常煥麗

［摘 要］公立醫(yī)院為了使各項經(jīng)濟活動有序化，保證國有資產(chǎn)的安全，減少運營風險，提高管理工作的效率，正在積極推行嵌入內部控制機制的合同規(guī)范化管理。本文從醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的全流程展開探析，通過健全合同管理制度和完善合同管理流程，旨在提升醫(yī)院精益管理水平，全面提升醫(yī)院整體運營效果。

［關鍵詞］經(jīng)濟合同；全流程；規(guī)范化；管理探析

［中圖分類號］F20文獻標志碼：A

公立醫(yī)院經(jīng)濟管理日趨復雜，大多數(shù)醫(yī)院均把經(jīng)濟合同作為優(yōu)化經(jīng)濟管理的抓手。醫(yī)院經(jīng)濟合同是醫(yī)院與平等民事主體為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的，明確相互權利義務關系而確立、變更、終止法律關系的協(xié)議，主要包括貨物購銷、工程建設、外包服務、貨物運輸、財產(chǎn)租賃、借款、財產(chǎn)保險以及其他經(jīng)濟合同。由于公立醫(yī)院既有公益屬性又有市場主體全部特征，管理層越來越重視合同規(guī)范化管理，形成了依法依規(guī)原則、對等原則、保密原則、限制不相關人員接觸原則等。為加強醫(yī)院合同管理工作，本文結合合同管理實務，就簽訂收付款金額累計或單項1萬元以上（根據(jù)醫(yī)院具體管理需要暫定，萬元以下建議簡化審批）的經(jīng)濟合同，從合同管理全流程逐環(huán)節(jié)探析規(guī)范化管理要點。

1 合同擬定

經(jīng)醫(yī)院批準的事項，在完成前期的論證、預算、招投標等系列工作后，醫(yī)院與合作單位就雙方或三方商定的系列經(jīng)濟事項簽署經(jīng)濟合同，明確雙方權利義務。承辦部門經(jīng)辦人起草合同底稿，將合同基礎信息錄入合同管理信息系統(tǒng)，進入審批流程［1］。根據(jù)合同標的不同及管理需要將其歸口不同的職能部門，進行分類管理。原則上需按醫(yī)院固定合同標準范本模板簽訂合同，如采用非標準范本擬定合同的，承辦部門需將電子版合同初稿發(fā)給相關職能部門（如使用部門、驗收部門、配合部門等）、財務科、內審科審閱達成一致后錄入合同管理信息系統(tǒng)。

2 合同審查審批

2.1 合同審查審批崗位設置及職責

財務科是經(jīng)濟合同管理的歸口管理部門，其主要職責包括：建立健全合同管理制度及流程；優(yōu)化合同管理內部控制，協(xié)調合同管理各環(huán)節(jié)工作，開展合同管理的培訓；定期檢查、督導、評價、優(yōu)化合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)；組織制定合同標準范本模板；審查合同；組織合同履約完畢的評價、持續(xù)改進工作等。

承辦部門（合同簽署部門）經(jīng)辦人的主要職責包括：申報項目預算，跟進預算進度；合同簽訂前期，掌握合作方的經(jīng)營資質、資信、履約能力、授權信息等，收集合同業(yè)務相關資料；協(xié)助部門負責人組織需求調研、啟動采購招標流程；比對投標書、需求調研表、調研結果等，使用合同標準范本訂立合同初稿；發(fā)起合同簽訂審批流程，根據(jù)審批意見修改合同初稿；根據(jù)需要辦理合同公證、鑒證及備案；合同電子化歸檔；跟進合同履約情況、及時反饋；組織成本和質量控制、分析評價；在合同合作方履約出現(xiàn)異常情況時需及時匯報處理，收集履約爭議信息，啟動違約處理程序；承辦合同中止、終止、續(xù)期、變更、撤銷、失效、作廢事項［2］。

承辦部門（合同簽署部門）負責人是合同管理第一責任人，其主要職責包括：審核年度項目預算；制訂合同標準范本；獨立組織采購需求調查、專家投票、需求審查工作，保證調研過程公平公開，防止過度讓渡利益；分析標的物價格、市場行情，與合作方洽談合同收付款條件；處理合同全流程中需要解決的問題；按政府采購相關規(guī)定完成招投標工作；在授權范圍內簽訂合同、到期合同續(xù)簽；組織監(jiān)控合同履約，及時與合作方協(xié)商、與律師溝通違約處置，提請調解、仲裁或訴訟組織合同日后事項；合同臺賬管理。

相關職能部門是指與合同有主要關系的部門，即合同項目相關業(yè)務歸口管理部門，其主要職責包括：根據(jù)業(yè)務范圍及專業(yè)知識積極提出相關建議，共同致力于合同內容的落實，協(xié)助擬定合同條款；協(xié)同實施合同；協(xié)助解決履約異常問題；評價合同實施效果。例如，采購合同涉及器械科、總務科、信息科的需要業(yè)務歸口管理部門確定，歸口涉及人力資源的服務合同需要經(jīng)組織人事部確認，大額合同續(xù)簽需主要使用科室的歸口管理部門確認。

