摘 要:?jiǎn)挝粰n案的高效管理,對(duì)于組織的正常運(yùn)營(yíng)和長(zhǎng)期發(fā)展十分重要。本文首先對(duì)單位檔案高效化管理在資源管理、法律合規(guī)、信息共享與協(xié)作、制度化與規(guī)范化、歷史傳承與文化建設(shè)方面具有的重要性展開(kāi)分析,明確了解單位檔案高效化管理存在的問(wèn)題,包括檔案管理工作過(guò)于表面化、檔案管理設(shè)施更新不及時(shí)、檔案管理觀念缺乏先進(jìn)性、缺乏對(duì)檔案管理工作的關(guān)注、無(wú)法及時(shí)更新檔案信息、檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性。在此基礎(chǔ)上,結(jié)合具體問(wèn)題,從更新檔案管理模式、增加檔案管理資金投入、提升單位檔案服務(wù)水平、推動(dòng)檔案資源數(shù)字化發(fā)展、增強(qiáng)單位檔案管理人員整體實(shí)力、加大檔案高效化管理推廣力度幾個(gè)層面入手,論述單位檔案高效化管理的有效路徑,以期為單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展提供依據(jù)。
關(guān)鍵詞:?jiǎn)挝粰n案;管理工作;問(wèn)題;高效方法
單位檔案管理工作是指組織或企業(yè)為了保管、管理和利用自身產(chǎn)生、收集和積累的各類(lèi)檔案資料而進(jìn)行的一系列活動(dòng),包括對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用等方面的管理和操作,旨在確保檔案的完整性、可靠性、安全性和合規(guī)性,同時(shí)滿足組織內(nèi)外對(duì)相關(guān)信息的需求。單位檔案管理是保障單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展所必需的重要工作,然而在實(shí)踐中,許多單位仍然面臨著檔案管理效率低下、檔案利用不便等問(wèn)題。單位檔案高效化管理工作能夠提供可靠的信息支持、保護(hù)和維護(hù)單位資產(chǎn)、加強(qiáng)單位文化建設(shè)、提升工作效率和協(xié)作效能,滿足合規(guī)要求和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)等,意義重大。單位應(yīng)重視檔案高效化管理工作,將其納入戰(zhàn)略規(guī)劃和日常運(yùn)營(yíng)管理中,推動(dòng)單位的可持續(xù)發(fā)展。
1 單位檔案高效化管理的重要性
1.1 資源管理
單位的檔案涵蓋了豐富的信息和數(shù)據(jù)。這些信息對(duì)于組織的決策制定、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)等方面至關(guān)重要。高效管理單位檔案可以確保信息的及時(shí)獲取與準(zhǔn)確性,提高決策的科學(xué)性與準(zhǔn)確性。合理利用和管理檔案資源,可以最大化地發(fā)揮其對(duì)組織運(yùn)營(yíng)的支持作用。
1.2 法律合規(guī)
檔案管理涉及一系列的法律法規(guī)和規(guī)章制度,包括數(shù)據(jù)保護(hù)、隱私保護(hù)等方面。高效管理單位檔案可以確保其合法合規(guī),遵循相關(guān)法律法規(guī)的要求,避免因檔案管理不當(dāng)而引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)和法律責(zé)任。
1.3 信息共享與協(xié)作
單位檔案記錄了組織的歷史信息、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、項(xiàng)目成果等,對(duì)于組織內(nèi)不同部門(mén)之間的信息共享和協(xié)作具有重要的作用。高效管理單位檔案可以實(shí)現(xiàn)信息的快速查詢、共享與傳遞,促進(jìn)部門(mén)間的合作與協(xié)同,提高工作效率和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。
1.4 制度化與規(guī)范化
單位的檔案管理應(yīng)該遵循一定的制度和規(guī)范,包括文件的分類(lèi)、歸檔、保管、銷(xiāo)毀等流程。高效管理單位檔案可以建立科學(xué)有效的檔案管理制度,規(guī)范管理流程,防止檔案遺失、損壞或泄露等情況的發(fā)生,保障檔案的完整性和可靠性。
1.5 歷史傳承與文化建設(shè)
單位檔案記錄了組織的歷史沿革、文化傳承和價(jià)值觀,高效管理單位檔案可以保留并傳承組織的歷史與文化,加深員工對(duì)組織的認(rèn)同感和歸屬感,營(yíng)造積極向上的企業(yè)文化,促進(jìn)組織的穩(wěn)定發(fā)展。
2 做好單位檔案高效化管理必須解決的問(wèn)題
2.1 檔案管理工作表面化
