韓超,鄧勛,沈吟意
(湖州市健康集團有限公司信息采供部,浙江 湖州 313000)
醫(yī)療設備在醫(yī)院固定資產(chǎn)中所占比重越來越大,其質(zhì)量安全有效直接關系著醫(yī)療安全,我們有必要對其進行科學管理。目前,國家多個部門都出臺了醫(yī)療器械規(guī)范化管理的相關政策法規(guī)文件,如《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》《醫(yī)療衛(wèi)生機構醫(yī)學裝備管理辦法》等,醫(yī)療設備的依法依規(guī)管理已經(jīng)迫在眉睫?,F(xiàn)有的醫(yī)學裝備信息化系統(tǒng)只是對醫(yī)療設備資產(chǎn)臺賬的管理,缺乏對其安全性、有效性及流程進行管理。所以,我們亟需專業(yè)、完善和成熟的醫(yī)學裝備管理信息系統(tǒng),以實現(xiàn)對其進行科學、有效的管理。
本系統(tǒng)的建立和應用旨在提供一套利用現(xiàn)代化的技術手段來提高醫(yī)療機構醫(yī)學裝備管理水平,保障醫(yī)療設備安全。建立后,主要用于醫(yī)療機構醫(yī)學裝備管理部門的日常事務管理,包括采購、驗收啟用、維修保養(yǎng)、質(zhì)量控制、報廢處置等全流程,以及在線與供應商及售后服務機構進行互動完成相關工作。系統(tǒng)全覆蓋地對醫(yī)療設備全生命周期進行管理,一方面,提高了醫(yī)學裝備管理部門的工作效率,進一步落實了國家對醫(yī)療設備管理的各項政策法規(guī),確保醫(yī)療設備質(zhì)量安全有效,保護醫(yī)療安全。另一方面,也為醫(yī)院領導和上級主管部門提供豐富準確的信息,達到了科學決策的目的。
在醫(yī)學裝備管理系統(tǒng)功能設計思路方面,其醫(yī)學裝備管理秉承法規(guī)制度化、標準流程化和管理專業(yè)化,要始終以醫(yī)療設備質(zhì)量安全和有效管理為核心,要充分反映醫(yī)療設備的技術特殊性,落實好國家對醫(yī)療設備管理的各項政策法規(guī),要體現(xiàn)出整個醫(yī)療設備生命周期全程管理的新模式和工作流程。同時,系統(tǒng)功能上分為三個層次:管理層、作業(yè)層和支持層,且需以醫(yī)療設備管理相關的法律法規(guī)、規(guī)章制度、規(guī)范、工作指南等標準化文件以管理支撐,從而真正實現(xiàn)有的放矢、精準管理(圖1)。
圖1
(1)全過程管理原則。醫(yī)學裝備的不同環(huán)節(jié)的管理都直接影響著醫(yī)療設備的質(zhì)量安全有效,系統(tǒng)功能上必須全覆蓋地從計劃、采購、驗收、資產(chǎn)、報廢等多個環(huán)節(jié)對醫(yī)學裝備進行管理,同時,系統(tǒng)還需將不同用戶身份(管理人員、助理人員、工程師、業(yè)務公司)也統(tǒng)一納入管理中,真正實現(xiàn)了對醫(yī)學裝備的全過程管理。
(2)工作路徑化原則??紤]到針對醫(yī)學裝備管理的政策法規(guī)較多,系統(tǒng)設計時將充分研究政策,并將每個法規(guī)要求的醫(yī)學裝備管理要素提煉出來,并納入系統(tǒng)管理的每個環(huán)節(jié)中,也就是說,將每項工作都進行路徑化設計,從而實現(xiàn)標準統(tǒng)一、流程統(tǒng)一和結果統(tǒng)一的醫(yī)學裝備管理的“三統(tǒng)一”。如驗收管理,系統(tǒng)將驗收所需要的資料全部一次性地形成驗收資料核查清單,包括采購合同、配置清單、售后承諾、維修授權、裝箱清單、商檢證書、機器照片(正面全圖、規(guī)格型號、銘牌序號)、相關證書(3C、計量、消毒等)、培訓報告、驗收報告等,用戶只需按照這個路徑進行逐一核對,即可完成驗收工作。
