文/陜西省煤田地質(zhì)集團(tuán)有限公司 劉通

辦公室收集的海量文書檔案信息內(nèi)含極大的應(yīng)用價(jià)值，要求辦公室工作人員改變傳統(tǒng)的文書檔案管理模式與方法，融合大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)等構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案信息的實(shí)時(shí)收集與歸檔處理，更快速地提取其中有價(jià)值的信息，供決策者參考。目前很多辦公室工作人員不重視日常工作中產(chǎn)生的文書檔案信息，在收集與歸檔工作中缺乏規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，因而出現(xiàn)了文書檔案不全的情況，導(dǎo)致眾多信息失去應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)也會(huì)影響管理者決策的正確性、合理性。因此，辦公室工作人員應(yīng)正視其在文書檔案管理工作中的問題，不斷提升檔案管理意識(shí)，應(yīng)用先進(jìn)管理技術(shù)，健全文書檔案管理體系，開發(fā)文書檔案信息價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)或單位的持續(xù)發(fā)展。

一、辦公室文書檔案的介紹

辦公室工作人員根據(jù)企業(yè)規(guī)定統(tǒng)一收集并匯總各部門生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)文書檔案的工作就是文書檔案收集工作，而收集只是檔案管理的第一步，之后由工作人員對(duì)文書檔案一一進(jìn)行識(shí)別并根據(jù)文書內(nèi)容、性質(zhì)進(jìn)行分類管理，這個(gè)過程就是文書檔案歸檔?？梢哉f，文書檔案是整個(gè)單位或企業(yè)開展經(jīng)營管理活動(dòng)的痕跡記錄，將不同部門的管理行為以及相關(guān)要素完整地記錄下來，為單位的科學(xué)管理提供了線索和參考。在辦公室文書檔案管理中，工作人員應(yīng)主動(dòng)協(xié)調(diào)與其他部門的聯(lián)系，盡可能獲取全面、詳盡的文書檔案信息，完成收集后還應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行內(nèi)容審核，篩選出其中內(nèi)容完備、格式規(guī)范且具有參考價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔處理，其他文檔資料則篩除或退回，這個(gè)過程也可利用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)文書檔案內(nèi)容的優(yōu)化，提升文書檔案的質(zhì)量。其次，工作人員在進(jìn)行歸檔整理時(shí)應(yīng)保障各文檔形式的規(guī)范性和統(tǒng)一性，根據(jù)文檔內(nèi)容、格式、性質(zhì)等落實(shí)科學(xué)分類與管理，為后期文書檔案的查閱和調(diào)取打下基礎(chǔ)。最后，辦公室工作人員還應(yīng)在完成本職工作的基礎(chǔ)上協(xié)助其他部門開展文書檔案匯總工作，提升單位其他部門職工的文書檔案管理意識(shí)，提高整體管理效率。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的意義

（一）為工作決策提供依據(jù)。辦公室文書檔案中記載了單位或企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的歷程，通過對(duì)文書檔案信息的整合與分析能夠發(fā)現(xiàn)過去一段時(shí)間內(nèi)企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展中出現(xiàn)的問題，這樣就能夠?yàn)楹笃诘慕?jīng)營發(fā)展提供參考，積極解決之前的問題，避免今后出現(xiàn)同樣的問題。文書檔案管理作為辦公室工作的重要內(nèi)容，其管理的成果與辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力有直接關(guān)系。企業(yè)各部門在開展工作時(shí)會(huì)產(chǎn)生較多書面材料，這些與部門經(jīng)營相關(guān)的書面材料就是辦公室文書檔案管理的主要對(duì)象。而這些經(jīng)營管理痕跡顯示出各部門某一階段的經(jīng)營發(fā)展情況，此時(shí)的檔案數(shù)據(jù)信息可成為管理者決策的依據(jù)，提升管理人員決策的科學(xué)性，發(fā)揮海量檔案數(shù)據(jù)信息的作用，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)價(jià)值[1]。

（二）提供信息檢索服務(wù)。從內(nèi)容上來看，單位或企業(yè)的文書檔案主要為企業(yè)發(fā)展歷程、工作活動(dòng)的留檔信息，其本質(zhì)上屬于信息記錄工作，主要內(nèi)容包括但不限于單位活動(dòng)記錄、活動(dòng)請(qǐng)示文件、活動(dòng)決議書、單位日常公告、行政管理通知等。以上檔案內(nèi)容不僅能夠展示出單位內(nèi)部的活動(dòng)與管理情況，還能夠展現(xiàn)出區(qū)域管理與社會(huì)活動(dòng)情況。此時(shí)檔案信息的有序管理就能夠展示企業(yè)經(jīng)營與內(nèi)部管理的現(xiàn)狀，幫助工作人員總結(jié)管理發(fā)展中的問題，提高內(nèi)部管理效率。另外，工作人員可通過對(duì)特定主題、活動(dòng)的檢索找到記錄，總結(jié)歷史活動(dòng)中存在的疏漏與問題，優(yōu)化單位開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策[2]。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作遇到的問題

