崔婧 殷斌 張夢妍 王欣媛 北京強(qiáng)度環(huán)境研究所

企事業(yè)單位營業(yè)執(zhí)照的管理工作是一項(xiàng)切實(shí)關(guān)系到單位本身管理事務(wù)的工作，涉及企事業(yè)單位如何更規(guī)范地使用營業(yè)執(zhí)照及更有效地規(guī)避因?yàn)闋I業(yè)執(zhí)照丟失或被不法人員利用而給企事業(yè)單位帶來的風(fēng)險，這一問題引起了各企事業(yè)單位越來越多的關(guān)注。在信息技術(shù)和科技不斷向前發(fā)展的情況下，為了更加有效地管理營業(yè)執(zhí)照，將信息化管理引入到營業(yè)執(zhí)照主管部門的實(shí)際工作中，不僅可以提高工作效率，也可以大大節(jié)省人力、物力等資源成本，更重要的是可以更有效地規(guī)避營業(yè)執(zhí)照借出使用辦理業(yè)務(wù)時被丟失或非法利用等風(fēng)險，幫助企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)營業(yè)執(zhí)照管理的自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和專業(yè)化，更好地解決企事業(yè)單位營業(yè)執(zhí)照管理難題。

一、“三證合一”給企事業(yè)單位帶來的影響

自2015 年10 月1 日工商行政管理部門在全國范圍內(nèi)全面實(shí)施“三證合一”登記制度起，從之前工商營業(yè)執(zhí)照、統(tǒng)一社會信用代碼證和稅務(wù)登記證三證到目前統(tǒng)一社會信用代碼的營業(yè)執(zhí)照，各企事業(yè)單位由管理三證改為管理一證，相應(yīng)的管理辦法也隨之更改。更改后的營業(yè)執(zhí)照主要包括：統(tǒng)一社會信用代碼、單位名稱、宗旨和業(yè)務(wù)范圍、住所、法定代表人、經(jīng)費(fèi)來源、開辦資金、舉辦單位和有效日期。其中，統(tǒng)一社會信用代碼具有唯一性和穩(wěn)定性，它是各類企事業(yè)單位在社會經(jīng)濟(jì)活動中獨(dú)一無二的身份證，即便該企事業(yè)單位被注銷，統(tǒng)一社會信用代碼依然會留存，日后還可追溯查詢，即便法定代表人變更、經(jīng)營范圍變更、地址轉(zhuǎn)移，統(tǒng)一社會信用代碼也始終不變[1]。

（一）“三證合一”給企事業(yè)單位帶來的便利

實(shí)行“三證合一”登記制度，不僅可以節(jié)約企事業(yè)單位的成本，也有利于優(yōu)化國家營商環(huán)境、激發(fā)社會投資創(chuàng)業(yè)活力，同時為企事業(yè)單位帶來了很大的便利，主要有以下五點(diǎn)。

第一，營業(yè)執(zhí)照工本費(fèi)免征。

第二，統(tǒng)一社會信用代碼年審改為統(tǒng)一社會信用代碼網(wǎng)上年度報告制。

第三，各企事業(yè)單位取得營業(yè)執(zhí)照后在有效期內(nèi)如果無信息變更，不必再辦理營業(yè)執(zhí)照的機(jī)構(gòu)。

第四，簡化證書信息變更時提供的手續(xù)。

第五，優(yōu)化營業(yè)執(zhí)照發(fā)放流程，建立證書電子檔案。

上述“三證合一”給企事業(yè)單位帶來的五點(diǎn)便利，使得企事業(yè)單位免去了耗時耗力的業(yè)務(wù)辦理，既簡化程序又方便辦理，更大范圍地縮短時限，提高了企事業(yè)單位的效率，使其更好地降低成本、減輕負(fù)擔(dān)。