(3)數(shù)據(jù)標準化原則。由于醫(yī)學裝備管理工作涉及的環(huán)節(jié)多、流程也較為負責,為了實現(xiàn)信息互動以及便于后期數(shù)據(jù)的有效利用,系統(tǒng)設計時,需要充分考慮數(shù)據(jù)標準化工作,包括計劃、采購、維修、使用及資產(chǎn)等各類工作模板,醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊證信息,生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)證件信息以及各類信息字典庫信息等,確保系統(tǒng)錄入的信息標準統(tǒng)一,從而提高管理質(zhì)量和效率。
(4)PDCA 管理原則。 所謂PDCA, 即是計劃(Plan)、實施(Do)、檢查(Check)、處理(Act)的首字母組合。隨著政策法規(guī)和監(jiān)管部門對醫(yī)學裝備管理的不斷重視,PDCA 管理也被引入醫(yī)學裝備管理的重要環(huán)節(jié)當中,也就是說,部分重要環(huán)節(jié)被要求按照PDCA 管理原則進行管理,所以系統(tǒng)需要將這些工作進行拆解成計劃、執(zhí)行計劃、檢查計劃、對計劃進行調(diào)整并不斷改善這四個環(huán)節(jié),并通過計算機流程來強制管理人員按照程序開展相關工作。
本系統(tǒng)采用B/S 架構,即瀏覽器和服務器架構,該模式下,系統(tǒng)用戶只需通過web 瀏覽器輸入訪問地址即可使用,其他的大部分事務邏輯均是在服務器端(Server)實現(xiàn)的,這樣降低了客戶端的壓力,也簡化了系統(tǒng)的部署程序。采用這種模式,同時也是為了方便系統(tǒng)后期的維護和升級,為系統(tǒng)的不斷迭代提供了良好的技術基礎。
其身份與模塊對應表如表1 所示。
表1
(1)計劃采購模塊。對醫(yī)療設備的采購過程進行管理,包括采購計劃、計劃論證、預算批復、采購需求、技術參數(shù),采購執(zhí)行、合同簽訂、到貨安裝、驗收履約等關鍵環(huán)節(jié)。其主要功能有:對醫(yī)療設備采購計劃進行管理,包括臨床科室計劃申請、計劃論證、已批計劃及計劃執(zhí)行情況;管理醫(yī)療設備采購信息,包括采購前的準備,與供應商進行參數(shù)和配置的確認,制作技術參數(shù),以及采購項目的具體實施(政府采購和自行采購兩種模式);管理醫(yī)療設備采購合同和維修合同,包括合同的起草、討論、審核和簽訂等,同時,系統(tǒng)可對合同中的相關附件與采購文件進行自動比對;對醫(yī)療設備驗收信息進行管理,包括設備的到貨管理、裝機管理、技術培訓和驗收時文件的核對、現(xiàn)場的核驗、相關證件資料和檢測報告的記錄等;對醫(yī)療設備的銷售發(fā)票進行管理,包括發(fā)票的寄送管理、發(fā)票的付款組審和會審,確保按時按量付款。
(2)維修管理模塊。對醫(yī)療設備的維修及保養(yǎng)過程進行管理,包括報修、受理、派工、維修、修復以及過程中的相關配件耗品等。其主要功能有:利用圖形結構實時、直觀展現(xiàn)當前全院醫(yī)療設備運行狀況,包括已停止使用、間歇使用、條件使用的設備,同時,系統(tǒng)自動給出故障率和在用率;在線受理醫(yī)療設備的故障報修,信息包括故障的描述、設備當前的狀態(tài)和所在地點等,維修工程師通過系統(tǒng)受理后,并進行維修分流(自修、來修和送修);對正在維修的醫(yī)療設備進行維修業(yè)務管理,包括維修時的檢查信息、處理過程、實際維修內(nèi)容、維修機構及其經(jīng)辦人和使用的配件耗品等;管理所有送出去維修的醫(yī)療設備,包括設備的寄出和返回信息,維修信息等,從而確保送出去的設備能夠及時修復和返回;建立醫(yī)療設備維修檔案數(shù)據(jù)庫,并提供多種查詢方式來檢索維修檔案,包括按設備、按分類、按時間等,同時,以設備為主線,建立設備健康檔案;管理保修醫(yī)療設備,包括新設備的質(zhì)保和老設備的購保等,主要針對保修時間、保修內(nèi)容和每次保修業(yè)務信息進行跟蹤管理,形成保修評價報告;對維修過程中需要的維修配件和日常使用的耗品進行管理,包括對其采購進行競價管理、出入庫管理和溯源管理等。
