(jiān)督作用。
預(yù)算管理是事業(yè)單位內(nèi)部控制體系優(yōu)化建設(shè)的重要組成部分,優(yōu)秀的預(yù)算管理需要包含預(yù)算編制(事前控制)、預(yù)算執(zhí)行(事中控制)、預(yù)算考核(事后控制)三部分。從預(yù)算編制角度來講,事業(yè)單位需要調(diào)動各個部門的負(fù)責(zé)人參與預(yù)算編制的積極性,積極協(xié)調(diào)預(yù)算管理人員與其他部門員工的關(guān)系,確保部門負(fù)責(zé)人能夠按照工作計(jì)劃以及上一周期的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)編制部門財(cái)務(wù)預(yù)算,確保整體預(yù)算編制的真實(shí)性和合理性。從預(yù)算執(zhí)行角度來講,事業(yè)單位需要針對不同類型的現(xiàn)金支付采取相應(yīng)的管理方式[4]。例如,在權(quán)責(zé)范圍內(nèi)逐級審批預(yù)算內(nèi)支出,按照權(quán)責(zé)及單獨(dú)審批流程審批超預(yù)算支出,按照上級單位的要求上報(bào)并嚴(yán)格控制預(yù)算外支出;重點(diǎn)關(guān)注性質(zhì)較為特殊、金額較大的現(xiàn)金支出,明確現(xiàn)金支出的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)及審核流程。從預(yù)算考核角度來講,事業(yè)單位需要嚴(yán)格分析預(yù)算編制及預(yù)算執(zhí)行的差距,積極發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段預(yù)算管理工作中存在的不足之處,并通知和監(jiān)督涉事部門及工作人員做出完善。將預(yù)算考核納入績效考核體系,充分發(fā)揮預(yù)算考核在內(nèi)部控制中的關(guān)鍵作用,強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理的事后控制效能,同時提高領(lǐng)導(dǎo)班子對于預(yù)算考核的重視程度。
事業(yè)單位的支出管理主要分為申請、審批、報(bào)銷三個階段。申請部門需要合理提出用款申請,同時出示能夠佐證申請的憑證。負(fù)責(zé)審批的人員需要對用款申請進(jìn)行審核,按照流程嚴(yán)格確認(rèn)是否批準(zhǔn)用款申請,同時保留申請憑證,如發(fā)現(xiàn)虛假憑證則需要對申請部門及人員進(jìn)行問責(zé)處理。在用款報(bào)銷及支付環(huán)節(jié),事業(yè)單位一般選擇使用公務(wù)卡結(jié)算制度,即將款項(xiàng)直接打到相應(yīng)的銀行卡上,盡量避免應(yīng)用現(xiàn)金支付的方式,一方面能有效實(shí)現(xiàn)對于單位資金流向的準(zhǔn)確把握,另一方面也能降低資金支付的風(fēng)險(xiǎn)[5]。
此外,事業(yè)單位還應(yīng)注重細(xì)化業(yè)務(wù)支出管理標(biāo)準(zhǔn),尤其是辦公費(fèi)、會議費(fèi)、交通費(fèi)等,針對不同的日常業(yè)務(wù)支出,應(yīng)明確界定具體費(fèi)用范圍,并科學(xué)劃定標(biāo)準(zhǔn)。不僅如此,還應(yīng)嚴(yán)把支出審核關(guān)口,對于支出票據(jù)憑證,要嚴(yán)格按照審核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核,增強(qiáng)審核剛性和力度。對于重要支出業(yè)務(wù),應(yīng)對業(yè)務(wù)真實(shí)性進(jìn)行核查,要求應(yīng)由經(jīng)辦人、直接責(zé)任人等不少于兩級以上人員簽字確認(rèn),以增強(qiáng)責(zé)任約束。
事業(yè)單位需要合理編制采購規(guī)劃,要求各個部門按照既定周期(月度、季度、年度等)提供物資需求規(guī)劃,由采購部門統(tǒng)一進(jìn)行審批和統(tǒng)計(jì),實(shí)現(xiàn)對于物資采購成本的有效控制。在滿足各個部門物資需求的同時,均衡物資庫存情況,使得更多資金能夠被應(yīng)用在單位日常的運(yùn)營發(fā)展及投資建設(shè)中。
事業(yè)單位需要規(guī)范采購活動,按照《政府采購目錄》確定需要采購的物資應(yīng)使用非政府采購方式還是政府采購方式[6]。如果使用政府采購方式,物資采購由資管中心統(tǒng)一進(jìn)行,不需要事業(yè)單位過多參與。如果應(yīng)用非政府采購方式,事業(yè)單位需要制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈镔Y采購流程,實(shí)現(xiàn)物資采購過程的全流程監(jiān)督和控制,并且要求所有支付操作均通過集中支付方式進(jìn)行。
事業(yè)單位需要嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收流程,無論是應(yīng)用哪種物資采購方式,事業(yè)單位都需要做好對采購物資的檢查工作,只有在確保數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等均符合采購規(guī)劃后,才能確認(rèn)驗(yàn)收,并出具驗(yàn)收報(bào)告。如果采購的物資存在技術(shù)方面的要求,事業(yè)單位可以邀請行業(yè)專家參與驗(yàn)收工作,避免出現(xiàn)由于驗(yàn)收水平不足導(dǎo)致的驗(yàn)收不合格問題。