單位對(duì)檔案管理的重要性和價(jià)值缺乏充分認(rèn)識(shí),將檔案管理僅僅看作是一種形式上的義務(wù),忽視檔案對(duì)單位日常運(yùn)作、決策和發(fā)展的支撐作用。這種認(rèn)識(shí)的缺失,會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作流于表面化,無(wú)法深入貫徹到實(shí)際工作中;也會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員只顧應(yīng)付工作而不思進(jìn)取,加劇檔案管理工作表面化程度。
2.2 檔案管理設(shè)施更新不及時(shí)
單位沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理設(shè)施更新對(duì)于提高檔案管理效率和質(zhì)量的重要性,導(dǎo)致檔案管理設(shè)施長(zhǎng)期處于滯后狀態(tài),無(wú)法滿足檔案管理工作的需求。由于單位在經(jīng)費(fèi)投入上缺乏應(yīng)有重視,檔案管理設(shè)施很難得到及時(shí)更新和維護(hù),限制了檔案高效化管理的有效實(shí)施。
2.3 檔案管理觀念缺乏先進(jìn)性
單位在檔案管理工作中習(xí)慣于傳統(tǒng)的模式和方法,忽視了信息技術(shù)的應(yīng)用和現(xiàn)代化管理的需求,對(duì)數(shù)字化檔案管理和信息化技術(shù)的運(yùn)用持保守態(tài)度,造成管理觀念的滯后。管理層對(duì)檔案管理的先進(jìn)觀念缺乏認(rèn)識(shí)和重視,缺乏對(duì)檔案工作的引領(lǐng)和推動(dòng),導(dǎo)致高效化檔案管理觀念難以得到有效傳播和貫徹。
2.4 無(wú)法及時(shí)更新檔案信息
由于單位檔案信息更新工作由多名人員分散進(jìn)行,或者由其他崗位人員兼職負(fù)責(zé)。在這種分散和兼職狀態(tài)下,更新工作沒(méi)有得到專(zhuān)門(mén)人員的全面關(guān)注和集中管理,導(dǎo)致檔案信息容易出現(xiàn)更新延誤和質(zhì)量問(wèn)題;現(xiàn)代檔案管理需要借助信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)更新和統(tǒng)一管理,如果單位沒(méi)有建立合適的檔案信息管理系統(tǒng)或技術(shù)工具缺乏完善性,檔案信息的更新工作就受到限制。長(zhǎng)期使用手工方式記錄和管理檔案信息,增加了錯(cuò)誤和遺漏的概率,無(wú)法滿足檔案更新和高效管理的需求。
2.5 檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性
檔案管理是一個(gè)實(shí)時(shí)發(fā)展和演變的領(lǐng)域,新的理論和技術(shù)不斷涌現(xiàn)。如果檔案管理人員沒(méi)有得到持續(xù)學(xué)習(xí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)更新的機(jī)會(huì),他們便無(wú)法掌握最新的檔案管理理念和實(shí)踐技能,難以適應(yīng)和滿足檔案高效化管理的要求;如果單位沒(méi)有建立起明確的檔案管理人員的崗位職責(zé)和晉升機(jī)制,缺乏對(duì)專(zhuān)業(yè)發(fā)展的動(dòng)力和目標(biāo),便會(huì)降低檔案管理人員學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的主動(dòng)性,影響其專(zhuān)業(yè)水平的提高。再加上單位對(duì)檔案管理職位的待遇和評(píng)價(jià)不夠重視,還會(huì)引發(fā)人才流失,使團(tuán)隊(duì)建設(shè)陷入困境;檔案管理需要與其他相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行交流和合作,才能獲得更多的專(zhuān)業(yè)支持和共享經(jīng)驗(yàn)。如果單位沒(méi)有建立和專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系與合作關(guān)系,檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)交流和能力提升渠道就會(huì)受到限制,影響其專(zhuān)業(yè)性的發(fā)展。
3 單位檔案高效化管理的有效路徑
3.1 更新檔案管理模式
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步數(shù)字化是更新檔案管理模式的重要舉措。通過(guò)建立電子數(shù)據(jù)庫(kù)、電子文檔管理系統(tǒng),能夠?qū)崿F(xiàn)單位檔案的數(shù)字化整理、存儲(chǔ)、查詢和共享,提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。通過(guò)云存儲(chǔ)技術(shù),實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)和備份,能夠提高單位檔案管理的安全性和可靠性。利用人工智能、大數(shù)據(jù)分析、自動(dòng)化設(shè)備等技術(shù)手段,能夠提升單位檔案管理的智能化水平。通過(guò)文本識(shí)別技術(shù)和自動(dòng)歸檔系統(tǒng),可以提高檔案的分類(lèi)、索引和檢索準(zhǔn)確度,節(jié)約人力資源;通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的深度分析和利用,為單位決策提供科學(xué)依據(jù)。
