館藏檔案開放審核新路徑研究
2023-12-11 12:17:06張夢怡浙江省檔案館
浙江檔案 2023年9期
張夢怡/浙江省檔案館
檔案開放審核是新時(shí)代檔案工作走向開放的必然要求，是落實(shí)檔案存史資政育人功能的根本前提，更是提升檔案服務(wù)能力水平的重要保障。新修訂《檔案法》在檔案開放審核方面邁出了嶄新步伐，但從目前實(shí)踐來看，開放審核工作仍有許多困難。其中，館藏檔案開放審核的壓力尤為突出。在數(shù)字時(shí)代，借著新修訂《檔案法》《國家檔案館檔案開放辦法》等政策優(yōu)勢，對館藏檔案開放審核新路徑進(jìn)行探究，具有重要的實(shí)踐意義。
1 當(dāng)前館藏檔案開放審核工作的背景及機(jī)遇挑戰(zhàn)
進(jìn)入新時(shí)代，館藏檔案開放審核工作有著新的政策背景、技術(shù)背景，帶來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。
1.1 政策法規(guī)背景
新修訂《檔案法》規(guī)定：“縣級以上各級檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿二十五年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化等類檔案，可以少于二十五年向社會(huì)開放。”這是新修訂《檔案法》對館藏檔案開放審核工作提出的新要求。在這樣的政策背景下，館藏檔案開放審核面臨著新的挑戰(zhàn)。
一方面是檔案封閉期限縮短帶來工作量劇增挑戰(zhàn)。新修訂《檔案法》將檔案開放審核的期限由原來的形成之日起滿30年縮短為25年，檔案館突增了5年的存量檔案需要審核。同時(shí)，提前開放的檔案范圍中增加了教育類檔案，檔案館要將此前已審核的檔案再篩查一遍，審核是否存在適合少于25年提前開放的教育類檔案，這極大地增加了檔案館開放審核的工作量。另一方面是政策的寬泛性帶來權(quán)責(zé)厘清挑戰(zhàn)。在檔案館與檔案形成（移交）單位的權(quán)責(zé)分配上，新修訂《檔案法》和《國家檔案館檔案開放辦法》都只明確了“會(huì)同”“共同負(fù)責(zé)”，具體誰主導(dǎo)、誰擁有最終決定權(quán)等都沒有在制度上進(jìn)行明確。同時(shí)，檔案形成（移交）單位開放審核技能“從零開始”難度較大。如何保障檔案館和檔案形成（移交）單位有序分工、高效合作，如何有效解決雙方意見分歧，如何提升檔案形成（移交）單位開放審核能力等都是需要面對的新挑戰(zhàn)。
1.2 技術(shù)背景
數(shù)字時(shí)代催生了大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等一系列新的技術(shù)。近年來，浙江省數(shù)字化改革如火如荼，借助數(shù)字化改革的東風(fēng)，數(shù)字化思維、認(rèn)知和技術(shù)深入到全省各級檔案館的各項(xiàng)工作中，這為館藏檔案開放審核工作帶來了新的機(jī)遇。
一是新技術(shù)直接應(yīng)用于館藏檔案開放審核。人工智能、大數(shù)據(jù)分析等新技術(shù)可以挖掘計(jì)算機(jī)在開放審核領(lǐng)域的應(yīng)用潛力。如OCR識(shí)別技術(shù)可以將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成文本，為后續(xù)的敏感詞篩查奠定基礎(chǔ)；語義分析技術(shù)可以在敏感詞篩查基礎(chǔ)上，將表達(dá)同一種意思的不同詞句從海量檔案中分析出來；人工智能技術(shù)可以讓計(jì)算機(jī)進(jìn)行自學(xué)習(xí)，通過反復(fù)學(xué)習(xí)掌握檔案開放審核的內(nèi)在邏輯，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自主審核。
