□ 廣州 楊慶蓮

隨著業(yè)務的發(fā)展和公司的發(fā)展，公司采購活動的內(nèi)部控制在公司的日常工作中發(fā)揮著重要作用。公司采購是生產(chǎn)和經(jīng)營活動的開始，貫穿整個商業(yè)周期，是生產(chǎn)和銷售之間的紐帶，影響公司產(chǎn)品的價值、質(zhì)量和利潤水平。因此，一個良好的內(nèi)部采購控制體系是提高公司價值和長遠發(fā)展的重要保障。通過提升采購質(zhì)量的內(nèi)部控制，以降低生產(chǎn)成本，并在市場經(jīng)濟中保持一定的競爭優(yōu)勢。通過加強公司內(nèi)部審計控制，充分發(fā)揮內(nèi)部審計的作用，深化公司內(nèi)部風險管理審計模式。本文就內(nèi)部審計角度對企業(yè)采購業(yè)務的內(nèi)部控制進行分析，對公司內(nèi)部審計和風險管理的可行性進行研究，以提高企業(yè)采購業(yè)務管理水平。

一、企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制概述以及內(nèi)部審計內(nèi)容

1.企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制概述。企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制是指企業(yè)通過制定、執(zhí)行和監(jiān)督采購規(guī)定、程序、制度和措施，保證采購活動合法、規(guī)范、誠信、高效；確保采購行為符合企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務計劃和風險管理的要求；防范和糾正采購業(yè)務中出現(xiàn)的違規(guī)行為，保護企業(yè)利益和形象的一種管理模式。其主要包含了采購流程的規(guī)范化管理。采購程序的內(nèi)部控制、供應商評估和管理、合同的管理、采購數(shù)據(jù)的記錄與保存、風險管理、監(jiān)督和檢查措施等相關(guān)內(nèi)容。通過對其進行嚴格的內(nèi)部控制能夠防止資產(chǎn)流失和濫用，提高企業(yè)的資產(chǎn)安全，加強內(nèi)部控制規(guī)范采購流程，并嚴格要求員工遵守采購程序，使采購業(yè)務的操作流程更加透明。通過科學的內(nèi)部控制可以規(guī)范采購流程，減少采購時間和成本，提高企業(yè)的運營效率。此外，內(nèi)部控制規(guī)范了員工采購行為，防范員工的內(nèi)部欺詐行為，保證采購業(yè)務的公正性和合規(guī)性。同時，有效的內(nèi)部控制能夠建立企業(yè)的聲譽，提升信譽度，增強消費者對企業(yè)的信任度。

2.企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部審計內(nèi)容。①采購管理流程和制度：審查企業(yè)采購管理流程和制度是否健全，是否符合相關(guān)法規(guī)和標準，是否能夠有效遵守和執(zhí)行。②采購合同管理：審查企業(yè)采購合同管理制度的完整性、流程的有效性，是否規(guī)范、合法、嚴謹，并了解企業(yè)是否按照合同要求履行義務。③供應商管理：審查企業(yè)供應商管理制度是否健全，是否有透明的途徑確認供應商的技能、資歷和合作能力，并進行供應商評估，以確保合作伙伴的質(zhì)量、運營、及時性以及合同規(guī)定的其他方面均符合要求。④采購預算管理：審查企業(yè)采購預算管理制度的完整性和有效性，是否能夠科學合理地控制采購成本，避免和消除浪費和誤用，確保采購預算的充分實現(xiàn)。⑤內(nèi)部控制和風險管理：審查企業(yè)的內(nèi)部控制制度和風險管理制度是否健全，是否有明確的職責分工、流程、權(quán)限等規(guī)定，并對采購業(yè)務的風險及時識別，采取相應的控制措施。⑥質(zhì)量管理：審查企業(yè)采購質(zhì)量管理制度的完整性和有效性，是否有適當?shù)馁|(zhì)量標準和程序，并合理評估和監(jiān)控采購材料、設(shè)備、服務的質(zhì)量。⑦供應鏈信息化：審查企業(yè)采購管理是否實現(xiàn)信息化，通過信息系統(tǒng)控制采購與供應的全過程，從而快速響應和解決采購過程中的問題和瓶頸。⑧業(yè)務執(zhí)行效率：審查企業(yè)采購業(yè)務執(zhí)行效率，包括采購周期、采購成本、供應鏈延遲和項目壓力等方面，并提出改進意見，促進采購業(yè)務效率的提高。