（一）文書檔案管理意識(shí)弱。文書檔案管理并不是一項(xiàng)新的工作，而是各單位和企業(yè)建立運(yùn)營以來就在開展的工作，但受到檔案管理、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)的限制，傳統(tǒng)的文書檔案管理方法并不能夠挖掘更多信息價(jià)值，這也導(dǎo)致很多單位管理層并不注重檔案管理與開發(fā)工作。即使進(jìn)入信息化與科技化時(shí)代，很多單位依舊缺乏信息管理與開發(fā)的意識(shí)，不夠重視文書檔案收集與歸檔管理工作，在檔案信息開發(fā)方面投入較少，缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致單位文書檔案管理工作效率落后。管理層的工作管理態(tài)度會(huì)影響基層管理人員的工作態(tài)度，單位各部門對(duì)于文書檔案管理工作也不夠重視。

（二）檔案收集歸檔力度小。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，辦公室文書檔案管理工作的內(nèi)容以及要求均發(fā)生了變化，但目前很多辦公室工作人員對(duì)文書檔案收集與歸檔工作的認(rèn)知還未改變，其將文書檔案管理工作與簡(jiǎn)單的文書檔案整理與收納等同，這樣就出現(xiàn)了檔案收集歸檔力度不足的問題，最終導(dǎo)致文書檔案的遺漏或破損。究其原因主要就是當(dāng)前辦公室文書檔案管理工作的操作流程不夠規(guī)范，工作人員從各部門收集的文書檔案格式不統(tǒng)一，其中很多都沒有整理分類，這樣就增加了信息整理與分析的難度，甚至出現(xiàn)信息錯(cuò)失的現(xiàn)象。許多業(yè)務(wù)部門人員并不清楚自己手中材料該如何分類，甚至不清楚哪些資料需要單獨(dú)保存和歸檔。另外，還有的辦公室工作人員并未定期開展檔案收集與歸檔工作，總是將文書檔案管理工作積壓起來，最后開展整理工作時(shí)存在工作混亂的現(xiàn)象，還有的工作人員將不同的文件材料混在一起，這樣就增加了文書檔案歸檔的難度[3]。

（三）管理人員素質(zhì)待提升。新時(shí)期的文書檔案管理對(duì)于工作人員專業(yè)水平、信息素養(yǎng)等的要求較高，但目前很多單位的文書檔案管理工作人員并不是檔案管理專業(yè)人員，其中大多數(shù)為兼職或調(diào)用人員。另外，很多單位和企業(yè)低估了文書檔案管理工作的難度與重要性，因此在崗位調(diào)動(dòng)與人員招聘的時(shí)候均存在門檻較低的問題，這樣就導(dǎo)致招聘來的人員無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求，影響單位文書檔案價(jià)值的發(fā)揮。在信息化時(shí)代，數(shù)字化檔案管理工作對(duì)于管理人員的技術(shù)要求更高，只有具備較高信息素養(yǎng)的檔案管理專業(yè)人才才能夠滿足當(dāng)前數(shù)字化檔案管理與系統(tǒng)建設(shè)的需求。然而當(dāng)前大部分負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理的人員均缺乏信息專業(yè)素養(yǎng)，無法將檔案信息管理與數(shù)字化技術(shù)聯(lián)系在一起，更別說數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建。當(dāng)前很多單位并不重視對(duì)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，其在招聘時(shí)并未關(guān)注應(yīng)聘者的信息技術(shù)水平，在入職之前缺乏專業(yè)的信息技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理職位與職工能力不匹配，難以落實(shí)有效的數(shù)字化檔案管理工作[4]。

（四）檔案管理技術(shù)水平低。全世界都已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，從手寫記錄轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣不僅能夠保障檔案的完整性，還能夠減輕管理人員的工作量，提高檔案整理、查詢的效率。但很多單位并不重視信息化建設(shè)，甚至存在將檔案管理剔除在單位信息化建設(shè)范疇之外的情況。歸根結(jié)底是領(lǐng)導(dǎo)層與管理層對(duì)檔案信息化建設(shè)工作缺乏足夠重視，這加劇了檔案管理的混亂。在信息化檔案管理背景下，檔案管理不僅對(duì)管理人員的專業(yè)能力有要求，還對(duì)其信息素養(yǎng)提出了更高的要求。但目前很多單位并不重視檔案管理工作，在人才引進(jìn)與任用的時(shí)候有很大的隨意性，未針對(duì)高端人才制定更好的待遇，還存在業(yè)務(wù)部分、行政部門人員直接轉(zhuǎn)崗的情況，讓不具備檔案管理能力的人開展工作，會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量[5]。

