張雅靜

一、轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目檔案管理研究的重要意義

轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目作為“十二五”期間國(guó)家重點(diǎn)規(guī)劃的 16 項(xiàng)重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目之一，項(xiàng)目法人單位為上海交通大學(xué)，共建單位為上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬瑞金醫(yī)院。10年來，項(xiàng)目嚴(yán)格按照既定建設(shè)規(guī)劃，建成覆蓋轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)全鏈條的六大平臺(tái)，形成了大型設(shè)備規(guī)模化、核心功能集成化和技術(shù)能力系統(tǒng)化的轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)研究平臺(tái)，是生命醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的第一個(gè)國(guó)之重器。轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目作為國(guó)之重器，是科技創(chuàng)新、形成“獨(dú)創(chuàng)獨(dú)有”創(chuàng)新能力的重要支撐，是匯聚和培養(yǎng)高水平創(chuàng)新人才的開放平臺(tái)，也是具有國(guó)際影響力的生命醫(yī)學(xué)科研高地。

上海交通大學(xué)作為轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目法人單位，如何加強(qiáng)反映高?？萍贾卮蠡A(chǔ)設(shè)施策劃、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、調(diào)試、驗(yàn)收等全生命周期的高?？萍贾卮蠡A(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理，如何分類、規(guī)范整理、歸檔移交并與高校檔案館原有館藏檔號(hào)體系有機(jī)銜接，無論從政策法規(guī)層面，還是檔案管理技術(shù)層面，均需要探索和研究。

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展步伐，突出創(chuàng)新引領(lǐng)，以改革精神推動(dòng)檔案實(shí)踐、理論、制度全面創(chuàng)新”“圍繞創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略，強(qiáng)化財(cái)政資金支持科研項(xiàng)目檔案工作監(jiān)管”。高校參與的國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案是國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施檔案的重要組成部分，但它不同于一般的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案，兼具科研檔案、工程檔案、設(shè)備檔案等多重屬性，其管理更具綜合性、復(fù)雜性、多元性、長(zhǎng)期性。因此，本文以轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施（上海）項(xiàng)目10年建設(shè)過程中的檔案管理工作為例，分析并總結(jié)檔案管理的實(shí)踐探索經(jīng)驗(yàn)，提出做好國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的管理策略，為構(gòu)建適合高?？萍贾卮蠡A(chǔ)設(shè)施建設(shè)特點(diǎn)的項(xiàng)目檔案組織管理體系，厘清各責(zé)任主體的項(xiàng)目檔案工作職責(zé)，明晰項(xiàng)目文件的歸屬與流向，規(guī)范項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔的范圍及權(quán)屬，提出管理思路及策略。

二、轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目檔案管理研究面臨的困難和問題

轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目作為重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，具有鮮明的科學(xué)和工程雙重屬性，其設(shè)計(jì)、研制及相關(guān)技術(shù)和工藝具有綜合性、復(fù)雜性、先進(jìn)性，有的具有唯一性，知識(shí)創(chuàng)新和科學(xué)成果產(chǎn)出豐碩，技術(shù)溢出、人才集聚效益非常顯著，因此成為國(guó)家創(chuàng)新高地的核心要素。同時(shí)，它也不同于一般的科研儀器中心或者平臺(tái)，是需要自行設(shè)計(jì)研制專用的設(shè)備，體量大、投資大、能力強(qiáng)，技術(shù)復(fù)雜先進(jìn)、生命周期長(zhǎng)，具有明確的科學(xué)目標(biāo)，體現(xiàn)了國(guó)家意志，反映了國(guó)家需求，是“國(guó)之重器” “科技利器”，需要國(guó)家統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一布局、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)籌運(yùn)行與開放，具有形成單位多元、內(nèi)容與成分多樣、文件材料歸檔周期長(zhǎng)等特征。

（一）項(xiàng)目檔案管理周期長(zhǎng)

轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目從2013年7月獲批立項(xiàng)至2023年7月國(guó)家發(fā)改委綜合驗(yàn)收，跨度長(zhǎng)達(dá)10年。項(xiàng)目檔案貫穿于項(xiàng)目建設(shè)全過程，項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，也決定了項(xiàng)目檔案工作周期也相當(dāng)長(zhǎng)。在長(zhǎng)達(dá)10年的建設(shè)周期內(nèi)，隨著機(jī)構(gòu)變動(dòng)和人員流動(dòng)，檔案出現(xiàn)遺失、缺損等問題的概率大增，給有序、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、系統(tǒng)做好歸檔工作帶來很大挑戰(zhàn)。