二、采購業(yè)務內(nèi)部控制原則

在企業(yè)采購的內(nèi)部控制中，應加強不相容職位分離的原則。采購和批準由單獨授權(quán)的工作人員進行。采購行業(yè)的控制人員越多，發(fā)生的業(yè)務錯誤就越少。隨著控制的增加，控制成本也會增加。應在成本和效果以及成本控制之間考慮控制的影響，以最大限度地提高業(yè)務效益。因此，采購業(yè)務內(nèi)部控制需要遵循以下原則。①采購程序要嚴格，依據(jù)公司制定的規(guī)章制度及標準化操作流程進行實施。②采購合同的簽訂要明確，不能存在合同漏洞或不良條款。③對采購對象（供應商/服務商）進行嚴格的篩選和評估，確保其資質(zhì)、信譽和實力符合公司要求。④采購人員要遵守法律、法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，避免違反誠信原則，維護公司形象和信譽。⑤采購過程要保證信息的準確性和透明度，確保采購活動完全以公司利益為導向。⑥ 采購流程需要嚴格的審批和授權(quán)制度，保證采購申請、采購審核、支付審批等各環(huán)節(jié)都得到相應的授權(quán)。⑦采購數(shù)據(jù)要及時記錄并做好檔案管理，以便日后審計和成本控制。⑧采購活動需遵循合理經(jīng)濟性原則，以實現(xiàn)公司財務效益。

三、采購業(yè)務內(nèi)部控制的關(guān)鍵點

1.采購計劃控制點。采購計劃是指根據(jù)自身需要，采用科學的方法對所需采購的物資與材料進行預約。在這種情況下，有必要仔細審查和批準申請部門的采購要求，以避免不正確的批準程序或未經(jīng)授權(quán)的采購行為?？赏ㄟ^以下方式開展：①采購計劃的審批：采購計劃應該經(jīng)過審批程序，確保計劃符合預算、業(yè)務需求和采購政策。②需求識別和需求調(diào)查的嚴格性：在采購計劃編制前，需求識別和需求調(diào)查應該嚴格進行，確保采購計劃的準確性和合理性。③采購計劃的跟蹤和執(zhí)行：采購計劃應該通過跟蹤和執(zhí)行來確保實現(xiàn)計劃中的目標，并及時調(diào)整計劃以適應變化的需求。④客觀評估供應商：選擇供應商時應該客觀評估其質(zhì)量、價格、信譽度和供應能力，確保選擇最優(yōu)的供應商。⑤收集、審批和記錄采購合同：采購合同應該經(jīng)過審批程序，并建立有效的記錄，以便監(jiān)督和審核采購過程。⑥采購成本控制：采購過程中應該控制成本，降低采購風險，防止采購成本超支和其他損失。⑦供應商績效評估：定期評估供應商績效，以確保供應商全面合規(guī)、符合要求，并保證采購業(yè)務內(nèi)部控制的連續(xù)性和穩(wěn)定性。⑧風險管理：在采購過程中應該建立有效的風險管理體系，預防和控制采購風險，降低損失和影響。

2.供應商管理控制點。供應商管理是指建立供應商管理體系，對供應商的信用和交貨進行管理和控制。供應商管理影響采購的成本和質(zhì)量。這一環(huán)節(jié)是采購活動內(nèi)部管理的關(guān)鍵，也是一個高風險環(huán)節(jié)，可通過以下方案開展：①供應商評估和選擇：建立供應商評價制度，對供應商進行定期評估和審核，嚴格控制供應商準入標準，選擇優(yōu)質(zhì)供應商，保證采購材料的質(zhì)量和價格優(yōu)勢。②合同管理：建立合同管理制度，對采購合同進行規(guī)范化管理，明確供應商的責任和義務，及時跟進合同履行情況，確保合同履行的有效性和可控性。③采購流程控制：建立嚴格的采購流程，確保采購后所有情況都有記錄，規(guī)范采購行為，防止內(nèi)部操作不規(guī)范或者被他人干擾。④建立價格監(jiān)管機制：建立合理的采購價格評估制度，對采購價格監(jiān)管，加強合同履行過程中的控制和調(diào)整，確保采購過程公平。⑤物資接收管理：建立嚴格的物資接收和驗收管理制度，對接收的物資進行全面檢測，保障物資質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。⑥費用審批和支付：建立嚴格的費用審批制度，確保采購活動符合公司的財務政策，控制采購成本，及時支付供應商費用。⑦監(jiān)督管理系統(tǒng)：建立健全的監(jiān)督管理體系，對采購活動進行監(jiān)督，確保采購符合法規(guī)和規(guī)定，防范非法行為。