(3)使用管理模塊。多種方式管理計量器具臺賬,在線制定計量檢定計劃以及管理計量檢定記錄的關鍵信息(結論、日期、證書編號及掃描件等)。對設備的預防性維護進行管理,包括巡檢事務的安排和實施、相關工作的表格模板以及相關的規(guī)章制度等;對大型醫(yī)用設備進行管理。包括配置許可證的管理、操作和診斷人員資質(zhì)證件、設備的應用分析和詳細的質(zhì)量控制信息等;對八大類的高風險醫(yī)療設備進行質(zhì)量控制(PDCA 管理),包括日常監(jiān)測、持續(xù)改進、風險評估等。同時,建立風險設備臺賬;管理醫(yī)療設備安全使用相關的各類環(huán)評報告,以及定期對設備使用環(huán)境進行檢測等信息;對醫(yī)療設備或器械的不良事件進行收集和上報,并有針對性地對事件進行持續(xù)改進式的分析,避免同類事件在臨床上再次發(fā)生;對在用的醫(yī)療設備進行使用評價,包括發(fā)現(xiàn)問題、針對問題的分析、整改措施和再評估;對設備的操作規(guī)程進行“一對一”的管理,包括建立SOP文檔,按類別建立操作規(guī)程數(shù)據(jù)庫,從而規(guī)范設備的使用流程。
(4)資產(chǎn)綜合模塊。其主要功能有:管理全院醫(yī)療設備資產(chǎn)信息,包括形成動態(tài)編碼管理設備臺賬、標簽條形碼管理、計量器具臺賬等,同時,還可進行資產(chǎn)清點盤查;對設備的報廢和處置信息進行監(jiān)管,包括設備報廢的理由、批準的文件、殘值評估及處置方式等;對本系統(tǒng)中的設備供貨商和維修服務提供商進行管理,包括單位的基本信息、人員信息和發(fā)生的業(yè)務信息以及系統(tǒng)登錄信息等;對設備管理人員進行業(yè)務培訓管理,包括制定培訓計劃、實際培訓實施以及培訓效果反饋等;管理全院與醫(yī)療設備相關的機構及其職能、開展工作的相關記錄(會議、活動等)和醫(yī)療設備發(fā)展規(guī)劃;按照醫(yī)療設備相關法律法規(guī),對整個設備管理進行梳理和分析,并進行管理與法規(guī)相對應,真正做到依法管理、依規(guī)管理;對職能科室及相關人員、整個系統(tǒng)的信息字典庫以及系統(tǒng)的相關設置進行管理。
本系統(tǒng)自2014 年在某三甲醫(yī)院啟用以來,按照相關科室的工作實際,逐步開發(fā)和完善了系統(tǒng)功能,目前整體運行良好,具體應用情況包括全程管理。本系統(tǒng)已經(jīng)完全可以對醫(yī)療設備從計劃、采購、驗收、資產(chǎn)、報廢進行全部管理。
目前,系統(tǒng)中申報資產(chǎn)已達3 億多,采購項目300余項;解放工作。系統(tǒng)絕大部分的信息錄入工作,均由醫(yī)療設備生產(chǎn)或經(jīng)營企業(yè)輸入,科室工程師只需進行確認。目前,系統(tǒng)中有業(yè)務關系的設備供貨單位700 余家,設備維修商近300 家;工作模板。系統(tǒng)中已形成各類工作模板100 余個,涉及計劃、采購、維修、使用及資產(chǎn)等。系統(tǒng)下一步將繼續(xù)改進和完善相關功能,包括完善賬務管理、增加移動辦公、引入條碼技術、“互聯(lián)網(wǎng)+”、向患者公布設備質(zhì)量信息、打通設備管理信息鏈以及進一步完善系統(tǒng)動態(tài)編碼機制,為提高醫(yī)療設備質(zhì)量管理信息利用率打下基礎等。
醫(yī)學裝備管理信息系統(tǒng)提供的超50 個功能模塊,基本滿足了醫(yī)學裝備管理部門的在現(xiàn)行政策法規(guī)背景下對醫(yī)療設備的科學高質(zhì)量管理的需求。該系統(tǒng)是在數(shù)字化改革大背景下,結合目前醫(yī)學裝備管理存在的迫切問題,找出了利用信息化解決問題的方法和路徑,從而建立的一套專業(yè)化的醫(yī)學裝備管理系統(tǒng),其建立和應用,將進一步提高醫(yī)學裝備管理水平,更有力地保障醫(yī)療設備質(zhì)量安全有效,為醫(yī)療安全保駕護航,造福百姓。