崔月

“數(shù)智”一詞是以大數(shù)據(jù)、人工智能等為主導(dǎo)的技術(shù)思維、技術(shù)產(chǎn)品和技術(shù)應(yīng)用[1]。隨著新技術(shù)的發(fā)展，數(shù)智技術(shù)也進(jìn)入了檔案管理領(lǐng)域，并為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了許多創(chuàng)新實踐。檔案利用工作即為用戶提供利用服務(wù)的工作[2]。高校是國家高等教育人才的培養(yǎng)基地，而高校檔案館承載學(xué)校的發(fā)展記憶，記錄學(xué)校教學(xué)、科研以及管理等重要活動，是學(xué)校文化育人的重要場所。新環(huán)境下高校檔案用戶亦對檔案利用工作提出了新要求。因此，如何做好檔案利用服務(wù)工作是當(dāng)前高校檔案事業(yè)發(fā)展的重中之重，也是展現(xiàn)高校檔案工作價值的集中體現(xiàn)。

一、高校檔案利用工作實踐中存在的困境

（一）高校檔案館利用服務(wù)與用戶認(rèn)知不匹配問題

隨著18世紀(jì)末法國檔案工作改革中檔案開放原則的提出，檔案利用由封閉走向開放，檔案館才開始面向普通大眾，時間不過是短短200年。長期根深蒂固的認(rèn)知讓用戶對檔案館仍然有一種陌生感。在基于普通公眾對檔案館的認(rèn)知調(diào)查中顯示，相較于圖書館或博物館，公眾對檔案館的印象中“嚴(yán)肅封閉”的占比60%，“陌生神秘”占比32.8%[3]。高校檔案館由于其地域和管理的需要在高校的圍墻之中，這種印象更強(qiáng)化了將普通利用者“拒之門外”的心理感受。有學(xué)者對湖北師范大學(xué)300名在校大學(xué)生進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果顯示，91%學(xué)生不了解自己的檔案是由哪些材料組成的，更不知道學(xué)校檔案館保存著學(xué)生的哪些基本材料；93%學(xué)生不知道學(xué)校設(shè)有檔案館[4]。加之學(xué)校對檔案信息素養(yǎng)等相關(guān)通識教育的缺失，學(xué)生以及教職工等群體對高校檔案館的認(rèn)知度偏低，更何談合理利用。這種情況下，高校檔案館在提供利用服務(wù)的過程中必然會存在服務(wù)與認(rèn)知脫節(jié)的情況，這也直接影響高校檔案服務(wù)利用工作的開展。

（二）用戶利用需求現(xiàn)代化與檔案館專業(yè)化服務(wù)能力不足的問題

新時代，高校檔案用戶越來越依賴移動互聯(lián)網(wǎng)、新媒體等技術(shù)為實際工作、生活帶來的便利。尤其是年輕的新一代高校檔案用戶，他們的檔案利用需求呈現(xiàn)移動化和碎片化特征，更傾向于高校檔案機(jī)構(gòu)能夠提供移動化和智能化的信息服務(wù)[5]。同時也更傾向于追求信息獲取的及時性和高效性。很顯然，傳統(tǒng)的現(xiàn)場（線下）檔案利用服務(wù)無法滿足當(dāng)下高校檔案用戶的利用需求。2022年中國高校檔案事業(yè)發(fā)展報告中對全國242所高校開展問卷調(diào)查，結(jié)果顯示，僅有35.54%高校完全實現(xiàn)在線服務(wù)平臺遠(yuǎn)程服務(wù)，64.46%高校仍然采用傳統(tǒng)人工登記服務(wù)[6]。信息時代，用戶希望能夠通過PC端、移動端實現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)程獲取已經(jīng)成為時代的主流趨勢，而這卻被高校檔案館對此類信息化服務(wù)開發(fā)能力的欠缺掣肘。高校檔案部門作為高校的教學(xué)科研輔助管理部門，一直處于較為弱勢的地位，因此，資源和經(jīng)費獲取有限，嚴(yán)重制約檔案信息化管理和利用工作的推進(jìn)。