（二）“三證合一”對企事業(yè)單位的影響

隨著“三證合一”的實(shí)行，企事業(yè)單位也逐步適應(yīng)了相關(guān)部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)完全整合的大環(huán)境，但在營業(yè)執(zhí)照的管理業(yè)務(wù)上出現(xiàn)了不少漏洞。雖然“三證合一”為企事業(yè)單位帶來了很大的便利，但同時也帶來了很大的隱患，主要是因?yàn)闋I業(yè)執(zhí)照一旦丟失或是不法人員將其盜走冒用，就會給企事業(yè)單位帶來很大的影響及風(fēng)險[2]。

二、營業(yè)執(zhí)照丟失存在的風(fēng)險與補(bǔ)救措施

目前，很多企事業(yè)單位為了各組織機(jī)構(gòu)辦理業(yè)務(wù)更加便利，將營業(yè)執(zhí)照放在相應(yīng)的主管業(yè)務(wù)部門處保管，包括同樣重要的單位公章及法定代表人身份證復(fù)印件。如果辦理業(yè)務(wù)部門需要使用營業(yè)執(zhí)照、單位公章及法定代表人身份證復(fù)印件，便可直接從主管業(yè)務(wù)部門處登記借走。這種方法雖然方便各組織機(jī)構(gòu)辦理業(yè)務(wù)，但會對企事業(yè)單位造成很大的風(fēng)險隱患。營業(yè)執(zhí)照、單位公章及法定代表人身份證復(fù)印件丟失或被不法人員盜走冒用，可能會給企事業(yè)單位或是單位法定代表人造成利益損失，嚴(yán)重者甚至?xí)：ζ笫聵I(yè)單位的利益或名譽(yù)。

（一）單位營業(yè)執(zhí)照、公章、法定代表人身份證丟失存在的風(fēng)險

營業(yè)執(zhí)照、公章、法定代表人身份證都是各企事業(yè)單位非常重要的證件和物品，其中營業(yè)執(zhí)照相當(dāng)于企事業(yè)單位的身份證，如果丟失會影響企事業(yè)單位的正常運(yùn)行，會給其帶來一定的風(fēng)險，法律對此也有相應(yīng)的規(guī)定[3]。營業(yè)執(zhí)照雖然有正本和副本，但具有同等的法律效力，本質(zhì)上沒有區(qū)別。

如果單位公章和法定代表人身份證丟失，他人有可能會將這些資料用于非法目的，從而給企事業(yè)單位造成不可估量的損失。單位在將公章和法定代表人身份證交給辦理業(yè)務(wù)人員時，應(yīng)加強(qiáng)對其使用的監(jiān)督管理，以防止使用不當(dāng)造成的損失。如果被不法之人拿去做了違法的事，法定代表人不僅要負(fù)部分法律責(zé)任，還要承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失，可能在主管監(jiān)督管理部門審查時單位無法提供合法的證件，對單位的正常經(jīng)營造成影響，甚至存在有人冒用法定代表人身份處理已違法單位或公司事情的風(fēng)險。企事業(yè)單位相應(yīng)的法律責(zé)任應(yīng)由法定代表人承擔(dān)，如果冒用單位或公司有任何違法行為，法定代表人同樣必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任[4]，可能還會面臨民事責(zé)任、行政責(zé)任或刑事責(zé)任的風(fēng)險，對法定代表人造成不可估量的損失，也會給企事業(yè)單位造成嚴(yán)重的損失。

（二）營業(yè)執(zhí)照丟失、損壞后的補(bǔ)救措施

營業(yè)執(zhí)照一旦丟失，首先要馬上報警、登記、掛失，盡快申報營業(yè)執(zhí)照丟失，以防出現(xiàn)不法人員利用營業(yè)執(zhí)照非法經(jīng)營等情況。登記掛失后，需要在當(dāng)?shù)貓罂峡恰盃I業(yè)執(zhí)照遺失公告”，公告內(nèi)容需要詳細(xì)描述營業(yè)執(zhí)照的統(tǒng)一社會信用代碼及主體信息等重要信息[5]。如果營業(yè)執(zhí)照因管理不善，造成損壞、遺失或被盜，除按有關(guān)法律法規(guī)追究責(zé)任管理人員的責(zé)任外，還須盡快向上級機(jī)關(guān)及相關(guān)部門報告，一方面采取相應(yīng)的措施挽救損失，另一方面要盡快補(bǔ)辦手續(xù)，以免延誤正常工作。

