文/山東省臨沂市蘭陵縣人力資源和社會(huì)保障局 郭紅艷

隨著我國教育水平的不斷提高，人才數(shù)量不斷增長，建立人事檔案管理制度能夠有效滿足人事工作的需求。當(dāng)今社會(huì)人們對(duì)自身權(quán)益的關(guān)注度日漸提高，人事檔案管理的合理性關(guān)系到每個(gè)人的切身利益，因此，受到廣泛關(guān)注。此外，由于人才流動(dòng)機(jī)制的不斷完善，部門間的人才流動(dòng)性較大，建立完善的人事檔案制度，可以確保人事檔案管理工作的有序進(jìn)行。

一、創(chuàng)新人事檔案管理的重要性

（一）做好人事檔案管理關(guān)系到事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。在事業(yè)單位的日常管理中，往往忽視了人事管理工作的重要性，而把業(yè)務(wù)性工作放在首位。很多單位的人事檔案管理模式已無法滿足如今信息化時(shí)代的發(fā)展需求。人事檔案管理工作所涉及的人才管理、選拔以及人力資源的合理配置，關(guān)系到一個(gè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。因此，需要高度重視人事檔案管理工作，在人事檔案管理的方法與制度上進(jìn)行創(chuàng)新和改革，以確保事業(yè)單位的順利發(fā)展。

（二）做好人事檔案管理對(duì)人力資源優(yōu)化配置至關(guān)重要。人事統(tǒng)計(jì)工作在事業(yè)單位的人事管理工作中屬于比較基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，但也是推動(dòng)事業(yè)單位進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展的重要源動(dòng)力。事業(yè)單位需要進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，涉及的人員和部門比較復(fù)雜，因此在創(chuàng)新過程中，要對(duì)工作部門的設(shè)置和人員配備進(jìn)行合理性優(yōu)化。另外，事業(yè)單位中的人事管理人員在工作職責(zé)上也會(huì)出現(xiàn)職責(zé)交疊的問題[1]。因此，我們應(yīng)該積極調(diào)整不同工作部門的工作職責(zé)，避免業(yè)務(wù)交疊的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)代化的人力資源管理觀念，進(jìn)行人事調(diào)整和安撫，防止人才流失。

（三）做好人事檔案管理對(duì)于人才的培養(yǎng)至關(guān)重要。做好人事檔案管理工作：一是需要根據(jù)事業(yè)單位自身的現(xiàn)實(shí)因素和發(fā)展?fàn)顩r，為員工量身定制培訓(xùn)計(jì)劃，并針對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行實(shí)踐總結(jié)，不斷優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容和方向，達(dá)到強(qiáng)化員工工作能力的目標(biāo)；二是有意識(shí)、有目的地挖掘員工潛能，將職業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)規(guī)劃當(dāng)成重要任務(wù)，讓員工養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣和態(tài)度；三是積極開展員工之間的調(diào)研，了解員工對(duì)當(dāng)前單位的工作任務(wù)和工作要求所持有的態(tài)度，是否認(rèn)可當(dāng)前人事管理模式，深入了解員工內(nèi)心動(dòng)態(tài)，實(shí)時(shí)掌握其工作和生活中的真實(shí)情況[2]。并結(jié)合員工特點(diǎn)，開展多樣化培訓(xùn)活動(dòng)，提高人才的綜合素質(zhì)，從而更好地適應(yīng)單位的各項(xiàng)工作要求。