內審科審核人對合同管理全過程進行監(jiān)督，其主要職責包括：全過程監(jiān)督合同管理實施，有權介入調查合同管理各環(huán)節(jié)，審查合同條款與市場調查結果一致；監(jiān)控合同簽訂、履行、收付款的時效性；審查合同簽訂審批程序的完備性、授權簽訂的效期和效力；審核合同的主體資質、內容合法合規(guī)、滿足需求、條款適用、權利義務對等明確、要素完備、整體思維嚴謹?shù)?；監(jiān)督合同依法履約，及時指出并制止違反法律法規(guī)行為，及時向單位主要負責人報告［3］。

業(yè)務歸口管理部門分管領導的主要職責包括：根據(jù)相關部門意見做出審批，在授權權限內審批及簽訂合同。

總會計師的職責包括：組織建立合同管理體系，建立健全合同管理制度及流程；參與重大經(jīng)濟合同、經(jīng)濟協(xié)議的研究、審查；會簽重大經(jīng)濟合同、經(jīng)濟協(xié)議。

院長（法人代表）的職責包括：根據(jù)相關意見實施審批，簽訂合同或授權簽訂合同。

醫(yī)院辦公室是公章管理科室，合同生效的最后把關部門，其職責包括：建立合同使用公章制度；審核合同審批手續(xù)完備性、簽署人是否有授權，按公章使用制度落實蓋公章事宜。

2.2 合同審查審批內容

主體審查，包括民事主體問題、委托代理人問題、經(jīng)營資格問題、特定類型合同的主體資格問題審查。

合法性審查，包括效力合法性、內容合法性、訂立程序合法性問題審查。

商務審查，包括合同標的名稱、規(guī)格、型號、性能、數(shù)量、質量、質保期、合同價款、交貨時間、地點及驗收方式、收付款條件和方式、爭議解決方式及違約責任約定、擔保條款等內容審查。

表述性審查，包括體例嚴謹、內容齊備、表達精準、版面美觀等內容審查。

2.3 合同分級審批路徑

重大事項經(jīng)濟合同審批程序遵循醫(yī)院“三重一大”管理制度，未納入醫(yī)院年初職代會通過的年度預算并超過×××萬元以上的資金的合同、對外×××萬元及以上資金的捐贈、贊助合同等屬于“三重一大”范疇的，需經(jīng)醫(yī)院黨委會審定后執(zhí)行［4］。

一般審批流程為：承辦部門負責人—相關職能部門—內審科—業(yè)務歸口管理部門分管領導—財務科合同審核崗—財務負責人（X萬元及以上標準范本簽訂的合同或Y萬元及以上非標準范本簽訂的合同）—總會計師（X萬元及以上）—法人審批（Z萬元及以上）。

耗材藥品采購合同等已按既定流程遴選且使用第三方平臺模板編制的常規(guī)合同執(zhí)行簡化流程，由法人授權的分管領導審批。

萬元以下合同執(zhí)行簡化流程，由法人授權的業(yè)務歸口管理部門負責人審批。

項目負責制的科研項目合同審批流程為：項目負責人—相關職能部門—科研部負責人—內審科—業(yè)務歸口管理部門分管領導—財務科合同審核崗—財務負責人—總會計師（X萬元及以上）—法人審批（Z萬元及以上）。

3 紙質合同簽訂

涉及醫(yī)院重大經(jīng)營決策、業(yè)務開展合作或按合同屬性規(guī)定需法人代表簽署的合同（如框架協(xié)議、融資貸款合同等），由法人簽署。其他合同可以授權簽訂（要保留正式委托授權書）。項目負責制的科研項目合同一般由授權項目負責人簽訂。合同期按有關法規(guī)文件要求，經(jīng)醫(yī)院批準執(zhí)行，原則上不超過三年。特殊情況需經(jīng)醫(yī)院領導班子集體討論決策。

合同管理信息系統(tǒng)審批流程結束后，經(jīng)雙方有權簽字人簽署后加蓋公章（兩頁以上合同須加蓋騎縫章）后生效。經(jīng)辦人應及時將已蓋章的紙質合同及附件上傳至合同管理信息系統(tǒng)。

4 合同履行

合同簽訂生效后，合同承辦部門應嚴格按照合同約定履行，及時辦理收款、付款手續(xù)，財務部門對報賬支付的時效性進行監(jiān)督。合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，應以貨物交清、驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續(xù)為準［5］。

5 合同變更

涉及合同主要條款變更或在預算范圍內需變更合同金額的需簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議審批及簽訂流程應參照主合同執(zhí)行；若變更后合同總金額超出原審批或授權簽訂權限的，則根據(jù)變更后的合同總金額執(zhí)行審批及簽訂流程，變更增減金額應控制在原合同金額10 %以內，超出應視為新項目重新進行招投標。預算外項目調整審批依照醫(yī)院全面預算管理實施辦法按程序先調整預算，再納入項目預算內作變更調整。