三、企事業(yè)單位營業(yè)執(zhí)照有效管理流程設(shè)計

如今，大部分企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)部門在使用營業(yè)執(zhí)照時，采用的方式基本上都是紙質(zhì)手動登記后直接借走使用，這種方式同樣適用于單位公章和法定代表人身份證或身份證復(fù)印件。以上任何一樣丟失都會給企事業(yè)單位造成很大的風(fēng)險。采用紙質(zhì)登記的方式，一方面會造成資源浪費(fèi)，而且后期紙質(zhì)存儲過多會造成存儲困難等問題；另一方面會在追溯、查詢營業(yè)執(zhí)照、公章和法定代表人身份證的申請歷史時造成不便。為了更好地對營業(yè)執(zhí)照進(jìn)行管理和追溯，可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，設(shè)計開發(fā)營業(yè)執(zhí)照使用流程，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位營業(yè)執(zhí)照的信息化，更有利于企事業(yè)單位對營業(yè)執(zhí)照的管理。在總結(jié)多年來企事業(yè)單位對使用營業(yè)執(zhí)照的基本需求的基礎(chǔ)上，設(shè)計營業(yè)執(zhí)照使用流程模塊，方便辦理業(yè)務(wù)人員使用，同時也方便營業(yè)執(zhí)照管理部門實(shí)施有效管理。

（一）營業(yè)執(zhí)照使用流程的功能性設(shè)計原則

營業(yè)執(zhí)照使用流程的設(shè)計應(yīng)有較強(qiáng)的針對性、操作的簡易性、技術(shù)的先進(jìn)性和良好的穩(wěn)定性，還要在流程與功能設(shè)計方面堅持全過程控制、文檔化管理、實(shí)時更新等原則，做到管理權(quán)限清晰、歸口要求明確、全體職工參與，能夠保證全程記錄，實(shí)現(xiàn)對企事業(yè)單位營業(yè)執(zhí)照的高效管理[6]。

1.較強(qiáng)的針對性

本流程的設(shè)計主要針對企事業(yè)單位營業(yè)執(zhí)照使用業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)設(shè)計，使用營業(yè)執(zhí)照的管理要做到從使用人借出到返回營業(yè)執(zhí)照主管部門處的全過程管理與跟蹤。因此，企事業(yè)單位營業(yè)執(zhí)照使用流程的設(shè)計應(yīng)盡可能全面、功能要充分明確。

2.操作的簡易性

營業(yè)執(zhí)照使用流程具有良好的操作性，主要是指流程合理、操作簡單、界面舒適。流程用戶一般是企事業(yè)單位的職工。在用戶使用過程中，要避免流程煩瑣，整個流程的設(shè)計應(yīng)盡量與職工用戶已形成的工作習(xí)慣相匹配，以便更好地被職工所接受和使用[7]。

3.技術(shù)的先進(jìn)性

技術(shù)的先進(jìn)性主要體現(xiàn)在營業(yè)執(zhí)照使用流程的靈活性、兼容性等性能的控制上，在流程使用后期，還要求系統(tǒng)保持良好的擴(kuò)展性，對于已有的數(shù)據(jù)要實(shí)現(xiàn)后續(xù)無限次的查找使用，便于營業(yè)執(zhí)照的管理人員對過去或正在使用的相關(guān)信息進(jìn)行查詢及統(tǒng)計管理，以便在更大程度上提高營業(yè)執(zhí)照管理人員的工作效率。

4.良好的穩(wěn)定性

在營業(yè)執(zhí)照使用流程投入使用后，要保證流程在日常運(yùn)行中具有良好的穩(wěn)定性，主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定、運(yùn)行流暢等方面，能夠完全滿足企事業(yè)單位對營業(yè)執(zhí)照使用管理的需求。

（二）營業(yè)執(zhí)照使用流程的主要功能設(shè)計與應(yīng)用

在總結(jié)多年來企事業(yè)單位對使用營業(yè)執(zhí)照的基本需求的基礎(chǔ)上，初步探究營業(yè)執(zhí)照使用流程的功能設(shè)計。其實(shí)可以將單位公章和法定代表人身份證或身份證復(fù)印件的使用一起并入到營業(yè)執(zhí)照使用流程中，便于主管部門統(tǒng)一管理。