（二）項(xiàng)目檔案管理任務(wù)繁重

該項(xiàng)目作為科技重大基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，檔案包括建設(shè)項(xiàng)目檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等門類，涵蓋立項(xiàng)、可行性研究、擴(kuò)初設(shè)計(jì)和概算、施工、建設(shè)、試運(yùn)行到驗(yàn)收等過程中形成的檔案資料，跨單位共建任務(wù)、長(zhǎng)達(dá)10年建設(shè)期等因素造成檔案收集管理任務(wù)量龐大，歸檔任務(wù)較重，截至 2023 年 3 月底，轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施（上海）已形成檔案案卷共計(jì) 843 卷，包括綜合管理檔案 42 卷，設(shè)備類檔案 407 卷，基建類檔案 394 卷。

（三）項(xiàng)目檔案人員配備力量不足

轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，建設(shè)壓力大，人員重心側(cè)重于項(xiàng)目建設(shè)施工，一般未設(shè)置專門的檔案管理崗位和專職的管理員，也缺乏整體檔案管理制度和體系，歸檔責(zé)任不明確，當(dāng)后期面對(duì)檔案驗(yàn)收要求的時(shí)候，陷入困境。并且，參與大設(shè)施建設(shè)人員多為科研人員，科學(xué)素養(yǎng)很高，但缺乏相應(yīng)的工程經(jīng)驗(yàn)和歸檔意識(shí)，他們更加重視實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的積累和各項(xiàng)工作本身，往往忽視檔案的收集和移交，因此，給日常檔案收集帶來很大困難。

（四）項(xiàng)目檔案管理可參考經(jīng)驗(yàn)較少

國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目是新型的科研與設(shè)施一體規(guī)劃建設(shè)的項(xiàng)目，項(xiàng)目建設(shè)及檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足，通過對(duì)國(guó)內(nèi)外同類項(xiàng)目的充分調(diào)研，發(fā)現(xiàn)可借鑒的先例較欠缺，如項(xiàng)目檔案全過程管理的原則、措施、方法，項(xiàng)目文件的歸檔范圍、保管期限、責(zé)任劃分，檔案分類、整理組卷方法，項(xiàng)目檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)及使用等方面可參考的經(jīng)驗(yàn)、做法較少，給后續(xù)項(xiàng)目檔案管理帶來一定的難度。

三、轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目檔案管理的工作方式方法探索

作為高校承建國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施的先行者，上海交通大學(xué)秉承“先行先試”的理念，按照國(guó)家有關(guān)建設(shè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，注重檔案管理制度、組織、信息化等方面建設(shè)，采取“邊建設(shè)、邊收集、邊管理”的原則，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案的有序管理和提供利用。根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)，按照檔案管理要求分為綜合管理類案卷、設(shè)備類案卷、基建類案卷等三類，每個(gè)大類的項(xiàng)目文件，按子類或分系統(tǒng)逐級(jí)細(xì)分，形成了轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)設(shè)施檔案集群。

（一）制定檔案管理制度，使檔案工作更加有據(jù)可依

建立有效的項(xiàng)目檔案管理制度是做好項(xiàng)目建設(shè)檔案工作的重要保障。轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目自建設(shè)以來，嚴(yán)格按照國(guó)家發(fā)改委、國(guó)家檔案局、教育部對(duì)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案工作的相關(guān)規(guī)定，參照《國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施管理辦法》發(fā)改高技〔2014〕2545號(hào)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）、《高等學(xué)校國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)管理辦法（暫行）》等檔案管理制度，結(jié)合轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際，研究制定了《轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理辦法》《轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施歸檔范圍》等一系列檔案管理規(guī)范性文件，對(duì)項(xiàng)目管理組織體系及責(zé)任劃分、檔案的分類與整理、檔案的審核與移交、檔案的保管與利用等進(jìn)行了規(guī)范。同時(shí)，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況及高校業(yè)務(wù)板塊，細(xì)化了項(xiàng)目檔案分類方案、歸檔范圍、整理方法、歸檔流程，制定了《轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案分類方案及保管期限表》，使項(xiàng)目檔案管理工作具有針對(duì)性、可操作的依據(jù)，為項(xiàng)目檔案工作的有序、規(guī)范、高效開展打下了堅(jiān)實(shí)的制度基礎(chǔ)。