3.采購過程控制點。采購過程包括根據(jù)市場和采購計劃選擇采購方法、價格、簽訂合同和審查庫存。不必要的采購做法、不合理的機制和未經(jīng)適當授權(quán)的采購流程可能導致不合理的采購活動。為防范這些風險，應嚴格遵守授權(quán)程序。同時，檢驗點和儲存點應分開，交貨合同編制點和審批點應明確劃分。

四、從內(nèi)部審計看采購業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題

1.采購流程不夠規(guī)范。采購流程通常包含采購計劃、采購需求、采購招標、供應商評審、合同簽署、采購執(zhí)行和付款等環(huán)節(jié)。不少企業(yè)在采購流程的實施中，流程不規(guī)范，并且缺乏透明度和審批制度。例如，一些采購人員可能存在以個人利益為重、忽視質(zhì)量、價格等需求的現(xiàn)象。

2.采購合同缺乏規(guī)范性及完整性。在采購合同的簽署方面存在問題，如合同內(nèi)容不規(guī)范、保密條款不充分、義務和責任未明確、僅僅以口頭約定等。這些問題導致企業(yè)縮減了自身的利益。

3.供應商管理缺乏嚴謹。供應商是企業(yè)采購業(yè)務的重要一環(huán)，供應商的質(zhì)量、信譽度，以及供應商的產(chǎn)品或服務價格是企業(yè)進行采購決策的重要參考指標。然而企業(yè)供應商管理通常存在問題，如對供應商的評估和審查不充分，對采購人員和供應商員工關(guān)系的管理有所欠缺等。

4.財務管理制度有限。企業(yè)采購業(yè)務的財務管理是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，包括采購預算、財務審批、采購支付、差旅費及費用報銷等。但是，很多企業(yè)內(nèi)部控制財務管理制度存在問題，沒有實行完善的預算控制、費用報銷審批制度以及采購支出賬務管理等。

五、企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制的重要措施

1.加強對商品采購計劃的審核。對于服務企業(yè)來說，采購計劃是企業(yè)運營成功的重要保障之一。因此，加強對商品采購計劃的審核非常重要。①建立采購管理制度，明確采購流程和職責分工。②由專門的采購人員進行商品的采購工作，確保采購流程的規(guī)范性。③制定完善的商品采購計劃，根據(jù)企業(yè)實際需求確定采購量、采購時間等。④加強對供應商的選擇和考察，確保供應商的信譽和質(zhì)量。⑤嚴格執(zhí)行采購合同，明確各方責任和義務。⑥定期對采購計劃進行評估和審查，及時調(diào)整采購計劃以適應市場變化。通過以上措施，企業(yè)可以有效控制采購成本和風險，提升采購的效率和質(zhì)量，從而為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供有力的支持。除了上述措施，企業(yè)還應該注意以下幾點。①避免單一供應商，建立供應商庫，合理分配采購訂單，防止供應商卡殼。②建立倉儲管理體系，合理規(guī)劃倉庫布局，確保采購商品的存儲和管理。③加強采購數(shù)據(jù)分析和管理，及時掌握采購情況，為后續(xù)采購計劃做出合理的決策。④盡可能采用優(yōu)質(zhì)、環(huán)保的商品，關(guān)注供應商的社會責任和環(huán)境保護。⑤定期開展供應商評估工作，維護供應商關(guān)系，防止供應鏈中出現(xiàn)的問題影響到企業(yè)的正常運營。因此，企業(yè)應該加強對商品采購計劃的審核，并建立健全的采購管理體系，從而保證采購工作的順暢和質(zhì)量，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