在營業(yè)執(zhí)照使用流程中，信息要素非常重要?？偨Y(jié)多年來的使用經(jīng)驗(yàn)，主要包括使用人姓名、使用人部門、使用人聯(lián)系電話、使用證書名稱、使用證書原因、使用公章名稱、使用公章原因、使用時間、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件是否需要加蓋公章、法定代表人身份證復(fù)印件是否需要加蓋公章及填寫審批領(lǐng)導(dǎo)姓名等要素。

其中，“使用證書名稱”項(xiàng)中有六個選項(xiàng)：營業(yè)執(zhí)照正本、營業(yè)執(zhí)照副本、營業(yè)執(zhí)照正本復(fù)印件、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證、法定代表人身份證復(fù)印件?！笆褂脮r間”項(xiàng)是指使用人員要借用的時間，主管營業(yè)執(zhí)照正副本、單位公章和法定代表人身份證的部門可以在使用人填寫的使用時間內(nèi)為其提供所需證件或公章?！盃I業(yè)執(zhí)照復(fù)印件是否需要加蓋公章”項(xiàng)和“法定代表人身份證復(fù)印件是否需要加蓋公章”項(xiàng)是指使用人可根據(jù)具體業(yè)務(wù)選擇是否需要在證書復(fù)印件上加蓋公章。如果需要，選“是”；反之，則選“否”?！疤顚憣徟I(lǐng)導(dǎo)姓名”是指使用人可根據(jù)需辦理的業(yè)務(wù)填寫主管領(lǐng)導(dǎo)的姓名，流程提交后會根據(jù)填寫領(lǐng)導(dǎo)的姓名轉(zhuǎn)至領(lǐng)導(dǎo)處審批，經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后才可使用相應(yīng)的證書或公章，否則不可使用。

當(dāng)所有申請信息要素都填寫完成后，使用人點(diǎn)擊“提交”，流程會先經(jīng)過使用人所在的部門責(zé)任人審批，審批同意后流程再轉(zhuǎn)到使用人填寫的主管領(lǐng)導(dǎo)處審批，主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后就轉(zhuǎn)到主管營業(yè)執(zhí)照、單位公章和法定代表人身份證或身份證復(fù)印件的部門處，同時使用人可在主管部門處辦理使用相關(guān)證件或單位公章等業(yè)務(wù)。

當(dāng)使用部門在單位營業(yè)執(zhí)照、公章或法定代表人身份證、身份證復(fù)印件使用結(jié)束返回主管部門時，主管人員要將證件或公章的返回時間填入流程中的“返還時間”項(xiàng)，點(diǎn)擊“提交”后整個流程才可視為結(jié)束。注意在部門領(lǐng)導(dǎo)審批節(jié)點(diǎn)或是在主管領(lǐng)導(dǎo)審批節(jié)點(diǎn)處如果有任何一項(xiàng)沒有被審批通過時，則該使用流程結(jié)束。

四、結(jié)語

營業(yè)執(zhí)照的管理工作一直以來都是企事業(yè)單位特別重視的一項(xiàng)工作，文章分析了“三證合一”給企事業(yè)單位帶來的五點(diǎn)便利及其隱藏的風(fēng)險與隱患。為了更好地規(guī)避風(fēng)險，企事業(yè)單位營業(yè)執(zhí)照的主管部門要做好相關(guān)的管理工作。

隨著信息化的不斷發(fā)展，將信息化管理引入到企事業(yè)單位主管部門的實(shí)際工作中，設(shè)計開發(fā)營業(yè)執(zhí)照使用流程，不僅可以幫助企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)營業(yè)執(zhí)照管理的自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和專業(yè)化，提高辦事效率，而且能實(shí)現(xiàn)營業(yè)執(zhí)照使用全過程的跟蹤與管理，更好地規(guī)避風(fēng)險，更大程度地提高辦事效率。