■ 劉瓊梅

2022 年9 月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》，對(duì)進(jìn)一步加強(qiáng)重特大事件檔案工作進(jìn)行專門安排部署，充分體現(xiàn)了以習(xí)近平總書記為核心的黨中央對(duì)檔案工作的高度重視和關(guān)心。重特大事件檔案是黨和國(guó)家組織應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件等突發(fā)事件所形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、音頻視頻等不同載體形式的具有保存價(jià)值的歷史記錄。收集好、保管好、利用好重特大事件檔案，對(duì)于總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，最大限度減少和降低損失，增強(qiáng)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)能力，維護(hù)國(guó)家安全和社會(huì)公共利益，推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重要的意義。

一、安寧市開展重特大事件檔案工作情況

安寧市重視重特大事件檔案的收集、征集、整理立卷歸檔工作，先后應(yīng)對(duì)處置1986 年3 月28 日安寧青龍?zhí)卮笊只馂?zāi)、1987 年7 月18日安寧龍山礦山體滑坡事故處理、1998 年6 月-10 月安寧60 年未遇特大洪災(zāi)、2003 年非典型肺炎防治、2004 年禽流感防控，特別是2020 年以來(lái)的新冠病毒防疫防控等各類重大事件，市檔案局同步開展重大事件檔案的專題收集整理立卷歸檔工作，對(duì)文書、照片、錄音、視頻、音頻、實(shí)物、電子等不同載體的文件材料進(jìn)行收集立卷歸檔；市檔案館及時(shí)接收重特大事件檔案進(jìn)館保存，并主動(dòng)提供利用，在重大事件應(yīng)急預(yù)案的制定修訂、應(yīng)急處置、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、史料編研、展覽等方面充分發(fā)揮了檔案的作用和價(jià)值，取得一定成效。

1.建章立制，重特大事件處置啟動(dòng)時(shí)同步安排檔案工作。把檔案工作納入重特大事件應(yīng)急預(yù)案，建立檔案工作協(xié)調(diào)溝通機(jī)制、歸檔責(zé)任機(jī)制、驗(yàn)收移交機(jī)制，以重特大事件應(yīng)對(duì)處置部門及檔案部門成立檔案工作協(xié)調(diào)小組，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、整體推進(jìn)重特大事件檔案工作，明確檔案人員職責(zé)，定期召開工作會(huì)議，通報(bào)工作進(jìn)展。在啟動(dòng)重特大事件應(yīng)急響應(yīng)時(shí)，聯(lián)動(dòng)“重特大事件檔案工作四同步”，即：第一時(shí)間同步啟動(dòng)檔案工作響應(yīng)、同步推進(jìn)原始記錄、同步生成文件材料、同步收集歸檔，確保檔案齊全完整安全。確保各單位互相配合，協(xié)同開展檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案及時(shí)收集、及時(shí)歸檔、按時(shí)移交。1986 年3 月28 日安寧青龍?zhí)卮笊只馂?zāi)、1987 年7 月18 日安寧龍山礦山體滑坡事故處理、1998 年6 月—10 月安寧60 年未遇特大洪災(zāi)，縣委辦、政府辦成立以公安、安監(jiān)、勞動(dòng)人事、衛(wèi)生防疫、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水電、檔案等部門組成的應(yīng)急指揮部，檔案局（館）同步配員指導(dǎo)各參與處置工作單位部門文件材料記錄、拍照、拍攝錄像、收集各門類文件材料，處置工作結(jié)束時(shí)，同步整理歸檔。

2.制定標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范開展重特大事件處置檔案資源建設(shè)。市檔案局根據(jù)檔案法律法規(guī)和文書檔案等各門類檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合重特大事件特點(diǎn)，制定重特大事件處置中產(chǎn)生的各門類檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案人員職責(zé)、制定分類方案、歸檔范圍、歸檔要求和歸檔流程，確保重特大事件檔案資源建設(shè)和利用有章可循。在2003 年非典型肺炎防治、2004 年禽流感防控，特別是2020 年以來(lái)的新冠病毒防疫防控等重大事件處置中，負(fù)責(zé)或參與單位將檔案工作納入本單位重特大事件應(yīng)急預(yù)案，明確重特大事件類型，梳理所形成重特大事件檔案的門類、歸檔范圍，編制包含重特大事件檔案的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，建立重特大事件檔案收集歸檔制度和機(jī)制，收集應(yīng)對(duì)管理工作所形成文件材料，確保齊全完整，以單起重特大事件為單元，按年度或要求將檔案數(shù)據(jù)匯交同級(jí)綜合檔案館或相關(guān)專門檔案館、部門檔案館。按照重特大事件處置檔案制度標(biāo)準(zhǔn)開展工作，確保了文件材料收集齊全、歸檔及時(shí)安全。

3.培訓(xùn)指導(dǎo)，督促各部門檔案員及時(shí)收集文件整理歸檔。市檔案局指導(dǎo)和審定本級(jí)單位包含重特大事件檔案的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，指導(dǎo)監(jiān)督本市行政區(qū)域重特大事件檔案工作。每年舉辦一期檔案人員培訓(xùn)班，培訓(xùn)提高檔案員的工作技能，定期不定期督促指導(dǎo)各應(yīng)急響應(yīng)處置部門檔案員主動(dòng)收集重特大事件各門類各種載體文件材料，及時(shí)整理歸檔，驗(yàn)收移交檔案室（館）保存。