此外，高校檔案工作在人員隊伍方面也面臨諸多問題。學(xué)校給高校檔案館核定編制數(shù)少，專業(yè)化人才引進(jìn)嚴(yán)重不足。高校檔案利用工作也不同程度地囿于被動的、低層次的水平。

（三）用戶利用需求個性化與高校檔案服務(wù)利用程式化的矛盾突出

1980年，國際檔案理事會在英國倫敦召開的第九屆國際檔案大會中闡述了檔案利用的三種類型，分別是實際利用、普遍利用和學(xué)術(shù)研究[7]。高校檔案館提供的利用服務(wù)主要基于館藏，為利用者提供檔案的查閱、復(fù)制、開具檔案證明、舉辦檔案展覽及參考咨詢等。新時期，受環(huán)境變化、政策調(diào)整、心理變化等主客觀因素的影響，高校檔案用戶對檔案利用的需求也不再拘泥于過去簡單的信息查詢，即便是同一用戶不同時期對檔案利用需求也不相同，用戶檔案利用個性化、多元化等特征顯著。筆者所在的合肥工業(yè)大學(xué)檔案館，在利用實踐中，曾有畢業(yè)生向檔案館提出希望獲取其在大學(xué)期間的各類影像資料留作紀(jì)念，針對這種專題類型的檔案利用需求在過去并不多見。因此，對提供利用服務(wù)的檔案機(jī)構(gòu)亦存在經(jīng)驗不足或考慮不夠等問題，如果不考慮利用大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，純?nèi)斯z索利用未必能得到讓利用者滿意的結(jié)果。但是縱覽高校檔案館門戶網(wǎng)站、信息資源利用平臺，不難發(fā)現(xiàn)高校提供檔案利用服務(wù)相對固定，偏向于常見利用服務(wù)，針對個性化服務(wù)開通利用咨詢或指南的相對較少。過去“用戶需要什么，檔案館提供什么”的利用服務(wù)已不能適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展要求，這種利用新技術(shù)并根據(jù)用戶心理或用戶行為主動為用戶提供檔案信息資源與長期被動的服務(wù)利用模式之間的矛盾日益顯著。

（四）信息資源“共享”與利用服務(wù)“專屬”之間的矛盾

高校檔案館提供利用服務(wù)的對象一般分為三種。第一是在校學(xué)生、畢業(yè)生以及教職工群體；第二是校內(nèi)的相關(guān)單位或部門；第三是其他社會機(jī)構(gòu)、團(tuán)體或普通個人群體。當(dāng)前大多數(shù)高校檔案利用對象主要還是停留在前兩者。利用內(nèi)容主要集中在學(xué)生群體的升學(xué)、考試、入職、出國以及學(xué)歷認(rèn)證等；教職工群體相關(guān)的工作、職稱評審、學(xué)術(shù)研究等；各單位或部門開展中心工作或?qū)W科評估等。此類利用已成為高校檔案利用的主流業(yè)務(wù)，而針對社會群體的檔案利用服務(wù)需求卻十分謹(jǐn)慎，這也間接形成了一種高校檔案只為“形成者”服務(wù)的固定思維。這種思維嚴(yán)重制約了檔案第二價值的實現(xiàn)，不利于檔案資源共享及其社會價值的實現(xiàn)。

隨著“檔案休閑觀”概念的提出，資源共享的理念已經(jīng)成為主流趨勢，21世紀(jì)初，全英就有150多所高校參與了英國國家檔案與其他檔案部門之間的合作與資源共享[8]。與此同時，數(shù)智技術(shù)的發(fā)展也加速了“共享”的可能性和可行性，這種新形勢也促使高校檔案信息資源在“專屬”和“共享”的抉擇中不斷博弈。