二、我國人事檔案管理制度的現(xiàn)狀

（一）管理模式較為單一。在當(dāng)前的人事檔案管理工作中，管理模式較為單一的問題主要有以下幾個(gè)方面的原因：1.人員思想較為保守。大多數(shù)人事檔案管理人員的檔案管理都是在固定的情況下進(jìn)行，習(xí)慣了這種方式，形成了固定的思維，從而導(dǎo)致了當(dāng)前的檔案管理模式較為單一。2.管理機(jī)構(gòu)過于分散。在當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作中，管理機(jī)構(gòu)過于分散，甚至出現(xiàn)了人檔分離現(xiàn)象。這種檔案管理方式適合于上級(jí)部門對(duì)單位進(jìn)行管理，但是隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案材料類型的增多，檔案材料的激增，事業(yè)單位對(duì)于檔案處理的內(nèi)容和范圍均出現(xiàn)了非常大的變化，尤其是基于信息化的發(fā)展，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理方式已不適合事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的需求，因此，必須迎合時(shí)代的需求，做出調(diào)整，才能夠適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)現(xiàn)狀[3]。3.檔案更新不夠及時(shí)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于時(shí)效性的重要程度越發(fā)重視，在這樣的情況下，增強(qiáng)自身的時(shí)效性成了所有行業(yè)所有部門共同注意的問題，如果在人事檔案方面缺乏足夠的時(shí)效性，將會(huì)導(dǎo)致了人事檔案無法發(fā)揮作用，甚至在一定的程度上干擾到事業(yè)單位的正常工作進(jìn)程，從而造成損失。因此，準(zhǔn)確、及時(shí)的更新檔案信息，加強(qiáng)檔案管理的更新與維護(hù)，能有效提升檔案的時(shí)效性，幫助用人單位更好地做出人才決策。

總之，人事檔案管理要注重創(chuàng)新思維，調(diào)整管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)檔案信息的更新與維護(hù)，提升時(shí)效性，以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展和用人單位的需求。

（二）管理存在封閉性和局限性。在檔案管理工作中，封閉性和局限性是常見的問題。過去，由于檔案包含大量個(gè)人信息和涉密信息，對(duì)封閉性有著非常高的要求。然而，隨著國家的逐漸穩(wěn)定和發(fā)展，許多涉密的個(gè)人檔案已經(jīng)被歸類。盡管這種傳統(tǒng)做法不再必要，但仍然作為一種習(xí)慣保留下來。這種現(xiàn)象對(duì)人事檔案管理工作造成了很大的影響[4]。首先，人事檔案管理過于封閉，一旦出現(xiàn)人事調(diào)動(dòng)，將難以及時(shí)找到相關(guān)個(gè)人檔案信息，找尋檔案的過程不僅浪費(fèi)大量的時(shí)間，還會(huì)造成人員流動(dòng)困難的情況；其次，檔案的封閉性和局限性對(duì)人才流動(dòng)造成了很大的影響，如檔案不能調(diào)動(dòng)，導(dǎo)致當(dāng)前的人才流動(dòng)只能限制在某些地區(qū)。使人才無法發(fā)揮其應(yīng)有的效應(yīng)，影響了社會(huì)中人才資源分配的靈活度。

三、事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升理念思路

檔案工作規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的先決條件和根本。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化的普及，檔案的現(xiàn)代化已經(jīng)得到了極大的推動(dòng)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案工作規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共享的基本前提。

檔案工作規(guī)范化是歷史發(fā)展的必然趨勢，也是檔案工作現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容。它綜合運(yùn)用各種檔案工作要素，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)化的管理，使檔案工作從無秩序走向秩序。沒有檔案工作規(guī)范化，檔案工作就會(huì)走向混亂，失去意義和價(jià)值[5]。因此，檔案工作規(guī)范化是檔案工作現(xiàn)代化的必備條件，只有通過規(guī)范化的管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，更好地發(fā)揮檔案的功能和價(jià)值。

四、創(chuàng)新認(rèn)識(shí)檔案管理制度以及模式的方法

（一）打破現(xiàn)有的人事檔案管理統(tǒng)一的現(xiàn)狀。當(dāng)前部分單位的人事檔案管理，效率低下，導(dǎo)致管理效果達(dá)不到預(yù)期。因此，在實(shí)際管理中，必須充分優(yōu)化管理，可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，設(shè)置分類管理模式，對(duì)不同專業(yè)性質(zhì)的人員進(jìn)行專項(xiàng)管理。以此提高工作與管理效率；其次，提升人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)其創(chuàng)新意識(shí)并增強(qiáng)其在創(chuàng)新方面的動(dòng)力。單位應(yīng)定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以增強(qiáng)其工作素養(yǎng)和創(chuàng)新素養(yǎng)；最后，增強(qiáng)人事檔案管理的信息化能力，通過采用統(tǒng)一的人事管理平臺(tái)，進(jìn)行人員信息化知識(shí)培訓(xùn)，在各部門之間建立人才庫，便于人事管理和信息更新，同時(shí)也有利于人才的交流和選拔，體現(xiàn)人事管理在人才選拔方面的作用。