四、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的對(duì)策分析

（一）提升文書檔案管理意識(shí)。要想有效開展辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作，首先是提升單位管理層對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理與檔案資源開發(fā)對(duì)于辦公室發(fā)展、人力資源管理與資源配置的重要意義，開展內(nèi)部檔案管理宣傳工作，提升基層辦公人員的檔案留存和整理意識(shí)。單位辦公室工作人員應(yīng)主動(dòng)了解文書檔案管理的意義，參觀和學(xué)習(xí)其他單位檔案管理的優(yōu)秀成果，明晰文書檔案管理對(duì)于本單位發(fā)展的價(jià)值。在單位內(nèi)部召開專業(yè)講座，給業(yè)務(wù)部門工作人員普及手中的資料需要如何分類保管及建立臺(tái)賬，方便最終資料的歸檔保管。營造企業(yè)檔案管理氛圍，增加文書檔案管理部門建設(shè)、信息化管理建設(shè)等方面的資金與資源支持，為文書檔案管理工作提供技術(shù)保障。

（二）強(qiáng)化檔案收集歸檔力度。要想提升文書檔案收集與歸檔管理力度就必須完善文書檔案管理工作機(jī)制，制定文書檔案管理的基本流程與規(guī)范，約束辦公室工作人員的管理行為，為文書檔案管理工作提供指導(dǎo)和保障。辦公室人員也應(yīng)在發(fā)現(xiàn)管理問題的第一時(shí)間進(jìn)行反饋，及時(shí)排查導(dǎo)致問題的原因并進(jìn)行處理和解決，這樣才能夠提升文書檔案管理工作的效率，避免管理資源的浪費(fèi)。另外，辦公室工作人員還應(yīng)加強(qiáng)與其他部門人員的溝通與聯(lián)系，比如進(jìn)行培訓(xùn)和開展業(yè)務(wù)交流會(huì)，主動(dòng)了解各部門日常使用的文書材料內(nèi)容，提前溝通歸檔的內(nèi)容和形式，針對(duì)不同部門制定對(duì)應(yīng)的檔案收集與歸檔管理計(jì)劃，有序推進(jìn)文書檔案管理工作，提升檔案資料的完整性與可靠性[6]。

（三）提高管理人員綜合素質(zhì)。要想提升辦公室文書檔案管理工作的效率就必須從基層管理人員入手，提升管理人員的專業(yè)水平與綜合素養(yǎng)，打造高水平、現(xiàn)代化的文書檔案管理團(tuán)隊(duì)。1.單位在進(jìn)行管理人員選拔與招聘時(shí)應(yīng)提升門檻，從中擇優(yōu)選取具備較高專業(yè)技能水平、職業(yè)道德修養(yǎng)以及信息素養(yǎng)的人才，提升基層管理人員的整體水平。2.各單位應(yīng)加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作，提升管理人員的信息化管理理念，實(shí)時(shí)對(duì)新的規(guī)范進(jìn)行宣講和培訓(xùn)，進(jìn)一步落實(shí)數(shù)字化檔案管理工作。3.單位還可以針對(duì)技術(shù)學(xué)習(xí)與管理提升構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于學(xué)習(xí)成果較好的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于考核成績(jī)較差的人員進(jìn)行批評(píng)，不斷提升管理人員的信息化發(fā)展意識(shí)。

（四）構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。前文已經(jīng)論述過檔案信息化管理的重要意義，各單位應(yīng)將檔案管理納入整體信息化建設(shè)體系，針對(duì)檔案管理構(gòu)建信息化系統(tǒng)，引入信息化軟件，投入相關(guān)硬件設(shè)施，為檔案信息化管理提供保障。目前很多辦公室都存在硬件設(shè)施老舊、軟件技術(shù)落后等問題，各單位應(yīng)引起重視，在資金方面給予支持，購置更加先進(jìn)的設(shè)備，實(shí)時(shí)更新信息化軟件，開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)的新功能，使其能夠更好地完成檔案整理、查詢、分析等工作。此外，各單位還應(yīng)積極學(xué)習(xí)優(yōu)秀的辦公室檔案管理經(jīng)驗(yàn)，完善檔案管理模式，合理應(yīng)用信息技術(shù)，節(jié)省不必要的開支，開發(fā)信息系統(tǒng)更多管理功能，提升檔案管理效率，降低人工管理成本，規(guī)范辦公管理流程，促進(jìn)單位的現(xiàn)代化發(fā)展[7]。

五、結(jié)語

綜上所述，各企事業(yè)單位辦公室人員應(yīng)該明確當(dāng)前市場(chǎng)的發(fā)展形勢(shì)，了解文書檔案收集與歸檔管理工作的意義，強(qiáng)化基層文書檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)人才培訓(xùn)與引進(jìn)，提升檔案管理的共享性與互動(dòng)性，提升單位決策的科學(xué)性，促進(jìn)單位的持續(xù)發(fā)展。