二、數(shù)智環(huán)境對高校檔案利用工作的影響

（一）推進(jìn)高校檔案部門轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

數(shù)智應(yīng)用實踐在各行業(yè)中的成功案例讓人欣喜。大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、新媒體、數(shù)字孿生和區(qū)塊鏈等技術(shù)的飛速發(fā)展讓過去高校檔案館單一的、被動的服務(wù)利用方式發(fā)生了徹底性改變，高校檔案用戶希望能夠通過各類數(shù)智技術(shù)實現(xiàn)一站式檔案信息的獲取，同時，希望能夠通過新技術(shù)實現(xiàn)足不出戶便能享受到沉浸式的服務(wù)體驗。這種轉(zhuǎn)變讓高校檔案館不得不行動起來，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，發(fā)揮主人翁意識，成為檔案信息互聯(lián)互通、共享共建和服務(wù)學(xué)校信息化建設(shè)的重要機(jī)構(gòu)。尤其是信息協(xié)同共享方面，高校檔案館不僅可以有效降低學(xué)校各部門的信息開發(fā)利用成本，也可以作為信息的終點站發(fā)揮不可或缺的作用。此外，便捷的檔案信息資源獲取也能夠讓利用者重新定義高校檔案機(jī)構(gòu)。因此，數(shù)智技術(shù)也在加速高校檔案部門轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，提供更加精準(zhǔn)、多元以及智慧化的檔案信息利用服務(wù)。

（二）促進(jìn)高校檔案服務(wù)效能的提升

數(shù)智技術(shù)追求的是信息的及時、高效，用戶提出需求能夠快速響應(yīng)，大數(shù)據(jù)技術(shù)讓檔案信息更加有序和易于獲取，區(qū)塊鏈技術(shù)和量子通信技術(shù)的應(yīng)用讓用戶獲取檔案信息更加安全，新媒體技術(shù)讓檔案信息更加生動，這些新技術(shù)的應(yīng)用可以讓高校檔案信息資源得到更加合理、高效地利用，解放傳統(tǒng)的人工利用服務(wù)給高校檔案部門帶來的人員捆綁，讓專業(yè)的檔案工作者從煩雜的利用服務(wù)中解脫并空出精力專攻高層次檔案信息資源的利用服務(wù)。如舉辦主題展覽，宣傳校園文化，編研信息參考為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)等，讓高校檔案館在文化育人、信息服務(wù)等方面發(fā)揮更重要的價值，形成良性的發(fā)展循環(huán)。這樣不僅能提升檔案利用服務(wù)的效能，同時，也能夠提高用戶利用服務(wù)的滿意度。

（三）實現(xiàn)高校檔案館自身價值

高校檔案部門在學(xué)校一直處于一種相對邊緣的位置，究其原因主要是與其他能夠直接產(chǎn)生效益的部門相比，高校檔案實現(xiàn)價值的周期較長，存在一定的隱蔽性。另外，一直以來，檔案館工作被許多人認(rèn)為是簡單的、重復(fù)的、可替代性強(qiáng)的一項工作，這種印象也間接地讓檔案館在學(xué)校的受重視程度不高，最直接的體現(xiàn)就是經(jīng)費分配上，檔案館無法獲取充足的預(yù)算。但數(shù)智技術(shù)的應(yīng)用一般可以專項的形式向?qū)W校申請到充足的經(jīng)費支持，學(xué)校在這方面也比較重視，新技術(shù)的應(yīng)用能夠提供智能化和智慧化服務(wù)讓全校師生與各部門享受便利，對于檔案館服務(wù)水平的提升發(fā)揮重要作用，這種快速與時代共進(jìn)的轉(zhuǎn)變可以讓檔案館得到更多的認(rèn)可，進(jìn)而體現(xiàn)檔案館對學(xué)校的作用和價值。