二是數(shù)字化改革提升檔案質(zhì)量助推開放審核。數(shù)字化改革推動(dòng)檔案形成單位加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化和電子檔案的發(fā)展進(jìn)程，檔案質(zhì)量越來越高，顆粒度越來越細(xì)，為后續(xù)的OCR識(shí)別以及智能化的開放審核奠定了良好的基礎(chǔ)，減輕了智能化開放審核前處理的工作量，也提高了后續(xù)開放審核的效率和質(zhì)量。
三是數(shù)字技術(shù)助力開放審核流程再造。在數(shù)字化改革背景下，諸多檔案館重新梳理工作流程，將許多線下繁雜的工作流程搬到線上，進(jìn)行升級改造，這為開放審核工作流程再造提供了契機(jī)。檔案工作者可以結(jié)合開放審核實(shí)踐中遇到的痛點(diǎn)、難點(diǎn)提出需求，對整個(gè)流程進(jìn)行重塑。融入數(shù)字技術(shù)的開放審核流程可以更加智能、更加便捷、更加人性化，進(jìn)而提高開放審核工作效率。
2 當(dāng)前館藏檔案開放審核工作存在的問題
筆者通過線上+線下的方式，對浙江省各級檔案館，以及部分外省檔案館進(jìn)行專題調(diào)研，發(fā)現(xiàn)檔案館開放審核工作整體壓力較大，質(zhì)量參差不齊，具體來說，存在以下三方面問題。
第一，開放審核進(jìn)度緩慢。按新修訂《檔案法》規(guī)定的25年開放期限計(jì)算，2023年應(yīng)完成開放審核的是1998年前形成的檔案。但由于人力物力不足，大部分檔案館都有5-10年的“欠賬”，有的甚至近十年來從未開展過開放審核工作。加上每年有增量檔案移交進(jìn)館，其中有大量是已經(jīng)到開放審核期限的，存量消耗慢，增量又不斷涌入，檔案館開放審核壓力巨大。第二，開放審核質(zhì)量參差不齊。面對海量的待審核檔案，檔案館審核人員無論從數(shù)量上還是時(shí)間上都是不能與之相匹配的。有的審核人員疲于應(yīng)付，為了盡快完成審核任務(wù)，有時(shí)候會(huì)在沒有閱讀了解全文的情況下就根據(jù)題名作出審核結(jié)果，導(dǎo)致開放審核質(zhì)量參差不齊。第三，檔案形成單位參與度小。目前，館藏檔案開放審核工作以檔案館為主，大多檔案形成（移交）單位以專業(yè)知識(shí)欠缺、經(jīng)驗(yàn)不足、人手不夠等理由推諉，并沒有真正承擔(dān)館藏檔案開放審核責(zé)任。許多檔案館會(huì)將審核結(jié)果以一定方式發(fā)送給檔案形成（移交）單位確認(rèn)，但仍有部分單位對該項(xiàng)工作配合度不高，存在反饋不及時(shí)，甚至不反饋等情況。
3 問題背后的原因分析
3.1 開放審核制度不夠細(xì)化
新修訂《檔案法》對館藏檔案開放審核工作是宏觀的、原則性的規(guī)定?！秶覚n案館檔案開放辦法》等部門規(guī)章雖然是在新修訂《檔案法》基礎(chǔ)上的細(xì)化，但對于開放審核實(shí)踐來說，仍然較為籠統(tǒng)、模糊，不能解決實(shí)際工作中遇到的具體問題，導(dǎo)致一線檔案工作者經(jīng)常處于“手足無措”狀態(tài)。且目前執(zhí)行的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》是1991年制定的，已不能適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需要，絕大多數(shù)地區(qū)的檔案主管部門也未結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際制定出臺(tái)開放審核工作細(xì)則。總體來說，檔案開放審核領(lǐng)域的制度還是不夠細(xì)化、不夠健全。