2.采購風險評估體系的完善。采購風險評估體系是對采購過程中可能面臨的風險進行識別、評估和處理的一套制度化、規(guī)范化的方法。為了完善采購風險評估體系，可通過以下方式進行開展。①制定風險評估流程：采購風險評估應該成為采購流程中的一個必要步驟，制定風險評估流程，明確每個流程節(jié)點的職責和操作方法。②明確評估標準：根據(jù)采購對象的不同，制定相應的評估標準。將采購對象的風險分為各種等級，可以通過分值的方式對風險進行分級評估。③建立風險信息庫：收集和整理歷史采購項目案例，建立一個風險信息庫，對常見風險做出規(guī)范的評估標準和應對措施，為今后采購項目的決策和風險控制提供參考。④加強對供應商的審核：對供應商進行嚴格的審核，對供應商的實力、信譽、財務狀況等進行評估，減少與不良供應商的交易，從而避免采購項目風險的發(fā)生。⑤制定應對措施：制定一系列針對不同風險的應對措施，以預防和控制采購項目中可能出現(xiàn)的風險，避免損失和影響。⑥建立反饋機制：收集和整理采購項目中的不良事件，建立反饋機制，及時調(diào)整采購流程和風險評估標準，提高風險評估體系的科學性和實效性。

3.制定更為科學的采購管理計劃。根據(jù)風險評估系統(tǒng)監(jiān)測和控制采購計劃，明確企業(yè)需求、目標及計劃，梳理物品或服務的需求范圍、數(shù)量、質(zhì)量要求等。分析采購中存在的風險，制定規(guī)避計劃和應對措施。示例包括質(zhì)量問題、交期延誤、價值風險等。制定采購方式、談判和招標方式、選定供應商要求、采購方式流程等。通過搜尋網(wǎng)絡(luò)和其他渠道搜尋供應商、制定談判和招標程序以及選擇供應商的標準等。與供應商協(xié)議、簽署合同并實施協(xié)議。關(guān)注價格、交貨時間、質(zhì)量文化、安全、保險、價值等。實施前設(shè)定合理的采購計劃流程、監(jiān)督采購執(zhí)行、記錄數(shù)據(jù)及與供應商保持聯(lián)系。這一步鼓勵不斷反思改進采購管理計劃。評估是否滿足采購需求，評估供應商表現(xiàn)，并尋求改進的方案。

4.優(yōu)化供應商的選擇與管理。在選擇供應商之前，公司需要對所需產(chǎn)品或服務的規(guī)格、質(zhì)量和數(shù)量進行詳細的分析和評估，并確保明確的需求標準可以有效地幫助篩選合適的供應商。了解市場上的不同供應商的優(yōu)劣勢，以及他們的價格、質(zhì)量、信譽等方面的信息，可以幫助公司更好地篩選出合適的供應商。對潛在供應商的信譽、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、交付能力、質(zhì)量管理系統(tǒng)等方面進行詳細評估，可以幫助公司確定最合適的供應商。在與供應商協(xié)商合同時，公司需要確保合同條款明確、合理，包括價格、數(shù)量、交貨時間、付款方式、質(zhì)量標準等。

5.采購價格管理優(yōu)化。采購價格管理優(yōu)化指的是在采購過程中，通過優(yōu)化采購流程、管理采購資源和協(xié)調(diào)供應商關(guān)系，實現(xiàn)采購成本的最小化，提高采購效率和采購質(zhì)量的提高。通過對供應商的選擇、評估、跟蹤等管理，加強與供應商的合作關(guān)系，從而獲得更好的價格和質(zhì)量。合理建立采購流程，加強采購合同、發(fā)票等管理，避免采購過程中出現(xiàn)糾紛，減少采購成本。通過對采購需求進行詳細的分析和評估，確定采購計劃和采購預算，以便更有針對性地進行采購。加強對采購成本的控制和管理，避免不必要的浪費和超支，實現(xiàn)采購成本的最小化。通過對采購過程中可能出現(xiàn)的風險進行預判和防范，降低不確定性，確保采購的安全和穩(wěn)定。

六、結(jié)語

隨著公司采購數(shù)量的不斷增加，內(nèi)部審計在公司采購內(nèi)部控制中顯得尤為重要。在采購控制方面，有必要找出內(nèi)部采購控制的不足，采取有效的改進策略，不斷提高業(yè)務控制水平。嚴格控制采購成本，提高業(yè)務運營的整體效率。在采購內(nèi)部控制中，不僅要規(guī)范采購內(nèi)部控制制度，結(jié)合企業(yè)實際情況，將審計方法不斷完善，以更好地開展采購審計工作。