（二）搭建管理組織和工作網(wǎng)，讓檔案工作責(zé)任更加明確

轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)設(shè)施項(xiàng)目由上海交通大學(xué)和其醫(yī)學(xué)院附屬瑞金醫(yī)院共同建設(shè)完成。在“雙主體、一盤棋”的管理原則指導(dǎo)下，建立明確的轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目的檔案工作責(zé)任制體系，并且隨著項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程逐步調(diào)整、優(yōu)化，最終形成由建設(shè)指揮部辦公室統(tǒng)籌組織，上海交通大學(xué)檔案文博管理中心進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，各參建部門協(xié)同合作的項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，不僅符合組織架構(gòu)的管理規(guī)范性，而且滿足了技術(shù)檔案的專業(yè)審核要求。同時(shí)，項(xiàng)目指揮部通過將各業(yè)務(wù)部門及單位的參與人員納入檔案管理工作中，建立了完善的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，并根據(jù)建設(shè)任務(wù)的不同，對(duì)各條塊檔案材料的收集歸檔層層落實(shí)，確保檔案工作責(zé)任到崗，具體到人，從根本上保障了檔案管理組織體系的正常運(yùn)行。

（三）明確歸檔原則和歸檔流程，讓檔案工作步驟更加明晰

為達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范的檔案管理要求，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，建設(shè)指揮部辦公室明確了三大歸檔原則。一是建設(shè)任務(wù)管理與檔案收集管理的同步開展原則。作為國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，自2013年批復(fù)立項(xiàng)以來，于2020年投入試運(yùn)行，預(yù)計(jì)項(xiàng)目后續(xù)的運(yùn)行、升級(jí)改造和建設(shè)還將持續(xù)數(shù)十年之久，為了檔案的系統(tǒng)和完整，收集歸檔工作的同步開展尤為重要。二是檔案整編便于利用原則。項(xiàng)目檔案不僅是項(xiàng)目立項(xiàng)和建設(shè)歷程的真實(shí)記錄，更是今后項(xiàng)目運(yùn)行和后續(xù)建設(shè)的依據(jù)和參考，使項(xiàng)目檔案真正成為信息資源，為項(xiàng)目各參建單位及技術(shù)人員便捷、準(zhǔn)確地提供利用是項(xiàng)目檔案工作的重要原則。三是檔案歸檔流程的逐級(jí)管理原則（圖1）。項(xiàng)目共有2個(gè)建設(shè)主體，建設(shè)任務(wù)分布于閔行、瑞金2個(gè)基地，設(shè)有6個(gè)技術(shù)分系統(tǒng)，建立統(tǒng)一歸口、分級(jí)控制的管理體系、清晰明了的歸檔流程是確保檔案工作順利進(jìn)行的前提。項(xiàng)目檔案工作由項(xiàng)目建設(shè)指揮部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建設(shè)指揮辦協(xié)調(diào)落實(shí)，參建部門和分系統(tǒng)的負(fù)責(zé)人為各自業(yè)務(wù)的檔案負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)檔案的收集、分類、組卷、整理、審核、驗(yàn)收和移交。校檔案管理中心負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)，不定期開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。建設(shè)指揮辦定期接收滿足歸檔要求的檔案，以確保整體項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。

四、轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐的收獲與啟示

（一）制定可操作、可解讀的歸檔范圍和要求

制定可操作、可解讀的歸檔范圍和要求是做好檔案工作的基石。轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)項(xiàng)目建設(shè)指揮部辦公室作為檔案管理和科研建設(shè)隊(duì)伍的中間橋梁，深知檔案管理在項(xiàng)目建設(shè)和驗(yàn)收過程中的重要性和專業(yè)性。很多項(xiàng)目存在檔案管理工作困難，主要原因：檔案管理工作者不懂項(xiàng)目建設(shè)，項(xiàng)目建設(shè)科研人員不懂檔案管理。對(duì)此，在項(xiàng)目建設(shè)初期，依據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）的建設(shè)項(xiàng)目歸檔范圍和保管期限表的要求，指揮部辦公室在學(xué)校檔案文博管理中心的指導(dǎo)下，結(jié)合技術(shù)系統(tǒng)建設(shè)任務(wù)的劃分，整理出技術(shù)系統(tǒng)檔案——設(shè)備歸檔范圍（圖2）。首先，這個(gè)范圍要符合《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）中設(shè)備文件的專業(yè)要求。其次，考慮到校內(nèi)相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)板塊，科研人員對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識(shí)水平，將歸檔范圍和要求拆分細(xì)化到科研人員能直觀了解的業(yè)務(wù)中去，提高標(biāo)準(zhǔn)的可執(zhí)行性。同時(shí)，在建設(shè)過程中，檔案館、校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門、科研建設(shè)人員不斷完善技術(shù)系統(tǒng)檔案資料的歸檔范圍，作為技術(shù)系統(tǒng)的檔案驗(yàn)收依據(jù)，使檔案更加具有完整性和系統(tǒng)性，在檔案驗(yàn)收中也更具可操作性。