3.2 增加檔案管理資金投入
通常情況下,單位檔案管理設(shè)施包括檔案庫(kù)房、存儲(chǔ)設(shè)備、保護(hù)材料等。投資于建設(shè)和改造符合標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案庫(kù)房,提供恰當(dāng)?shù)沫h(huán)境和保護(hù)條件,可以有效防止檔案的損毀和遺失。適時(shí)更新和提升存儲(chǔ)設(shè)備,如數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備、精密的防火防水設(shè)備等,有助于提高檔案存儲(chǔ)的安全性和便捷性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,投資于檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)的技術(shù)工具,引進(jìn)和使用智能化檔案管理軟件,可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案整理和索引,提高單位檔案檢索的準(zhǔn)確性和速度。投資于人工智能、大數(shù)據(jù)分析等前沿技術(shù)的研發(fā)和應(yīng)用,有助于實(shí)現(xiàn)單位檔案的智能化管理和資料的深度挖掘。
3.3 提升單位檔案服務(wù)水平
通過(guò)制定明確的檔案查閱和借閱制度,規(guī)范用戶申請(qǐng)和檔案服務(wù)流程,能夠確保單位檔案服務(wù)順暢運(yùn)作。建立檔案借閱預(yù)約系統(tǒng)、在線查詢和申請(qǐng)服務(wù)平臺(tái),為檔案管理提供便捷的服務(wù)渠道,優(yōu)化用戶體驗(yàn)。通過(guò)舉辦宣傳活動(dòng)、編制檔案宣傳材料、開(kāi)展文化活動(dòng)等方式,加強(qiáng)對(duì)單位檔案管理和檔案利用的宣傳和教育,能夠提高用戶對(duì)檔案服務(wù)的認(rèn)知和重視度。加強(qiáng)與用戶的溝通和互動(dòng),借助用戶反饋機(jī)制和滿意度調(diào)查等手段,不斷改進(jìn)和優(yōu)化檔案服務(wù),打造出優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)品牌。
3.4 推動(dòng)檔案資源數(shù)字化發(fā)展
制定一份內(nèi)容清晰、目標(biāo)明確的數(shù)字化檔案發(fā)展規(guī)劃,精準(zhǔn)定位數(shù)字化檔案的目標(biāo)和步驟,為數(shù)字化工程提供指導(dǎo)和框架。規(guī)劃中應(yīng)包括數(shù)字化檔案的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求、相應(yīng)的資源投入、技術(shù)支持、管理措施等,確保數(shù)字化檔案發(fā)展具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、可持續(xù)性,為單位檔案管理提供有力支撐。數(shù)字化檔案發(fā)展需要依托于先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備和技術(shù),通過(guò)投資和引進(jìn)這些設(shè)備與技術(shù),使單位數(shù)字化檔案的采集、整理、存儲(chǔ)、檢索等環(huán)節(jié)更加高效、智能。例如,引進(jìn)高速掃描儀和圖像處理軟件,可以實(shí)現(xiàn)大量紙質(zhì)檔案的快速數(shù)字化;引入文本識(shí)別技術(shù)和自動(dòng)化歸檔系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化整理和索引。因此,適當(dāng)增加數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)的投入,對(duì)推動(dòng)檔案資源的數(shù)字化發(fā)展具有重要意義。建立一套專(zhuān)業(yè)的數(shù)字檔案管理平臺(tái)和系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的集中管理和共享。該平臺(tái)應(yīng)具備安全、可靠的存儲(chǔ)和傳輸機(jī)制,便捷、高效的檢索和查詢功能,完善、全面的權(quán)限管理和審計(jì)功能,可以促進(jìn)檔案資源的整合和利用,為單位提供便捷的數(shù)字化檔案服務(wù),提高檔案管理的效率和質(zhì)量。
3.5 增強(qiáng)單位檔案管理人員整體實(shí)力