3.2 參與者權(quán)責(zé)不明
新修訂《檔案法》將檔案館和檔案形成（移交）單位共同置于開放審核主體地位，這有利于督促各主體積極參與到開放審核工作中來[1]。但由于具體權(quán)責(zé)不夠明確，缺乏長效協(xié)同機(jī)制和協(xié)作平臺(tái)，各主體之間容易互相扯皮，影響工作效率。
一方面，檔案館和檔案形成（移交）單位權(quán)責(zé)劃分不明確。新修訂《檔案法》規(guī)定館藏檔案的開放審核由檔案館會(huì)同檔案形成（移交）單位共同負(fù)責(zé)，“會(huì)同”“共同”二詞并沒有明確雙方之間的權(quán)責(zé)分工。后來《國家檔案館檔案開放辦法》規(guī)定“檔案館牽頭，檔案形成單位或者移交單位參與，雙方共同負(fù)責(zé)館藏檔案開放審核”，在一定程度上進(jìn)一步明確了檔案館牽頭組織實(shí)施館藏檔案開放審核職責(zé)，但對于雙方“共同”負(fù)責(zé)審核時(shí)，誰初審、誰復(fù)審、誰終審，意見不一時(shí)如何處理等實(shí)踐中頻繁遇到的具體難題并沒有給出明確答案，雙方權(quán)責(zé)仍不夠詳細(xì)，不能滿足實(shí)踐需求。另一方面，檔案形成（移交）單位內(nèi)部權(quán)責(zé)劃分不明確。檔案形成（移交）單位的開放審核工作，究竟是檔案室全權(quán)負(fù)責(zé)，還是檔案室與檔案形成部門共同負(fù)責(zé)，這又是一場博弈的過程。各方之間的推諉內(nèi)耗影響了開放審核效率和質(zhì)量。
3.3 開放審核手段比較落后
大多數(shù)檔案館的開放審核工作仍停留在純?nèi)斯さ某跫夒A段，有的甚至對著紙質(zhì)檔案進(jìn)行審核后，再把審核結(jié)果輸入到電腦中。面對海量的待審核檔案，尤其是當(dāng)前以“件”為單位的審核顆粒度，純?nèi)斯徍诵实?、進(jìn)度慢、安全隱患多。同時(shí)，從審核標(biāo)準(zhǔn)的穩(wěn)定性看，人工對開放審核標(biāo)準(zhǔn)的理解和判斷可能存在偏差[2]，同一份檔案不同的人審核會(huì)產(chǎn)生不同的觀點(diǎn)，同一個(gè)人的審核標(biāo)準(zhǔn)也不能保證前后完全一致。人工審核的主觀性容易引起爭議，不利于審核結(jié)果的穩(wěn)定性。
3.4 開放審核人才隊(duì)伍嚴(yán)重不足
從檔案館內(nèi)部看，館藏檔案開放審核大多依靠館內(nèi)某一部門，且審核人員多為兼職開展開放審核工作，他們的重心仍是各自的崗位主責(zé)。大多數(shù)審核人員既沒有充裕的時(shí)間，也沒有豐富的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，開放審核人才隊(duì)伍十分單薄，較難為開放審核工作提供充足的保障，進(jìn)而影響審核進(jìn)度和整體質(zhì)量。
4 館藏檔案開放審核工作新路徑
基于目前館藏檔案開放審核工作中存在的痛點(diǎn)、難點(diǎn)，筆者認(rèn)為，要充分利用數(shù)字思維和數(shù)字技術(shù)，在制度路徑上，變“模糊化”為“精準(zhǔn)化”；在機(jī)制路徑上，變“單兵式”為“協(xié)作式”；在技術(shù)路徑上，變“人工化”為“智能化”；在隊(duì)伍建設(shè)路徑上，變“封閉式”為“共享式”。
4.1 制度路徑——細(xì)化館藏檔案開放審核制度