三、數(shù)智環(huán)境下高校檔案利用服務(wù)提升策略

（一）利用“集成服務(wù)”理念，轉(zhuǎn)變高校檔案管理服務(wù)思維

數(shù)智時代的到來，檔案信息資源的集成管理與服務(wù)已經(jīng)成為未來的一種發(fā)展趨勢[9]。檔案信息“集成服務(wù)”的理念主要是用技術(shù)手段實現(xiàn)信息資源的協(xié)同共享，有效地遏制“檔案信息孤島”，破除“檔案信息繭房”，讓用戶能夠用最便捷的方式獲取所需信息。高校檔案館要善于運用這種服務(wù)思維，主動作為，融入學(xué)校信息化建設(shè)推進(jìn)過程的前端。比如，筆者所在的合肥工業(yè)大學(xué)檔案館，在學(xué)校信息中心主導(dǎo)開發(fā)的協(xié)同信息平臺中加入檔案管理模塊，該模塊可實現(xiàn)檔案在線查詢借閱功能，目前可向全校教職員工（通過個人ID登錄）提供開放利用。同時，還可通過E-Mobile7手機(jī)終端以及合肥工業(yè)大學(xué)信息化微信公眾號中的“指尖工大”等多種途徑登錄使用。利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)集成各類信息服務(wù)，讓用戶能夠足不出戶便可享用更加便捷的檔案利用服務(wù)。

（二）應(yīng)用“數(shù)智技術(shù)”，推進(jìn)高校檔案利用智慧化

近年來，在運用數(shù)智技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)利用的創(chuàng)新實踐中不難發(fā)現(xiàn)，如今的高校檔案信息資源服務(wù)已逐步由過去的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)化、結(jié)構(gòu)化以及智慧化信息服務(wù)。高校檔案館應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇，依托學(xué)校推進(jìn)信息化建設(shè)、智慧校園建設(shè)等優(yōu)勢，加大檔案信息資源的開發(fā)與利用。合肥工業(yè)大學(xué)檔案館依托檔案信息化項目建設(shè)開發(fā)了高校檔案綜合管理系統(tǒng)，其中的聲像檔案管理子模塊應(yīng)用AI技術(shù)實現(xiàn)聲像檔案的人物及語音等自動識別，極大地方便了專題性檔案編研工作。系統(tǒng)中的在線查檔功能囊括用戶申請、館員檢索和提供利用等流程，真正實現(xiàn)一站式服務(wù)，節(jié)省過去在郵箱、系統(tǒng)以及郵遞等諸多平臺不停切換的時間，出錯率也大大降低。出國成績翻譯模塊可通過官方的專業(yè)及課程名稱中英對照詞庫實現(xiàn)中英文學(xué)籍信息的自動翻譯，減少了過去五花八門的翻譯，提升了館員的審核效率。此外，系統(tǒng)還可以利用OCR技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的全文檢索，提升了檔案信息的查全率，也極大地提升了服務(wù)效率。

（三）集聚人才和技術(shù)，提升檔案利用專業(yè)化服務(wù)能力

高校檔案館服務(wù)能力的專業(yè)化和服務(wù)水平的高質(zhì)量都與人才和技術(shù)息息相關(guān)。目前，大多數(shù)高校檔案館在推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)和利用中主要依賴服務(wù)外包的形式，即檔案館提需求，企業(yè)提供技術(shù)服務(wù)。但是，兩者在對接的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)不匹配的情況。因此，高校檔案館應(yīng)當(dāng)選擇在行業(yè)中口碑較好、技術(shù)轉(zhuǎn)化能力較強(qiáng)的公司作為合作伙伴。同時，也應(yīng)當(dāng)看到，強(qiáng)化高校檔案館信息服務(wù)不僅應(yīng)該從外部尋求合作、支援，也應(yīng)該集聚學(xué)校檔案信息生成各部門的人才隊伍力量，強(qiáng)化相關(guān)人員的檔案信息素養(yǎng)，從前端出發(fā)，保證各類檔案信息資源在形成之前就能做好充分的對接，統(tǒng)一元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，建立深度數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，便于檔案信息資源集成利用。高校檔案館也應(yīng)該注重自身專業(yè)人才隊伍的構(gòu)建，通過招聘掌握計算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等相關(guān)能力的復(fù)合型專業(yè)人才，并結(jié)合各類激勵、考核晉升等手段保證人員隊伍的相對穩(wěn)定。通過一系列組合拳集聚人才和技術(shù)，真正提升檔案服務(wù)利用的專業(yè)化水平。