此外，需要貫徹以人為本的立卷檔案管理方針。在實(shí)踐中，要重視以下三個(gè)方面：第一，正確掌握檔案立卷的時(shí)間，確保能夠及時(shí)立卷；第二，確定立卷的優(yōu)先次序，進(jìn)行正確分配。在以人為本的指導(dǎo)下，應(yīng)注重區(qū)分文檔和材料，特別是要區(qū)分在內(nèi)容、形式、作用等方面有許多相同之處的文檔材料，以降低檔案的重復(fù)和信息的冗余，從而達(dá)到更好的使用效益；第三，在堅(jiān)持以人為本的基礎(chǔ)上，注重對(duì)整個(gè)部門的整體保護(hù)。

（二）建立規(guī)范化的檔案管理制度。第一，確保整個(gè)檔案部門工作流程的穩(wěn)定。在整理檔案時(shí)，要把握好要點(diǎn)，區(qū)分輕重緩急，嚴(yán)把門禁，防止不能存檔的檔案出現(xiàn)；與此同時(shí)，要避免檔案丟失。尤其是立卷，應(yīng)將相似且相互關(guān)聯(lián)的檔案資料集中于一冊(cè)，以保證同一個(gè)題目的完整性，反映出整個(gè)事件的流程和始末，這樣，檔案的使用效率得到了提升，也使得檔案資料的保存更加完善，不會(huì)造成混亂；第二，要促進(jìn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須不斷地提升檔案工作者的能力。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的組織，加強(qiáng)職業(yè)道德教育、規(guī)章制度和專業(yè)教育，進(jìn)一步的提升技術(shù)。一是強(qiáng)化責(zé)任感。要對(duì)檔案工作產(chǎn)生濃厚的興趣，要有高度的責(zé)任感和使命感；二是加強(qiáng)對(duì)《中華人民共和國檔案法》的研究，樹立“依法治檔”和“依法用檔”的觀念，切實(shí)地保護(hù)好檔案的完整性和安全性，檔案工作的隱蔽和保密性質(zhì)，注定了它不可能像其他工作一樣引人注目；三是利用現(xiàn)代信息化技術(shù)推動(dòng)檔案工作規(guī)范化。實(shí)行現(xiàn)代的經(jīng)營模式有利于提高事業(yè)單位的規(guī)范化水平。要逐漸轉(zhuǎn)變過去陳舊、單一的人工管理模式，采用現(xiàn)代化的管理手段，通過電腦、網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案的整理、立卷、編號(hào)、制作檢索工作、存儲(chǔ)、査找調(diào)閱，才能迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)的管理檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、自動(dòng)化和現(xiàn)代化；四是加強(qiáng)檔案的收集、整理、鑒定和統(tǒng)計(jì)工作。要加強(qiáng)檔案的收集工作，需要建立完善的檔案管理機(jī)制，制定檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確檔案收集的范圍和目的，并加強(qiáng)對(duì)檔案收集的監(jiān)督和管理。同時(shí)，還要注重與各個(gè)部門、機(jī)構(gòu)和個(gè)人進(jìn)行溝通和合作，共同推動(dòng)檔案的收集工作。要加強(qiáng)檔案的整理和鑒定工作，需要對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、整理和鑒定，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。另外，還要建立檔案鑒定制度和專業(yè)的鑒定團(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案的真實(shí)性、可靠性和價(jià)值進(jìn)行鑒定。要加強(qiáng)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，需要建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理和鑒定情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)了解檔案資源的情況，為檔案資源的利用和管理提供參考和依據(jù)。