科學(xué)合理、詳細(xì)具體的開放審核制度，能促進(jìn)檔案開放審核工作實(shí)現(xiàn)審核過程的規(guī)范性、審核依據(jù)的一致性、審核結(jié)果的穩(wěn)定性、審核工作的權(quán)威性[3]。具體來說，一是制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徍顺绦蛞?guī)范?？梢岳脭?shù)字技術(shù)將原來的線下審核轉(zhuǎn)為線上審核，或者優(yōu)化原有的線上審核流程，并將這些科學(xué)智能的審核流程規(guī)范化、制度化。通過制定審核程序規(guī)范的方式，明確線上開放審核方案制定、任務(wù)分配、初審、復(fù)審、終審、公布等各環(huán)節(jié)的流程走向、操作方法、審核者權(quán)限，以及出現(xiàn)問題的處置辦法等。同時(shí)，可以將開放審核具體的流程圖附在工作規(guī)范之后，方便參與者實(shí)際操作。
二是制定詳細(xì)的審核標(biāo)準(zhǔn)。到期檔案以開放為原則，延期開放為例外，而可開放的內(nèi)容不能窮舉，因此，明確延期開放的范疇更為可行?！秶覚n案館檔案開放辦法》在應(yīng)開盡開的基礎(chǔ)上，規(guī)定了延期向社會(huì)開放的四類檔案，在實(shí)踐過程中，需要進(jìn)一步細(xì)化這四類檔案的具體內(nèi)容。橫向上，要會(huì)同檔案形成（移交）單位，結(jié)合各全宗檔案所承載的具體信息進(jìn)行細(xì)化研判，建立各全宗開放審核的子標(biāo)準(zhǔn)?？v向上，要根據(jù)有關(guān)政策法規(guī)的變化適時(shí)調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，確保審核結(jié)果的準(zhǔn)確性。
4.2 機(jī)制路徑——建立權(quán)責(zé)明確的多方協(xié)同機(jī)制
館藏檔案開放審核工作主要涉及檔案主管部門、檔案館、檔案形成（移交）單位三方。檔案主管部門要發(fā)揮統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，依法對本行政區(qū)域內(nèi)各級國家檔案館的檔案開放工作開展監(jiān)督指導(dǎo)[4]，推動(dòng)建立館藏檔案開放審核協(xié)同機(jī)制。
檔案館和檔案形成（移交）單位之間，一方面要優(yōu)勢互補(bǔ)、互相協(xié)作。檔案館可以發(fā)揮在開放審核政策理解、標(biāo)準(zhǔn)把握、實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)等方面的優(yōu)勢，對檔案形成（移交）單位給予支持和幫助[5]；檔案形成（移交）單位作為檔案的源頭，要發(fā)揮熟知業(yè)務(wù)、掌握背景的優(yōu)勢，認(rèn)真研判檔案中涉及的專業(yè)問題，形成專業(yè)的審核意見。雙方可以建立“會(huì)商”機(jī)制，在審核工作開始前共同商討確定具體的審核程序和標(biāo)準(zhǔn)，在遇到分歧時(shí)協(xié)商確定最終結(jié)果；可以建立線上“會(huì)審”平臺(tái)，打通檔案館與檔案形成（移交）單位之間的檔案管理系統(tǒng)端口，實(shí)現(xiàn)審核流程線上流轉(zhuǎn)。另一方面，也要合理分工，權(quán)責(zé)明確?？紤]到檔案形成（移交）單位是最熟悉檔案內(nèi)容的主體，建議由檔案形成（移交）單位負(fù)責(zé)館藏檔案的初審，檔案館負(fù)責(zé)復(fù)審和終審。這樣的分工方式與雙方在尚未移交進(jìn)館檔案開放審核工作上的分工也是一致的，可以巧妙地將存量檔案與增量檔案的開放審核分工統(tǒng)一起來，方便管理和推進(jìn)。
4.3 技術(shù)路徑——開發(fā)人工智能（AI）輔助開放審核系統(tǒng)
