任 飛

（烏蘭察布醫(yī)學高等?？茖W校，內蒙古 烏蘭察布 012000）

我國信息技術迅速發(fā)展，大數據技術已成為眾多領域的重要支撐。在這個背景下，高校檔案工作也應與時俱進，充分利用大數據技術以提高工作效率和質量，并能助推高校綜合實力的提高，成為當下高校檔案工作的首要重點。本文通過探討基于大數據技術的高校檔案工作存在的問題，旨在能結合高校實際，提出對應的大數據技術高校檔案發(fā)展對策，從而促進高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

1 高校檔案工作應用大數據技術的意義

高校檔案具有育人、資政、存史等功能，對檔案實施搜集、保存及管理的本質是存史。高校在檔案工作中應用大數據：

首先，能提高檔案管理的效率。大數據技術能幫助高校檔案實現高效收集、整理和存儲檔案信息，減少人工操作的錯誤率，節(jié)省大量的時間和人力。

其次，能提高檔案的利用價值[1]。利用大數據技術能將檔案信息從以往的紙質檔案轉變成電子文件形式，在實現長期保存與利用的同時，也能讓用戶實現便捷檢索與利用，提高檔案的利用效率，促進檔案數字化轉型發(fā)展。

再次，能提高檔案的準確性。大數據技術能助力高校檔案館對數據進行實時監(jiān)控與更新，對檔案中可能出現的錯誤、遺漏的信息進行補充與修正，為檔案的準確性與完整性奠基。

最后，能為領導與各部門輔助決策。大數據技術應用于檔案工作中，通過對檔案數據的分析，能提煉出其中具有價值的信息，利用此類信息為高校領導和各部門工作提供良好的決策支撐，讓高校檔案工作的功能與優(yōu)勢性全面發(fā)揮出來。

2 大數據技術下高校檔案工作存在的問題

2.1 信息化管理理念欠缺

當前，隨著信息化時代的到來，大數據技術得到了廣泛應用。然而，在多數高校檔案工作信息化建設中，卻缺乏對大數據技術應用理念的掌控，并且諸多高校領導也未充分認識到大數據技術應用于檔案工作的重要性，這種現狀亟待改變。傳統(tǒng)檔案工作方式多為人工操作，不僅效率低下，而且檢索過程耗時、耗力。在信息化時代背景下，這種傳統(tǒng)方式已經無法滿足時代發(fā)展的需求。因此，將大數據技術應用于高校檔案工作，是提升檔案工作效率、減少人力成本、適應時代發(fā)展的必然選擇，也是推進高校信息化建設、提升高校整體管理水平的必由之路。

2.2 基礎設施建設不完善

現階段，高校檔案工作中缺乏了相關配套設備的投入，尤其是高校在建設檔案工作上缺乏了經費，難以確保檔案工作信息化建設中資金的充足與完善，加之配套的設施更新較為緩慢等問題的出現，致使檔案工作效率與質量堪憂。如，教師檔案信息管理中，多數高校只會保留教師的業(yè)務與照片資料，有關檔案資料收集與整理并不規(guī)范，在檔案管理上缺乏了經驗與標準要求，類別保管上也出現模糊不清的現象，無法辨識其所具有的保存價值，只會按照統(tǒng)一標準進行裝訂成冊，難以發(fā)揮檔案工作的作用。

2.3 信息安全問題堪憂

隨著信息科技的迅速發(fā)展，高校檔案工作已基本完成數字化變革，積累了大量的數字檔案。然而，數字化帶來的不僅有便利，同時也帶來了諸多信息安全挑戰(zhàn)。例如，教師和學生對于網絡安全風險的防控意識和能力相對較弱，網絡中非法獲取和倒賣個人信息、侵犯知識產權等行為嚴重損害了師生的權益[2]。另外，現有的信息安全基礎保障工作力度不夠，無法有效抵御來自外部的網絡攻擊，導致檔案信息數據泄露的事件時有發(fā)生。此外，檔案管理人員在信息安全意識和網絡安全保護方面的能力也較為欠缺，使得檔案安全問題的解決變得困難重重。