建立健全的檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制,包括組織內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)認(rèn)證,提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。培訓(xùn)內(nèi)容可以涵蓋檔案管理理論、法律法規(guī)、信息技術(shù)等方面,幫助管理人員掌握更全面、專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí),提高其整體實(shí)力。除了專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能,檔案管理人員的綜合素質(zhì)也極為重要。單位可以通過(guò)組織員工培訓(xùn)和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃,提升管理人員的溝通能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力、問(wèn)題解決能力等。鼓勵(lì)檔案管理人員參與學(xué)術(shù)研究、行業(yè)交流和實(shí)踐活動(dòng),培養(yǎng)其獨(dú)立思考和創(chuàng)新能力,適應(yīng)變化多樣的檔案管理工作環(huán)境。單位可以實(shí)施薪酬激勵(lì)、崗位晉升、榮譽(yù)表彰等多元化激勵(lì)手段,激發(fā)檔案管理人員的工作動(dòng)力和創(chuàng)造力。建立績(jī)效評(píng)估體系,對(duì)檔案管理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲,促進(jìn)其工作質(zhì)量和效率的提升。在檔案高效化管理過(guò)程中,檔案管理人員往往需要與其他部門(mén)和專(zhuān)業(yè)人員密切合作。單位可以組織跨部門(mén)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),推動(dòng)彼此間的溝通與協(xié)作,促進(jìn)知識(shí)共享和工作流程的優(yōu)化。鼓勵(lì)檔案管理人員參加相關(guān)行業(yè)組織的研討會(huì)、研討會(huì)和培訓(xùn)課程,與其他專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行交流和學(xué)習(xí),借鑒其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)。
3.6 加大檔案高效化管理推廣力度
單位應(yīng)選擇其他典型單位或部門(mén),作為檔案高效化管理的示范項(xiàng)目,展示其在檔案管理方面的優(yōu)秀做法和成果,建立經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái),定期組織檔案管理人員交流會(huì)議或座談會(huì),分享經(jīng)驗(yàn)、解決問(wèn)題,促進(jìn)跨單位之間的學(xué)習(xí)和借鑒。單位應(yīng)與國(guó)家檔案局、檔案學(xué)會(huì)等相關(guān)機(jī)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)組織積極合作,共同推動(dòng)檔案高效化管理的發(fā)展。合作可以包括聯(lián)合開(kāi)展研究項(xiàng)目、舉辦專(zhuān)題研討會(huì)、共同編制指南和標(biāo)準(zhǔn)等。借助這些合作,獲取更多的支持和資源,加速檔案高效化管理推廣的進(jìn)程。單位應(yīng)建立檔案高效化管理的評(píng)估指標(biāo)和考核體系,對(duì)檔案管理進(jìn)行定期評(píng)估和排名。
結(jié)語(yǔ)
單位檔案管理工作的高效方法探索是一個(gè)持續(xù)不斷的過(guò)程,通過(guò)科學(xué)規(guī)范的檔案管理,可以為組織的決策制定、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)和文化傳承提供重要的支持和依據(jù)。本文介紹了一些提高檔案管理效能的方法,并強(qiáng)調(diào)了制度建設(shè)、人員培訓(xùn)和數(shù)字化管理的重要性。然而,檔案管理的需求和挑戰(zhàn)在不斷變化,未來(lái)還需要進(jìn)一步深化研究和實(shí)踐,不斷探索和創(chuàng)新,以適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求。相信通過(guò)不斷努力和改進(jìn),單位檔案管理工作將實(shí)現(xiàn)更高水平的效率和質(zhì)量,為單位的發(fā)展提供源源不斷的支持。
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作者簡(jiǎn)介:邱?。?979— ),大學(xué)學(xué)歷,山東省濟(jì)寧市兗州區(qū)人力資源和社會(huì)保障局館員,研究方向?yàn)闄n案管理。