利用AI、大數(shù)據(jù)等技術(shù)來推進(jìn)檔案工作更好更快的發(fā)展是數(shù)字化改革背景下檔案開放審核工作的一大趨勢。目前，一些檔案館和檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)已經(jīng)嘗試運(yùn)用AI技術(shù)進(jìn)行檔案開放審核工作，但大都處于起步階段，多為敏感詞篩選、語義分析等，智能化程度不高，準(zhǔn)確率較低，大量糾錯(cuò)工作還需要在復(fù)審環(huán)節(jié)通過人工來實(shí)現(xiàn)。筆者認(rèn)為，以“自學(xué)習(xí)”為支撐的AI輔助開放審核才是檔案開放審核技術(shù)創(chuàng)新的研究重點(diǎn)，它可以讓計(jì)算機(jī)真正學(xué)會(huì)檔案開放審核，從而提高審核效率和審核結(jié)果的穩(wěn)定性、客觀性。
基于自學(xué)習(xí)技術(shù)的AI開放審核系統(tǒng)需要經(jīng)過大量數(shù)據(jù)學(xué)習(xí)訓(xùn)練，因此，在學(xué)習(xí)階段，人工審核還需同步進(jìn)行，對不同人員審核結(jié)果的同質(zhì)率要求也相當(dāng)高。面對這樣的情況，檔案館可以嘗試從內(nèi)外兩個(gè)層面開展工作。一是對內(nèi)實(shí)行AI初審和人工復(fù)審滾動(dòng)配套。由AI對檔案進(jìn)行初審，初審結(jié)果由人工進(jìn)行復(fù)審，對結(jié)果不一致的給出鑒定理由，然后復(fù)審結(jié)果和鑒定理由回流至AI開放審核系統(tǒng)內(nèi)再次用于AI自學(xué)習(xí)。這樣既不耽誤日常開放審核進(jìn)度，又可以提供大量有針對性的數(shù)據(jù)用于AI自學(xué)習(xí)，完善AI規(guī)則庫和敏感詞庫，不斷提高AI開放審核準(zhǔn)確率。二是對外共享AI輔助開放審核研發(fā)成果。AI技術(shù)只有在大數(shù)據(jù)的環(huán)境中才能凸顯其優(yōu)勢，局限于一館、一地的AI系統(tǒng)由于沒有足夠的學(xué)習(xí)樣本來完善，并不能很好地發(fā)揮其優(yōu)良的數(shù)據(jù)處理能力。為此，在省域乃至更大范圍內(nèi)建立共享性的AI開放審核系統(tǒng)是值得探索和嘗試的。AI系統(tǒng)學(xué)習(xí)資源倍數(shù)增長，系統(tǒng)升級進(jìn)度大大加快，使AI從輔助到完全替代人工開展檔案開放審核工作成為可能。同時(shí)，研發(fā)成果共享也可以避免人力和經(jīng)費(fèi)的重復(fù)投入。
4.4 隊(duì)伍建設(shè)路徑——打造跨地域人才共享專家?guī)?/h3>
開放審核工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，在一定程度上受到審核人員的知識(shí)背景、政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平等因素影響，而具備這些素質(zhì)的人才并不能一蹴而就培養(yǎng)，面對暴增的審核任務(wù)，各檔案館和檔案形成（移交）單位都面臨人才短缺困境。因此，打造跨地域人才共享專家?guī)斐蔀榫徑馊瞬哦倘眽毫Φ挠幸鎳L試。
建議以省域?yàn)閱挝?，選拔各級檔案館和檔案形成（移交）單位中檔案開放審核專業(yè)過硬的人才，建立全省專家?guī)欤?并建立相應(yīng)的線上工作群。專家?guī)熘械膶＜胰瞬挪痪窒抻诜?wù)本地區(qū)、本單位檔案開放審核工作，而是要為全省各檔案館建立完善館藏檔案開放審核標(biāo)準(zhǔn)、程序等提供指導(dǎo)服務(wù)，為檔案館與檔案形成（移交）單位之間存在爭議的審核結(jié)果“定分止?fàn)帯保瑸閺氖聶n案開放審核業(yè)務(wù)的人員提供培訓(xùn)服務(wù)等。通過共享方式，將各地專家的價(jià)值最大化利用，實(shí)現(xiàn)開放審核業(yè)務(wù)交流、業(yè)務(wù)提升常態(tài)化、可持續(xù)化。
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