2.4 缺乏專業(yè)檔案人才

新時代高校檔案工作還面臨著專業(yè)人才缺乏的挑戰(zhàn)。大數據技術應用于高校檔案工作中，對檔案工作人員的要求逐漸提高，要求檔案人員具備復合與專業(yè)的知識，將用戶檔案需求與現有條件結合，確保能提供優(yōu)質的檔案服務。但是在實際上，由于檔案工作在高校中一直處于輔助性地位，導致很多高校缺乏對檔案工作的重視，也缺乏對檔案管理專業(yè)人才的引進和培養(yǎng)。同時，人才培養(yǎng)不足。高校中檔案管理相關專業(yè)較少，而且缺乏實踐機會，導致市場上檔案管理專業(yè)人才供不應求，而諸多高校對于檔案管理工作人員的激勵機制不夠完善，無法吸引更多的專業(yè)人才投身于檔案管理工作中[3]。

3 大數據技術下高校檔案工作的發(fā)展對策

3.1 正確認識大數據技術，改變管理理念

要想做好高校檔案工作，高校領導層與相關部門需要正確認識大數據技術應用于檔案工作中的重要性，才能更好、更快地完成檔案歸檔的工作。

首先，要制定檔案管理的標準，讓檔案管理朝著規(guī)范化與標準化發(fā)展。在具體實施環(huán)節(jié)中，需要利用信息化標準規(guī)范檔案管理工作的基礎，以此提升檔案工作人員的能力，提高儲存卷宗質量，實現不同檔案的兼容保存。例如，在數據格式標準上，處理與存儲檔案數據時確定數據格式的標準，包括數據的類型、結構、表示方式等，以統(tǒng)一的數據格式減少數據轉換與處理難度，提高數據處理的準確性與效率；制定相應的存儲管理標準，明確存儲設備、存儲方式、存儲位置等方面的規(guī)定，以確保數據存儲的安全、可靠和高效；查詢服務標準，規(guī)定查詢方式、查詢流程、查詢結果，提高服務質量與效率，滿足用戶對檔案數據查詢的需求。利用此種檔案管理標準模式，進一步提高大數據技術在高校檔案工作中的標準，形成完善與統(tǒng)一的標準體系，確保工作能朝著科學化方向發(fā)展。

其次，大力宣傳大數據技術在檔案管理中的作用。高校領導層需大力宣傳大數據應用于檔案工作的重要性，提升檔案管理人員對大數據技術應用檔案管理的認識，創(chuàng)新檔案工作理念，提高檔案管理人員的大數據技術管理意識與技能水平，為高質量檔案管理工作的開展奠基。例如，檔案管理人員要積極地配合其他部門工作的開展，將檔案工作中的服務性充分地發(fā)揮出來，認識到自身工作的重要性，并將大數據技術應用于檔案管理中，利用大數據技術開展檔案分析、歸納及整理工作，將紙質檔案轉變成電子檔案，上傳到學校數據庫中，提升檔案管理規(guī)范性，為其他人員提供便捷化服務[4]。

3.2 加大資金的扶持力度，完善基礎設施

高校在開展檔案信息化建設中，需要強有力的軟件支持與硬件設施支持，方能更好地推動大數據技術在檔案工作中的應用。

首先，要投入大量的資金。大數據技術在高校檔案工作中的應用需要得到學校管理層的高度重視和大力支持，以便提供足夠的資金保障。這些資金可以用于購買和維護數據中心、服務器、存儲設備、軟件工具等基礎設施，以及開發(fā)和應用新的數據分析技術和算法。同時，學校可以積極申請政府資助和行業(yè)基金的支持，以獲取更多的資金資源，讓高校檔案工作得以發(fā)展。例如，高?？梢苑e極爭取政府對檔案工作的大力支持和投入，以推動大數據技術的應用和發(fā)展；與企業(yè)合作，通過技術轉讓和合作開發(fā)等方式，引入社會資源，共同推動大數據技術在檔案工作中的應用；還可以利用檔案數據開展服務創(chuàng)收，通過向社會提供有償的檔案信息服務等方式，籌措資金支持檔案工作的發(fā)展。

其次，夯實基礎設施建設。大數據技術在高校檔案工作中的應用正逐漸成為趨勢，為了滿足這一需求，要建設一整套完善的基礎設施。高性能的網絡設施是保證大數據技術順利實施的關鍵，能為大量數據的傳輸和處理提供穩(wěn)定和可靠的網絡支持。而龐大安全的數據存儲和備份設施是必不可少的，能確保數據的存儲和管理既快速又安全，防止數據丟失或損壞。此外，高效的數據處理和分析設施也是大數據技術的核心，能幫助高校檔案工作人員更快速、準確地處理和分析大量數據，為決策提供科學依據。這些基礎設施的質量直接決定了大數據技術的實際應用效果，因此必須給予高度重視。在選擇設備和服務商時，學校必須嚴謹挑選高品質的設備和服務商，確保能滿足大數據技術的長期穩(wěn)定運行，避免后期出現問題影響工作效率[5]。因此，高校要夯實基礎設施的建設。例如，在政府、企業(yè)的資金支持下，購買與更新檔案基礎設施建設的相關設備，包含網絡設施、數據儲備、備份設施、數據處理與分析設施，并建立相對應的安全設施，應用大數據技術時需要嚴格保護個人隱私，如數據加密、權限控制等，以防止個人隱私的泄露和侵犯，保障檔案數據的安全性與可靠性，進一步推動大數據技術在高校檔案工作中的廣泛應用。