（三）做好檔案數(shù)字化的流程。檔案數(shù)字化并不是簡單的信息輸入，而是需要保存好源文件，然后進(jìn)行上傳的過程，這個(gè)環(huán)節(jié)需要對(duì)原本的文件進(jìn)行完善的歸檔流程，確保源文件不會(huì)出現(xiàn)問題。第一步，做好檔案選取。根據(jù)檔案保存的需要和實(shí)際利用價(jià)值，選擇需要數(shù)字化的檔案；第二步，做好準(zhǔn)備工作。對(duì)選定的檔案進(jìn)行分類、整理和鑒定，清理、修復(fù)和整理檔案文件，為數(shù)字化工作做好準(zhǔn)備；第三步，數(shù)字化設(shè)備的選擇。根據(jù)檔案的特點(diǎn)和要求，選擇合適的數(shù)字化設(shè)備和軟件，如掃描儀、相機(jī)、OCR 等；第四步，數(shù)字化操作。使用數(shù)字化設(shè)備和軟件，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化操作，包括掃描、拍攝、錄入、編輯、標(biāo)注、保存等；第五步，質(zhì)量控制。對(duì)數(shù)字化后的檔案進(jìn)行質(zhì)量控制，檢查數(shù)字化的質(zhì)量、準(zhǔn)確性、完整性和可讀性等；第六步，數(shù)字檔案的管理。建立數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)，包括數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、備份、檢索和維護(hù)等；最后，共享和利用。建立數(shù)字檔案的共享和利用機(jī)制，使檔案資源能夠更廣泛地被利用和共享，提高檔案資源的利用價(jià)值。

（四）加強(qiáng)檔案保密和安全管理。在數(shù)字化和信息化時(shí)代，檔案的保密和安全管理至關(guān)重要，特別是對(duì)于包含敏感信息的檔案，應(yīng)當(dāng)多措并舉做好保密和安全管理。第一，制定好檔案安全政策。建立明確的檔案安全政策和流程，確保檔案的訪問、傳輸和存儲(chǔ)都符合法律法規(guī)和組織內(nèi)部的規(guī)定。制定安全政策可以幫助規(guī)范檔案管理，并明確責(zé)任人和授權(quán)訪問人員；第二，做好數(shù)據(jù)加密和訪問控制。對(duì)數(shù)字化檔案采用強(qiáng)密碼和數(shù)據(jù)加密措施，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和修改檔案。實(shí)施訪問控制，限制不同用戶的權(quán)限，確保只有有權(quán)人員能夠查看敏感信息；第三，定期備份和制訂數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃。建立定期備份檔案數(shù)據(jù)的計(jì)劃，并制訂數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，通過數(shù)據(jù)陣列多重備份、冷備份等技術(shù)方式，確保即使發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或意外事件，檔案仍能夠迅速恢復(fù)；第四，做好敏感信息的脫敏處理。對(duì)于包含敏感信息的檔案，可以考慮采用脫敏技術(shù)，將敏感信息替換為虛擬數(shù)據(jù)，以降低潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。

總之，做好檔案數(shù)字化需要注意每個(gè)步驟的細(xì)節(jié)，注重檔案的選擇、準(zhǔn)備、數(shù)字化、質(zhì)量控制、管理和共享、保密和安全管理等環(huán)節(jié)，以保證數(shù)字檔案的質(zhì)量和實(shí)用性。

五、結(jié)語

通過對(duì)人事檔案管理的探討，可以看出其在事業(yè)單位管理中的重要性。一個(gè)高效的人事檔案管理系統(tǒng)可以幫助單位更好地掌握人才資源，提升管理效率，同時(shí)也為人員的晉升和發(fā)展提供了更多的機(jī)會(huì)。在實(shí)際的管理工作中，需要不斷優(yōu)化檔案管理的各個(gè)方面，包括分類管理模式、人員培訓(xùn)和信息化建設(shè)等，以實(shí)現(xiàn)管理的有效性和效率。此外，檔案管理工作者也應(yīng)該注重以人為本的立卷存案方針，正確掌握檔案立卷的時(shí)間和優(yōu)先次序，注重對(duì)整個(gè)單位檔案的整體保護(hù)。只有在這些方面得到不斷改善，才能夠推動(dòng)人事檔案管理的發(fā)展，為事業(yè)單位的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。