二、存在問(wèn)題及原因分析

當(dāng)前安寧市重特大事件檔案工作實(shí)踐中，存在六方面問(wèn)題：一是檔案意識(shí)不強(qiáng)，二是工作機(jī)制不健全，三是歷史記錄不完整，四是檔案保管不集中，五是檔案收集不齊全，六是檔案利用不充分。

分析重特大事件檔案工作中文件材料形成、收集、整理、利用等環(huán)節(jié)存在的六方面問(wèn)題，問(wèn)題主要成因：一是重特大事件事發(fā)突然，啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)決策、處置過(guò)程涉及組織協(xié)調(diào)相關(guān)多個(gè)單位和職能部門跨單位、跨部門、跨區(qū)域。二是處置過(guò)程中產(chǎn)生的各種門類、不同載體的文件材料繁雜、分散，有的未能同步進(jìn)行記錄，未同步形成聲像、音頻、視頻等原始記錄，致文件材料形成不齊全不完整。三是突發(fā)事件的不可預(yù)測(cè)性、突發(fā)性、復(fù)雜性、危害性、持續(xù)性、時(shí)效性、公共性、廣泛性等特點(diǎn)，所產(chǎn)生的文件材料分散在各個(gè)責(zé)任部門的各個(gè)處置環(huán)節(jié)，沒有集中統(tǒng)一保管。

三、對(duì)策探索

針對(duì)安寧市重特大事件檔案工作中存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面，加強(qiáng)重特大事件檔案工作。

（一）加大宣傳力度，完善工作機(jī)制

應(yīng)用各種宣傳方式加大檔案法律法規(guī)宣傳力度，提高全民的檔案意識(shí)。針對(duì)重特大事件檔案工作涉及面廣、系統(tǒng)性強(qiáng)，需要應(yīng)急管理部門、衛(wèi)生健康、公安等相關(guān)部門協(xié)同才能完成的特點(diǎn)，發(fā)揮黨管檔案的制度優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)重特大事件檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，完善重特大事件檔案工作規(guī)章制度。將檔案部門納入重特大事件應(yīng)急管理議事協(xié)調(diào)機(jī)制，在應(yīng)急議案中明確檔案工作職責(zé)、制定檔案人員職責(zé)和各應(yīng)急處置各部門檔案員網(wǎng)絡(luò)，把檔案工作與重特大事件應(yīng)對(duì)處置工作同部署、同推進(jìn)、同落實(shí)。

（二）落實(shí)部門職責(zé)

重特大事件事發(fā)突然，啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)決策、處置過(guò)程涉及組織協(xié)調(diào)相關(guān)多個(gè)單位和職能部門跨單位、跨部門、跨區(qū)域。應(yīng)切實(shí)落實(shí)各部門職責(zé)，盡量避免事件處置過(guò)程中產(chǎn)生的各種門類、不同載體的文件材料收集不齊全不完整。

（三）拓寬收集范圍，集中統(tǒng)一管理

針對(duì)重大特大事件文件材料記錄不完整和收集不齊全的問(wèn)題，檔案部門應(yīng)堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，明確負(fù)責(zé)重特大事件檔案工作的機(jī)構(gòu)和人員，及時(shí)掌握重特大事件應(yīng)對(duì)信息，督促指導(dǎo)相關(guān)單位及時(shí)收集、及時(shí)補(bǔ)充、原始記錄、文件、圖表、音頻視頻、電子材料等；向社會(huì)層面進(jìn)行收集征集，盡最大努力收集齊全。再根據(jù)國(guó)家檔案局《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》第二十二條之規(guī)定提前移交檔案館集中統(tǒng)一管理。

（四）開展數(shù)字化，提高查閱利用效率

以數(shù)字檔案室（館）建設(shè)為契機(jī)，開展重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，推進(jìn)檔案資源整合，讓檔案信息走路，便于突發(fā)事件發(fā)生后跨地區(qū)、跨部門、跨層級(jí)、跨館緊急提供利用檔案，提高檔案查全率、查準(zhǔn)率和查閱效率。

（五）充分發(fā)揮檔案價(jià)值

發(fā)掘重特大事件檔案價(jià)值，為應(yīng)急處置爭(zhēng)取時(shí)間，總結(jié)應(yīng)急處置經(jīng)驗(yàn)，防止類似突發(fā)事件發(fā)生，提供原始記錄查詢利用是高效途徑。一是解決當(dāng)前重特大事件檔案利用不充分的問(wèn)題，還須解決利用手續(xù)繁瑣、逐級(jí)審批、條塊分割不便查詢的問(wèn)題。建議上級(jí)檔案主管部門作好跨地區(qū)、跨部門、跨層級(jí)利用的機(jī)制設(shè)計(jì)，簡(jiǎn)化利用審批手續(xù)，提高查詢效率。二是加大開展重特大事件檔案資源深度開發(fā)力度，與應(yīng)急管理、衛(wèi)生防疫、公安、發(fā)改、民政、交通、工信、融媒體等部門聯(lián)合開展檔案文化產(chǎn)品深層次開發(fā)，總結(jié)提高檔案利用工作，充分發(fā)揮重特大事件檔案服務(wù)于維護(hù)國(guó)家安全和社會(huì)公共利益的作用，提升為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)的能力和水平。