3.3 重視對檔案安全管理，提升管理力度

大數據技術的應用，為高校檔案工作帶來機遇的同時，也帶來了嚴重的安全問題。因此，需要重視對高校檔案的安全管理力度。

首先，要制定安全的管理制度。為了能保障檔案數據的安全性，高校需要制定嚴格與安全管理制度。包括對檔案數據的備份、恢復、加密、權限控制等方面的規(guī)定，以確保檔案數據的安全性和完整性，還要制定檔案泄露應急預案，防范檔案泄露事件的發(fā)生，并嚴格執(zhí)行。例如，針對因特網、政務網、局域網的屬性與信息系統(tǒng)功能要求，對防火墻、入侵防御系統(tǒng)、日志審計等安全設置與網絡安全軟件進行排查，并對系統(tǒng)漏洞掃描、反病毒庫更新、系統(tǒng)補丁修補等展開安全防護，確保信息系統(tǒng)的正常運行，保護檔案安全。

其次，明確責任，強化網絡安全工作的領導。通過成立有關網絡安全領導小組、網絡安全緊急聯絡小組，在小組中明確分工，確保日常工作順利開展。例如，對網絡辦公、信息上傳審批、辦公電腦防護、存儲設備等提出明確要求，并強化日常防控管理，查漏補缺，完善已有的安全管理制度[6]。而在此項工作中，以明確檔案管理人員責任的形式，能有效提高檔案管理人員的責任感，使其能全身心地參與到檔案保護與管理工作中。同時，還要展開培訓與管理工作，對檔案人員采取培訓，使其能應對各種安全風險問題。例如，對全體檔案人員開展網絡安全教育、專題安全教育、網絡安全防范技術教育等，并要定期開展安全檢查和演練，提高檔案人員的防范能力與應急響應能力。

最后，提升技術防范手段。在保障檔案數據的安全性方面，技術防范手段發(fā)揮著極其重要的作用。高?？梢圆扇∫幌盗邢冗M的技術手段，例如數據加密技術，確保檔案數據的機密性，使其在傳輸和存儲過程中不被泄露；訪問控制技術，對檔案數據的訪問進行精細化管理，防止未授權的人員獲取數據；以及身份認證技術，對訪問者的身份進行嚴格核實，確保只有授權人員才能訪問檔案數據。這些技術手段相互配合，為檔案數據的安全性和完整性保駕護航。

3.4 加強檔案隊伍的建設，促進行業(yè)發(fā)展

大數據技術應用于高校檔案工作中，涉及諸多方面的環(huán)節(jié)與技術性問題，如互聯網、計算機硬件、信息發(fā)布與規(guī)范、數據處理與安全問題等。因此，大數據技術應用于高校檔案工作中，需要專業(yè)的人才支持。

首先，要加強對人才的培訓與教育工作。例如，定期對檔案工作人員展開培訓工作，培訓內容包括大數據技術基本原理、數據處理和分析方法、相關職業(yè)道德等，提高人員的專業(yè)技能與知識，更好地投入檔案管理工作中。

其次，引進專業(yè)人才[7]。引進高水平的計算機人才與檔案管理人員，助推檔案管理質量與效率的提升。例如，高?？梢苑e極引進具有大數據分析技術與具備充足經驗的人才，為大數據技術應用于檔案管理工作中提供良好支撐，并能發(fā)揮專業(yè)技術人才的引領作用，提高高校檔案管理隊伍的整體水平，更好地助推高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

4 結語

綜上所述，高校檔案工作是高校教育教學活動、管理、教科研、教育督導評估的重要環(huán)節(jié)與參考資料，對高校的持續(xù)發(fā)展具有重要作用。因此，要發(fā)揮大數據技術的作用，將其應用于高校檔案工作中，有效地推動高校檔案工作中大數據技術的應用和發(fā)展，促進檔案行業(yè)的進步，推動高校教育教學水平的提高，加快可持續(xù)發(fā)展的步伐。