（二）建立與建設(shè)任務(wù)同步的歸檔責(zé)任制

國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)周期一般將近10年甚至更長(zhǎng)時(shí)間，建立與建設(shè)任務(wù)同步的歸檔責(zé)任制能夠從根本上保證檔案收集、整理的完整性、系統(tǒng)性及規(guī)范性。轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案包含基建檔案、技術(shù)工藝設(shè)備檔案和科研檔案等多種類型，主要采用任務(wù)包的管理機(jī)制，即“建設(shè)、資金、檔案任務(wù)包”，三個(gè)“任務(wù)包”權(quán)利和義務(wù)同步下達(dá)，讓各參建方（施工、監(jiān)理、各技術(shù)分系統(tǒng)及子系統(tǒng)部門）負(fù)責(zé)人既是建設(shè)任務(wù)負(fù)責(zé)人，也是檔案歸檔責(zé)任人。通過這種方式，將對(duì)檔案管理工作要求提高到與建設(shè)任務(wù)同等重要的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，明確后續(xù)檔案管理分工責(zé)任人，有利于檔案工作分層分項(xiàng)的落實(shí)和責(zé)任追究，防止因責(zé)任不明而導(dǎo)致檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)不同步的問題。

（三）加強(qiáng)全過程業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查指導(dǎo)

加強(qiáng)檔案工作全過程業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查指導(dǎo)，對(duì)提高業(yè)務(wù)效能至關(guān)重要。轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目建設(shè)中，結(jié)合建設(shè)的實(shí)際情況，依據(jù)國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)于項(xiàng)目檔案工作的常見問題進(jìn)行全過程跟蹤指導(dǎo)。在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，需要進(jìn)行項(xiàng)目檔案工作交底，以確保更多參建人員了解項(xiàng)目檔案工作的法律法規(guī)、檔案主要內(nèi)容、流程及質(zhì)量要求。通過定期和不定期進(jìn)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)建設(shè)單位和參建單位在不同建設(shè)階段的業(yè)務(wù)問題進(jìn)行指導(dǎo)和溝通，并不斷完善檔案管理工作內(nèi)容。多次邀請(qǐng)國(guó)家檔案局、上海市城建檔案館以及其他專家進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題盡早整改，有效保證了案卷質(zhì)量。對(duì)于建設(shè)過程中的管理難點(diǎn)進(jìn)行專項(xiàng)檢查，形成自查報(bào)告或整改意見，限期整改，為項(xiàng)目檔案的全面驗(yàn)收做好充分準(zhǔn)備。通過舉辦檔案專題培訓(xùn)或業(yè)務(wù)研討會(huì)，不斷提升檔案人員的檔案意識(shí)、專業(yè)知識(shí)水平和操作技能。動(dòng)員更多的科研建設(shè)人員參與或承擔(dān)檔案管理工作，為轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國(guó)家設(shè)施檔案工作爭(zhēng)取更多的檔案管理力量。

（四）提升檔案工作數(shù)字信息化水平

充分挖掘檔案資源的利用價(jià)值，為檔案管理賦能。為加強(qiáng)轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)項(xiàng)目檔案管理效能，優(yōu)化檔案信息查詢、檢索及歸檔方案，轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國(guó)家重大科學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施（上海）項(xiàng)目完成全套紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理歸檔。在工程建設(shè)初期，為解決轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項(xiàng)目檔案兩地利用的問題，項(xiàng)目根據(jù)自身建設(shè)任務(wù)特點(diǎn)設(shè)計(jì)并開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)，隨著建設(shè)進(jìn)度和檔案歸檔范圍的明確，逐步更新前期規(guī)劃立項(xiàng)文件、基建檔案、科研檔案等。通過統(tǒng)一的后臺(tái)管理，對(duì)學(xué)校和醫(yī)院的各參建單位進(jìn)行分級(jí)分層授權(quán)、兩地信息資源共享。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)兩地檔案的整理、編目、檢索、瀏覽、下載、編輯、打印和統(tǒng)計(jì)，具備檔案數(shù)據(jù)的收集、錄入、檢索、利用、權(quán)限管理等功能。實(shí)現(xiàn)一般日常查檔利用可直接登錄檔案管理系統(tǒng)查閱，特殊情況下，到檔案部門查閱原始檔案的使用方式，使檔案價(jià)值得到有效發(fā)揮。

轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施（上海）項(xiàng)目已通過國(guó)家級(jí)的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作，并轉(zhuǎn)入運(yùn)行階段。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，從項(xiàng)目文件的形成，項(xiàng)目檔案的收集、整理、審核、移交、驗(yàn)收全過程，中間走過很多彎路，不斷地試錯(cuò)糾正，由此積累了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，本文真實(shí)記錄并總結(jié)了國(guó)家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理原則及方式方法，以期為其他高校提供參考和借鑒。

作者單位：上海交通大學(xué)轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)研究院