事業(yè)單位需要在具體的部門及員工中落實(shí)資產(chǎn)管理責(zé)任,確保資產(chǎn)管理權(quán)責(zé)分明、清晰。事業(yè)單位可以通過資產(chǎn)記錄卡的形式記錄資產(chǎn)責(zé)任人及使用人。如果責(zé)任人在管理過程中出現(xiàn)變動,需要及時上報(bào)給黨政辦,并及時更新資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的責(zé)任人信息。資產(chǎn)責(zé)任人需要認(rèn)真完成所負(fù)責(zé)資產(chǎn)的管理工作,監(jiān)督使用人使用資產(chǎn)的情況,如果發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)由于使用人原因出現(xiàn)損失,需要進(jìn)行追責(zé)處理。
事業(yè)單位需要嚴(yán)格落實(shí)資產(chǎn)盤點(diǎn),通過盤點(diǎn)掌握各項(xiàng)資產(chǎn)的應(yīng)用情況,降低資產(chǎn)損壞與賬務(wù)不符、資產(chǎn)丟失等問題的發(fā)生概率。具體來講,事業(yè)單位可以構(gòu)建專門的固定資產(chǎn)盤點(diǎn)小組,完善固定資產(chǎn)的流程及方案,盤點(diǎn)數(shù)據(jù)需要由被盤點(diǎn)部門和盤點(diǎn)小組共同簽字確認(rèn)。如果在盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)問題,則需要仔細(xì)分析問題發(fā)生的原因,并結(jié)合具體情況進(jìn)行賬務(wù)處理,最終由盤點(diǎn)小組出具盤點(diǎn)報(bào)告。
首先,事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對合同管理的重視,建立健全合同管理制度。合同管理制度應(yīng)包括合同簽訂、履約、變更、索賠、驗(yàn)收等各個環(huán)節(jié)的規(guī)定,明確各個環(huán)節(jié)的責(zé)任和流程,確保各項(xiàng)合同管理工作有章可循。其次,事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對合同管理人員的培訓(xùn)和能力建設(shè)。合同管理人員應(yīng)具備一定的法律、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目管理等方面的知識和技能,能夠熟練運(yùn)用相關(guān)工具和方法進(jìn)行合同管理工作。同時,事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對合同管理數(shù)據(jù)的分析和利用,及時發(fā)現(xiàn)和解決合同管理中存在的問題,提高合同管理的科學(xué)性和規(guī)范性。最后,事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)合同管理與其他管理環(huán)節(jié)的銜接。合同管理與財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等管理環(huán)節(jié)密切相關(guān),需要與這些環(huán)節(jié)進(jìn)行有效銜接和協(xié)同。事業(yè)單位可以建立合同管理與其他管理環(huán)節(jié)的溝通機(jī)制,加強(qiáng)信息共享和協(xié)作,確保各個管理環(huán)節(jié)之間的銜接和配合,提高整體管理效能。
優(yōu)化后的內(nèi)部控制體系能夠明確工作流程、規(guī)范操作程序,減少冗余環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動,提高工作效率。通過合理分工、明確職責(zé),避免了資源的浪費(fèi)和低效率的情況發(fā)生,使事業(yè)單位的工作能夠更加高效地進(jìn)行。同時,內(nèi)部控制體系的優(yōu)化能夠有效地減少事業(yè)單位面臨的各類風(fēng)險(xiǎn)。通過建立健全的風(fēng)險(xiǎn)評估和控制機(jī)制,能夠及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)防潛在的風(fēng)險(xiǎn),避免事故和損失的發(fā)生。同時,通過規(guī)范的流程和制度,能夠防止內(nèi)部人員的不當(dāng)行為,減少內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。通過建立健全的財(cái)務(wù)管理制度和審計(jì)機(jī)制,能夠提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性,防止財(cái)務(wù)違規(guī)行為的發(fā)生,保護(hù)財(cái)務(wù)資源的安全。優(yōu)化后的內(nèi)部控制體系還能夠提高財(cái)務(wù)決策的科學(xué)性和合理性,提升財(cái)務(wù)管理水平。最后,內(nèi)部控制體系的優(yōu)化能夠增強(qiáng)事業(yè)單位的透明度和責(zé)任意識,使事業(yè)單位的工作更加透明,便于監(jiān)督和評估。明確的職責(zé)和責(zé)任分工,能夠激發(fā)內(nèi)部人員的責(zé)任意識,提高工作的主動性和積極性。
綜上,事業(yè)單位內(nèi)部控制體系優(yōu)化建設(shè)能夠避免權(quán)力失控風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)防貪污腐敗行為、約束保護(hù)工作人員。為了保障內(nèi)部控制的質(zhì)量和效率,事業(yè)單位在開展內(nèi)部控制體系優(yōu)化建設(shè)時需要遵循全面性原則、制衡性原則、適應(yīng)性原則等,同時開展工作制度、預(yù)算管理、收支管理、采購管理、資產(chǎn)管理、合同管理優(yōu)化建設(shè)。基于此,事業(yè)單位內(nèi)部控制體系優(yōu)化建設(shè)是一項(xiàng)長期的、復(fù)雜的、系統(tǒng)并持續(xù)的工程,其優(yōu)化建設(shè)要求也會隨著時間及政策的變化而變化,這需要事業(yè)單位結(jié)合實(shí)際情況及時作出具有針對性的調(diào)整。