（四）應(yīng)用新媒體技術(shù)和服務(wù)，促進(jìn)檔案利用大眾化

高校檔案館要實現(xiàn)利用服務(wù)的大眾化和社會化，盡最大可能發(fā)揮其第二價值，就要融入新時代檔案用戶的信息使用習(xí)慣，加大對以手機(jī)、平板等為代表的移動端信息資源服務(wù)開發(fā)與宣傳，借助微博、微信、抖音、小紅書等移動新媒體平臺，以高校檔案用戶喜聞樂見的服務(wù)形式傳播檔案信息服務(wù)，如拍攝短視頻、紀(jì)錄片、制作條漫等。強(qiáng)化沉浸式服務(wù)，利用數(shù)字孿生技術(shù)再現(xiàn)各類展覽、利用VR/AR技術(shù)提升用戶利用體驗。此外，在宣傳方面，高校檔案館還需要借助學(xué)校新聞媒體的力量，理由是一方面學(xué)校官微的粉絲量較多，傳播范圍廣，另一方面用戶粘性比較強(qiáng)，影響力更大，只有這樣才能讓高校檔案館的利用服務(wù)為更多用戶所熟知，更加大眾化。

（五）注重信息倫理保護(hù)，保護(hù)用戶檔案利用隱私權(quán)

時代瞬息萬變，技術(shù)的迭代升級讓用戶享受其便利的同時，也不得不關(guān)注其帶來的信息倫理風(fēng)險。大量采用各類數(shù)智技術(shù)進(jìn)行畫像識別、分析預(yù)測、分類監(jiān)控、預(yù)警處置等，使檔案利用主體個人隱私遭到泄露的概率大幅度提升[5]。用戶隱私數(shù)據(jù)泄露嚴(yán)重危害個人信息安全，高校檔案館在利用數(shù)智技術(shù)開展檔案信息資源的利用中應(yīng)當(dāng)注重保護(hù)個人隱私數(shù)據(jù)，可通過設(shè)計彈窗發(fā)布隱私聲明條款，在利用用戶畫像等技術(shù)分析用戶習(xí)慣時應(yīng)設(shè)置隱私聲明條款等規(guī)范信息獲取行為。此外，隨著我國檔案開放程度的不斷提升，高校檔案館在開放檔案信息資源的同時還應(yīng)當(dāng)運用加密技術(shù)保護(hù)用戶信息安全，防止在開放利用的過程中出現(xiàn)隱私泄露風(fēng)險。

四、結(jié)束語

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出了“檔案利用服務(wù)達(dá)到新水平”的發(fā)展目標(biāo)，同時，提出了要積極探索知識管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)在檔案信息深層次加工和利用中的應(yīng)用。重點開展“檔案信息資源共享利用”等方面的重大課題研究[10]。高校檔案館作為檔案管理的重要陣營應(yīng)當(dāng)積極作為，主動適應(yīng)信息化浪潮中出現(xiàn)的新形勢、新變化，讓數(shù)智技術(shù)賦能高校檔案利用服務(wù)實踐，不斷提升檔案利用服務(wù)的專業(yè)化水平，為學(xué)校乃至社會的發(fā)展助力。

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基金項目：2023年安徽省高校檔案工作協(xié)會基金一般項目“高校檔案工作基本特征研究”（2023YB002）

作者單位：合肥工業(yè)大學(xué)檔案館