6 合同歸檔及后期管理

合同簽署完畢，承辦部門需將合同紙質材料及時整理歸檔保存，合同原件應交檔案室存檔。簽訂部門須建立科室合同管理臺賬，指定專人負責，將科室管理的合同納入臺賬進行全生命周期管理，定期梳理履約進度、追蹤分析履約質量。

合同（中止）終止或履行完畢，經(jīng)辦人應及時在系統(tǒng)維護合同狀態(tài)為中止、終止、歸檔。發(fā)現(xiàn)合同違約，承辦部門應及時上報，對照合同違約條款追償或償付。

合同發(fā)生糾紛的，應及時向業(yè)務歸口管理部門分管領導和醫(yī)院法人報告糾紛情況并及時通知財務部門，暫時停止一切收款、付款行為。合同糾紛處理應堅持維護醫(yī)院最大利益原則，加強與另一當事人進行友好協(xié)商，合情合理合法地尋求解決方案。承辦部門應主動收集、整理相關資料，資料包括且不限于合同、補充合同、往來文件、信函、文書、圖表、電報、交貨單、提貨單、托運單、驗收單、發(fā)票、單證、封樣、樣品、鑒定報告、對方違約證據(jù)材料以及其他與糾紛有關的資料。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權批準，相關經(jīng)辦人員不得向對方當事人作出實質性答復或承諾。合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的，應簽訂書面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決，并考慮有申請仲裁或起訴的足夠時間［6］。

7 合同時效管理

為加強醫(yī)院經(jīng)濟合同的時效管理，提高運行效率，規(guī)定各部門及相關人員的審批時限，要求在規(guī)定的時間完成合同的擬定及審核審批。未按要求在規(guī)定時效內完成合同審核審批且無正當理由的，由內審科執(zhí)行質控和考核，對屢次糾正仍無改觀的，移交紀檢部門處理。

按醫(yī)院標準范本簽訂的合同，承辦部門在中標通知書發(fā)出當日向合同對方單位發(fā)送電子版合同模板，溝通合同條款，7天內（大型設備如DSA、MRI、CT等涉及基建的12天內）確定合同內容，形成電子版合同初稿。按非標準范本簽訂的合同，承辦部門將電子版合同初稿發(fā)給相關職能部門（醫(yī)務科、器械科、信息科、基建科等）、財務科、內審科審閱，如需修改，必須在2日內作出修改回復（若非工作日發(fā)出的，同時需電話或短信提醒）；逾期視同無修改意見。如需修改，承辦部門2日內與供應商溝通完畢，形成電子版合同定稿。每個環(huán)節(jié)原則上要求在一個工作日內辦結，能并行處理的可考慮同時進行。各環(huán)節(jié)的工作人員需對相應環(huán)節(jié)的處理時效性負責。

內審科按月對執(zhí)行部門的時效性進行質控考核，其中有系統(tǒng)審批痕跡的環(huán)節(jié)，按系統(tǒng)審批時間為準，沒有系統(tǒng)審批痕跡的以帶日期的紙質憑證作為考核依據(jù)，由被考核科室提供，如未能提供且無合理理由視為未按時效執(zhí)行。每月5日前向相關科室反饋流程辦理超時記錄，相關科室申辯須在5日內提交內審科（如系統(tǒng)工作流程發(fā)起人溝通合同條款，處理爭議事項、等待供應商紙質資料的超時等）。如遇請假或公干須提供相關佐證材料（如請假單、相關會議通知等）。逾期未提交的視為無意見。

對相應環(huán)節(jié)超時的扣罰設定為：扣罰相關責任人績效K元/次（具體分解為：經(jīng)辦人扣M元/次，經(jīng)辦人員所在科室負責人負管理責任，連帶扣N元/次）。

8 結語

公立醫(yī)院管理工作的改進一直在路上，合同規(guī)范化管理能夠有效助力維護公立醫(yī)院公益性，促進醫(yī)院改革和高質量發(fā)展，加強行業(yè)行風建設和黨風廉政建設，提高運行效率和效益，保障人民群眾健康權益。

參考文獻

［1］譚紅，楊永朝，劉靜. 河北省醫(yī)療機構管理標準體系需求情況調查［J］. 實用預防醫(yī)學，2016，23（1）：89-91.

［2］宣慧. 醫(yī)院經(jīng)濟合同管理內部控制有效性淺析［J］. 財經(jīng)界，2018（9）：57.

［3］葛繼紅，黃紅云，楊夢琳. 公立醫(yī)院合同內部控制制度建設實踐與思考［J］. 中國總會計師，2019（1）：140-141.

［4］張莉. 新醫(yī)改背景下的公立醫(yī)院內部控制問題研究［J］. 財會學習，2018（34）：223-224.

［5］程燕玲. 公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理存在的問題及對策研究［J］. 山西財稅，2018（10）：49-50.

［6］徐凌. 基于內部控制的公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理研究［J］. 衛(wèi)生經(jīng)濟研究，2019，36（9）：35-37.